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行政前臺工作內容
前臺行政工作
一、衛(wèi)生清潔
會議室、會客室、副總、總經理辦公室、茶水間、公共區(qū)域衛(wèi)生
1、上班第一時間根據當天情況調整空調，整理會客室跟上級的辦公室。注意事項：煙灰缸需鋪上紙巾后滴水。
2、早上各個辦公室進行開門、開窗通風；如有臟污需及時清理。
需要提醒辦公室員工對自己的辦公區(qū)域進行及時清潔；
3、查看各個辦公室飲水機是否有水，若已無或已不夠當日飲用，即刻聯系送水（客戶編號：XXX，訂水電話：XXXXXXX）；查看紙杯、抽紙等是否足夠，及時添置；4、總經理、副總辦公室桌等清潔；會客室的茶具清洗；
5、下班前關掉會客室茶桌電磁爐的開關，關好門窗。
6、下班前整理好辦公桌椅，電腦與電腦的擺放需做到橫看豎看均為一條直線，電話需統(tǒng)一擺放，保持整潔度。
7、下班時檢查門窗、空調、電源等是否關閉。
二 會議
1、例會：每周星期二上午10:00，如有變動另行通知。未經過批準未出席者每次扣款50元.
得到準確會議通知時，在會議開始5分鐘前通知參會者，準時到達；會議開始前做好會議簽到，無法及時參會者，需得到領導批準。 需要進行會議記錄，按格式編排，需存檔紙質版會議記錄。 三 文印、傳真、快遞、電話管理工作
1、行政助理負責對打印機進行保管、檢查等工作，辦公室設備如若出現故障或耗材缺失，應第一時間進行維修，確保不影響各部門正常使用。
傳真工作
傳真件必須按照公司已有的模板傳送。
3、快遞工作
收發(fā)快遞，按照已有版本登記。所收取的快遞在下班時間由收件人領�。奔猓�
四 辦公用品采購與管理
1、各部門需求計劃收集
每月25日前收集各部門下月的物品需求計劃，進行匯總，同時根據庫存情況編制采購申請表，交由副總審批；
2、其他公共物品采購計劃
公共物品包括：茶杯、紙巾、打印紙等非各部門需求計劃內的物品，以及其
他原公司沒有但經過調查發(fā)現需要采購的物品，此項公共物品若臨時急用，可報經副總，進行臨時采購，如果非急用，可在每月25日前匯總需求計劃，進行集中采購。
3、采購流程
一般日用品（非辦公家具、設備等大型物資）由行政助理進行采購，流程如下：A、首先編制采購申請表，交由副總審批；
B、憑借審批的采購申請表到財務處辦理借支手續(xù)；
C、一般是到黃沙誼園（荔灣區(qū)黃沙大道28-32號）如有其它更好建議亦可。D、采購結束后，填寫報銷單（含價格），整理好票據，交由財務審批； E、做好辦公用具入庫；
五、辦公用品發(fā)放
1、任何辦公用品的領用均需要登記；每月集中采購的物資（按照各部門的需求計劃）在采購結束后，月初予以集中發(fā)放；
2、辦公室內物品領取均需登記。
3、每月定時對辦公用具進行盤點。
六、辦公用品使用管理,
1、對于借用的物品，需要歸還的，需要跟蹤歸還時間，到時間還未歸還的要與之溝通，超過三天的需說明原因及歸還時間；
2、對于交還的物品的完好性，需要予以當場雙方檢查確認，如有問題視情況需要借用人承擔的，由借用人原價賠償或重購；確認無誤后簽字；
七 來客接待
接待流程：1、客戶進門起身迎接并詢問來訪事由；
2、登記《客戶來訪登記薄》 ，弄清來訪者身份和意圖。若來訪者未預約或是初 次拜訪， 不得將公司領導的各種聯系方式隨意告訴素不相識的人，若有事宜，盡量選用轉告方式；
3、倒水
4、通知相關工作人員有人來訪；
5、來客告辭時起身道別；
6、客人離開后 清理水杯及煙灰缸，整理桌椅、保持會客室的整潔；
7、若來訪者要找的人不在，記錄下來訪者的聯系方式、需轉告事宜并在《客戶 來訪登記簿》上登記，及時通知相關人員做回復；若來訪者表示下次再來， 則需在《客戶來訪登記簿》上注明；
8、及時轉告相關工作人員來訪者的聯系方式以及事由，并確保工作人員及時回 復；
9、《客戶來訪登記薄》需做好歸檔。
八 檔案管理、公文制定、文件收發(fā)等工作
1、協(xié)助制定放假通知、會議通知等公文的書寫、張貼工作；此類文書在有效期后均需存檔。
2、放行條管理：依次為放行條編碼，對相關經手人以及用途做好記錄。
3、公司證件：公司證件復印領取需對相關經手人以及用途做好記錄。
九 通訊錄管理
1、熟悉公司人員的及通訊電話，及時更新公司內部員工的聯系方式，負責公司電話的接聽與轉接。 2、需為新員工申請郵箱，同時更新公司內部員工聯系方式。
十 車輛管理
一、車輛申請使用管理
1、備有《車輛使用申請表》，由用車人在用車前填寫此表，并交由相關負責人簽字，行政部留存；若使用人在使用前未能填寫，則交車后補填。
2、使用人憑申請表到管-理-員處取車。
十一、網絡維護
1、辦公室網絡維護：若遇上IP地址重復情況，可按以下步驟更改
步驟：A、WINDOWS微標鍵+R鍵出現運行對話框，輸入cmd
B、輸入ipconfig（輸入法為英語即單擊，為中文即雙擊enter鍵）即出現windows ip適配器相關信息。
C、右擊網絡圖標（即任務欄上類似電腦的圖標），打開網絡和共享中心，點擊“更改適配器配置”，右擊本地連接，選擇屬性，雙擊tnternet 協(xié)議版本4，選擇“適用下面的IP地址”進行更改IP地址。
2、如仍無法解決問題，可致電聯想公司（魯先生：15681322101,020-36472070）進行溝通需如何去解決問題。會員編號：NO.2011010006.
十二、公司鑰匙的管理：公司鑰匙的編號均按照辦公桌下的插座編碼編排，需對員工所領取的鑰匙進行登記。其他鑰匙妥善保管。
十三、考勤
考勤記錄：下載考勤設備的記錄，根據外出單、請假單等進行考勤的核對和整理。
1、人員外出登記
人員外出登記工作流程：A、外出前在《外出申請單》上登記出發(fā)時間、目的地、事由等，并由相關領導簽字批準方可外出；
B、回到公司在《外出申請單》上登記回來時間以及辦事情況；
C、特殊情況，外出前未登記，需回公司后及時補登；
D、前臺人員負責提醒并督促其他員工，并于每月將外出情況匯總，與 考勤統(tǒng)計核對。
2、請假：如有員工請假，需到填寫《假期申請單》并注明請假原因、時間及時數；交由相關領導簽字同意后作為考勤依據；若上級不同意，需注明理 由再返回申請人。若特殊情況，未能提前提出假期申請，需及時致電相關領導說明事由，征求領導的同意方視為正常請假，回公司要及時補登。
3、考勤統(tǒng)計工作流程：A、熟悉門禁考勤系統(tǒng)的管理，根據公司人員情況及時增加或更改考勤人員信息；
B、每月 5 日前將門禁考勤統(tǒng)計數據備份，并綜合外出登記以及人員請假情況 統(tǒng)計考勤，交由財務部；
十四、招聘
十五、完成領導交代的其他臨時性工作。
附：日常工作所需要的聯系方式一份。
制作者：卡卡
行政前臺助理工作內容
一、 每日工作
1. 負責總機電話的接聽、轉接，并做好來電咨詢，處理重要事項認真記錄并傳
達給相關人員，不遺漏、延誤。
2. 負責來訪客戶的接待、基本咨詢和引見，嚴格執(zhí)行公司的接待服務規(guī)范，保
持良好的禮節(jié)禮貌。
3. 維護公司日常辦公秩序和辦公環(huán)境。負責前臺或接待區(qū)域的衛(wèi)生清潔及桌椅
擺放，并保持整潔干凈；積極協(xié)助公司辦公區(qū)域的衛(wèi)生清潔工作。
4. 辦公用品的登記、管理與發(fā)放，及時補充辦公耗材。負責辦公室儲藏室物品
的保管工作，做好物品出入庫的登記。
5. 每日整理回收紙，若是A3紙張需裁成A4紙的大小，及時放入打印機托盤內
以備用，隨時添加。
6. 每天簽收各類信件、貨品等，有些到付需付費，并索要發(fā)票，并整理好快遞
單底單。
7. 負責公司文件、信息和保密工作，做好辦公室檔案收集、整理工作，做好公
司各部門的業(yè)務統(tǒng)計報表和各項工作報表，做好整理歸檔工作。
8. 參與、策劃相關會議，并擬寫通知，傳達相關人員，另外還需要負責會議記
錄，會議結束后的材料的整理，并提交給行政主管審核，然后存檔，以備日后查閱。
9. 負責做好公司公文、信件、郵件、報刊雜志的分送工作。
10. 負責按照公司印信管理規(guī)定，保管部門印章，并對其負責。
11. 負責公司的酒店、機票、火車票的預定事務。
12. 每天填寫現金日記賬，整理好發(fā)票。
13. 每日下班前對公司門窗、安全用電方面進行檢查。
二、每周工作
1. 監(jiān)督綠色植物、魚缸的維護工作，每周進行一次維護。
2. 每周報銷一次備用金。
3. 及時訂水，購買水票，匯總水票使用清單。
三、每月工作
1、 搜集與公司行業(yè)相關的展會信息，向領導提出必要的意見建議，并提醒領導
需要盡快辦理的有關工作。
2、 每月對辦公用品進行盤點一次。
3、 每月給員工發(fā)送生日賀卡。
4、 定期更新員工通訊錄。
四、每半年/年工作
1. 每年協(xié)助部門完成公司開辦展會活動，半年組織一次半年會。
五、不定期的工作
1. 辦公環(huán)境的監(jiān)督與管理（綠化、整潔，桌椅、燈泡損毀的及時發(fā)現及報修更
換）。
2. 負責員工印制名片，刻章。
3. 協(xié)助人事通知應聘者面試及面試表格交給應聘人填寫，辦理入職行政手續(xù)，
辦公用品的領取登記工作。
4. 遇到突發(fā)情況聯系物業(yè)。
5. 處理領導交代的臨時及其它事務。
行政前臺工作內容細則
一、日常接待
1. 接待來訪者：接待不明目的的來訪者，先問清對方來訪原因，根據原因來看來者是否是無關人員，還是需要找公司相關人員再進行接待。
2. 接待咨詢者，若有咨詢者來訪，應及時請實驗室或辦公室相關工作人員來協(xié)助接待。
3. 接聽轉接電話：前臺是總機電話，一般電話撥入后都需轉接其他分機，根據通訊錄的分機號碼，準確的進行電話轉接；接聽咨詢電話，若在前臺接到咨詢電話，如對方不明確自己的咨詢顧問是誰，直接將電話轉接至相關部門助理處。
4. 接待推銷人員：上班時間若有其他公司的推銷人員上門推銷，應婉轉拒絕，告知上班時間在公司推銷，會影響他人工作，若有員工需要他們的服務，告知相關部門員工直接與其對接。
5. 面試人員：請面試人員在前臺處填寫面試人員資料表，并帶領其前往會議室等待，通知辦公室主任或相關部門領導進行面試。
6. 接待頻繁往來的相關人員：
a) 快遞，公司內部不論發(fā)件或者寄件，均以電話通知相關員工至前臺處進行處理，不能讓快遞員直接進入公司實驗室內部。文章轉載自:百分網 規(guī)章制度頻道 原文地址:行政前臺工作職責
b) 物業(yè)公司，公司內部的水電維修、物業(yè)規(guī)定的各項活動的聯系工作；
c) 送水公司，關注公司各處飲水機水量情況，及時聯系送水，每次接待時只需要在送水公司的卡片上寫清送水“XX”桶，拿走空桶“XX”個即可。每月月底結賬，填寫請款單提交辦公室主任，向財務申請費用支付。同時關注公司飲水機是否正常，如有異常及時通知飲水公司進行維修。
二、 辦公用品管理
1. 盤庫：每月23-25日對庫存的辦公用品進行全面盤點，制作“辦公用品庫存統(tǒng)計表”提交辦公室主任審查。若有用品數量不足或已領用完，即時上報，進行補充；
2. 購買：每月25-28日通知公司各部門提交下月所需的辦公用品清單，統(tǒng)計出“購買清單”后報辦公室主任審批。批準后，聯系辦公用品供應商送貨；
3. 領用：員工領用所需辦公用品時，讓其填寫“辦公用品領用表”并簽字，然后給予發(fā)放；
4. 結算：每月底聯系辦公用品供應商提供本月未結貨款清單及發(fā)票，確認無誤后，填寫支出單，報財務人員審批后通知供應商前往領款。
三、日常事務
1. 保證行政電子設備的正常使用，包括：掃描儀、傳真機、復印機等，若機器出現故障，及時聯系供應商解決問題；
2. 每月15日左右統(tǒng)計公司提供話費補助的員工名單，并將名單與話費總數報于辦公室主任審核。領款后，前往移動和聯通營業(yè)大廳購買充值卡，并開具發(fā)票。將充值卡發(fā)放給相關員工，并要求其簽字確認；
3. 每月定期統(tǒng)計公司所有人員通訊信息，更新員工通訊錄，公司若有新進或離職員工，都應在2-3個工作日內制作新的通訊錄，發(fā)送至每位員工郵箱中；
4. 名片的申請與制作：當公司部門有印制名片需求時，需要其填寫“名片申請單”，并提供名片相關信息。確認名片信息后，將信息發(fā)送給供應商，通知其排版印刷，電子版確認無誤后印刷，后交于名片申請人；
5. 每周一定時查看公司信箱，將信件發(fā)放至員工手中；
6. 公司備用門卡的管理，前臺應妥善保管備用鑰匙以備公司同仁有緊急情況時使用；
7. 公司有人員招聘時，協(xié)助人事部門電話通知應聘人員各項事宜；
8. 收發(fā)傳真，協(xié)助各部門員工收發(fā)業(yè)務傳真；
9. 協(xié)助辦公室主任組織協(xié)調公司內部活動，如員工生日會、公司集體活動、拓展等業(yè)務的聯系、通知、協(xié)調事宜。
10. 新員工入職時，提供入職表格、歡迎信、辦公用品、公司通訊錄等，并收取新員工的個人身份證明（身份證、學歷學位證、戶口本、照片）的復印件，提交辦公室主任整理歸檔。
11. 積極配合公司的市場宣傳活動，做好后勤保障工作。
四、 接待工作
1. 接待前準備工作
a) 來客人數確認：會議前向相關負責人確認來客人數，為布置會議室及訂餐做準備；
b) 會議室桌椅布置：在開會前將會議室的桌面收拾整潔，會議椅歸位；
c) 茶水及點心：會議前準備好茶、熱水及杯子，等來客就位后逐個送茶；接待貴客時，應提前準備必要的水果及點心供開會人員食用；
d) 相機：準備公司相機，為來客拍照留念所用。
e) 訂餐：向會議負責人確認是否需要訂餐，如需訂餐應確認就餐人數后，電話聯系餐廳預訂包房；
f) 預訂酒店：如需為來客預訂酒店，確認主客姓名后，電話聯系錦江富園大酒店預訂房間，預訂成功后向辦公室主任匯報確認。
2. 會議中服務工作
a) 為開會人員添加茶水；
b) 按照領導要求提供會議支持；
c) 安排專人負責會議中的攝像工作；
3. 會議后完善工作
a) 組織來客及公司領導合影留念，并將照片發(fā)至來訪者郵箱內或作為賀卡發(fā)送。
b) 如遇重要客戶來訪，應及時將會議相片資料上傳至公司網站內。
c) 會議后的清理工作：將剩余茶水及茶杯清理干凈，未食用的點心整理歸入茶點處，以備公司員工食用；
d) 會議后器材的歸庫：會議后器材應及時歸庫，將相機及其他器材放回原處。
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