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公司行政前臺工作內(nèi)容
前臺行政工作
一、衛(wèi)生清潔
會議室、會客室、副總、總經(jīng)理辦公室、茶水間、公共區(qū)域衛(wèi)生
1、上班第一時間根據(jù)當天情況調(diào)整空調(diào)，整理會客室跟上級的辦公室。注意事項：煙灰缸需鋪上紙巾后滴水。
2、早上各個辦公室進行開門、開窗通風；如有臟污需及時清理。
需要提醒辦公室員工對自己的辦公區(qū)域進行及時清潔；
3、查看各個辦公室飲水機是否有水，若已無或已不夠當日飲用，即刻聯(lián)系送水（客戶編號：XXX，訂水電話：XXXXXXX）；查看紙杯、抽紙等是否足夠，及時添置；4、總經(jīng)理、副總辦公室桌等清潔；會客室的茶具清洗；
5、下班前關(guān)掉會客室茶桌電磁爐的開關(guān)，關(guān)好門窗。
6、下班前整理好辦公桌椅，電腦與電腦的擺放需做到橫看豎看均為一條直線，電話需統(tǒng)一擺放，保持整潔度。
7、下班時檢查門窗、空調(diào)、電源等是否關(guān)閉。
二 會議
1、例會：每周星期二上午10:00，如有變動另行通知。未經(jīng)過批準未出席者每次扣款50元.
得到準確會議通知時，在會議開始5分鐘前通知參會者，準時到達；會議開始前做好會議簽到，無法及時參會者，需得到領(lǐng)導(dǎo)批準。 需要進行會議記錄，按格式編排，需存檔紙質(zhì)版會議記錄。 三 文印、傳真、快遞、電話管理工作
1、行政助理負責對打印機進行保管、檢查等工作，辦公室設(shè)備如若出現(xiàn)故障或耗材缺失，應(yīng)第一時間進行維修，確保不影響各部門正常使用。
傳真工作
傳真件必須按照公司已有的模板傳送。
3、快遞工作
收發(fā)快遞，按照已有版本登記。所收取的快遞在下班時間由收件人領(lǐng)�。奔猓�。
四 辦公用品采購與管理
1、各部門需求計劃收集
每月25日前收集各部門下月的物品需求計劃，進行匯總，同時根據(jù)庫存情況編制采購申請表，交由副總審批；
2、其他公共物品采購計劃
公共物品包括：茶杯、紙巾、打印紙等非各部門需求計劃內(nèi)的物品，以及其
他原公司沒有但經(jīng)過調(diào)查發(fā)現(xiàn)需要采購的物品，此項公共物品若臨時急用，可報經(jīng)副總，進行臨時采購，如果非急用，可在每月25日前匯總需求計劃，進行集中采購。
3、采購流程
一般日用品（非辦公家具、設(shè)備等大型物資）由行政助理進行采購，流程如下：A、首先編制采購申請表，交由副總審批；
B、憑借審批的采購申請表到財務(wù)處辦理借支手續(xù)；
C、一般是到黃沙誼園（荔灣區(qū)黃沙大道28-32號）如有其它更好建議亦可。D、采購結(jié)束后，填寫報銷單（含價格），整理好票據(jù)，交由財務(wù)審批； E、做好辦公用具入庫；
五、辦公用品發(fā)放
1、任何辦公用品的領(lǐng)用均需要登記；每月集中采購的物資（按照各部門的需求計劃）在采購結(jié)束后，月初予以集中發(fā)放；
2、辦公室內(nèi)物品領(lǐng)取均需登記。
3、每月定時對辦公用具進行盤點。
六、辦公用品使用管理,
1、對于借用的物品，需要歸還的，需要跟蹤歸還時間，到時間還未歸還的要與之溝通，超過三天的需說明原因及歸還時間；
2、對于交還的物品的完好性，需要予以當場雙方檢查確認，如有問題視情況需要借用人承擔的，由借用人原價賠償或重購；確認無誤后簽字；
七 來客接待
接待流程：1、客戶進門起身迎接并詢問來訪事由；
2、登記《客戶來訪登記薄》 ，弄清來訪者身份和意圖。若來訪者未預(yù)約或是初 次拜訪， 不得將公司領(lǐng)導(dǎo)的各種聯(lián)系方式隨意告訴素不相識的人，若有事宜，盡量選用轉(zhuǎn)告方式；
3、倒水
4、通知相關(guān)工作人員有人來訪；
5、來客告辭時起身道別；
6、客人離開后 清理水杯及煙灰缸，整理桌椅、保持會客室的整潔；
7、若來訪者要找的人不在，記錄下來訪者的聯(lián)系方式、需轉(zhuǎn)告事宜并在《客戶 來訪登記簿》上登記，及時通知相關(guān)人員做回復(fù)；若來訪者表示下次再來， 則需在《客戶來訪登記簿》上注明；
8、及時轉(zhuǎn)告相關(guān)工作人員來訪者的聯(lián)系方式以及事由，并確保工作人員及時回 復(fù)；
9、《客戶來訪登記薄》需做好歸檔。
八 檔案管理、公文制定、文件收發(fā)等工作
1、協(xié)助制定放假通知、會議通知等公文的書寫、張貼工作；此類文書在有效期后均需存檔。
2、放行條管理：依次為放行條編碼，對相關(guān)經(jīng)手人以及用途做好記錄。
3、公司證件：公司證件復(fù)印領(lǐng)取需對相關(guān)經(jīng)手人以及用途做好記錄。
九 通訊錄管理
1、熟悉公司人員的及通訊電話，及時更新公司內(nèi)部員工的聯(lián)系方式，負責公司電話的接聽與轉(zhuǎn)接。 2、需為新員工申請郵箱，同時更新公司內(nèi)部員工聯(lián)系方式。
十 車輛管理
一、車輛申請使用管理
1、備有《車輛使用申請表》，由用車人在用車前填寫此表，并交由相關(guān)負責人簽字，行政部留存；若使用人在使用前未能填寫，則交車后補填。
2、使用人憑申請表到管-理-員處取車。
十一、網(wǎng)絡(luò)維護
1、辦公室網(wǎng)絡(luò)維護：若遇上IP地址重復(fù)情況，可按以下步驟更改
步驟：A、WINDOWS微標鍵+R鍵出現(xiàn)運行對話框，輸入cmd
B、輸入ipconfig（輸入法為英語即單擊，為中文即雙擊enter鍵）即出現(xiàn)windows ip適配器相關(guān)信息。
C、右擊網(wǎng)絡(luò)圖標（即任務(wù)欄上類似電腦的圖標），打開網(wǎng)絡(luò)和共享中心，點擊“更改適配器配置”，右擊本地連接，選擇屬性，雙擊tnternet 協(xié)議版本4，選擇“適用下面的IP地址”進行更改IP地址。
2、如仍無法解決問題，可致電聯(lián)想公司（魯先生：15681322101,020-36472070）進行溝通需如何去解決問題。會員編號：NO.2011010006.
十二、公司鑰匙的管理：公司鑰匙的編號均按照辦公桌下的插座編碼編排，需對員工所領(lǐng)取的鑰匙進行登記。其他鑰匙妥善保管。
十三、考勤
考勤記錄：下載考勤設(shè)備的記錄，根據(jù)外出單、請假單等進行考勤的核對和整理。
1、人員外出登記
人員外出登記工作流程：A、外出前在《外出申請單》上登記出發(fā)時間、目的地、事由等，并由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字批準方可外出；
B、回到公司在《外出申請單》上登記回來時間以及辦事情況；
C、特殊情況，外出前未登記，需回公司后及時補登；
D、前臺人員負責提醒并督促其他員工，并于每月將外出情況匯總，與 考勤統(tǒng)計核對。
2、請假：如有員工請假，需到填寫《假期申請單》并注明請假原因、時間及時數(shù)；交由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后作為考勤依據(jù)；若上級不同意，需注明理 由再返回申請人。若特殊情況，未能提前提出假期申請，需及時致電相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)說明事由，征求領(lǐng)導(dǎo)的同意方視為正常請假，回公司要及時補登。
3、考勤統(tǒng)計工作流程：A、熟悉門禁考勤系統(tǒng)的管理，根據(jù)公司人員情況及時增加或更改考勤人員信息；
B、每月 5 日前將門禁考勤統(tǒng)計數(shù)據(jù)備份，并綜合外出登記以及人員請假情況 統(tǒng)計考勤，交由財務(wù)部；
十四、招聘
十五、完成領(lǐng)導(dǎo)交代的其他臨時性工作。
附：日常工作所需要的聯(lián)系方式一份。
制作者：卡卡
公司行政前臺崗位職責
1、負責公司總機電話的轉(zhuǎn)接工作，熟悉各分機號碼，對未能聯(lián)絡(luò)上的電話，記錄在案并及時轉(zhuǎn)告、負責來訪人員的登記、接待。絕不允許前臺空置無人，如有特殊情況，找人接替。
（1）對來訪人員，禮貌的了解基本情況后，請來訪者到會議室稍坐，及 時聯(lián)系其要找的人。
（2）對面試人員，請面試人員出示招聘簡歷，帶到會議室等待，準備好 招聘信息表，并通知相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)進行面試。
（3）接待公司的重要客人或者總經(jīng)理的朋友等，將其帶到總經(jīng)理辦公室， 準備好茶、熱水及杯子，來賓就位后上茶（根據(jù)客人喜好準備茶、咖 啡、白水），隨時關(guān)注來賓是否需要加水，會客完畢后將桌子清理干 凈（如有吸煙者，準備煙缸，會客完畢后將煙缸清洗干凈）
2、保證行政電子設(shè)備的正常使用，包括：打卡機、傳真機、復(fù)印機等，若出現(xiàn)故障，及時聯(lián)系供應(yīng)商，飲用水的訂購；員工考勤休假情況的監(jiān)督與管理，并協(xié)助人事進行面試通知、招聘接待及員工入、離職等手續(xù)；
3、日常辦公用品、桶裝水、工作餐的統(tǒng)計、預(yù)訂、數(shù)據(jù)匯總和分攤費用；
4、打印、復(fù)印文件和管理各種表格文件，管理辦公用品，管理打印機、傳真機、等辦公器材；
5、負責公司領(lǐng)導(dǎo)及需安排午餐客戶的午餐預(yù)定；
6、辦理新員工工卡、考勤的指紋預(yù)留，負責員工考勤管理、外出登記管理及統(tǒng)計、協(xié)助HR部門制作考勤;
7、公司進行培訓、或者召開會議時，須提前到會議室，做好準備工作。包括設(shè)備（電腦、投影儀、燈光等）的檢查，會議座椅的擺放和清潔等；會議結(jié)束后，將會議室回歸整齊。
8、其它行政一般事務(wù)，并兼職人力資源助理工作。負責每月辦公用品申購匯總，辦公用品采購，并對辦公用品的領(lǐng)用、發(fā)放、出入庫進行管理。 入職員工辦公用品的領(lǐng)用及座位安排
9、負責公司新進員工辦公地點、辦公桌椅、門卡、電話、辦公用品等前期準備工作以及離職員工的交接工作；
10、負責與大廈物業(yè)、辦公設(shè)備供應(yīng)商等協(xié)調(diào)聯(lián)系，以維護辦公室環(huán)境衛(wèi)生，保障良好的辦公環(huán)境和辦公設(shè)施正常運轉(zhuǎn)；
11、負責員工日常及差旅報銷單的初審及上報工作;部門各項費用統(tǒng)計、結(jié)算、支付、報銷；老總手機充值 ；更新管-理-員工通訊地址和電話號碼等聯(lián)系方式；印名片、綠植租擺的預(yù)定及與物業(yè)的費用對賬結(jié)賬；
12、負責辦公室行政秩序管理，包括辦公設(shè)備維護、辦公家具擺放、辦公環(huán)境整潔、人員著裝等；
13、負責組織安排公司例會、辦公會議或會同有關(guān)部門籌備公司其它會議及有關(guān)重要活動
14,負責董事長、總經(jīng)理及本部門有關(guān)文件的打印、復(fù)印、傳真收發(fā)事務(wù);為總監(jiān)級別以上員工提供文件錄入、打印、復(fù)印，郵箱管理等行政秘書工作；
15，負責與其他部門的協(xié)調(diào)工作，做好信息的上傳下達；
16、負責公司信件、包裹、報紙等東西的收發(fā)與轉(zhuǎn)交，收件或寄發(fā)快遞時，均要做好登記工作，避免快件丟失；統(tǒng)計當月快遞發(fā)放明細，核對快遞公司對賬單，報銷相關(guān)費用。
17、負責公司員工出差/公司來訪客戶所需機票、火車票及賓館預(yù)訂；
行政前臺工作流程
一、行政辦公管理模塊：
（一）環(huán)境衛(wèi)生的保持和檢查，植物的維養(yǎng)工作
工作流程：1、每天早上8:20、中午13:20和下午17:20檢查公司所有辦公場所（包括各辦公室、會
議室等桌面、地面等）的衛(wèi)生和辦公家具的擺放情況，及時收納整理，保持各桌椅整齊，桌面、地面清潔無雜物；
2、隨時保持辦公區(qū)整潔，定期在每周六中午組織公司員工徹底清潔；
3、根據(jù)辦公室《植物維養(yǎng)指南》對辦公區(qū)域的所有植物進行定期維養(yǎng)，澆水、施肥等，并在《植物維養(yǎng)明細表》上做好詳細登記。
注意事項：1、保持辦公區(qū)環(huán)境清新整潔、家具物品擺放整齊；
2、及時補充抽紙和垃圾袋等，保障公司后勤配備。
相關(guān)記錄：《植物維養(yǎng)指南》——前臺
《植物維養(yǎng)明細表》——前臺
（二）報刊雜志的收發(fā)
工作流程：1、每天早上9：10整理當日的報紙《成都商報》、《每日經(jīng)濟新聞》送至董事長辦公室；
2、每天早上10:20整理當日的報紙《四川日報》、《金融投資報》送至董事長辦公室（具體要求見《報刊雜志收發(fā)明細表》）。
注意事項：熟悉所有報刊、雜志的送達時間，如果未及時送達應(yīng)立即打電話給物業(yè)詢問情況，如物
業(yè)不能及時送達，前臺應(yīng)及時到大廳取回。
相關(guān)記錄：《報刊雜志收發(fā)明細表》——前臺
（三）對辦公區(qū)域的管理
工作流程：1、上、下班時檢查所有的電源開關(guān)；
2、檢查所有辦公桌上的文件及辦公用品的歸類。
注意事項：1、人員下班后，辦公室的電腦、空調(diào)、飲水機、燈的電源是否斷開，未處理應(yīng)及時幫助
處理，并在第二天上班后提醒同事注意；
2、人員下班后，圖紙、文件是否隨意鋪在辦公桌上沒有收撿，如有此類情況，應(yīng)及時提
醒注意。
相關(guān)記錄：《員工日常行為規(guī)范違規(guī)（紀）記錄表》——行政主管。
（四）接待——面試、客戶來訪
工作流程：1、客戶進門起身迎接并詢問來訪事由；
2、登記《客戶來訪登記薄》，弄清來訪者身份和意圖。若來訪者未預(yù)約或是初次拜訪，不得將公司領(lǐng)導(dǎo)的各種聯(lián)系方式隨意告訴素不相識的人，若有事宜，盡量選用轉(zhuǎn)告方式；
3、如有必要，安排來訪者前往前臺前面的會議桌稍坐片刻；
4、準備招待茶水飲料；
5、通知相關(guān)工作人員有人來訪；
6、如有需要，每隔15分鐘左右添加茶水，來客告辭時起身道別；
7、客人離開后2分鐘以內(nèi)清理水杯及煙灰缸，整理桌椅、保持會客室的整潔；
8、若來訪者要找的人不在，記錄下來訪者的聯(lián)系方式、需轉(zhuǎn)告事宜并在《客戶來訪登記簿》上登記，及時通知相關(guān)人員做回復(fù)；若來訪者表示下次再來，則需在《客戶來
訪登記簿》上注明；
9、及時轉(zhuǎn)告相關(guān)工作人員來訪者的聯(lián)系方式以及事由，并確保工作人員及時回復(fù)；
10、及時將用完的《客戶來訪登記薄》歸檔保存。
注意事項：1、接待客戶熱情周到，及時給客戶添加茶水并在客戶離開后及時整理會客室；
2、《客戶來訪登記薄》的詳細記錄，并及時將使用完的記錄歸檔保管；
3、及時通知相關(guān)被訪人員，若被訪人員不在，要及時轉(zhuǎn)告以確保及時回復(fù)；
4、不得隨意把公司領(lǐng)導(dǎo)及其他工作人員的聯(lián)系方式告訴第三人。
5、中午下班時間段12:00—13:30可以暫時以關(guān)閉公司大門，如果有客戶來訪，可以直接
按下正對大門的前臺座位下的開關(guān)，即可打開大門；
6、中午辦公室必須留一位前臺接待人員值班。
相關(guān)記錄：《客戶來訪登記薄》——前臺
（五）電話的接聽和記錄
工作流程：1、電話響鈴兩聲后，立即接聽，注意禮貌用語：接聽外線電話首先以“您好，安盛”來
問候，接聽內(nèi)線電話以“您好，某某部門”來問候。電話結(jié)束時禮貌道別，待對方切
斷電話，自己再放話筒，電話鈴響超過3聲，接聽電話應(yīng)該致歉；
2、接聽電話時應(yīng)控制音量，不應(yīng)影響其他人的正常工作；
3、電話鈴響時前臺人員須及時轉(zhuǎn)接，接轉(zhuǎn)電話時，看清對方要找的人所在位置，再幫他
轉(zhuǎn)到就近分機，不需要再大聲提示。其他人員不要在總機處接聽電話。
4、對不知名的電話，自己不能處理時，可坦白告訴對方，并馬電話交給能夠處理的
人。在轉(zhuǎn)接前，應(yīng)先把對方所談內(nèi)容簡明扼要告訴接收人。
5、對方所要找的人不在時，應(yīng)詢問對方是否希望留言或留下回電號碼，切忌立即掛斷電
話；
6、通話之后，應(yīng)輕輕掛斷電話，并且盡可能等對方掛斷后再放下聽筒；
7、沒有接聽到的電話應(yīng)根據(jù)來電顯示及時回撥，首先致歉，再詢問剛才來電的目的。
8、將需要轉(zhuǎn)達的內(nèi)容及時記錄在《來電記錄表》上；
9、記錄后5分鐘內(nèi)及時通知被傳達人,通知傳達的程序見口頭通知流程,并確認對方接收
信息正確無誤。
10、及時將用完的《來電記錄表》交由行政主管歸檔。
注意事項：1、來電接聽迅速，接聽電話使用普通話，聲音柔和；
2、了解清楚來電人的基本信息以及意圖，及時在《來電記錄表》上記錄來電時間、內(nèi)容、
信息接收人等，需要轉(zhuǎn)接的及時將電話轉(zhuǎn)給相關(guān)工作人員；
3、如遇信息接收人不在，應(yīng)采取通知的方式及時轉(zhuǎn)達信息，（通知方法詳見“通知流程”）；
相關(guān)記錄：《來電記錄表》——前臺
（六）日常的打印、復(fù)印以及相關(guān)設(shè)備的使用管理
工作流程：1、每天早上到工位后開啟并且檢查打印機、一體機、傳真機，并及時補充所需的紙張；
2、負責公司日常的打印、復(fù)印：打印、復(fù)印重要文件、圖紙或需要發(fā)出的文件、圖紙使
用白紙；公司內(nèi)部使用或不重要的文稿圖紙使用再生紙；
3、打印機、復(fù)印機或其它設(shè)備出現(xiàn)故障時，及時填寫《設(shè)備報修單》并聯(lián)絡(luò)辦公設(shè)施維
護人員進行檢查維修（詳見“固定資產(chǎn)的報修與報廢流程”）；
4、及時將用完的《設(shè)備報修單》交由行政主管歸檔。
注意事項：1、熟練操作打印、復(fù)印機，并及時補充用紙；
2、完成公司日常的打印、復(fù)印工作，做到節(jié)約資源；
3、打印、復(fù)印機等設(shè)備出現(xiàn)問題不得私自解決，應(yīng)及時報修，并聯(lián)系相關(guān)專業(yè)人員進行
維修；
4、不得私自打印、復(fù)印與工作無關(guān)的文件、圖紙，特殊情況下應(yīng)申報行政主管同意付費
再使用；
5、節(jié)約資源，愛惜紙張；
6、及時將用完的相關(guān)記錄表交由行政主管歸檔。
相關(guān)記錄：《設(shè)備報修單》——前臺
二、行政人事模塊：
（一）考勤統(tǒng)計
工作流程：1、8:30采集數(shù)據(jù)制作當日考勤表，未到的同事致電問明情況（可詢問郭主管），如有員
工請假，需提前或在請假后24小時之內(nèi)到前臺填寫《請假單》并注明請假原因、時
間及時數(shù)、職務(wù)代理人；
2、熟練操作門禁考勤系統(tǒng)的管理，根據(jù)公司人員情況及時增加或更改考勤人員信息；
3、如有員工未打卡，請24小時內(nèi)到前臺填寫《未打卡說明單》；
4、每月1日—5日內(nèi)前臺制作完成上月考勤報表，將門禁考勤統(tǒng)計數(shù)據(jù)備份并綜合外出
登記以及人員請假情況統(tǒng)計考勤，簽字后交行政主管審核簽字，再交給人力資源部
統(tǒng)計上月考勤情況。
注意事項：1、考勤統(tǒng)計數(shù)據(jù)備份，綜合外出登記統(tǒng)計考勤，簽字后交行政主管審核簽字；
2、考勤統(tǒng)計作為核工資的依據(jù)，應(yīng)做到實事求是，一視同仁。
相關(guān)記錄：《臨時簽到表》——前臺
《請假單》——前臺
《未打卡說明》——前臺
（二）人員外出登記（前臺提醒督促）
工作流程：1、所以外出人員應(yīng)提前在留言板上注明姓名、外出事由、去程、回程時間；
2、回到公司應(yīng)立即擦除留言板山的外出留言記錄；
3、特殊情況，外出前未登記，應(yīng)提前電話告知相關(guān)負責人及前臺。
4、如果下班前不能回公司的人員，應(yīng)提前電話告知前臺做好登記，并在24小時內(nèi)到前
臺填寫《未打卡說明表》；
5、考勤人員及時將未打卡詳情錄入電子文檔，便于月底考勤數(shù)據(jù)匯總。
注意事項：1、外出前的準備并與對方聯(lián)系；
2、在留言板上及時提前做好詳細記錄外出辦事情況；
3、前臺人員負責提醒并督促完成，并做出統(tǒng)計。
相關(guān)記錄：留言板——辦公區(qū)
三、文檔資料管理：文件的收發(fā)
A、紙質(zhì)文件的收發(fā)
工作流程：1、前臺收/發(fā)文件應(yīng)及時在《收文明細》/《發(fā)文明細》中登記文件收/發(fā)文件的時間、
收/發(fā)單位、項目名稱、收/發(fā)內(nèi)容等，還需要求收/發(fā)件人簽字；
2、前臺向收/發(fā)件單位確定所收/發(fā)文件需轉(zhuǎn)交對象，并要求收發(fā)件人簽字；
3、對于需要行政部存檔的，前臺應(yīng)復(fù)印1份存檔，原件交給相應(yīng)收件人；
4、前臺將原件交檔案管-理-員存檔，并要求檔案管-理-員簽字確認；
5、發(fā)件時要及時通知對方，如需給對方送去，應(yīng)確定好送件時間、地點，并填寫《文件
外送單》由收件人簽字后返回公司交檔案管-理-員歸檔。
6、前臺根據(jù)簽收文件人留下的電話致電確認文件的齊全及達到；
7、將《收文明細》/《發(fā)文明細》以及《文件外送單》分別按項目分類交檔案管-理-員歸
檔。
注意事項：1、詳細填寫《收文明細》/《發(fā)文明細》或《文件外送單》，并要求相關(guān)經(jīng)辦人簽字，
以便公司能查閱每一份收/發(fā)文件的具體內(nèi)容；
2、及時轉(zhuǎn)交給相關(guān)人員；
3、按項目分類交檔案管-理-員歸檔。
相關(guān)記錄：《收文明細》——前臺
《發(fā)文明細》——前臺
《文件外送單》——前臺
B、電子文件的收發(fā)
工作流程：1、前臺需詢問所收/發(fā)文件的相關(guān)內(nèi)容，項目名稱，需轉(zhuǎn)交對象等；
2、在電腦上建立新文件夾，如：“年月日_收發(fā)文件”，在該文件夾中建立一個“收”/
“發(fā)”的文件夾，然后在“收”/“發(fā)”的文件夾中建一個“年月日_項目名稱”的
文件夾；
3、將接收/發(fā)送文件存放至電腦相關(guān)項目文件夾中，并同樣在《收文明細》/《發(fā)文明細》
中記錄，收/發(fā)方式在備注中注明；
4、及時將文件轉(zhuǎn)傳給相關(guān)項目負責人，并確認對方收到；
5、當天工作結(jié)束后，將接收/發(fā)送的文件發(fā)至檔案管-理-員，由其整理后存至服務(wù)器相應(yīng)
項目文件夾中。
注意事項：1、了解所收/發(fā)文件內(nèi)容，按收/發(fā)時間、項目建立相應(yīng)的文件夾，并做好書面記錄，便
于查找；
2、及時將收/發(fā)文件轉(zhuǎn)給相關(guān)負責人，并確認是否收到；
3、按時將每天收/發(fā)的文件發(fā)給檔案管-理-員，由其整理后存至服務(wù)器相應(yīng)項目文件夾中。
相關(guān)記錄：收/發(fā)電子文件夾——前臺
《收文明細》/《發(fā)文明細》——前臺
四：后勤服務(wù)管庫模塊：
（一）預(yù)定用餐、酒店
工作流程：1、熟悉與公司常有業(yè)務(wù)來往的餐飲商家、酒店；
2、每天上午11：00左右開始統(tǒng)計需要預(yù)訂用餐的名單，如有需要應(yīng)清楚了解其需求，及時訂餐；
3、如果下午或周末有加班的同事，應(yīng)適時統(tǒng)計需要預(yù)訂用餐名單，并及時訂餐，做好后勤服務(wù)；
4、對于董事長安排的預(yù)訂酒店的事宜，應(yīng)及時查閱酒店信息，預(yù)訂房間或用餐，需要提前預(yù)交押金或者房費的，應(yīng)提前做好用款請示并交款，避免影響客人的入住或者用餐。
注意事項：1、對于董事長和陳總的工作餐費，行政部有備用金使用，備用金不足時應(yīng)及時請示董事
長或陳總；
2、對于預(yù)訂送餐用餐時間比較緊的情況，可直接到商家購買，或者請同事協(xié)助完成。
公司行政前臺工作流程
行政前臺工作流程
（一）環(huán)境衛(wèi)生的保持和檢查
工作流程：1、每天早上9：00、中午14：20和下午17：55檢查公司所有辦公場所（包括
各辦公室、會議室、衛(wèi)生間等桌面、地面等）的衛(wèi)生和辦公家具的擺放情況，及時收納整理，保持各桌椅整齊，桌面、地面清潔無雜物；
2、保持辦公區(qū)空氣清新，定期在每周五下班前五分鐘噴灑除蟲藥物或除臭劑；
3、及時向行政主管領(lǐng)用垃圾桶、衛(wèi)生用紙等用品，填寫《消耗品領(lǐng)用登記》，保障公司后勤配備；
4、每天早上9：10整理當日的報紙歸納至總經(jīng)理室報夾，將更換下來的報刊統(tǒng)一放置，每兩個月以廢品處理，所得費用交由行政主管記入《備用金流水帳簿》中上繳財務(wù)。
注意事項：1、保持辦公區(qū)環(huán)境清新整潔、家具物品擺放整齊；
2、及時補給衛(wèi)生用紙等后勤配備；
3、報刊整理整潔有序，廢舊報刊處理及時。
相關(guān)記錄：《消耗品領(lǐng)用登記》——行政主管
《備用金流水帳簿》——行政主管
（二）接待——客戶來訪
工作流程：1、客戶進門起身迎接并詢問來訪事由；
2、登記《客戶來訪登記薄》，弄清來訪者身份和意圖。若來訪者未預(yù)約或是初次拜訪，不得將公司領(lǐng)導(dǎo)的各種聯(lián)系方式隨意告訴素不相識的人，若有事宜，盡量選用轉(zhuǎn)告方式；
3、如有必要，安排來訪者前往會客室稍坐片刻；
4、準備招待茶水飲料；
5、通知相關(guān)工作人員有人來訪；
6、每隔15分鐘左右添加茶水,來客告辭時起身道別；
7、客人離開后2分鐘以內(nèi)清理水杯及煙灰缸，整理桌椅、保持會客室的整潔；
8、若來訪者要找的人不在，記錄下來訪者的聯(lián)系方式、需轉(zhuǎn)告事宜并在《客戶來訪登記簿》上登記，及時通知相關(guān)人員做回復(fù)；若來訪者表示下次再來，則需在《客戶來訪登記簿》上注明；
9、及時轉(zhuǎn)告相關(guān)工作人員來訪者的聯(lián)系方式以及事由，并確保工作人員及時回復(fù)；
10、及時將用完的《客戶來訪登記薄》交由行政主管歸檔。
注意事項：1、接待客戶熱情周到，及時給客戶添加茶水并在客戶離開后及時整理會客室；
2、《客戶來訪登記薄》的詳細記錄；并及時將使用完的記錄交由行政主管歸檔；
3、及時通知相關(guān)被訪人員，若被訪人員不在，要及時轉(zhuǎn)告以確保及時回復(fù)；
4、不得隨意把公司領(lǐng)導(dǎo)及其他工作人員的聯(lián)系方式告訴第三人。
相關(guān)記錄：《客戶來訪登記薄》——前臺
（三）電話的接聽和記錄
工作流程：1、電話響鈴兩聲后，立即接聽，注意禮貌用語；
2、電話鈴響超過3聲，接聽電話應(yīng)該致歉；
3、接聽電話時應(yīng)控制音量，不應(yīng)影響其他人的正常工作；
4、對方所要找的人不在時，應(yīng)詢問對方是否希望留言或留下回電號碼，切忌立即掛斷電話；
5、通話之后，應(yīng)輕輕掛斷電話，并且盡可能等對方掛斷后再放下聽筒；
6、沒有接聽到的電話應(yīng)根據(jù)來電顯示及時回撥，首先致歉，再詢問剛才來電的
目的。
7、將需要轉(zhuǎn)達的內(nèi)容及時記錄在《電話記錄》上；
8、記錄后5分鐘內(nèi)及時通知被傳達人,通知傳達的程序見口頭通知流程,并確認
對方接收信息正確無誤。
9、及時將用完的《來電記錄表》交由行政主管歸檔。
注意事項：1、來電接聽迅速，接聽電話使用普通話，聲音柔和；
2、了解清楚來電人的基本信息以及意圖，及時在《來電記錄表》上記錄來電時
間、內(nèi)容、信息接收人等，需要轉(zhuǎn)接的及時將電話轉(zhuǎn)給相關(guān)工作人員；
3、如遇信息接收人不在，應(yīng)采取通知的方式及時轉(zhuǎn)達信息，（通知方法詳見“通
知流程”）；
相關(guān)記錄：《來電記錄表》——前臺
（四）日常的打印、復(fù)印以及相關(guān)設(shè)備的使用管理
工作流程：1、每天早上上班時間準時開啟并且檢查打印機、復(fù)印機，并及時補充所需的紙
張；
2、負責公司日常的打印、復(fù)印。打印、復(fù)印重要文件、圖紙或需要發(fā)出的文件、
圖紙使用白紙；公司內(nèi)部使用或不重要的文稿圖紙使用再生紙；
3、打印機、復(fù)印機或其它設(shè)備出現(xiàn)故障時，及時填寫《設(shè)備報修單》并聯(lián)絡(luò)辦
公設(shè)施維護人員進行檢查維修；（詳見“固定資產(chǎn)的報修與報廢流程”）；
4、及時將用完的《設(shè)備報修單》交由行政主管歸檔。
注意事項：1、熟練操作打印、復(fù)印機，并及時補充用紙；
2、完成公司日常的打印、復(fù)印工作，做到節(jié)約資源；
3、打印、復(fù)印機等設(shè)備出現(xiàn)問題不得私自解決，應(yīng)及時報修，并聯(lián)系相關(guān)專業(yè)
人員進行維修；
4、不得私自打印、復(fù)印與工作無關(guān)的文件、圖紙，特殊情況下應(yīng)申報行政主管
同意付費再使用；
5、節(jié)約資源，愛惜紙張；
6、及時將用完的相關(guān)記錄表交由行政主管歸檔。
相關(guān)記錄： 《設(shè)備報修單》——前臺
（五）收發(fā)《工作匯報表》
工作流程：1、每月1日分發(fā)《工作匯報表》；
2、每月30/31日收集《工作匯報表》，檢查填寫是否正確，并交由行政主管審核；
3、行政主管審核后交總經(jīng)理查閱簽字，并將總經(jīng)理簽字的《工作匯報表》連同
考勤統(tǒng)計一并交財務(wù)造工資表；
4、最后《工作匯報表》返行政主管歸檔。
注意事項：1、每月1日發(fā)，30/31日收回，檢查后并交行政主管審核；
2、行政主管交總經(jīng)理查閱簽字，和考勤統(tǒng)計一起作為造工資依據(jù)交財務(wù)；工資
表完成后將《工作匯報表》返行政主管歸檔。
相關(guān)記錄：《工作匯報表》——前臺
（六）人員外出登記（前臺提醒督促）
工作流程：1、所有外出人員需提前電話聯(lián)系對方，讓對方做好準備；
2、外出前在《外出人員登記表》上登記出發(fā)時間、目的地、事由等；
3、回到公司在《外出人員登記表》上登記回來時間以及辦事情況；
4、特殊情況，外出前未登記，需回公司后及時補登；
5、前臺人員負責提醒并督促其他員工，并于每月30/31日將外出情況匯總，與
考勤統(tǒng)計核對。
注意事項：1、外出前的準備并與對方聯(lián)系；
2、在《外出人員登記表》上詳細記錄外出辦事情況；
3、前臺人員負責提醒并督促完成，并做出統(tǒng)計。
4、及時將用完的《外出人員登記表》交由行政主管歸檔。
相關(guān)記錄：《外出人員登記表》——前臺
（七）考勤統(tǒng)計
工作流程：1、熟悉門禁考勤系統(tǒng)的管理，根據(jù)公司人員情況及時增加或更改考勤人員信息；
2、如有員工請假，需到前臺填寫《請假登記表》并注明請假原因、時間及時數(shù)；
前臺交行政主管及總經(jīng)理簽字同意后作為考勤依據(jù)；若上級不同意，需注明
理由再返回申請人；
3、每月30/31日將門禁考勤統(tǒng)計數(shù)據(jù)備份，并綜合外出登記以及人員請假情況
統(tǒng)計考勤，簽字后交行政主管審核簽字；
4、行政主管將考勤統(tǒng)計連同工作匯報表交由財務(wù)作為造工資表的根本依據(jù)，財
務(wù)完成工資表后一起交由總經(jīng)理查閱；
5、總經(jīng)理返回后原件由行政主管歸檔，另復(fù)印一份考勤統(tǒng)計公示。
注意事項：1、考勤統(tǒng)計數(shù)據(jù)備份，綜合外出登記統(tǒng)計考勤，簽字后交行政主管審核簽字；
2、考勤統(tǒng)計作為核工資的依據(jù)，連同工資表交總經(jīng)理查閱，返回后原件由行政
主管歸檔，另復(fù)印一份考勤統(tǒng)計公示。
相關(guān)記錄：《考勤統(tǒng)計》——前臺
《請假登記表》——前臺
（八）文件的收發(fā)
A、紙質(zhì)文件的收發(fā)
工作流程：1、前臺收/發(fā)文件應(yīng)及時在《收文明細》/《發(fā)文明細》中登記文件收/發(fā)文件的
時間、收/發(fā)單位、項目名稱、收/發(fā)內(nèi)容等；并簽字，發(fā)文中還需要求收件
人簽字；
2、前臺向收/發(fā)件單位確定所收/發(fā)文件需轉(zhuǎn)交對象，并要求收發(fā)件人簽字；
3、前臺復(fù)印2份，1份交項目負責人，1份交總經(jīng)理；
4、前臺將原件交檔案管-理-員存檔，并要求檔案管-理-員簽字確認。
5、發(fā)件時要及時通知對方，如需給對方送去，應(yīng)確定好送件時間、地點，并填
寫《文件外送單》由收件人簽字后返回公司交檔案管-理-員歸檔。
6、前臺根據(jù)簽收文件人留下的電話致電確認文件的齊全及達到；
7、將《收文明細》/《發(fā)文明細》以及《文件外送單》分別按項目分類交檔案
管-理-員歸檔。
注意事項：1、詳細填寫《收文明細》/《發(fā)文明細》或《文件外送單》，并要求相關(guān)經(jīng)辦人
簽字，以便公司能查閱每一份收/發(fā)文件的具體內(nèi)容；
2、及時轉(zhuǎn)交給相關(guān)人員；
3、按項目分類交檔案管-理-員歸檔。
相關(guān)記錄：《收文明細》——前臺
《發(fā)文明細》——前臺
《文件外送單》——前臺
B、電子文件的收發(fā)
工作流程：1、前臺需詢問所收/發(fā)文件的相關(guān)內(nèi)容，項目名稱，需轉(zhuǎn)交對象等；
2、在電腦上建立新文件夾，如：“年月日_收發(fā)文件”，在該文件夾中建立一個
“收”/“發(fā)”的文件夾，然后在“收”/“發(fā)”的文件夾中建一個“年月日
_項目名稱”的文件夾；
3、將接收/發(fā)送文件存放至電腦相關(guān)項目文件夾中，并同樣在《收文明細》/《發(fā)
文明細》中記錄，收/發(fā)方式在備注中注明；
4、及時將文件轉(zhuǎn)傳給相關(guān)項目負責人，并確認對方收到；
5、當天工作結(jié)束后，將接收/發(fā)送的文件發(fā)至檔案管-理-員，由其整理后存至服務(wù)器相應(yīng)項目文件夾中。
注意事項：1、了解所收/發(fā)文件內(nèi)容，按收/發(fā)時間、項目建立相應(yīng)的文件夾，并做好書面記錄，便于查找；
2、及時將收/發(fā)文件轉(zhuǎn)給相關(guān)負責人，并確認是否收到；
3、按時將每天收/發(fā)的文件發(fā)給檔案管-理-員，由其整理后存至服務(wù)器相應(yīng)項目
文件夾中。
相關(guān)記錄：收/發(fā)電子文件夾——前臺
《收文明細》/《發(fā)文明細》——前臺
行政前臺工作內(nèi)容
1， 每月13號之前準備好公司上月考勤表格，整理好后轉(zhuǎn)
發(fā)給人事
2， 每天早上樓下領(lǐng)取華西都市報
3， 新員工進來后負責員工通訊錄更新及門禁和考勤系統(tǒng)
更新
4， 每月初每人發(fā)兩盒紙,,限發(fā)兩盒
5， 每月月底25號之前向各部門統(tǒng)計辦公用品采購需求表，
整理到一起找游總簽字然后進行采購,采購在月底完成 6， 每天下班之前確認公司所有電器，門窗都關(guān)好了才能走 7， 做好所有員工的外出登記,注意員工外出情況是否跟記
錄相符
8， 每周五早上交下周工作計劃
9， 每天檢查衛(wèi)生的打掃情況
10， 負責公司各類信件、包裹、報刊雜志的簽收及分送工作 11， 負責公司訂餐
12， 負責上級交待下來的文件的打印和復(fù)印等
13， 負責前臺的客戶接待和登記和存檔。每天來的客戶量登
記下來和做成文檔保存，供以后查看哪些客戶來過和過年過節(jié)回訪, 謝絕閑雜人員、推銷人員進入公司
14， 負責每周公司的會議記錄，把當天要開的會議記錄下來
或者上級吩咐下來的事情傳達給各個部門.
15， 負責每天電話的登記做成電子文檔,每天存檔發(fā)給行政
人事專員 16， 負責公司全體員工的后勤保障工作，包括發(fā)放辦公用品、
印制名片、辦理餐卡、定水、定票、復(fù)印、郵寄等事務(wù) 17，
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