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規(guī)范會議記錄的通知
會議記錄是記載會議基本情況的文字材料，是由會議直接形成的重要原始檔案，是日后可供查考的唯一憑據(jù)。會議記錄是否規(guī)范、質(zhì)量如何，關(guān)系工作的正常進行，關(guān)系其轉(zhuǎn)化為檔案之后的完整性、真實性，既影響當前，也影響長遠。在省集團最近進行的“三重一大”管理和集團機關(guān)部務(wù)會制度執(zhí)行情況檢查中發(fā)現(xiàn)，少數(shù)個別單位的會議記錄不規(guī)范。有些記錄未記載會議日期、地點、主持人、記錄人；有些記錄只記了參加人、發(fā)言人的姓而沒有記名；有些記錄過于潦草，辨認十分困難；有些記錄過于簡略，不能反映與會者的發(fā)言主旨和會議原貌；有些記錄對與會者有關(guān)重要決策的表態(tài)發(fā)言沒有記錄，會議結(jié)論缺失，還有會議記錄本不固定等等問題。鑒于這種情況，當前應(yīng)從以下幾方面入手來規(guī)范會議記錄，提高記錄質(zhì)量。
一、進一步明確會議記錄的規(guī)范要求
會議記錄的基本要求是：要素齊全，要點清晰，要旨不漏，保持原意，反映原貌。具體要求：
（一）結(jié)構(gòu)要完整。會議記錄的結(jié)構(gòu)由會議標題、會議組織、會議內(nèi)容、記錄結(jié)尾四個部分組成。每個部分都是會 1
議記錄的有機整體，應(yīng)全面完整記載清楚，不能隨意取舍（祥見附件）
（二）內(nèi)容要翔實。會議記錄應(yīng)盡可能完整、客觀、實事求是地記載會議情況，反映會議全部內(nèi)容和全過程。對會議討論中與會者各種不同意見和表態(tài)情況，對議題結(jié)論要真實、完整記錄。
（三）表達要準確。會議記錄沒有必要也不可能對發(fā)言口語照錄不誤，可以擇要而記，但應(yīng)忠實于發(fā)言者、講話者的原意，準確記錄。沒有聽清楚的不能憑主觀想象推斷，應(yīng)當場或會后核實。
（四）祥略要得當。記錄應(yīng)突出重點，有祥有略，主旨清楚。發(fā)言的基本觀點、主要論據(jù)要記全，論證過程可以不記。會議主持人的長篇講話記錄，必要時錄音輔助，記錄本預(yù)留空白，會后補正，盡量保持原貌。
（五）書面要整潔。會議記錄的書寫格式應(yīng)規(guī)范、統(tǒng)一，不同的會議、不同的議題、不同與會者的發(fā)言、不同的發(fā)言內(nèi)容，其分頁、段落、起行要清清楚楚，一目了然。書寫盡可能工整、清晰。
除上述基本要求，合資公司的會議記錄，應(yīng)執(zhí)行公司章程或其它有關(guān)規(guī)定；討論決定干部任免事項的會議記錄，應(yīng)執(zhí)行《中共江西組織部關(guān)于規(guī)范黨委（黨組）及組織人事部門討論決定干部任免事項會議記錄的通知》（贛組字 2
[2003]50號，見附件2）要求。
二、進一步提高文字秘書的業(yè)務(wù)能力
（一）加強學習培訓。會議記錄是一項涉及的情況復(fù)雜，專業(yè)性和綜合性都很強，要求也很高的工作，記錄者必須了解相關(guān)知識和情況。為此除在日常工作中加強學習、積累，應(yīng)當有計劃地安排、輸送文秘人員參加相關(guān)的學習和培訓。
（二）做好會前準備。負責會議記錄的秘書，應(yīng)在會前通過閱讀議題材料、向相關(guān)部門咨詢等途徑，了解和熟悉議題內(nèi)容及背景情況，盡量做到準備充分、心中有數(shù)。
（三）加強檢查督促。各級辦公室應(yīng)當對會議記錄情況特別是領(lǐng)導(dǎo)班子會議、辦公會會議記錄進行檢查，檢查情況及時通報、交流。
三、進一步嚴格會議記錄本的規(guī)范管理
（一）統(tǒng)一規(guī)格。會議記錄本的選用應(yīng)符合結(jié)實耐用、 莊重大方的要求，并力求規(guī)格、式樣相對統(tǒng)一和固定。一般情況下，不同種類的會議，記錄本應(yīng)當分開，并在封面標明會議類別。
（三）妥善保管。未用完的記錄本應(yīng)專人保管，入柜上 鎖；用完后須編號、歸檔。對發(fā)生記錄本丟失、損毀、泄密情況的，應(yīng)追究責任。文秘人員工作變動時，正在使用的記錄本應(yīng)及時辦理交接手續(xù)。
（四）嚴格保密。查詢記錄應(yīng)履行相應(yīng)手續(xù)。會議記錄
一旦形成不得涂改。
請你們接此通知后，立即對本級和下一級辦公室會的議記錄情況進行一次認真檢查，同時抓好以上要求的貫徹落實。
附件：
會議記錄結(jié)構(gòu)與格式
會議名稱（同一類會議專用記錄本中可以省略）
時間：二0××年×月×日上午（下午）
地點：公司辦公樓五樓大會議室
主持：×××
出席：××× ××× ××× ××× ××× ……
列席：××× ××× ××× ××× ××× …… 缺席：××× （外差）×××（下礦） ……
記錄：×××
議題：一、…………………………………
二、…………………………………
三、…………………………………
……………………………
×××：
（主持人講話記錄）
第一議題：…………………………………
×××：
（與會議者發(fā)言記錄）
……………………………
×××：
（主持人結(jié)論記錄）
第二議題：…………………………………
×××：
（與會議者發(fā)言記錄）
……………………………
×××：
（主持人結(jié)論記錄）
第三議題：…………………………………
………………………………………………
休會（散會）
（合資合作公司董事會等要求與會者在會議記錄上簽名）
關(guān)于加強公司會議管理的通知
各部門：
為強化公司會議管理，理順辦會程序，提高會議質(zhì)量，降低會議成本，現(xiàn)將有關(guān)事項通知如下：
一、公司級會議，如股東會、董事會、總經(jīng)理辦公會、年度總結(jié)會及公司各類綜合性會議，由綜合管理部負責協(xié)調(diào)組織，并做好會議記錄和紀要。
二、公司各類專業(yè)會議，如項目建設(shè)專題會、調(diào)度會、研討會、交流會、匯報會、審查會、對外協(xié)調(diào)會等，由相關(guān)主管部門負責召集組織，并做好會議記錄或紀要。
三、公司各部門會議，如部務(wù)會、學習會、工作會等，由部門自行組織安排，并做好會議記錄。
四、公司級會議和公司各類專業(yè)會議由相關(guān)主管部門填報一周會議申請表（見附表），于每周一上午9：30前報綜合管理部，綜合管理部負責匯總申報和核批后的下發(fā)。
五、涉及會議用車，會議召集部門須提前一天填制用車申請單，向綜合管理部提出用車申請。
六、涉及會議設(shè)施和會議服務(wù)，會議召集部門須提前一天與綜合管理部聯(lián)系落實，并在會后及時做好會議設(shè)施的收拾歸整工作，綜合管理部負責會議室衛(wèi)生打掃和桌椅擺放。
七、各類臨時性會議使用會議室須辦理登記手續(xù)，由綜合管理部統(tǒng)一安排。
二〇一三年三月五日
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