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公司采購制度和流程
為規(guī)范公司采購工作,提供公司采購工作的計(jì)劃性、科學(xué)性,保障公司生產(chǎn)和經(jīng)營活動(dòng)的正常進(jìn)行,特制定本《采購業(yè)務(wù)流程和管理制度》。
1.目的
為保證公司日常辦公事務(wù)及各現(xiàn)場工作的物資需要,提高采購工作的質(zhì)量管理,特制定本管理規(guī)程。
2.范圍
各部門工作所需的生產(chǎn)資料和輔料、小型機(jī)械和設(shè)備、備品備件、辦公設(shè)備、辦公用品、清潔用品、工服勞保用品、印制表格標(biāo)牌以及工程所需的配件、材等.
3.職責(zé)
3.1 供應(yīng)部負(fù)責(zé)對(duì)各類物資的采購工作.
3.2 財(cái)務(wù)部派專人負(fù)責(zé)需采購物資的復(fù)審工作.
4.程序
4.1各部門每月5日前將所需常規(guī)或急購物料按照品名、數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)等項(xiàng)填列于《月度采購申請(qǐng)表》內(nèi),報(bào)部門經(jīng)理初審簽字后,轉(zhuǎn)報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)簽字核準(zhǔn),再經(jīng)總經(jīng)理簽署批示后,由供應(yīng)部及時(shí)與相關(guān)的業(yè)務(wù)單位聯(lián)系,落實(shí)物料、質(zhì)量和價(jià)格, 并進(jìn)行比較后,再及時(shí)組織物品的購入,物料到位后,及時(shí)發(fā)放有關(guān)部門或現(xiàn)場或通知有關(guān)部門領(lǐng)用,接收或領(lǐng)用人員必須簽字;需入庫的及時(shí)入庫,并辦理入庫手續(xù)。
4.2對(duì)急購物品,使用部門可提出并填寫《臨時(shí)采購申請(qǐng)表》,供應(yīng)部要按使用部門《臨時(shí)采購申請(qǐng)表》要求的時(shí)間及時(shí)采購.(特殊情況可先購后批,并按采購流程補(bǔ)辦手續(xù)),確保公司及各現(xiàn)場的正常運(yùn)轉(zhuǎn).
4.3 對(duì)一些規(guī)格、型號(hào)、技術(shù)要求高的特殊配件和物資的購買,可請(qǐng)示總經(jīng)理批準(zhǔn),委派工程、技術(shù)人員共同外出配合購買,以便確認(rèn)規(guī)格、型號(hào)、鑒別質(zhì)量.
4.4 嚴(yán)格選擇采購渠道,無論是否采用招標(biāo)方式,均應(yīng)選擇至少三家以上供應(yīng)單位,進(jìn)行生產(chǎn)資質(zhì)、質(zhì)量、價(jià)格及供貨期限等比較,不得擅自變更.
4.5 對(duì)一些單一品種物資的選擇,也要本著質(zhì)量好、價(jià)格合理、服務(wù)優(yōu)良的原則,簽訂供應(yīng)意向,以保證長期穩(wěn)定的關(guān)系.
4.6對(duì)常規(guī)物品盡可能參照周期使用需求量,做到計(jì)劃購買,防止庫存積壓.
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4.7對(duì)一些大宗物資要索取“三包”手續(xù),簽訂三包條款以保證包修退換的執(zhí)行,必要時(shí)留10%尾款.
4.8對(duì)大宗物資的采購,必須由二人操作,并由財(cái)務(wù)部安排一人參與,從詢價(jià)到落實(shí),從質(zhì)量到價(jià)格均由三人共同負(fù)責(zé)完成.
4.9供應(yīng)部采購員要負(fù)責(zé)對(duì)物料使用隨時(shí)回訪,了解物料的使用情況,質(zhì)量是否合格、優(yōu)良,如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題,及時(shí)與供方聯(lián)系退換,對(duì)確不守信譽(yù)、質(zhì)量無保證的渠道,不再合作.
4.10為提高資金利用率,便于質(zhì)量低劣物品的退換,對(duì)采購的物品盡可能采取延期付款的方式來制約.
4.11庫管員要對(duì)物資質(zhì)量把關(guān),對(duì)手續(xù)、證件不齊或不合格的產(chǎn)品,有權(quán)拒絕入庫或者在入庫單上注明質(zhì)量不合格的情況,確保對(duì)不合格物品的退換起到監(jiān)督作用.
4.12供應(yīng)部采購員要及時(shí)報(bào)帳,核銷物品采買的手續(xù),不許拖拉壓票影響財(cái)務(wù)部結(jié)帳.
4.13對(duì)采購工作要有高度的責(zé)任感和事業(yè)心,對(duì)所分配的采買任務(wù)要認(rèn)真負(fù)責(zé)、吃苦耐勞,提高工作效率,當(dāng)日的工作當(dāng)日完成,不拖拉,不借外出購物辦私事,否則一經(jīng)發(fā)現(xiàn)嚴(yán)肅處理.
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4.14采購員要刻苦鉆研有關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí),全面掌握各種物資的使用性能、使用部位、規(guī)格型號(hào)等,分析掌握市場行情,把握市場脈搏,做到心中有數(shù)、業(yè)務(wù)熟練,以保證最大限度的降低采購單價(jià)和成本.
4.15 采購員要認(rèn)真填報(bào)《物料結(jié)算統(tǒng)計(jì)表》.
4.16 庫管員應(yīng)認(rèn)真填寫《物料入庫單》,并經(jīng)采購員、庫管部門負(fù)責(zé)人三方簽字交由供應(yīng)部,作為報(bào)銷依據(jù)。
4.17 樹立敬業(yè)愛崗精神,遵守財(cái)經(jīng)紀(jì)律,對(duì)所購進(jìn)物品的質(zhì)量、數(shù)量、價(jià)格等認(rèn)真負(fù)責(zé).
4.18杜絕損公肥私、中飽私囊,對(duì)營私舞弊、收受回扣或工作不負(fù)責(zé)任造成重大失誤呵和經(jīng)濟(jì)損失者,由當(dāng)事人負(fù)責(zé)賠償,并處罰款,同時(shí)申報(bào)企管部立即與其解除勞動(dòng)合同.
5.實(shí)施
5.1本流程和制度自公布后實(shí)施.
5.2公布實(shí)施后,由供應(yīng)部和生產(chǎn)保障中心領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)督執(zhí)行。
庫房管理制度
.目的
為了加強(qiáng)對(duì)物資的管理、核算、監(jiān)督物資的入庫驗(yàn)收、在庫養(yǎng)護(hù)、出庫復(fù)核,特制定本管理規(guī)程.
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2.范圍
本規(guī)程對(duì)庫房物資管理作了具體規(guī)定,適用于物資庫管員.
3.職責(zé)
3.1 庫管員負(fù)責(zé)庫房物資的驗(yàn)收、養(yǎng)護(hù)、復(fù)核工作.
3.2.物資調(diào)撥員協(xié)助工作.
3.3.部門經(jīng)理負(fù)責(zé)監(jiān)督.
4.程序
4.1物資的驗(yàn)收入庫
4.1.1采購員購回所需的物資后,應(yīng)及時(shí)地把《采購申請(qǐng)單》、發(fā)貨票和必要的規(guī)格型號(hào)數(shù)據(jù)、質(zhì)量合格證、保修卡等連同物資一并交于庫管員進(jìn)行把關(guān)驗(yàn)收.
4.1.2庫管員應(yīng)從數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、質(zhì)量包裝、產(chǎn)地及價(jià)格等方面詳細(xì)核對(duì),對(duì)一些貴重物品,質(zhì)量要求系數(shù)嚴(yán)、規(guī)格型號(hào)細(xì)的物品,可由庫管員直接請(qǐng)工程技術(shù)人員驗(yàn)物.
4.1.3對(duì)一些確實(shí)無法提供合格證的產(chǎn)品,為了確保產(chǎn)品質(zhì)量,庫管員應(yīng)填寫《產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)合格證明》,經(jīng)技術(shù)員或使用人認(rèn)可,部門經(jīng)理核準(zhǔn)方可入庫.
4.1.4物資驗(yàn)收合格后,把發(fā)貨票轉(zhuǎn)交物資調(diào)撥員填寫《入庫單》.
4.1.5 庫管員在辦理完入庫手續(xù)后,應(yīng)及時(shí)反饋于請(qǐng)購部門,以備及時(shí)領(lǐng)用.
4.2 在庫養(yǎng)護(hù)
4.2.1庫管員應(yīng)熟悉掌握物資的性能、特性、分類情況,妥善保管各種物資,并要分類上架存放,做到擺放整齊,倉位通暢,對(duì)不宜架存的物資要堆垛整齊,并采取防潮措施,便于發(fā)放.
4.2.2 對(duì)所管物資要熟悉存放位置,經(jīng)常檢查,防止霉變、生銹、蟲蛀、鼠咬及差錯(cuò)事故.
4.2.3 實(shí)行物卡管理制度,卡物相符對(duì)位.
4.2.4 每天上班后要清掃庫房衛(wèi)生,做到物架、物資、地面無塵土、無污跡、無雜物.
4.2.5 對(duì)返回的廢舊物資及時(shí)填《廢舊物資回收清單》,以便統(tǒng)一處理.
對(duì)庫存的物資,要經(jīng)常分析庫存結(jié)構(gòu),掌握庫存動(dòng)態(tài),對(duì)超儲(chǔ)積壓物資要定期填列《超儲(chǔ)積壓物資報(bào)告單》,注明原因,呈報(bào)大廈總經(jīng)理酌情處理.
4.2.6 對(duì)庫存短缺的常規(guī)備用物品,按月列出《請(qǐng)購單》,補(bǔ)充庫存.
4.3 出庫核實(shí)
4.3.1 物資出庫必須憑物資調(diào)撥員開據(jù)的《出庫單》,憑票發(fā)物.
4.3.2 物品出庫時(shí),應(yīng)對(duì)品名、數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)再次核實(shí),防止錯(cuò)發(fā).
4.3.3因工作急需,對(duì)“物到票未到”的無價(jià)格物品,經(jīng)經(jīng)理認(rèn)可后,可由對(duì)方打欠條,暫領(lǐng)走,待辦理入庫手續(xù)后及時(shí)轉(zhuǎn)辦出庫手續(xù).
4.3.4 庫管員對(duì)逐項(xiàng)業(yè)務(wù)票據(jù),對(duì)照核實(shí)無誤后及時(shí)記入保管明細(xì)帳,如發(fā)現(xiàn)差錯(cuò)及時(shí)找有關(guān)人員糾正處理.
4.3.5 每月25日為月終結(jié)帳盤點(diǎn)日,必須逐類逐項(xiàng)實(shí)際盤查,物資調(diào)撥員協(xié)助并監(jiān)督執(zhí)行,如發(fā)生差錯(cuò),,及時(shí)查找原因,落實(shí)糾正.
4.3.6 物資出入庫單據(jù),按月分類裝訂成冊、編制號(hào)碼,妥善保存?zhèn)洳?
5.監(jiān)督執(zhí)行
部門經(jīng)理監(jiān)督執(zhí)行
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