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人事文秘的工作內容
人事秘書工作內容
秘書人員的職業(yè)定義是：從事辦公室程序性工作，協(xié)助領導處理政務以及日常事物，并為決策以及實施提高服務的人員。秘書人員具體有以下8大項工作。
一、商務溝通
（一）接待工作
1.全方面的收集類別資料，為來賓接待工資做好準備。
2.熟悉接待工作的內容以及寫作接待方案的格式和寫法，制訂最佳的代表接待方案。
3.做好迎接來賓的準備和接站、接機等迎賓工作。
4.了解來賓宴請工資的安排程序，做好宴請準備，熱情周到的款待來賓。
5.送別來賓的時候，應該為來賓預定返程票，安排好返程交通工具。
（二）溝通與協(xié)作工作
1. 運用各種溝通方法和技巧，協(xié)調領導之間的關系，與領導、同事和客人有效溝通。
2. 組織和引導團隊有效溝通，提高團隊的工作效率。
3. 及時解決溝通的沖突，排除溝通中的障礙。
（三）商務談判
1. 掌握各種信息的搜集方法和渠道，充分搜集商務談判信息，并參與制訂商務談判方案和組建商務談判小組。
2. 布置商務談判現(xiàn)場，營造融洽的商務談判氣氛。
3. 做好上午談判的輔助性工作，協(xié)助主談判人員處理談判中的問題。
二、會務管理
（一）會議籌備
1. 科學準確地擬定會議的議題、名稱、規(guī)格、和標準
2. 合理地擬定會議議程、日程和預算經(jīng)費。
3. 掌握選擇會議場所的程序，選擇并預定合適的會議場所。
4. 掌握會場座位的排列方法和會場布置方式，精心布置會議現(xiàn)場。
5. 及時通知與會人員，準備會議文件和制作會議證件。
6. 安排電話會議和視頻會議，減少會議開支。
（二）會議溝通與協(xié)調
1. 掌握多種會議簽到的方法，做好會議簽到和會議服務工作
2. 運用高效的會議決策方式和達成會議決議的方法，促成會議決議的盡快形成。
3. 做好會議保衛(wèi)、保密工作。
4. 組織會議新聞報道，使會議達到理想的傳播效果。
5. 及時處理會議突發(fā)性事件，確保會議的順利進行。
（三）會議善后
1. 做好與會人員的返程安排
2. 檢查清理會場和整理會議文件。
3. 傳達會議決議，撰寫會議總結和結算會議經(jīng)費。
4. 評估會議效果。
三、商務活動管理
（一）商務活動
1. 安排會見、會談。
2. 組織和協(xié)調大型商務活動以及安排與會人員參加文娛活動。
3.掌握組織信息發(fā)布會的程序，成功舉辦信息發(fā)布會。
4. 安排剪彩儀式、簽字儀式和慶典儀式。
（二）商務旅行
1. 協(xié)助領導制訂周密的出行計劃，為其準備旅行時攜帶的物品
2. 做好票務預定、旅行住宿的安排和辦理出國商務旅行手續(xù)等事務。
3.為大型團隊商務旅行擬定旅行計劃。
四、辦公室的管理
（一）辦公環(huán)境管理
1. 合理設置辦公室的布局。
2. 布置和美化辦公室環(huán)境以及合理擺放辦公室設備。
3. 維護責任區(qū)整潔的工作環(huán)境。
4. 應對辦公中出現(xiàn)的緊急情況，做好辦公室的安全管理。
（二）辦公資源管理
1. 采購、調配和利用各類辦公資源。
2 做好辦公資源庫存的監(jiān)督管理工作。
3 參與政府采購管理和招標工作。
（三）辦公效率管理
1. 制訂科學的辦公室工作計劃，并合理的安排辦公室工作任務。
2. 科學的為領導和自己編寫工作日志，提高工作效率，進而推進各項目標的順利完成。
五、信息與檔案管理
（一）信息管理
1. 運用各種信息搜集的渠道和方法，及時充分的手機領導所需要的各種信息。
2. 掌握各種信息整理和加工的方法，對所搜集到的原始信息進行處理。
3. 運用各種方式，把經(jīng)過整理加工過的信息提供給領導和其他人使用，做好信息的傳遞和利用工作。
4. 熟悉信息儲存程序，做好已用信息的保存工作。
5. 熟悉 執(zhí)行反饋信息的5個步驟，組成反饋與再反饋鏈條，實現(xiàn)反饋信息的良性循環(huán)。
6. 掌握信息開發(fā)的途徑與方法，對信息進行全面挖掘、綜合分析和概括提煉。
（二）檔案管理
1. 掌握檔案收集的途徑和方法，接收與征集應立卷歸檔的文件材料。
2. 熟悉檔案整理的程序，對需要進一步條理化的檔案驚喜分類、組合和編目，使之系統(tǒng)化。
3. 了解影響檔案價值的因素，掌握各種檔案保持價值的鑒定方法，對檔案進行科學的鑒定。
4. 掌握各種檔案的保管措施，維護檔案的完整與安全。
5. 掌握常用檔案檢索工具的編制方法，編制多種類型的檔案檢索工具。
6. 運用各種檔案的利用方式和途徑，向檔案使用者的提供各種服務。
六、日常辦公事務處理
（一）文書處理
1. 熟悉處理手法文書的程序，做好收發(fā)文書的處理工作。
2. 科學做好文書的清退和傳遞工作。
3. 掌握文書立卷的步驟，提高文書立卷的質量，進而提高檔案的質量。
4. 掌握文書歸檔知道和文書歸檔步驟，做好文書歸檔工作。
5. 掌握文書銷毀的范圍，掌握文書銷毀的程序和方法，對已無保存價值的文書進行焚毀。
6. 掌握各種專用文書的管理步驟和方法，有效的管理各種專用文書。
（二）其他事務
1. 運用印章的使用和報告方法，加強對印章的管理。
2. 掌握接打電話的步驟和方法，妥善處理好電話事務。
3. 掌握零用的管理方法和報銷手續(xù)
4 了解值班工作的內容，加強值班工作的標準化管理。
七、常用事務文書寫作
（一）行政事務文書寫作
掌握公告、通知、通報、請示、批復、命令、指示、計劃、決議、總結類文書、記錄、簡報類文書和規(guī)章制度類文書等行政事務文書的書寫格式與寫作要求。
（二）公關禮儀文書寫作
掌握各類演講稿、致辭、請柬、聘書、感謝信、賀信和信息傳播類文書等公關禮儀文書的書寫格式與寫作要求。
（三）涉外經(jīng)濟類文書寫作
掌握經(jīng)濟于此報告、市場調查報告、業(yè)務合作意向書、產(chǎn)品說明書、廣告、可行性研究報告、經(jīng)濟合同和招投標書的書寫格式與寫作要求。
八、商務禮儀
（一）個人禮儀
掌握儀容儀表、交談禮儀、服飾禮儀等個人禮儀要求。
（二）日常交際禮儀
掌握稱呼禮儀、致意禮儀、介紹禮儀、電話禮儀、辦公室禮儀和異常情況下的禮儀等日常交際禮儀要求。
（三）涉外商務禮儀
掌握拜訪禮儀、宴請禮儀、饋贈禮儀、公共場所禮儀、中國習俗禮儀和外國習俗禮儀等涉外商務禮儀要求。
附：秘書人事工作內容說明
1. 制定、執(zhí)行公司人力資源規(guī)劃；
2. 制定、執(zhí)行、監(jiān)督公司人事管理制度；
3. 招聘：制定招聘計劃、策劃招聘程序、組織招聘工作；安排面試、復試、綜合素質測試；
4. 績效考評：制定考評政策、統(tǒng)計考評結果、管理考評文件、做好考評后的溝通工作、不合格員工的辭退；
5. 激勵與報酬：制定薪酬政策、晉升政策；組織提薪評審、晉升評審；
6. 公司福利：制定公司福利政策、辦理社會保障福利；
7. 人事關系：辦理員工各種人事關系的轉移；
8. 教育培訓：組織員工崗前培訓、協(xié)助辦理培訓進修手續(xù)；
9. 與員工進行積極溝通，了解員工工作、生活情況。
人事秘書工作內容
一、 商務溝通
（一）接待工作
1. 全方面的收集來賓資料，為來賓接待工作做好準備；
2. 熟悉接待工作的內容以及寫作接待方案的格式和寫法，制訂最佳的代表接待方案；
3. 做好迎接來賓的準備和接站、接機等迎賓工作；
4. 了解來賓宴請工作的安排程序，做好宴請準備，熱情周到的款待來賓；
5. 送別來賓的時候，應該為來賓預定返程票，安排好返程交通工具。
(二) 溝通與協(xié)作工作
1. 運用各種溝通方法和技巧，協(xié)調領導之間的關系，與領導、同事和客人有效溝通；
2. 組織和引導團隊有效溝通，提高團隊的工作效率；
3. 及時解決溝通的沖突，排除溝通中的障礙。
（三）商務談判
1. 掌握各種信息的搜集方法和渠道，充分搜集商務談判信息，并參與制訂商務談判方案和組建商務談判小組；
2. 布置商務談判現(xiàn)場，營造融洽的商務談判氣氛；
3. 做好商務談判的輔助性工作，協(xié)助主談判人員處理談判中的問題。
二 會務管理
(一) 會議籌備
1. 科學準確地擬定會議的議題、名稱、規(guī)格、和標準；
2. 合理地擬定會議議程、日程和預算經(jīng)費；
3. 掌握選擇會議場所的程序，選擇并預定合適的會議場所；
4. 掌握會場座位的排列方法和會場布置方式，精心布置會議現(xiàn)場；
5. 及時通知參會人員，準備會議文件和制作會議證件；
6. 安排電話會議和視頻會議，減少會議開支。
(二) 會議溝通與協(xié)調
1. 掌握多種會議簽到的方法，做好會議簽到和會議服務工作；
2. 運用高效的會議決策方式和達成會議決議的方法，促成會議決議的盡快形成；
3. 做好會議保衛(wèi)、保密工作；
4. 組織會議新聞報道，使會議達到理想的傳播效果；
5. 及時處理會議突發(fā)性事件，確保會議的順利進行。
（三）會議善后
1. 做好參會人員的返程安排；
2. 檢查清理會場和整理會議文件；
3. 傳達會議決議，撰寫會議總結和結算會議經(jīng)費；
4. 評估會議效果。
三 商務活動管理
（一） 商務活動
1. 安排會見、會談；
2. 組織和協(xié)調大型商務活動以及安排參會人員參加文娛活動；
2. 掌握組織信息發(fā)布會的程序，成功舉辦信息發(fā)布會；
4. 安排剪彩儀式、簽字儀式和慶典儀式。
（二）商務旅行
1. 協(xié)助領導制訂周密的出行計劃，為其準備旅行時攜帶的物品；
2. 做好票務預定、旅行住宿的安排和辦理出國商務旅行手續(xù)等事務；
3.為大型團隊商務旅行擬定旅行計劃。
四 辦公室的管理
（一）辦公環(huán)境管理
1. 合理設置辦公室的布局；
2. 布置和美化辦公室環(huán)境以及合理擺放辦公室設備；
3. 維護責任區(qū)整潔的工作環(huán)境；
4. 應對辦公中出現(xiàn)的緊急情況，做好辦公室的安全管理。
（二）辦公資源管理
1. 采購、調配和利用各類辦公資源；
2 做好辦公資源庫存的監(jiān)督管理工作；
3 參與招標工作。
（三）辦公效率管理
1. 制訂科學的辦公室工作計劃，并合理的安排辦公室工作任務；
2. 科學的為領導和自己編寫工作日志，提高工作效率，進而推進各項目標的順利完成。
五、 信息與檔案管理
（一）信息管理
1. 運用各種信息搜集的渠道和方法，及時充分的收集領導所需要的各種信息；
2. 掌握各種信息整理和加工的方法，對所搜集到的原始信息進行處理；
3. 運用各種方式，把經(jīng)過整理加工過的信息提供給領導和其他人使用，做好信息的傳遞和利用工作；
4. 熟悉信息儲存程序，做好已用信息的保存工作；
5. 熟悉執(zhí)行反饋信息的5個步驟，組成反饋與再反饋鏈條，實現(xiàn)反饋信息的良性循環(huán)；
6. 掌握信息開發(fā)的途徑與方法，對信息進行全面挖掘、綜合分析和概括提煉。
（二）檔案管理
1. 掌握檔案收集的途徑和方法，接收與征集應立卷歸檔的文件材料；
2. 熟悉檔案整理的程序，對需要進一步條理化的檔案驚喜分類、組合和編目，使之系統(tǒng)化；
3. 了解影響檔案價值的因素，掌握各種檔案保持價值的鑒定方法，對檔案進行科學的鑒定；
4. 掌握各種檔案的保管措施，維護檔案的完整與安全；
5. 掌握常用檔案檢索工具的編制方法，編制多種類型的檔案檢索工具；
6. 運用各種檔案的利用方式和途徑，向檔案使用者的提供各種服務。
六．日常辦公事務處理
（一）文書處理
1. 熟悉處理手法文書的程序，做好收發(fā)文書的處理工作；
2. 科學做好文書的清退和傳遞工作；
3. 掌握文書立卷的步驟，提高文書立卷的質量，進而提高檔案的質量；
4. 掌握文書歸檔知道和文書歸檔步驟，做好文書歸檔工作；
5. 掌握文書銷毀的范圍，掌握文書銷毀的程序和方法，對已無保存價值的文書進行粉碎；
6. 掌握各種專用文書的管理步驟和方法，有效的管理各種專用文書。
（二）其他事務
1. 運用印章的使用和報告方法，加強對印章的管理；
2. 掌握接打電話的步驟和方法，妥善處理好電話事務；
3. 掌握領用的管理方法和報銷手續(xù)；
4 了解值班工作的內容，加強值班工作的標準化管理。
七．常用事務文書寫作
（一）行政事務文書寫作
掌握公告、通知、通報、請示、批復、命令、指示、計劃、決議、總結類文書、記錄、簡報類文書和規(guī)章制度類文書等行政事務文書的書寫格式與寫作要求。
（二）公關禮儀文書寫作
掌握各類演講稿、致辭、請柬、聘書、感謝信、賀信和信息傳播類文書等公關禮儀文書的書寫格式與寫作要求。
（三）涉外經(jīng)濟類文書寫作
掌握經(jīng)濟于此報告、市場調查報告、業(yè)務合作意向書、產(chǎn)品說明書、廣告、可行性研究報告、經(jīng)濟合同和招投標書的書寫格式與寫作要求。
八 商務禮儀
（一）個人禮儀
掌握儀容儀表、交談禮儀、服飾禮儀等個人禮儀要求
（二）日常交際禮儀
掌握稱呼禮儀、致意禮儀、介紹禮儀、電話禮儀、辦公室禮儀和異常情況下的禮儀等日常交際禮儀要求。
（三）涉外商務禮儀
掌握拜訪禮儀、宴請禮儀、饋贈禮儀、公共場所禮儀、中國習俗禮儀和外國習俗禮儀等涉外商務禮儀要求。
秘書人事工作內容說明
1. 制定、執(zhí)行公司人力資源規(guī)劃；
2. 制定、執(zhí)行、監(jiān)督公司人事管理制度；
3. 招聘：制定招聘計劃、策劃招聘程序、組織招聘工作；安排面試、復試、綜合素質測試；
4. 績效考評：制定考評政策、統(tǒng)計考評結果、管理考評文件、做好考評后的溝通工作、不合格員工的辭退；
5. 激勵與報酬：制定薪酬政策、晉升政策；組織提薪評審、晉升評審；
6. 公司福利：制定公司福利政策、辦理社會保障福利；
7. 人事關系：辦理員工各種人事關系的轉移；
8. 教育培訓：組織員工崗前培訓、協(xié)助辦理培訓進修手續(xù)；
9. 與員工進行積極溝通，了解員工工作、生活情況。
辦公室文秘工作內容
行政秘書的工作內容以公司運營保障為主，工作內容較多元化，但較基礎的文書寫作、檔案管理，熟練使用操作辦公自動化設備，包括計算機、打印機、傳真機、復印機等。
需要有良好的文字表達能力，有一定英語基礎，具備較強的聽說能力，工作效率高，條理性強，具有較強的應變能力，并具有團隊合作精神。負責辦公用品的保管領用工作，辦公設備的日常維護工作幫助人事行政經(jīng)理完成部門的相關工作，以及其它總裁交辦的工作。
日常工作細則：
1.協(xié)助辦公設備及辦公環(huán)境的維持及維護；
2.結算各項行政費用；
3.負責相關文檔管理工作；
4.其他日常行政支持性工作。
公司日常細則：
1、文件、檔案、資料的整理、分類、歸檔、記錄；
2、電話記錄、打印文件、復印資料；
3、日常報表的收集、整理、匯總、傳遞、上報；
4、遇突發(fā)事件，緊急聯(lián)系相關負責人，協(xié)助解決；
5、收發(fā)郵件、信件，及時轉交相關人員；
6、上情下達，下情上傳；
7、保密工作（包括：公司內部信息、資料、文件、人事、檔案、會議
內容、計算機信息、財務等）
8、處理各部門人員的報帳事宜，審核、匯總、傳遞工作；
9、協(xié)調各部門人事關系，使之工作能順利、高效完成；
10、完成上級管理層交付的臨時工作；
11、保持工作環(huán)境整潔、干凈等。
文秘工作部分：
一、負責公司公章管理。
二、開具各種信函（包括行政介紹信、證明等）和干部（工人）調動 通知。
三、負責各種文件和通知的收發(fā)和督辦工作。
四、負責本部門的信訪接待和日常事務工作。
五、負責人事檔案和文書檔案的管理工作。
六、協(xié)助做好人事統(tǒng)計報表的統(tǒng)計工作。
七、負責人事處網(wǎng)頁的維護和文件、表格的錄入工作。
八、 完成處領導交辦的其他工作。
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