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文秘工作者如何提高自己技巧
一位好的辦公室文秘，不僅可以幫助上司協(xié)調(diào)好企業(yè)的各種關(guān)系，同時(shí)也是公司的一個(gè)形象代表，再堅(jiān)持工作原則的基礎(chǔ)上，運(yùn)用工作方法，來(lái)完成工作的藝術(shù)。如何成功的面試上辦公室文秘的職位，求職者可通過(guò)以下的辦公室文秘技巧總結(jié)，來(lái)進(jìn)一步的了解。
文秘工作者如何提高自己技巧 1
所謂文秘工作，就是文字秘書工作的簡(jiǎn)稱，是機(jī)關(guān)辦公室一個(gè)不可或缺的重要崗位，其主要職責(zé)是通過(guò)辦文、辦會(huì)、辦事，為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為機(jī)關(guān)服務(wù)、為基層服務(wù)。但是，長(zhǎng)期以來(lái)，人們習(xí)慣認(rèn)為機(jī)關(guān)文秘人員無(wú)非是抄抄寫寫，收收發(fā)發(fā)，裝裝訂訂，不需要有多高的水平。其實(shí)，這是對(duì)文秘工作的一種誤解，起碼是一種不全面的看法。下面就從現(xiàn)代行政機(jī)關(guān)文秘工作的職能、性質(zhì)、特點(diǎn)和基本要求分析入手，談?wù)剬?duì)如何加強(qiáng)機(jī)關(guān)文秘工作人員自身素質(zhì)建設(shè)的認(rèn)識(shí)。
一、行政機(jī)關(guān)文秘人員的基本職能
所謂職能，就是人、事物、機(jī)構(gòu)應(yīng)有的作用。那么，文秘人員的基本職能是什么呢？概括起來(lái)有三點(diǎn)：一是參謀助手作用，二是督促檢查作用，三是協(xié)調(diào)綜合作用。而參謀助手職能是最基本的職能。因?yàn)槎酱贆z查和綜合協(xié)調(diào)實(shí)際上是文秘人員發(fā)揮參謀助手的兩個(gè)重要方面，是實(shí)現(xiàn)參謀助手職能的必然要求�？偠灾�，機(jī)關(guān)文秘實(shí)務(wù)可以歸納為以下三個(gè)方面：一是政務(wù)性工作，即文秘人員擔(dān)負(fù)的直接為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)的綜合性工作，主要有信息調(diào)研、協(xié)調(diào)督查等工作。二是業(yè)務(wù)性工作，即文秘人員承擔(dān)的帶有專業(yè)性質(zhì)的工作，主要有公文處理、檔案管理、資料整理、會(huì)務(wù)組織、信訪工作、保密工作等。三是事務(wù)性工作，即文秘人員承擔(dān)的一些機(jī)關(guān)具體工作，主要有來(lái)人接待、通信工作、印信管理、領(lǐng)導(dǎo)日程安排等。
二、行政機(jī)關(guān)文秘工作的性質(zhì)
一是輔助性。在行政機(jī)關(guān)中，領(lǐng)導(dǎo)始終處于主導(dǎo)地位，領(lǐng)導(dǎo)的基本職能是決策和管理，而文秘人員的基本職能是在決策和管理中給領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)參謀和助手。文秘工作的內(nèi)容是龐雜的，但其中任何一項(xiàng)工作，都是為領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)提供直接或間接服務(wù)，輔助性是文秘工作特有、主要的性質(zhì)。文秘工作的輔助性要求文秘人員任何時(shí)候任何情況下不能越權(quán)行事，不能按自己的意愿自行其事，只能按照領(lǐng)導(dǎo)的授權(quán)和旨意去辦文、辦會(huì)、辦事。文秘人員無(wú)論是辦理常規(guī)事務(wù)，還是完成領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項(xiàng)，都必須準(zhǔn)確領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的意圖，遇事多請(qǐng)示、多匯報(bào)，這樣才能當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手。
二是政策性。文秘工作具有很強(qiáng)的政策性，文秘人員的工作大多數(shù)都關(guān)系到黨和國(guó)家的方針政策，如起草的文件內(nèi)容必須符合黨和國(guó)家的方針政策；調(diào)查研究的目的是為制定政策準(zhǔn)備或?yàn)樨瀼貓?zhí)行政策收集反饋信息；文書處理就是為貫徹政策精神服務(wù)。大部分的文件本身就是發(fā)布政策或解釋政策的，信息、督查、協(xié)調(diào)等項(xiàng)工作更是為了輔助領(lǐng)導(dǎo)制定政策和貫徹執(zhí)行政策。因此，文秘人員必須注意不斷提高自己的政治理論水平和政策水平，樹立牢固的政策觀念，在具體工作中處處注意貫徹執(zhí)行黨和國(guó)家的方針政策。
三是綜合性。首先，文秘工作的綜合性是由領(lǐng)導(dǎo)工作的綜合性決定的。因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)工作都是綜合性的，文秘工作是為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)的。因此，凡是領(lǐng)導(dǎo)工作所涉及的范圍，文秘人員也必然要涉及。其次，文秘工作的綜合性是由文秘人員所在的機(jī)構(gòu)辦公室在機(jī)關(guān)中的分工決定的。因?yàn)檗k公室和各職能科室發(fā)生經(jīng)常的聯(lián)系，要綜合處理來(lái)自各科室、各方面的信息，了解各科室各方面的工作進(jìn)展情況，還要處理機(jī)關(guān)的許多行政雜務(wù)。文秘工作的綜合性又首先要求文秘人員應(yīng)該具備較廣的知識(shí)面和多方面的技能，不僅在文字處理上是專家，還應(yīng)是一個(gè)具備多種知識(shí)和技能的雜家。其次，文秘人員要善于從領(lǐng)導(dǎo)的角度觀摩和考慮問(wèn)題，心中要有全局，要對(duì)整個(gè)機(jī)關(guān)的綜合情況做到心中有數(shù)。因此，文秘人員雖不必精通各職能科室的業(yè)務(wù)，但應(yīng)該熟悉各職能部門的工作內(nèi)容和特點(diǎn)，這樣才能更好的為領(lǐng)導(dǎo)和機(jī)關(guān)工作提供綜合服務(wù)。
四是事務(wù)性。文秘工作大多是一些很具體的工作，每天都要處理大量繁重而又瑣碎的事務(wù)。如文書處理是一項(xiàng)需要專門業(yè)務(wù)知識(shí)的常規(guī)工作，而文書處理中許多程序也是非常具體的事務(wù)，諸如公文的繕印、校對(duì)、用印、分發(fā)、簽收、登記、傳閱、保管，完全是一些事務(wù)性工作。信息資料的收集、篩選、輸出、儲(chǔ)存等基本環(huán)節(jié)，也是非常具體的事務(wù)。文秘的助手作用就是通過(guò)辦理大量的具體事務(wù)來(lái)實(shí)現(xiàn)的。因?yàn)橐粋�(gè)機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)決策管理活動(dòng)中必然要有大量的事務(wù)性工作，這些事務(wù)必須通過(guò)文秘人員來(lái)處理，領(lǐng)導(dǎo)才能集中精力考慮決策和指揮大事。因此，文秘工作人員要充分認(rèn)識(shí)事務(wù)性工作的意義，樂(lè)于承擔(dān)繁重的事務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)的決策和管理提供良好的條件。
三、現(xiàn)代行政機(jī)關(guān)文秘工作的特點(diǎn)
一是服務(wù)多元化。就拿我們食品藥品監(jiān)管系統(tǒng)來(lái)說(shuō)，隨著食品藥品監(jiān)管事業(yè)的發(fā)展，行政管理對(duì)辦公室文秘人員產(chǎn)生了多層次、多類型的需要，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文秘工作提出了更高的服務(wù)要求，從而使文秘工作的服務(wù)對(duì)象、服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)方式日趨多元化。多元化的服務(wù)對(duì)象要求文秘干部提供多元的服務(wù)形式。它不僅要為機(jī)關(guān)工作服務(wù)，為局領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，還要為基層服務(wù)。因此各級(jí)文秘干部要從過(guò)去的文牘性、事務(wù)性服務(wù)轉(zhuǎn)變到為領(lǐng)導(dǎo)提供科學(xué)化決策服務(wù)，在更高更深的層次上發(fā)揮參謀助手作用。
二是參謀深層化。辦公室是綜合辦事機(jī)構(gòu)，聯(lián)系上下，溝通左右，工作涉及面廣，信息來(lái)源廣，同時(shí)，又最能了解領(lǐng)導(dǎo)的意向和活動(dòng)規(guī)律及決策過(guò)程，這就為文秘工作的參謀作用提供了有利的條件。文秘工作就是通過(guò)抓好信息調(diào)研、督促檢查、起草文稿，為行政領(lǐng)導(dǎo)決策，抓好工作落實(shí)等方面發(fā)揮積極主動(dòng)作用。一方面要在領(lǐng)導(dǎo)與群眾之間，機(jī)關(guān)與基層之間起到紐帶和橋梁作用，在雙向溝通中積極發(fā)揮聯(lián)絡(luò)、聯(lián)系作用。另一方面要發(fā)揮辦公室文秘工作信息主渠道作用，加強(qiáng)對(duì)各類業(yè)務(wù)信息的搜索、綜合、分析和反饋。同時(shí)，還要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)行政決策的需要開展調(diào)查研究、提供方案等等。文秘部門在參與政務(wù)過(guò)程中還要注意加強(qiáng)督查落實(shí)和情況反饋，確保領(lǐng)導(dǎo)行政決策順利實(shí)施。
三是辦公現(xiàn)代化�，F(xiàn)代科學(xué)技術(shù)進(jìn)步給文秘工作辦公設(shè)備帶來(lái)了現(xiàn)代化，計(jì)算機(jī)、電訊傳真、信息網(wǎng)、局域網(wǎng)等無(wú)紙化辦公設(shè)備進(jìn)入文秘工作領(lǐng)域。這些現(xiàn)代化辦公設(shè)備的廣泛應(yīng)用，不僅極大地改善了文秘干部的工作條件和勞動(dòng)強(qiáng)度，也大大提高了文秘干部的工作效率和服務(wù)質(zhì)量。因此，文秘人員首先必須懂得現(xiàn)代辦公設(shè)備的性能和實(shí)際應(yīng)用，充分發(fā)揮現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)在文秘工作中的.作用，不斷提高工效率，改進(jìn)工作質(zhì)量，積極探索，進(jìn)一步提升系統(tǒng)內(nèi)文秘辦公的現(xiàn)代化和科學(xué)化。
四是工作文字化。無(wú)論信息調(diào)研、督查落實(shí)和決策參謀，都離不開文字工作。起草文稿是文字秘書工作的一項(xiàng)基本工作，與文字打交道是文秘人員工作的主要部分。文稿的起草過(guò)程，其實(shí)就是為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參謀的過(guò)程。因?yàn)槲母宓钠鸩荩I(lǐng)導(dǎo)往往只口授一個(gè)要點(diǎn)，然后由文秘人員據(jù)此去收集材料，推敲觀點(diǎn)，形成文字。有時(shí)領(lǐng)導(dǎo)只是出題目，而從擬定提綱、收集材料、起草文稿則都由文字秘書
單獨(dú)負(fù)責(zé)，最后將文稿提交討論修改。起草文稿要力求真實(shí)、全面、生動(dòng)地反映傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的決策、方針、意圖等，具有可行性和可操作性，并通過(guò)督辦，使之成為機(jī)關(guān)全體人員的自覺(jué)行動(dòng)。
四、行政機(jī)關(guān)文秘工作的基本要求
文秘工作的基本要求是：主動(dòng)、高效、準(zhǔn)確、保密。
一要主動(dòng)。文秘工作是為領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)服務(wù)的，但這種服務(wù)不能是被動(dòng)的，而應(yīng)是積極主動(dòng)的。文秘人員在完成政務(wù)性工作時(shí)應(yīng)具有超前意識(shí)，及時(shí)調(diào)研，提供信息，提出自己的意見和建議，供領(lǐng)導(dǎo)決策時(shí)參考。對(duì)于大量龐雜而又瑣碎的常規(guī)的業(yè)務(wù)性工作和事務(wù)性工作，文秘人員不能被動(dòng)應(yīng)付，而應(yīng)該把它們安排的得井井有條，忙而不亂。無(wú)論是政務(wù)工作還是業(yè)務(wù)工作、事務(wù)工作，無(wú)論是常規(guī)性的工作還是臨時(shí)性的任務(wù)，都要以積極主動(dòng)的態(tài)度和強(qiáng)烈的責(zé)任感去完成。假如文秘人員缺乏主動(dòng)精神，疲疲塌塌，來(lái)電接一下，來(lái)文辦一下，像算盤珠子，不拔不動(dòng)，勢(shì)必陷入被動(dòng)的局面，領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)然不會(huì)滿意。
二要高效。高效是指花費(fèi)盡量少的時(shí)間、精力和物力取得最好的工作效果。文秘工作的效率直接影響到領(lǐng)導(dǎo)工作的效率和質(zhì)量，也影響整個(gè)機(jī)關(guān)的辦事效率。文秘工作效率高低，主要體現(xiàn)在辦文、辦會(huì)、辦事的速度上，而要求文秘人員無(wú)論做什么工作，都要講究一個(gè)“快”字：凡是應(yīng)該辦的事，就要迅速辦理；今天應(yīng)該處理的事，決不拖延到明天。但強(qiáng)調(diào)“快”不等于可以忽視工作質(zhì)量。草率從事，馬虎敷衍絕不是我們講的“高效”。
三要準(zhǔn)確。準(zhǔn)確是對(duì)文秘工作質(zhì)量的要求，也是提高效率的前提。文秘許多工作同領(lǐng)導(dǎo)的決策指揮直接相關(guān)，任何差錯(cuò)都可能造成非常嚴(yán)重的后果。如起草或校對(duì)文件時(shí)，如果有一個(gè)提法不準(zhǔn)確，或者一個(gè)字、一個(gè)數(shù)據(jù)甚至一個(gè)標(biāo)點(diǎn)符號(hào)有錯(cuò)誤，都會(huì)影響對(duì)文件精神的理解，文件一旦發(fā)出就可能造成重大政策性事故。做會(huì)議記錄，如果聽錯(cuò)、記錯(cuò)一句關(guān)鍵的話，就會(huì)留下錯(cuò)誤的原始記錄。加工處理信息，必須校對(duì)核實(shí)每一個(gè)重要數(shù)據(jù)。接聽電話必須做到準(zhǔn)確等等。 四要保密。文秘人員一般第一個(gè)先看到文件，而且保管這些文件，因而文秘人員能夠從文件中了解許多機(jī)密。文秘人員經(jīng)常作為記錄人參加領(lǐng)導(dǎo)的會(huì)議，而許多會(huì)議討論的事項(xiàng)在一定的時(shí)間范圍內(nèi)不宜對(duì)外公開，這也是機(jī)關(guān)保密的范疇�？傊�，由于文秘人員在工作中能夠了解許多機(jī)密事項(xiàng)，承擔(dān)的保密責(zé)任也就比一般人員要重得多。
五、文秘人員如何加強(qiáng)自身素質(zhì)建設(shè)
綜上所述，我認(rèn)為機(jī)關(guān)文秘人員應(yīng)從以下幾個(gè)方面切實(shí)加強(qiáng)自身素質(zhì)建設(shè)：
一是業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)要抓緊。從目前我們文秘隊(duì)伍的自身素質(zhì)來(lái)看，在思想層面、思維層面上與為行政領(lǐng)導(dǎo)提供高層次、有價(jià)值的參謀服務(wù)要求相比，還存在不小的差距。要改變這種狀況，首先要求文秘人員必須加強(qiáng)自身的理論學(xué)習(xí)，不斷提高自身的觀察、分析、判斷能力。文秘人員必須增強(qiáng)新的思維方式，打破舊的傳統(tǒng)的思維模式，跳出成天圍著事務(wù)打轉(zhuǎn)的老套做法，經(jīng)常站在領(lǐng)導(dǎo)的角度考慮大事、要事。其次，要經(jīng)常站在領(lǐng)導(dǎo)角度考慮問(wèn)題。既然文秘工作是為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)的，那么領(lǐng)導(dǎo)工作需要的知識(shí)，文秘人員也要學(xué)習(xí)和掌握；領(lǐng)導(dǎo)工作涉及的領(lǐng)域，文秘人員都應(yīng)該了解和懂得�？傊�(jīng)常站在領(lǐng)導(dǎo)的角度思考問(wèn)題，盡量使自己的想法與領(lǐng)導(dǎo)考慮的思路基本相吻合，參謀助手作用才能充分發(fā)揮出來(lái)。再就是，要勤于調(diào)查研究和積累資料。行政領(lǐng)導(dǎo)決策需要的是數(shù)據(jù)、事實(shí)、狀態(tài)分析、發(fā)展趨勢(shì)預(yù)測(cè)。這就要求文秘干部經(jīng)常深入到實(shí)際、深入到部門進(jìn)行調(diào)查研究，掌握第一手材料，為領(lǐng)導(dǎo)提供翔實(shí)可靠的事實(shí)依據(jù)。同時(shí)，作為文秘人員必須做到勤于積累資料，平時(shí)準(zhǔn)備充分，隨時(shí)能拿得出，用得上，這是當(dāng)好參謀助手的基本要求。
二是工作能力要提高。文秘人員工作中的一個(gè)重要任務(wù)，就是從事大量的文字工作，幾乎天天都要修改或草擬文稿。因此，秘書人員必須具備扎實(shí)的文字功底，不僅要精通語(yǔ)法、修辭和邏輯知識(shí)，還要掌握一定的寫作規(guī)律。寫作是一種綜合能力的表現(xiàn)，要做到內(nèi)容與形式的統(tǒng)一，既要有好的表現(xiàn)形式，又要有充實(shí)的內(nèi)內(nèi)容，并不是一件輕而易舉的事。這就要求秘書人員加強(qiáng)寫作實(shí)踐，熟練掌握各類公文的特點(diǎn)、寫作要求和語(yǔ)言表達(dá)技巧，隨時(shí)注意積累資料，不斷提高寫作水平。要注意文風(fēng)的改革，培養(yǎng)洗煉的文字表達(dá)能力。
根據(jù)職責(zé)的要求，文秘人員經(jīng)常要按照領(lǐng)導(dǎo)的意圖組織各類活動(dòng)，如果缺乏一些現(xiàn)代的、科學(xué)的組織管理能力，就無(wú)法把工作搞好。對(duì)此，文秘人員一方面
要通曉辦事的渠道，提高辦事的效能；另一方面，平時(shí)多接觸一些具體事物，處處留意他人和自己的上級(jí)是如何處理問(wèn)題的，不斷增加自己的閱歷和經(jīng)驗(yàn)，增強(qiáng)運(yùn)用系統(tǒng)觀點(diǎn)統(tǒng)籌安排工作的水平。
三是個(gè)人修養(yǎng)要加強(qiáng)。文秘人員要強(qiáng)化角色意識(shí)，找準(zhǔn)自己的工作坐標(biāo)，保持清醒的頭腦，正確把握自己，擺正位置，淡泊明志，樂(lè)于奉獻(xiàn)，不追求名利地位，不計(jì)較個(gè)人得失，不越權(quán)辦事。要嚴(yán)于律己，保持平和的心態(tài)，堅(jiān)持自警、自省、自勵(lì)，做到面對(duì)委屈誤解泰然處之，坦蕩為人，安心做事，甘于幕后，默默奉獻(xiàn)。另外，文秘人員在工作中待人接物一定要文明禮貌，舉止大方，談吐文雅，常帶微笑。
四是職業(yè)道德要高尚。秘書人員要做好本職工作，還要具有高尚的職業(yè)道德。首先，要忠于職守。對(duì)我們來(lái)說(shuō)，忠于職守就是忠于食品藥品監(jiān)管事業(yè)，忠于本職工作，對(duì)工作認(rèn)真負(fù)責(zé)、一絲不茍。其次，要嚴(yán)守機(jī)密。如前所述，文秘人員接觸內(nèi)部文件多，參加重要會(huì)議多，一句話，接觸機(jī)密多，因此，文秘人員要具有高度的政治責(zé)任感、嚴(yán)格的組織紀(jì)律性和牢固的保密觀念。自覺(jué)遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定，嚴(yán)守自己所知曉的秘密事項(xiàng)，絕不在任何場(chǎng)合向任何人炫耀和泄露領(lǐng)導(dǎo)在決策和管理活動(dòng)中一些暫時(shí)不宜公布的事項(xiàng)，以免給機(jī)關(guān)帶來(lái)?yè)p失，給領(lǐng)導(dǎo)帶來(lái)被動(dòng)。第三，要講求效率。文秘人員一定要注重工作效率，培養(yǎng)雷厲風(fēng)行的工作作風(fēng)。當(dāng)日可以處理完畢的，就不要推到明天；急辦的事就要馬上去辦�？傊�，要把公文處理的時(shí)間壓縮到最低限度。第四，要善于合作。文秘人員工作頭緒多、涉及面廣，往往需要幾個(gè)科室以及辦公室全體同事的共同努力才能完成，如果單靠自己?jiǎn)螛屍ヱR，是做不好所有工作的。因此，要善于同他人合作，密切配合，步調(diào)一致，才能順利完成任務(wù)。第五，要恪守信用。文秘工作嚴(yán)謹(jǐn)縝密、責(zé)任重大。必須在工作和人際交往中恪守信用，如安`排會(huì)議、組織聯(lián)絡(luò)、收發(fā)函件、傳遞文件都要準(zhǔn)時(shí)；接受任務(wù)如不能夠近期完成，必須及時(shí)匯報(bào)，不能拖延或擅自改變。
文秘工作者如何提高自己技巧 2
寫作技巧是長(zhǎng)期積累的經(jīng)驗(yàn)，并沒(méi)有真正意義上的快速提高寫作技巧，但是小編通過(guò)多年的寫照經(jīng)驗(yàn)，整理一下如何提高演講稿寫作技巧，提高學(xué)習(xí)寫作效率的方法：
一、讀一些好文章。我把文章分為三類：
1、論理型，這類文章能引人深思，幫助你寫好議論文；
2、好詞佳句型，多積累一些詞匯讓人發(fā)揮時(shí)游刃有余；
3、綜合型名篇，提高鑒賞能力。
二、提高學(xué)習(xí)效率的方法光讀是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，還要多思，分析文章結(jié)構(gòu)，在文章中起什么作用?
三、寫作忌諱就是原句照搬，忌諱文章空洞(就是“大白話”太多，不生動(dòng)；引用故事，忌諱超過(guò)全文篇幅的四分之一；還有許多，需要你自己慢慢體會(huì)。
以上是我的一些建議，希望對(duì)你有幫助。
快速作文訓(xùn)練五步
(一)基礎(chǔ)訓(xùn)練
任何一種技能技巧的形成，并使之達(dá)到熟練程度，都必須經(jīng)過(guò)干錘百煉，所謂熟能生巧、巧能生華就是這個(gè)意思。競(jìng)走、賽跑運(yùn)動(dòng)員的速度是練出來(lái)的，游泳、自行車運(yùn)動(dòng)員的速度也是練出來(lái)的�？焖僮魑囊惨粯�，要提高寫作成文速度，主要靠練�？焖僮魑臎](méi)有秘訣，沒(méi)有魔圖，只要通過(guò)嚴(yán)格訓(xùn)練，就能出成果，問(wèn)題是要有科學(xué)的訓(xùn)練方法和步驟。我每接手一個(gè)班，都嚴(yán)格按照下列五個(gè)步驟進(jìn)行訓(xùn)練。
快速作文訓(xùn)練的中心是“快”，這種訓(xùn)練是在學(xué)生具有一定的寫作基礎(chǔ)和掌握了一定的寫作技巧的基礎(chǔ)上求“快”、求“好”的訓(xùn)練，如果寫作素質(zhì)太差，就沒(méi)法進(jìn)行快速訓(xùn)練。因此，我每接手一個(gè)班，第一步就是進(jìn)行基礎(chǔ)訓(xùn)練。通過(guò)基礎(chǔ)訓(xùn)練，要求達(dá)到下列目的：
1、提高寫作興趣，培養(yǎng)寫作情感
心理學(xué)告訴我們，興趣是獲得知識(shí)、形成技能技巧、開發(fā)智力的動(dòng)力。因此，任何形式的教學(xué)都必須嚴(yán)格遵循興趣性原則。只有當(dāng)學(xué)生對(duì)寫作文產(chǎn)生了濃厚的興趣時(shí)，快速作司文訓(xùn)練才會(huì)有成效。心理學(xué)同時(shí)告訴我們，興趣與當(dāng)前的需要有關(guān)，因此提高學(xué)生寫作興趣的辦法雖然是多種多樣的，但是其中重要的一條便是向?qū)W生進(jìn)行快速寫作目的教育，如果學(xué)生認(rèn)識(shí)了快速作文的必要性，他就會(huì)對(duì)作文產(chǎn)生濃厚的興習(xí)趣。另外，出作文題要緊跟形勢(shì)，與時(shí)代同步，要切合學(xué)生的生活實(shí)際，命題要盡量新，能激發(fā)學(xué)生的寫作興趣，使學(xué)學(xué)生有話可寫。
2.積累寫作材料
這一點(diǎn)要貫穿到整個(gè)快速作文訓(xùn)練的始終，但在基礎(chǔ)訓(xùn)練階段要重點(diǎn)抓�！扒蓩D難為無(wú)米之炊”，沒(méi)有寫作材料，再好的寫作高手也難以完篇。因此，一定要求學(xué)生分專題記住；一些典型材料，譬如有關(guān)愛國(guó)主義，黨的領(lǐng)導(dǎo)，尊重知識(shí)，改革開放，廉政建設(shè)，學(xué)雷鋒等等，每個(gè)方面都要記住一兩個(gè)典型材料。材料的積累，教師只能做指導(dǎo)，要讓學(xué)生自己去找，不要全班統(tǒng)一，全班統(tǒng)一了，寫作的論據(jù)就會(huì)雷同。所積累的材料要注意三點(diǎn)：一要典型，二要準(zhǔn)確，三要記牢。要強(qiáng)調(diào)用腦記，要背，不能光靠筆記本。材料越充足，寫作速度就越快。
3.豐富寫作語(yǔ)言
如果學(xué)生語(yǔ)言貧乏，寫作時(shí)搜索枯腸也找不到一句恰當(dāng)?shù)脑拋?lái)表達(dá)自己的意思，往往寫了涂，涂了又寫，就無(wú)法提高寫作速度。如果詞匯不豐富，寫到中途某個(gè)字不會(huì)寫或者沒(méi)有一個(gè)恰當(dāng)?shù)脑~來(lái)表達(dá)自己的意思，這樣寫作就會(huì)“卡殼”，當(dāng)然也就達(dá)不到快速作文的目的。因此，寫作語(yǔ)言的訓(xùn)練和詞匯的積累是十分重要的。豐富寫作語(yǔ)言的方法之一是，背書和加強(qiáng)課外閱讀，書讀得越多，背得越熟，作文就會(huì)越通順，語(yǔ)言就會(huì)有文采，不會(huì)老說(shuō)口水話。再就是指導(dǎo)學(xué)生學(xué)習(xí)群眾生動(dòng)活潑的語(yǔ)言，克服學(xué)生腔。另外，要指導(dǎo)學(xué)生積累詞匯，詞匯豐富，寫起作文來(lái)就能得心應(yīng)手，速度也就快了。
4.訓(xùn)練書寫能力
書寫能力的高低直接影響寫作速度。因此進(jìn)行快速作文教學(xué)，必須強(qiáng)化書寫能力訓(xùn)練。作文不是書法競(jìng)賽，并不要求鐵畫銀鉤，但也不能龍飛鳳舞，我們要求學(xué)生養(yǎng)成良好的書寫習(xí)慣，把字寫得清楚、規(guī)范、工整。具體做法主要是臨摩字帖，每個(gè)學(xué)生應(yīng)備有兩本字帖，一本正楷，一本行書，先練正楷，后學(xué)行書，逐日臨摩，堅(jiān)持不懈，定能收到良好的效果�？傊�，通過(guò)素質(zhì)訓(xùn)練，要使學(xué)生想寫作文，愛寫作文，并且有東西可寫，話寫得通順。
(二)思維訓(xùn)練
快速作文的關(guān)鍵是快速思維訓(xùn)練。思維是人腦對(duì)客觀事物本質(zhì)特征和規(guī)律性的認(rèn)識(shí)�？焖偎季S則要求學(xué)生在分析、綜合，比較、抽象、概括和具體化的整個(gè)思維過(guò)程中，思維活動(dòng)應(yīng)具有廣泛性、獨(dú)立性、敏捷性和創(chuàng)造性。一見到作文題能立即做出反應(yīng)，要求審題、立意、謀篇、布局的全過(guò)程不超過(guò)五分鐘。抓好快速作文思維訓(xùn)練主要從三個(gè)方面入手：
1、樹立正確的世界觀
思維是人腦對(duì)客觀事物的概括的'、間接的反映。要正確反映客觀世界，首先必須具有正確的世界觀。因此，要和政治課相配合，組織學(xué)生學(xué)習(xí)馬列主義、毛澤東思想，掌握辯證唯物主義和歷史唯物主義的基本原理，要了解當(dāng)前黨的各項(xiàng)方針政策。正確的政治觀點(diǎn)、思維觀點(diǎn)是快速思維的定向器和指示燈。因此，必須教育學(xué)生關(guān)心國(guó)家大事，樹立遠(yuǎn)大理想，加強(qiáng)政治修養(yǎng)，提高政治覺(jué)悟。
2.加強(qiáng)抽象思維訓(xùn)練
議論文的構(gòu)思過(guò)程，實(shí)際上就是抽象思維的過(guò)程，因此，必須教給學(xué)生分析、概括、綜合、判斷等基本邏輯方法和縱向思維、逆向思維、反向思維、輻射思維等思維方法。訓(xùn)練抽象思維的方法是多種多樣的，我認(rèn)為最有效的方法是組織學(xué)生進(jìn)行討論和辯論。課堂討論應(yīng)允許學(xué)生和老師唱“對(duì)臺(tái)戲”，要鼓勵(lì)學(xué)生在課外爭(zhēng)論問(wèn)題，學(xué)生爭(zhēng)得面紅耳赤的時(shí)侯，也就是思維最活躍、最敏捷的時(shí)候。
3.進(jìn)行形象思維訓(xùn)練
寫記敘文離不開想象、聯(lián)想、幻想等形象思維活動(dòng)。要求學(xué)生在很短的時(shí)間內(nèi)寫好一篇記敘文，沒(méi)有扎實(shí)的形象思維訓(xùn)練是不行的。訓(xùn)練形象思維的方法之一是有目的地指導(dǎo)學(xué)生觀察事物的基本形象，牢記心頭，并組織學(xué)生參觀、訪問(wèn)。要重視寫回憶錄，回憶錄的寫作過(guò)程實(shí)際就是訓(xùn)練形象思維的過(guò)程。
總之，通過(guò)這一步訓(xùn)練，要達(dá)到開拓學(xué)生思維的目的，使學(xué)生變得思維敏捷，對(duì)作文題反應(yīng)迅速，想象力豐富，要改變學(xué)生中普遍存在的思維遲鈍、思想渙散的不良習(xí)慣。
(三)寫作速度訓(xùn)練
第一步素質(zhì)訓(xùn)練是基礎(chǔ)，第二步思維訓(xùn)練是關(guān)鍵，這第三步的速度訓(xùn)練則是目的。整個(gè)快速作文訓(xùn)練的最終目的就是要求學(xué)生能夠快速寫作。如果第一、二步訓(xùn)練都抓得扎實(shí)，速度訓(xùn)練就會(huì)見效�；咀龇ㄊ菄�(yán)格要求，限時(shí)作文。為了提高速度，每次作文都只能安排一個(gè)課時(shí)，一定要嚴(yán)格要求，當(dāng)堂完卷。要求學(xué)生做到快速審題，快速立意，快速布局謀篇，快速寫作，快速修改�？傊磺卸家⒆阌谝粋�(gè)“快"字。40分鐘的時(shí)間分配大致是這樣的：審題、立意(確定中心思想)和謀篇布局(編寫作提綱)不超過(guò)5分鐘，寫作30分鐘，修改5分鐘。通過(guò)訓(xùn)練，這個(gè)要求一般學(xué)生都能做到。另外，在班內(nèi)開展快速作文競(jìng)賽也是個(gè)提高寫作速度的好辦法，一搞競(jìng)賽，學(xué)生的興趣就來(lái)了。剛開始進(jìn)行速度訓(xùn)練時(shí)，有些學(xué)生是跟不上的，40分鐘怎么也寫不完。怎么辦呢?二是多加鼓勵(lì)，切忌指責(zé)；二是暫時(shí)遷就，但絕不放松要求。時(shí)間一到，一律收卷，沒(méi)寫完也要收卷。這樣，學(xué)生下次寫作文就有一種緊迫感和時(shí)間觀念。有些學(xué)生，一講快速作文，字就亂涂亂畫。碰到這樣的學(xué)生怎么辦呢?不能操之過(guò)急，分兩步走，先要求寫完800字，再要求字跡清楚。作文不是書法競(jìng)賽，不要求鐵畫銀鉤，只要字體工整，文字規(guī)范就行。個(gè)別字跡潦草的學(xué)生，要加強(qiáng)教育和書寫指導(dǎo)。
(四)技巧訓(xùn)練
第三步訓(xùn)練要求解決寫作速度問(wèn)題，這一步訓(xùn)練便是"快”中求巧，同時(shí)，也是對(duì)速度訓(xùn)練成果的鞏固和提高�；痉椒ㄊ菍ｎ}指導(dǎo)，講練結(jié)合。如果前三步抓得扎實(shí)，這一步訓(xùn)練往往水到渠成。通過(guò)這一階段的訓(xùn)練，不但要使學(xué)生熟練地掌握各種文體的寫法和技巧，更重要的是要掌握快速寫作的技巧。比如快速審題、快速立意、快速謀篇布局、快速寫作、快速修改等技巧，都要分專題進(jìn)行歸納，總結(jié)和指導(dǎo)，還要能快速應(yīng)付寫作中隨時(shí)出現(xiàn)的“卡殼”現(xiàn)象，諸如走題、空洞、松散、結(jié)構(gòu)混亂、詞不達(dá)意、字不會(huì)寫等毛病的糾正和意外情況的應(yīng)付辦法。至于這些快速寫作的具體技巧和方法，我在下面將作專門介紹，在這里就不一一贅述。
(五)綜合訓(xùn)練
通過(guò)以上四步訓(xùn)練，學(xué)生基本掌握了快速寫作的方式與技巧，具備了快速寫作的基礎(chǔ)。為了全面提高快速作文的能力，必須進(jìn)行綜合訓(xùn)練。訓(xùn)練內(nèi)容有：
1.各種表達(dá)方式(記敘、描寫、議論、抒情)的快速綜合運(yùn)用；
2.各個(gè)作文環(huán)節(jié)(審題、立意、構(gòu)思、成文、修改)的快速綜合訓(xùn)練；
3.各類文體(記敘文、議論文、說(shuō)明文、應(yīng)用文)的快速綜合訓(xùn)練；
4.各種作文形式(命題作文、選題作文、看圖作文、給文字材料作文、自擬題目作文)的快速綜合訓(xùn)練。
文秘工作者如何提高自己技巧 3
數(shù)字格式批量轉(zhuǎn)換
在完成一篇報(bào)告后，才發(fā)現(xiàn)其中最有說(shuō)服力的數(shù)字顯得很不清楚，這樣就大大削弱了文章的說(shuō)服力。為了讓這些數(shù)字達(dá)到醒目的效果，可以為它們?cè)O(shè)置一些特殊格 式。按下“Ctrl+H”組合鍵調(diào)出查找和替換對(duì)話框，將光標(biāo)定位在“查找內(nèi)容”框中，然后單擊“高級(jí)”展開對(duì)話框，再單擊“特殊字符”并選擇“任意數(shù) 字”，這時(shí)“查找內(nèi)容”中會(huì)自動(dòng)顯示為“^#”。將光標(biāo)定位在“替換為”框中，然后在“特殊字符”中選擇“查找內(nèi)容”，將顯示“^&”。接著單擊 “格式”為數(shù)字設(shè)置一些特殊格式，比如字體加大、文字加粗以及特殊顏色等。最后單擊“全部替換”就可以了。不過(guò)要注意，它會(huì)讓文檔中的所有數(shù)字都改變的。
查找對(duì)話框中的快捷鍵
執(zhí)行“編輯-查找”命令，或者按“Ctrl+F”鍵調(diào)出查找對(duì)話框，會(huì)發(fā)現(xiàn)對(duì)話框中的許多項(xiàng)目之后都有一個(gè)帶下劃線的字母，這就是此項(xiàng)的快捷鍵了，不過(guò)一 定要先按Alt鍵才能讓它們起作用，比如按“Alt+F”，是查找下一處，按“Alt+M”是打開高級(jí)選項(xiàng)，按Alt+D/P/G，是在查找、替換、定位 這三個(gè)選項(xiàng)卡中切換等(本技巧同樣適合其它的對(duì)話框)。
另外，在office20xx中進(jìn)行查找/替換時(shí)，我們經(jīng)常會(huì)在不關(guān)閉查找/替換對(duì)話框的情況下，切換到正文中進(jìn)行修改，然后再回到查找/替換對(duì)話框中繼續(xù)操作，一般都是通過(guò)鼠標(biāo)點(diǎn)擊進(jìn)行切換，其實(shí)直接按Ctrl+Tab鍵就可以了，非常方便。
在最后一次搜索結(jié)果中快速瀏覽
當(dāng)你搜索完畢，退出查找對(duì)話框后，如果想回過(guò)頭看看剛才的搜索結(jié)果，這時(shí)不用再打開查找對(duì)話框，直接按Ctrl+PageUp鍵或Ctrl+PageDown鍵，就可以在上一次的搜索結(jié)果中快速瀏覽了。
高亮顯示所有搜索出來(lái)的結(jié)果
為了讓搜索出來(lái)的結(jié)果更醒目，可以讓搜索的結(jié)果內(nèi)容高亮顯示出來(lái)。操作很簡(jiǎn)單：在查找對(duì)話框中選中“突出顯示所有在該范圍找出的項(xiàng)目”就可以了。
替換時(shí)巧妙保留書簽
假設(shè)在word中有這么一段文本：This agreement between [John Doel] and [Mary Smith] is entered into freely and without compulsion. 其中括號(hào)括起來(lái)的部分表示定義了書簽，括號(hào)是為了讓大家看的清楚，真實(shí)文本中并沒(méi)有出現(xiàn)。如果在進(jìn)行替換操作時(shí)，將兩個(gè)人物名稱換成了其它人名，那么書簽 也會(huì)隨之丟失。大家在定義書簽時(shí)，將人名前后的空格都包括進(jìn)來(lái)，如下所示：This agreement between[ John Doel ]and[ Mary Smith ]is entered into freely and without compulsion.
使用圖片替換文本
有時(shí)我們可能想用圖片來(lái)替換某些文本，比如，你可能想用公司的Logo圖片來(lái)替換文檔中的所有公司名稱，可通過(guò)下面的步驟來(lái)實(shí)現(xiàn)：
第一步：圖片插入到文檔中，選取它，再按Ctrl+X鍵剪切把它放到系統(tǒng)的'剪貼板中。
第二步：按“Ctrl+H”鍵調(diào)出替換對(duì)話框，在“查找內(nèi)容”中輸入要替換的文本，在“替換為”中輸入“^c”(不含引號(hào)，下同)。
第三步：可以單擊“查找下一處”、“替換”一個(gè)一個(gè)替換，也可以單擊“全部替換”一次性全部替換。這時(shí)文檔中的被替換的文字，就都會(huì)成圖片了。
快速找出word中的域
為了增加互動(dòng)性，有些人會(huì)在word中插入大量的域，數(shù)量一多，可能連作者自己都記不清了�？梢酝ㄟ^(guò)查找功能，快速瀏覽這些域代碼。
第一步：確定域代碼為打開狀態(tài)，否則按“Alt+F9”鍵讓它們顯示。
第二步：按“Ctrl+F”鍵調(diào)出查找對(duì)話框，在“查找內(nèi)容”中輸入“^d”或者“^19”，然后連續(xù)按“Alt+F”鍵，就可以快速瀏覽文檔中的域了。
巧用替換批量設(shè)置文檔格式
在一些文章中，尤其是一些學(xué)術(shù)論文，會(huì)大量出現(xiàn)一些同樣的術(shù)語(yǔ)或關(guān)鍵詞，如果想讓這些術(shù)語(yǔ)或關(guān)鍵詞有一個(gè)統(tǒng)一的格式，不用一個(gè)一個(gè)設(shè)置，用替換功能很快就能完成。
第一步：找到要設(shè)置格式的第一個(gè)術(shù)語(yǔ)或關(guān)鍵詞(如：“虛擬現(xiàn)實(shí)”)，設(shè)置它的大小、字體、顏色等格式。選中設(shè)置好的術(shù)語(yǔ)，按“Ctrl+C”鍵將它復(fù)制到剪切板上。
第二步：按“Ctrl+H”鍵調(diào)出替換對(duì)話框，在“查找內(nèi)容”中輸入“虛擬現(xiàn)實(shí)”，在“替換為”中輸入“^c”，然后單擊“全部替換”按鈕。文檔中所有的“虛擬現(xiàn)實(shí)”一詞，就被設(shè)置成統(tǒng)一的格式了。
文秘工作者如何提高自己技巧 4
寫作：首先要搞清楚寫什么(要寫的主旨和內(nèi)容)，再考慮怎么寫(文章的體裁格式)。通知一般由標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文和落款四部分組成。
標(biāo)題：由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、文種組成�！丁痢凉簿株P(guān)于××工作的通知》。
主送機(jī)關(guān)：對(duì)誰(shuí)發(fā)通知。
正文：主要包括通知原因、通知事項(xiàng)、通知要求三部分。
�、偻ㄖ�，首先要寫明主要依據(jù)，即為什么要發(fā)通知(如根據(jù)上級(jí)××文件、會(huì)議精神或根據(jù)××工作的需要等)，根據(jù)××文件精神(依據(jù))，結(jié)合本局實(shí)際(針對(duì)性，找出文件與工作之間的`結(jié)合點(diǎn))，為更好地搞好工作(通知意義)，現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)通知如下(過(guò)渡語(yǔ))引起下文。
�、谕ㄖ马�(xiàng)。交待工作任務(wù)、闡明具體措施，這里事項(xiàng)要具體，重點(diǎn)要突出，可分條寫出(1、2、3，...)，簡(jiǎn)單的通知可不分條，一次性陳述寫出。
�、弁ㄖ�。對(duì)有關(guān)政策界限、完成期限、怎樣上報(bào)等提出具體要求，最后以“特此通知”、“請(qǐng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行”等慣用語(yǔ)結(jié)束。
要求;
�、偻ㄖ拈_頭導(dǎo)語(yǔ)要說(shuō)明通知的根據(jù)，針對(duì)性提出問(wèn)題和要達(dá)到的目的。按照提出問(wèn)題、分析問(wèn)題、解決問(wèn)題的思路。
�、谕ㄖ恼牟恍枰e例和議論，只需明確“做什么”和“怎么做”就行了。
③結(jié)尾部分要簡(jiǎn)明扼要，切忌長(zhǎng)篇大論，沖淡主題。
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