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公司人事部人員檔案

武漢開明高科技有限公司

公司人事部人員檔案

人事部門檔案管理內(nèi)容

為實(shí)現(xiàn)公司人事檔案管理科學(xué)化、制度化，發(fā)揮人事檔案的最大效用，應(yīng)制定人事檔案管理制度。

人事檔案分為公司人事檔案和個(gè)人人事檔案兩大類。

公司人事檔案分設(shè)以下內(nèi)容：

(1) 人事管理各項(xiàng)規(guī)章制度;

(2) 公司組織結(jié)構(gòu)圖;

(3) 公司各部門崗位工作說(shuō)明書和工作規(guī)范;

(4) 員工花名冊(cè);

(5) 保險(xiǎn)資料;

(6) 公司人力資源管理統(tǒng)計(jì)表;

(7) 其他應(yīng)列入公司人事檔案的項(xiàng)目。

員工檔案分為：?jiǎn)T工基本檔案、培訓(xùn)檔案、員工工作業(yè)績(jī)檔案。

(1) 員工基本檔案員工基本檔案是關(guān)于員工個(gè)人及有關(guān)方面歷史情況的材料。其內(nèi)容主要包括：

① 員工履歷表及入職時(shí)所填寫的《職員登記表》、入職單。

② 員工身份、學(xué)歷、職稱等證件復(fù)印件。

③ 員工以往工作或?qū)W習(xí)的單位對(duì)其的鑒定和評(píng)價(jià)資料以及其學(xué)歷、專長(zhǎng)、業(yè)務(wù)及有關(guān)能力的評(píng)定和考核資料。

④ 員工以往各方面獎(jiǎng)懲證明。

⑤ 勞動(dòng)合同書等。

(2) 資料變更

員工所提供履歷資料如發(fā)生變化，員工應(yīng)以書面方式及時(shí)準(zhǔn)確報(bào)知人力資源部，以便使員工個(gè)人檔案資料內(nèi)有關(guān)記錄得以相應(yīng)更正，確保資料正確無(wú)誤。

(3) 員工人事資料的使用

員工人事檔案資料為公司管理及決策部門提供員工各方面基本數(shù)據(jù)，并為人力資源統(tǒng)計(jì)分析提供資料;通過(guò)分析結(jié)果了解人員結(jié)構(gòu)的變動(dòng)情況，為制定公司人力資源發(fā)展規(guī)劃提供依據(jù)。

(4) 培訓(xùn)檔案

① 員工培訓(xùn)檔案

員工培訓(xùn)檔案是對(duì)員工自進(jìn)入公司工作開始所參與過(guò)的各種培訓(xùn)活動(dòng)的詳細(xì)記錄。

② 員工培訓(xùn)記錄內(nèi)容

包括崗前培訓(xùn)記錄、崗位培訓(xùn)記錄、工作期間員工自費(fèi)參加各種培訓(xùn)的記錄及培訓(xùn)結(jié)果等記錄資料。

③ 培訓(xùn)檔案的使用

員工培訓(xùn)檔案將做為對(duì)員工考評(píng)、晉升、加薪時(shí)的參考依據(jù);員工培訓(xùn)檔案也是公司人力資源部組織培訓(xùn)、發(fā)掘與調(diào)配人才的原始依據(jù)。

(5) 員工工作業(yè)績(jī)檔案

將員工各階段、各時(shí)期的工作評(píng)價(jià)和考核及主要表現(xiàn)記錄在案，便于正確全面地評(píng)價(jià)員工。

工作業(yè)績(jī)檔案主要包括：

① 考評(píng)記錄：公司實(shí)行制度化的評(píng)估工作，對(duì)員工工作表現(xiàn)定期定時(shí)進(jìn)行考評(píng)�？荚u(píng)記錄可以比較全面地反映出員工的工作概況，具有重要作用。

② 出勤記錄：?jiǎn)T工每月的考勤統(tǒng)計(jì)按年度匯總，存入員工工作檔案。員工出勤情況的記錄是員工工作態(tài)度的側(cè)面反映，體現(xiàn)了員工對(duì)企業(yè)的忠誠(chéng)和對(duì)工作的責(zé)任感。

③ 獎(jiǎng)懲記錄：?jiǎn)T工在日常工作中表現(xiàn)突出或違反紀(jì)律受到各種獎(jiǎng)勵(lì)或處罰的記錄，是對(duì)其工作能力、可信賴程度、工作責(zé)任心及工作態(tài)度的一種檢驗(yàn)尺度，也是考察員工表現(xiàn)，使用與提拔員工的重要依據(jù)。

④ 職級(jí)變更記錄：?jiǎn)T工在工作中，由于工作表現(xiàn)及服務(wù)年限因素，其職務(wù)、級(jí)別與工資待遇等內(nèi)容會(huì)有變化，這種變動(dòng)也體現(xiàn)了員工工作能力、工作表現(xiàn)、貢獻(xiàn)大小。員工工作檔案中對(duì)員工職級(jí)的變動(dòng)記錄是查考員工工作表現(xiàn)的客觀依據(jù)。

公司人事檔案管理工作，由公司人力資源部負(fù)責(zé)，必須嚴(yán)守秘密，不得泄露。

檔案借閱應(yīng)按以下原則和程序辦理：

(1) 非人力資源部人員不得自行檢取檔案。

(2) 凡借閱檔案者，均須填寫書面申請(qǐng)表，由上級(jí)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并經(jīng)人力資源部主管批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。

(3) 檔案借閱原則上就地閱讀，若確須帶出，經(jīng)人力資源部上級(jí)主管批準(zhǔn)后，方可帶出，并在規(guī)定之日送還。

(4) 借閱檔案應(yīng)嚴(yán)守秘密，非經(jīng)人力資源部門主管批準(zhǔn)不得抄錄、復(fù)印檔案內(nèi)容。

(5) 借閱人不得撤換、涂改、損壞及批閱檔案內(nèi)文件，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，應(yīng)追究其法律責(zé)任。

(6) 檔案借閱最多2個(gè)工作日，必須按時(shí)送還。

(7) 凡屬涉及公司機(jī)密的檔案，須經(jīng)總裁批準(zhǔn)后方可借閱。

(8) 人力資源部負(fù)責(zé)外借檔案的催還。

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