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行政單位采購制度
為加強(qiáng)集團(tuán)及所屬各企業(yè)行政采購的管理，保證行政采購活動的透明，降低采購成本，使得行政采購物資的性價(jià)比達(dá)到最優(yōu)，適用于金瑪集團(tuán)及其所屬各企業(yè)的行政采購管理，特制定本制度。
注：本制度所指行政采購物資主要指除了生產(chǎn)用原材料和機(jī)器設(shè)備以外（包括配套部分）物資以及適宜通過招標(biāo)采購的物資，不包括外包的工程項(xiàng)目物資采購。
一、需求部門根據(jù)本部門業(yè)務(wù)需要提出物資采購申請，詳細(xì)列明需求原因、對采購物資規(guī)格型號的具體要求、預(yù)計(jì)價(jià)格、物資到位時(shí)間及物資使用后對公司效益的影響等內(nèi)容，經(jīng)本部門主管領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)后，提交行政部門領(lǐng)導(dǎo)。
二、行政領(lǐng)導(dǎo)對需求部門提交的物資采購申請進(jìn)行初步審核，主要審核物資采購的必要性，預(yù)計(jì)價(jià)格的合理性及對公司整體和長遠(yuǎn)效益的影響，以及是否適宜通過招標(biāo)方式采購，如果無異義，簽字確認(rèn)，對單筆價(jià)值超過10000元大額物資采購還需提交公司總經(jīng)理審核簽字，然后轉(zhuǎn)回交行政管理部。
三、行政管理部接到經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字后的物資采購申請單后與需求部門經(jīng)辦人一起首先尋找供應(yīng)商，需求部門把我司要求告知對方，主要包括反映供應(yīng)商實(shí)力的簡介、采購物資型號規(guī)格、數(shù)量、交貨期要求、服務(wù)要求、付款方式等，并明確對方回復(fù)時(shí)間，供應(yīng)商需要在約定的時(shí)間內(nèi)提供以下資料：
1、 對我方要求的回復(fù)，必須做出書面回復(fù)；
2、營業(yè)執(zhí)照傳真件；
3、 稅務(wù)登記證傳真件；
4、 其他相關(guān)資料。
四、行政管理部和需求部門一起重點(diǎn)審核以下內(nèi)容：
1、營業(yè)執(zhí)照和稅務(wù)登記證的年檢情況及其他能證明該供應(yīng)商合格的文件資料；必要時(shí)可以要求審核原件；
2、采購物資的規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格、付款方式、交期和售后服務(wù)等；
3、根據(jù)需要可以去供應(yīng)商處實(shí)地考察也可以把供應(yīng)商請到公司來了解情況；
4、根據(jù)每批采購物資情況確定各考核指標(biāo)所占比重，根據(jù)審核結(jié)果確定合格供應(yīng)商，合格供應(yīng)商數(shù)原則上不得低于3家；
5、根據(jù)每批采購物資情況確定是否需要需求部門領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)務(wù)總監(jiān)參加考評；
五、由業(yè)務(wù)需求部門編寫審核結(jié)果報(bào)告并經(jīng)所有參與審核的人員簽字后上報(bào)行政與財(cái)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)，由財(cái)務(wù)總監(jiān)從合格供應(yīng)商中確定最終質(zhì)、價(jià)均優(yōu)的供貨單位，并簽字確認(rèn)，對金額超過RMB10,000元的采購事項(xiàng)，還需提交公司總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。將經(jīng)過批準(zhǔn)的招標(biāo)結(jié)果報(bào)告交財(cái)務(wù)管理部。
六、行政部通知業(yè)務(wù)需求部門和供應(yīng)商確定合同內(nèi)容，并審核合同的內(nèi)容與招標(biāo)結(jié)果是否相符，無疑義后告知需求部門通知供應(yīng)商將蓋章后的合同送到公司，需求部門填寫《合同蓋章審批單》連同合同一起交財(cái)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)審批，審批后由業(yè)務(wù)需求部門責(zé)任人拿到辦公室蓋章，需求部門復(fù)印兩份，兩份復(fù)件分別存檔于行政部和需求部門，并將原件交財(cái)務(wù)管理部。
七、業(yè)務(wù)部門根據(jù)合同約定填制報(bào)銷單和付款申請單，報(bào)銷單后附發(fā)票和有當(dāng)事人簽字確認(rèn)的驗(yàn)收合格單（如果需要安裝驗(yàn)收），經(jīng)本部門和行政部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后交財(cái)務(wù)財(cái)務(wù)部審核，財(cái)務(wù)管理部審核報(bào)銷單和付款申請單上的付款單位、價(jià)格、付款方式、付款期和付款條件等內(nèi)容是否和合同一致，如果一致在報(bào)銷單和付款申請單上簽字，并將合同原件及經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)審批簽字的結(jié)果報(bào)告附在報(bào)銷單后提交財(cái)務(wù)總監(jiān)審核。
八、財(cái)務(wù)總監(jiān)審核簽字后，由財(cái)務(wù)管理部交相關(guān)會計(jì)人員進(jìn)行帳務(wù)處理和辦理付款事項(xiàng)。
九、集團(tuán)所在地之外單位的行政物資采購流程中財(cái)務(wù)部的職能由各單位財(cái)務(wù)部經(jīng)理代行，需要財(cái)務(wù)總監(jiān)或公司總經(jīng)理簽字的文件，一律通過行政管理部代為請示辦理。
行政采購管理制度
一.目的：為加強(qiáng)公司行政采購管理，保證采購物品能及時(shí)、保質(zhì)、保量滿足生產(chǎn)、辦公需求，特制訂本制度。
二.范圍：適用于本公司所有生產(chǎn)輔助工具、勞動保護(hù)用品及行政后勤物品的采購。
三.職責(zé)：
1. 需求部門：需求申請及供應(yīng)商樣品的確認(rèn)和購回物品的驗(yàn)收、領(lǐng)取、保管工作。
2. 行政采購人員或公司指派采購人員：負(fù)責(zé)尋找供應(yīng)商、尋價(jià)、比價(jià)、采購合同呈簽及采購作業(yè)。
3. 行政部：負(fù)責(zé)采購回物品的驗(yàn)收、入庫、發(fā)放、資料保管工作。
4. 總經(jīng)辦/董事長辦：按權(quán)限負(fù)責(zé)對申購單、單價(jià)、供應(yīng)商評審、采購合同及付款的審批。
四.固定資產(chǎn)采購：
1.固定資產(chǎn)采購按《固定資產(chǎn)管理制度》執(zhí)行。
五.行政常用物品采購：
1. 采購人員須選擇多個(gè)供應(yīng)商進(jìn)行綜合比較，篩選出2家以上意向供應(yīng)商。
2. 意向供應(yīng)商向我司傳真報(bào)價(jià)單，主管部門確定每種物品最終價(jià)格。
3. 采購人員通知意供應(yīng)商送樣至本公司。
4. 采購人員接獲樣品后，將樣品送需求部確認(rèn)，樣品確認(rèn)合格后，可批量供貨。
5. 樣品經(jīng)確認(rèn)和評估合格后，且連續(xù)2批次供貨無交期、數(shù)量、質(zhì)量問題，可列入《合格供應(yīng)商》。
6. 連續(xù)2次批次供貨不合格的供應(yīng)商，由行政部取消供貨資格。行政部建立合格供應(yīng)商信息檔案。
7. 如果現(xiàn)有的供應(yīng)商無法滿足公司的要求或供貨品質(zhì)、價(jià)格不能滿足公司需求，必須開發(fā)新供應(yīng)商。
8. 采購對供應(yīng)商下《采購單》流程：行政部采購人員按《請購單》上所需物料的品名、規(guī)格、數(shù)量、 交期、質(zhì)量等選擇合格供應(yīng)商，并將所需購買的物品傳真至供應(yīng)商。
六.行政零星物品采購：
1. 行政零星物品采購：主要是采購用量少或且無合格供應(yīng)商的行政采購物品。
2. 采購人員可直接按《請購單》上所需物料的品名、規(guī)格、數(shù)量、交期、質(zhì)量等選擇2
家以上供應(yīng)商，進(jìn)行詢價(jià)、比價(jià)確認(rèn)最終價(jià)格后，填入《請購單》單價(jià)一欄上，并依據(jù)審批權(quán)限呈上級主管簽字批準(zhǔn)或電話向上級主管呈報(bào)價(jià)格，上級主管同意后，方可進(jìn)行采購。
七.采購管理：
1. 采購人員必須隨時(shí)追蹤交期、數(shù)量，并及時(shí)反饋，確保交期，如交期延誤及時(shí)通知申購部門。
2. 采購物品入廠后，前臺通知行政助理驗(yàn)收貨物，行政助理將驗(yàn)收后的物品登記在《資產(chǎn)入庫、領(lǐng)用登記表》中，辦理入庫手續(xù)。
3. 行政助理辦理完入庫手續(xù)后，通知需求部門領(lǐng)取貨物，申請部門驗(yàn)收領(lǐng)取貨物，并在《資產(chǎn)/物品領(lǐng)用登記表》上簽字確認(rèn)。
4. 行政助理每月月底統(tǒng)計(jì)所有《資產(chǎn)入庫、領(lǐng)用登記表》核對費(fèi)用，錄入《行政費(fèi)用月報(bào)表》
5. 采購物品使用時(shí)出現(xiàn)質(zhì)量問題需退貨或更換的，使用部門及時(shí)通知采購人員向供應(yīng)商換貨或退貨。
八.采購報(bào)銷管理
1. 采購申請付款或費(fèi)用報(bào)銷，必須附上經(jīng)過審批的《申購單》、采購合同或報(bào)價(jià)單，否則財(cái)務(wù)不予報(bào)銷。
九.行政采購流程
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十.本規(guī)定自簽署發(fā)布之日起正式執(zhí)行。
十一.本規(guī)定的解釋權(quán)歸屬行政部.
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