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人事檔案利用制度
目的
第一， 建立企業(yè)人事檔案利用制度是為了高效、有序地利用檔案材料。檔案在利用過程中，應(yīng)遵循一定的程序和手續(xù)，保證企業(yè)檔案管理秩序。
第二， 建立企業(yè)人事檔案利用制度也是為了給檔案管理活動提供規(guī)章依據(jù)。工作人員必須按照這些制度行事，這是對企業(yè)工作人員的基本要求。
企業(yè)人事檔案利用的方式：
1． 設(shè)立閱覽室。
閱覽室一般設(shè)在人事檔案庫房內(nèi)或靠近庫房的地方，以便調(diào)卷和管理。這種方式具有許多優(yōu)點(diǎn)，如便于查閱指導(dǎo)，便于監(jiān)督，利于防止泄密和丟失等。這是人事檔案利用的主要方式。
2． 借出使用。
借出庫房需滿足一定的條件，比如：本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)需要查閱人事檔案；公安、保衛(wèi)部門因特殊需要必須借用人事檔案等。借出事件不宜過長，到期未還者應(yīng)及時催還。
3． 出具證明材料。
這也是人事檔案部門的功能之一。出具的證明材料可以是人事檔案部門按有關(guān)文件規(guī)定寫出的有關(guān)情況的證明材料，也可以是人事檔案材料的復(fù)制件。要求出具材料的原因一般是入黨、入團(tuán)、提升、招工、出國等。
第三， 人事檔案利用的手續(xù)。
在通過以上方式利用人事檔案時，必須符合一定的手續(xù)。這是維護(hù)人事檔案完整安全的重要保證。
1． 查閱手續(xù)。
正規(guī)的查閱手續(xù)包括以下內(nèi)容：
（1） 由申請查閱者寫出查檔報告，在報告中寫名查閱的對象、目的、理由，查閱人的概況等情況；
（2） 查閱單位（部門）蓋章，負(fù)責(zé)人簽字；
（3） 由人事檔案部門審核批準(zhǔn)。人事檔案部門對申請報告進(jìn)行審核，若理由充分，手續(xù)齊全，則給予批準(zhǔn)。
2． 借手續(xù)
（1） 借檔單位（部門）寫出借檔報告，內(nèi)容與查檔報告類似。
（2） 借檔單位（部門）蓋章，負(fù)責(zé)人簽字。
（3） 人事檔案部門對其進(jìn)行審核、批準(zhǔn)。
（4） 進(jìn)行借檔登記。把借檔的時間、材料名稱、份數(shù)、理由等填清楚，并由借檔人員簽字。
（5） 歸還時，及時在外借登記上注銷。
3． 出具證明材料的手續(xù)。單位、部門或個人需要由人事檔案部門出具證明材料時，需履行以下手續(xù)：
（1） 由有關(guān)單位（部門）開具介紹信，說明要求出具證明材料的理由，并加蓋公章；
（2） 人事檔案部門按照有關(guān)規(guī)定，結(jié)合利用者的要求，提供證明材料；
（3） 證明材料由人事檔案部門有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱、加蓋公章后，登記、發(fā)出。
重慶文理學(xué)院人事檔案利用制度
一、外單位人員查閱我校人事檔案，須是兩人以上中共正式黨員并持有《查閱干部檔案介紹信》，經(jīng)校辦公室領(lǐng)導(dǎo)審批后方可查閱。摘抄的檔案材料，需經(jīng)檔案管理人員核對蓋章，方能帶走。
二、學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、紀(jì)檢、監(jiān)察、審計、組織人事部門的中共-黨員因工作需要可直接查閱人事檔案。
教工人事檔案利用制度
一、查閱內(nèi)容
1、教工人事檔案包括學(xué)校南、北、東校區(qū)和珠海校區(qū)校本部在編人員、離退休人員、附屬醫(yī)院中層領(lǐng)導(dǎo)干部以及1997以來已故人員的個人檔案。
2、因教工入黨、出國、任免、考察、審查、復(fù)查、甄別、工作調(diào)動、組織處理、逝世寫悼詞等需要，可查閱人事檔案的相關(guān)內(nèi)容；因編史修志需要通過個人檔案了解學(xué)校已故教工的經(jīng)歷，僅提供查閱檔案中簡歷和自傳方面的內(nèi)容。
二、查閱手續(xù)
1、檔案利用者必須是中共正式黨員。利用檔案需辦理完備的借閱手續(xù)，包括填寫《中山大學(xué)人事檔案利用審批表》、出示本人工作證并履行利用登記手續(xù)。
2、任何人不得查閱本人及其親屬和主要社會關(guān)系的人事檔案。
3、檔案利用者不得查閱本單位領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案.因特殊情況需查閱的，須經(jīng)黨委組織部批準(zhǔn)。檔案利用者只能查閱本單位教工檔案，確需查閱外單位教工檔案的，須經(jīng)檔案館領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
4、檔案原則不外借。因特殊情況外借需辦理有關(guān)審批手續(xù)。外借中層干部檔案，須經(jīng)組織部批準(zhǔn)；外借其他人員檔案，須經(jīng)檔案館領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并嚴(yán)格辦理借用登記手續(xù)。外借檔案，借期最長不超過一周。嚴(yán)禁外借檔案轉(zhuǎn)借他人。
三、查閱要求
1、查借閱人事檔案一般限在人事檔案閱覽室內(nèi)。如有特殊情況需要外借，須經(jīng)批準(zhǔn)并履行登記手續(xù)后方可借出。借出檔案應(yīng)于一周內(nèi)歸還，不能按期歸還者應(yīng)向檔案室說明原因。
2、寒、暑假期間人事檔案停止外借，已經(jīng)借出的檔案在放假前應(yīng)一律歸還入庫。
3、閱檔人應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，確保檔案的安全。所借檔案不得帶到宿舍或公共場所，不得轉(zhuǎn)借他人或向他人泄露檔案內(nèi)容。閱檔時如須摘錄檔案內(nèi)容，必須摘錄到保密本上，并由黨委（總支）在適當(dāng)時候予以銷毀。
4、未經(jīng)人事檔案部門批準(zhǔn)，一律不得復(fù)制人事檔案材料。
5、閱檔人必須具有高度責(zé)任感，對待檔案材料要認(rèn)真負(fù)責(zé)。不得涂改、添注和勾劃檔案內(nèi)容，不得隨意抽出或增加檔案材料。查閱兩份以上檔案時，不要同時打開，以防裝錯或丟失。發(fā)現(xiàn)檔案有問題，不得擅自處理。應(yīng)及時報告，由檔案管理部門按有關(guān)規(guī)定處理。
6、因出國或升學(xué)需復(fù)印成績單，須經(jīng)主管部門批準(zhǔn)后由黨委（總支）秘書負(fù)責(zé)辦理復(fù)印手續(xù)，不允許將檔案借出私自復(fù)印。
人事檔案查閱借用制度
1、查閱人事檔案，必須持有單位介紹信和本人證件。
2、查閱人事檔案必須是兩名以上的黨員干部，需填寫《查閱人事檔案審批表》。
3、查閱人事檔案必須按照人員管理權(quán)限，經(jīng)單位主要領(lǐng)導(dǎo)或分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意。
4、查閱人必須嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，嚴(yán)禁向外泄露檔案內(nèi)容，經(jīng)批準(zhǔn)摘抄復(fù)制的材料要妥善保管，用后自行銷毀。
5、嚴(yán)禁查閱人對材料進(jìn)行涂改、圈畫、打疊、抽取、撤換、增添和污損。
6、嚴(yán)禁用電話查詢和答復(fù)檔案內(nèi)容。
7、任何個人不得查閱和借閱本人或與本人有直接關(guān)系人員的檔案。
8、人事檔案一般不外借，因特殊情況需要借用的，要履行審批手續(xù)，嚴(yán)格保密、妥善保存、不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借，不準(zhǔn)本人和無關(guān)人員翻閱，用畢及時歸還。
人事檔案管理制度
1.0 總則
1.1 目的：為了進(jìn)一步加強(qiáng)公司員工人事檔案的管理，使之更加
規(guī)范化和科學(xué)化，結(jié)合公司實際情況，特制定本制度。 2.0 定義：員工人事檔案是指公司員工在工作中形成的記載個人
經(jīng)歷、思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實績等內(nèi)容的文件材料，是人力資源管理與開發(fā)的重要依據(jù)，也是企業(yè)檔案工作的重要組成部分，因而必須建立健全人事檔案資料管理制度。
3.0 適用范圍：全公司范圍內(nèi)適用。
4.0 分則
4.1 員工人事檔案管理辦法
4.2 公司人事部指定專人負(fù)責(zé)員工人事檔案的建立、完善及保管，
形成檔案材料的部門、公司應(yīng)主動配合，積極支持，在形成資料后的當(dāng)日，按要求將材料送交行政部歸檔。
4.3 主動送交檔案材料歸檔是檔案材料形成部門的職責(zé)和義務(wù)，
是不可缺少的一道重要工作程序，任何個人不得擅自保存檔案材料，更不得據(jù)為已有。異地公司在當(dāng)?shù)卣衅溉藛T須建立詳細(xì)的個人人事資料存檔備查，并將所聘人員的主要個人資料整理匯總后交行政部存檔。
4.4 為了使員工檔案全面真實地反映職工的歷史和現(xiàn)實情況，檔
案管-理-員必須同有關(guān)部門保持密切的聯(lián)系，經(jīng)常地、有計劃地收集、補(bǔ)充檔案材料，同時，隨時應(yīng)根據(jù)工作需要和檔案中所缺材料的情況，主動聯(lián)系員工補(bǔ)齊資料。
5.0 員工人事檔案歸檔內(nèi)容及要求
5.1 檔案必須包含以下內(nèi)容：員工應(yīng)聘申請表、照片一張、錄用
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