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人事部的檔案制度
（一）干部人事檔案由反映干部職工政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、學(xué)術(shù)水平、工作實績等方面的材料構(gòu)成。由人事處派專人集中統(tǒng)一保管。其工作接受人事處領(lǐng)導(dǎo)和上級有關(guān)業(yè)務(wù)部門的檢查指導(dǎo)。
（二）廳級干部檔案，正本送組織部保管，校人事處保管其副本。
（三）干部職工離退休以后，其檔案仍由人事處保管。
（四）干部離退休后易地安置的，如工作需要，其檔案可轉(zhuǎn)至負責(zé)管理該干部的組織人事部門代管。
（五）干部職工死亡后，其檔案由人事處保管五年后，移交院綜合檔案室保管。
（六）干部職工辭職、退職、自動離職、被辭退（解聘）后，未就業(yè)的，其檔案仍由人事處保管。另就業(yè)的，將檔案轉(zhuǎn)呈其有關(guān)組織、人事部門保管，不具備保管條件的，轉(zhuǎn)人事部門所屬的人才流動服務(wù)中心保管。
（七）干部職工在受刑事處分和勞動教養(yǎng)期間，其檔案仍由人事處保管。刑滿釋放和解除勞教養(yǎng)后，重新安置工作的，其檔案由有關(guān)的人事部門或政府人事部門所屬的人才流動服務(wù)中心保管。凡經(jīng)過勞動部門就業(yè)的，其檔案由有關(guān)的勞動部門保管。
（八）干部職工出國不歸、失蹤、逃亡后，其檔案仍由人事處保管。
（九）干部檔案管理人員及其在本單位的直系親屬的檔案，由組織部指定專人保管。
（十）人事處應(yīng)設(shè)立專用檔案庫房，配置鐵質(zhì)檔案柜、去濕機、空調(diào)，保持庫房清潔和適宜的溫濕度，做到防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等。
（十一）人事處應(yīng)設(shè)閱檔室，查閱檔案有監(jiān)督，防止泄密。
（十二）人事檔案庫房和檔案箱的鑰匙，要嚴(yán)密保管，檔案管理人員調(diào)動時，必須辦理好交接手續(xù)。
（十三）檔案管理人員下班前要將提出的檔案全部入庫，并檢查門窗、電源關(guān)閉情況。 （十四）干部人事檔案是黨的重要機密，人事檔案庫房是機要重地，非管理人員一律不得隨便進入檔案庫房。人事檔案管理人員不準(zhǔn)擅自向他人提供和泄露干部人事檔案內(nèi)容。在工作中形成的各種草稿、廢紙等，不得亂扔，一律按保密紙?zhí)幚砘蛏詺А?/p>
（十五）嚴(yán)禁用普通電話索取或提供有關(guān)干部人事檔案內(nèi)容。嚴(yán)禁任何個人私自保存他人檔案材料，對利用檔案材料營私舞弊的，應(yīng)視情節(jié)輕重，予以嚴(yán)肅處理。
干部人事檔案查閱制度
1．查閱干部人事檔案的單位應(yīng)派兩名中共正式黨員干部，持《查閱干部檔案審批表》到保管檔案單位查閱；處內(nèi)查（借）閱檔案需持《處內(nèi)查（借）閱干部檔案審批表》。
2．干部人事檔案一般不借出，如有特殊需借出使用時，要經(jīng)主管干部人事檔案的負責(zé)人批準(zhǔn)，借用單位要嚴(yán)格履行登記手續(xù)，注意保密，妥善保管，不得交無關(guān)人員翻閱和轉(zhuǎn)借他人。借閱檔案時間一般不得超過15天。
3．查閱、借用檔案的單位和個人，不得擅自摘抄、拍攝、復(fù)制檔案內(nèi)容。如因工作需要從檔案中取證的，應(yīng)事先征得主管檔案部門的同意，方可摘抄、復(fù)制、拍攝。
4．查閱檔案時要注意愛護材料，嚴(yán)禁在檔案材料附近吸煙、喝水，以免污損檔案材料；嚴(yán)禁拆卸、涂抹、勾圈、批注、折疊、撤換檔案材料。
5．查閱后需作旁證的，摘錄材料應(yīng)與原文核對無誤后，定明材料出處和日期，并加蓋有關(guān)部門公章。
6．查（借）閱人不得查（借）閱本人及其親屬的檔案。
7．編寫黨史、軍史、革命斗爭史、地方志、撰寫人物傳記等，一般不得查閱干部檔案，可直接向干部本人采訪。如該干部已經(jīng)死亡工或因年邁喪失記憶，有病不能口述、書寫，可查閱其履歷表和自傳材料。
8．干部人事檔案管理部門對各單位部門查（借）閱檔案的情況，應(yīng)嚴(yán)格履行登記手續(xù)。
人事部檔案管理制度
一、 為規(guī)范公司檔案管理，增強公司檔案的實用性和有效性，特制定本制度。
二、 歸檔范圍
1.社保單
2.公積金
3.招聘
4.入離職
三、 公司的部門檔案管理由部門主管負責(zé)，部門主管委派部門助理擔(dān)當(dāng)檔案管-理-員，協(xié)助主管管理部門檔案。
四、 檔案管理的職責(zé)：保證部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。
五、 資料的收集與整理
1. 部門的歸檔資料實行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。
2. 在檔案資料歸檔期，由檔案管-理-員收集應(yīng)該歸檔的原始資料。
3. 凡應(yīng)該及時歸檔的資料，由檔案管-理-員負責(zé)及時歸檔。
六、 資料的分類與歸檔
1. 公司檔案資料的分類依據(jù)部門的檔案管理分類有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
2. 公司檔案資料的歸檔每年一次，屬于平時立卷歸檔的不在此規(guī)定范圍內(nèi)。
七、 檔案的借閱
1. 總經(jīng)理及副總經(jīng)理借閱非密級檔案可直接通過部門檔案管-理-員辦理借閱手續(xù)。
2. 因工作需要，公司的其他人員需借閱部門的檔案時，填寫《借閱檔案申請表》送部門主管處批準(zhǔn)。
3. 因工作需要，公司的其他人員需借閱跨部門的檔案時，填寫《借閱檔案申請表》送部門主管處批準(zhǔn)，交檔案所屬部門主管處借閱，借閱為重要文件時，需報總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。
4. 檔案借閱者必須做到：
① 愛護檔案，保持整潔，嚴(yán)禁涂改。
② 注意安全保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。 八、 檔案的銷毀
1. 公司任何個人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。
2. 當(dāng)某些檔案到了銷毀期時，由檔案管-理-員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經(jīng)理辦公室，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可執(zhí)行。
3. 凡屬于密級的檔案資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷毀。
4. 經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案，部門檔案管-理-員須認真核對，將批準(zhǔn)的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。
5. 在銷毀公司檔案資料時，必須由總經(jīng)理或副總經(jīng)理指定專人監(jiān)督銷毀。
干部人事檔案規(guī)章制度
一、干部人事檔案查（借）閱制度
1、查（借）閱人員必須是2名中共-黨員，持有《查閱干部檔案審批表》和《查閱干部檔案介紹信》，不得憑借“調(diào)查證明材料介紹信”和其它聯(lián)系工作介紹信查閱干部人事檔案。
2、干部人事檔案管理部門，應(yīng)根據(jù)規(guī)定，確定是否提供和提借什么材料，并對提供查閱的檔案進行登記。
3、任何人不得查閱或借閱本人及其直系親屬的干部人事檔案。
4、查閱人員必須嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄密或擅自向外公布檔案內(nèi)容。
5、查閱人員要愛護干部人事檔案，嚴(yán)禁在檔案材料上圈畫、批注、涂改、折疊，不得抽換、拆散檔案材料。
6、未經(jīng)檔案主管部門同意不得復(fù)制干部人事檔案材料，不允許把檔案內(nèi)容抄在筆記本上。摘錄的材料要細致核對，經(jīng)檔案主管部門簽署意見蓋公章后，方可使用。
7、干部人事檔案一般不借出。因特殊需要（干部死亡、辦理退休允許借一次）須按查（借）閱干部人事檔案的審批手續(xù)辦理（必須是正科級單位政工人員），并填寫借出登記。借出的檔案要妥善保管，不得交無關(guān)人員翻閱，不得轉(zhuǎn)借，
不得復(fù)制，限期歸還。（最多不超過15天）
二、干部人事檔案材料收集補充制度
1、按照中組部《干部人事檔案收集歸檔規(guī)定》，經(jīng)常通過有關(guān)部門收集干部任免、調(diào)動、考察考核、培訓(xùn)、獎懲、工資、入黨等工作中新形成的干部材料，充實檔案內(nèi)容。
2、收集的干部人事檔案材料必須是組織上形成的，或者是組織上審定認可的材料，未經(jīng)組織同意，個人提供的材料不得收集。
3、凡新參加工作的國家干部、地方新安置的部隊轉(zhuǎn)業(yè)干部，都應(yīng)填寫“干部履歷表”和“干部自傳”，審核后，補充進干部人事檔案。
4、干部人事檔案材料的形成部門，在材料形成后的一個月內(nèi)，將材料主動送交主管干部人事檔案的部門歸檔。
5、掌握形成干部人事檔案材料的信息，及時、主動地向有關(guān)部門索要應(yīng)歸檔材料。
6、注意做好材料收集中的安全保密工作，不得泄露材料內(nèi)容。
7、認真辦理干部人事檔案材料收集登記和交接手續(xù)。
三、干部人事檔案材料鑒別歸檔制度
1、對收集的干部檔案材料必須根據(jù)中組部的有關(guān)規(guī)定進行認真鑒別，不屬歸檔的材料不得擅自歸檔。
2、歸檔的材料必須真實、完整、文字清楚，對象明確，手續(xù)完備。
3、不屬歸檔范圍的材料，可分別情況，予以處理。凡銷毀材料，必須詳細登記，并報主管負責(zé)人審查批準(zhǔn)。
4、干部人事檔案材料必須是鉛印、膠印、油印或用藍黑墨水、碳素墨水、墨汁書寫。凡圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍墨水書寫的材料，必須經(jīng)過復(fù)制方可歸檔。
5、歸入的干部人事檔案材料均應(yīng)按照《干部檔案整理工作細則》進行整理立卷。
四、干部人事檔案轉(zhuǎn)遞制度
1、轉(zhuǎn)遞干部人事檔案或材料必須做到及時、準(zhǔn)確、安全。
2、縣及相當(dāng)于縣經(jīng)上的黨委組織、人事部門，可以直接轉(zhuǎn)遞干部人事檔案。
3、轉(zhuǎn)出的檔案必須完整齊全，并按規(guī)定經(jīng)過認真的整理裝訂，不得扣留材料或分批轉(zhuǎn)出。
4、干部人事檔案應(yīng)通過機要交通轉(zhuǎn)遞或派專人送取，不準(zhǔn)郵寄或交干部本人自帶。
5、轉(zhuǎn)遞檔案必須填寫“干部人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單”，辦理登記手續(xù)。
6、接受單位收到檔案后，應(yīng)認真核對，并在“干部人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單”的回執(zhí)上簽名蓋章，立即退回。逾期一個月未退回，轉(zhuǎn)出單位要查詢，以防丟失。
7、干部人事檔案應(yīng)隨著干部的工作調(diào)動或職務(wù)的變動及時轉(zhuǎn)遞，避免人檔分離。
8、凡是轉(zhuǎn)出的干部人事檔案或材料均應(yīng)嚴(yán)密包封，并加蓋機密章。
五、干部人事檔案檢查核對制度
1、干部人事檔案管理部門對所管理的檔案要定期地進行檢查核對，一般每半年核對一次，發(fā)現(xiàn)問題，及時解決。
2、凡提供利用的干部人事檔案，在收回時，要嚴(yán)格檢查，經(jīng)核對無誤后，方可入庫。
3、整理好的干部人事檔案入庫前，要逐人、逐卷、逐份、逐頁進行檢查核對，發(fā)現(xiàn)差錯，及時糾正。
4、轉(zhuǎn)出和接受干部人事檔案時，應(yīng)將材料與目錄檢查核對一遍，防止張冠李戴或缺少材料。
5、凡收集的干部人事檔案材料，應(yīng)檢查是否屬于歸檔材料，是否完整齊全，是否符合歸檔要求，是否手續(xù)完備。
6、輸入計算機的干部人事信息須與干部人事檔案核對無誤后方可使用。
六、干部人事檔案保管保密制度
1、嚴(yán)禁按照《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守秘密法》，做好干部人事檔案的保管保密工作。
2、干部人事檔案管理部門，應(yīng)設(shè)立專用檔案庫房（室），配置鐵質(zhì)檔案柜，妥善保管干部人事檔案。
3、干部人事檔案庫房（室）必須備有防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設(shè)施。安全措施應(yīng)經(jīng)常檢查，保持庫房的清潔和適宜的溫、濕度。
4、干部人事檔案庫房（室）和檔案柜，應(yīng)明確專人管理。管理人員工作變動時，必須辦理好交接手續(xù)。
5、非管理及無關(guān)人員一律不得進入檔案庫房（室）。
6、嚴(yán)禁用電話、電報索取或提供有關(guān)干部的全面材料和涉及干部政治歷史問題或其它重要問題的材料。
7、不得向無關(guān)人員談?wù)撔孤队嘘P(guān)干部人事檔案的內(nèi)容。
8、嚴(yán)禁任何人攜帶干部人事檔案材料進入公共場所和娛樂場所。
9、在工作中形成的各種草稿、廢紙等，不得亂扔、亂拋，一律按保密紙?zhí)幚砘蜾N毀。
七、送交干部人事檔案材料制度
1、各組織人事、紀(jì)檢監(jiān)察、教育培訓(xùn)、審計、統(tǒng)-戰(zhàn)等部門，應(yīng)建立送交干部人事檔案材料歸檔的工作制度。
2、干部人事檔案材料的形成部門，應(yīng)在材料形成的一個月內(nèi)，主動送交干部人事檔案管理部門歸檔。
3、任何組織與個人，不得以任何理由積壓、滯留應(yīng)歸檔的材料。
4、干部人事檔案管理部門，應(yīng)與各有關(guān)部門建立聯(lián)系制度，保持收集材料的渠道暢通。
5、干部人事檔案管理部門，對未能按時遞交檔案材料的部門，應(yīng)主動與有關(guān)部門聯(lián)系。
6、發(fā)現(xiàn)遞交歸檔的材料，不符合歸檔要求的，及時通知有關(guān)部門補送或補辦手續(xù)。
八、干部人事檔案管理人員職責(zé)
1、按照干部管理權(quán)限，保管應(yīng)管干部的人事檔案，為國家積累檔案史料；
2、收集、鑒別和整理干部人事檔案材料。
3、辦理干部人事檔案的查閱、借閱的轉(zhuǎn)遞；
4、登記干部職務(wù)、工資的變動情況；
5、為有關(guān)部門提供干部的情況；
6、做好干部人事檔案的安全保密、保護工作；
7、調(diào)查研究干部人事檔案工作情況，制定規(guī)章制度，搞好干部人事檔案的業(yè)務(wù)建設(shè)和宏觀業(yè)務(wù)指導(dǎo)；
8、推廣、應(yīng)用干部人事檔案現(xiàn)代化管理技術(shù)；
9、定期向檔案管（室）移交死亡干部的檔案；
10、辦理其他有關(guān)事項。
人事部檔案管理制度
1.各部門辦理完畢的文件和資料，收集后要按條款類目分別存放，經(jīng)檢查齊全后，整理立卷歸檔。
2.酒店的文件保存、歸檔辦法按字母順序排列，按題目分類或是按地區(qū)、時間等形式分類，必須在檔案夾里清楚地標(biāo)明并把檔案保存好，對每一份文件所歸入的檔案類目都要清楚地注明。
3.熟悉自己管理的檔案，了解各部門的歸檔制度，每天將資料清理歸檔。
4.每年清理一次檔案，準(zhǔn)確地做好文件索引。
5.歸檔前要先把資料進行分類，可把材料按類別分組裝入一個待辦卷宗，所有材料分類結(jié)束后，進行歸檔整理，歸檔時要注意整潔。
6.立卷按永久、長期、短期分別組卷，卷內(nèi)文件要把正文和底稿、文件和附件、請示和批復(fù)放在一起，卷內(nèi)頁號一律標(biāo)在右角，案卷目錄打印四份，卷內(nèi)目錄打印五份。
7.檔案的厚度一般為1.5～2公分，裝訂前要拆除金屬物，做好文件材料的檢查。紙面過大的書寫材料，要按宗卷大小折疊整齊；對字跡難以辨認的材料，應(yīng)當(dāng)附抄件，案卷標(biāo)題要標(biāo)明作者、問題或名稱，文字要簡練、準(zhǔn)確，用毛筆或鋼筆書寫，字跡要端正；對破損或褪色的材料，應(yīng)當(dāng)進行修補和復(fù)制，裝訂部位過窄或有字跡的材料，要加紙襯邊。
8.根據(jù)卷內(nèi)文件之間的聯(lián)系還要進行系統(tǒng)排列、擬寫案卷標(biāo)題、編組號、填寫案卷封面、確定保管期限、裝訂案卷、編制案卷目錄等。
9.案卷按年代、機構(gòu)排列，永久與長、短期案卷分開保管，并要編上順序號并注明存放案卷的年號與卷號。
10.每年檢查一次檔案材料的數(shù)量、保管質(zhì)量等情況，發(fā)現(xiàn)問題及時采取補救措施，確保檔案的安全。
11.對于已失去作用的檔案要及時銷毀，或用碎紙機進行處理，銷毀檔案材料要經(jīng)過認真鑒定，確定銷毀的檔案材料必須列冊登記，送領(lǐng)導(dǎo)審批后方可銷毀。
12.做好保管工作，檔案室的房門窗要堅固，落實防盜、防火、防水、防潮、防塵、防鼠等措施。
13.銷毀檔案材料時，必須指派專人監(jiān)銷。
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