代理人合同借閱流程管理辦法

代理人合同的管理是全司代理人管理的基礎(chǔ)。為規(guī)范代理人的管理，防范風(fēng)險(xiǎn)，明確公司客戶中心和支持中心各部門的崗位職責(zé)，提高工作效率和執(zhí)行力，個(gè)人代理事業(yè)部就各機(jī)構(gòu)代理人合同借閱的條件、申請(qǐng)、審批、借出、審核、蓋章、郵寄、回收等流程明確如下：

一、借閱合同的條件

第一，各機(jī)構(gòu)的代理人與我司發(fā)生訴訟或仲裁案件；

第二，各機(jī)構(gòu)接到保監(jiān)會(huì)和保險(xiǎn)行業(yè)協(xié)會(huì)的檢查通知。 滿足以上兩種個(gè)條件之一即可申請(qǐng)借閱代理人合同。

二、借閱合同的申請(qǐng)

分公司填寫(xiě)“檔案借閱單”（詳見(jiàn)附件1）、“代理人合同借閱承諾書(shū)”（詳見(jiàn)附件2）、代理人合同借閱明細(xì)（詳見(jiàn)附件3）、總公司印章審批單（詳見(jiàn)附件4），并將以上所填文件作為附件，向總公司個(gè)代部提出OA簽報(bào)申請(qǐng)，報(bào)送總公司個(gè)人代理事業(yè)部。

注：簽報(bào)內(nèi)容中應(yīng)詳細(xì)寫(xiě)明借閱合同原因、保監(jiān)會(huì)或保險(xiǎn)行業(yè)協(xié)會(huì)的檢查文件、分公司總經(jīng)理室成員簽字、借閱合同聯(lián)系人、聯(lián)系電話（辦公和手機(jī)）、郵寄的地址、郵編等內(nèi)容，以便總公司各部門能夠與分公司溝通和聯(lián)絡(luò)，及時(shí)將借閱的代理人合同郵寄到分公司。

三、合同的審批

1、執(zhí)行部門：總公司個(gè)人代理事業(yè)部

2、完成時(shí)限：2小時(shí)內(nèi)

3、工作內(nèi)容：對(duì)分公司提出代理人合同的借閱申請(qǐng)，進(jìn)行審核。

審核通過(guò)，將OA簽報(bào)分發(fā)總公司檔案管理部、合規(guī)管理部、印章管理部。審核不通過(guò)，不予辦理。

四、合同的借出

1、執(zhí)行部門：總公司檔案管理部

2、完成時(shí)限：4小時(shí)內(nèi)

3、工作內(nèi)容：依據(jù)分公司的代理人合同借閱明細(xì)，提取其存檔的合同；打印并填寫(xiě)代理人合同借閱工作流轉(zhuǎn)單；將合同和代理人合同借閱工作流轉(zhuǎn)單送往合規(guī)管理部審核。

四、合同的審核

1、執(zhí)行部門：總公司合規(guī)管理部

2、完成時(shí)限：6小時(shí)內(nèi)

3、工作內(nèi)容：審核完成代理人合同；打印分公司提交的印章審批單，在印章審批單上填寫(xiě)審批意見(jiàn)；填寫(xiě)代理人合同借閱工作流轉(zhuǎn)單；將代理人合同、印章審批單和代理人合同借閱工作流轉(zhuǎn)單送達(dá)印章管理部；審核不通過(guò)的代理人合同歸還檔案管理部。

五、合同的蓋章和郵寄

1、執(zhí)行部門：總公司印章管理部

2、完成時(shí)限：4小時(shí)內(nèi)

3、工作內(nèi)容：在印章審批單上填寫(xiě)審批意見(jiàn)；對(duì)代理人合同加蓋公章；回收印章審批單；填寫(xiě)并留存代理人合同借閱工作流轉(zhuǎn)單；將代理人合同寄往分公司。

六、合同的回收

1、執(zhí)行部門：總公司檔案管理部

2、完成時(shí)限：1個(gè)工作日內(nèi)

3、工作內(nèi)容：合同在借出1個(gè)月后，檔案管理部督辦分公司歸還代理人合同；如需續(xù)借，由分公司填寫(xiě)續(xù)借單，上報(bào)檔案管理部。

注：代理人合同借閱的具體流程圖詳見(jiàn)附件5；各部門需在接到流轉(zhuǎn)通知時(shí)，填寫(xiě)代理人合同借閱工作流轉(zhuǎn)單（詳見(jiàn)附件6）。

特此通知

個(gè)人代理事業(yè)部

二零一零年七月七日

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