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采購與付款內(nèi)控管理制度
第1章 總則
第1條 為加強(qiáng)公司對采購與付款的內(nèi)部控制，規(guī)范采購與付款行為，防范采購與付款過程中的差錯(cuò)和舞弊，公司根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)，制定本制度。
第2條 本制度所指的采購業(yè)務(wù)包括采購計(jì)劃、采購訂單、合同訂立、價(jià)格評審、物資入庫、購貨發(fā)票、登記應(yīng)付賬款和支付貨款等業(yè)務(wù)。
第3條 本制度適用于公司以及各成員單位。
第4條 單位負(fù)責(zé)人對本單位采購與付款內(nèi)部控制的建立健全和有效實(shí)施負(fù)責(zé)，主管采購業(yè)務(wù)的負(fù)責(zé)人和財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人對采購與付款業(yè)務(wù)的真實(shí)性、合法性負(fù)責(zé)。
第2章 崗位分工與授權(quán)批準(zhǔn)
第5條 公司應(yīng)當(dāng)建立采購與付款業(yè)務(wù)的崗位責(zé)任制、明確相關(guān)部門和崗位的職責(zé)、權(quán)限，確保辦理采購與付款業(yè)務(wù)的不相容崗位相互分離，制約和監(jiān)督。
采購與付款業(yè)務(wù)不相容崗位至少包括：
1、請購與審批；
2、詢價(jià)與確定供應(yīng)商；
3、采購合同的訂立與審計(jì)；
4、采購與驗(yàn)收；
5、采購、驗(yàn)收與相關(guān)會計(jì)記錄；
6、付款審批與付款執(zhí)行。
不得由同一部門或個(gè)人辦理采購與付款業(yè)務(wù)的全過程。
嚴(yán)禁未經(jīng)授權(quán)的機(jī)構(gòu)或人員辦理采購與付款業(yè)務(wù)。
第6條 公司的物流部是負(fù)責(zé)采購和付款的直接責(zé)任單位，其他部門和個(gè)人辦理采購和付款業(yè)務(wù)時(shí)，必須經(jīng)采購部經(jīng)理批準(zhǔn)，并執(zhí)行本制度規(guī)定的執(zhí)行程序和辦法。
第7條 公司應(yīng)當(dāng)配備合格的人員辦理采購與付款業(yè)務(wù)。辦理采購與付款業(yè)務(wù)的人員應(yīng)當(dāng)具備良好的業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德。
第8條 公司的物流部門應(yīng)建立內(nèi)部的職責(zé)分工權(quán)限，確保采購與審批人員分
開，采購與貨物驗(yàn)收或保管員分開。
第9條 公司應(yīng)根據(jù)具體情況對辦理采購與付款業(yè)務(wù)人員進(jìn)行崗位輪換。
第10條 采購部門除對采購及付款的真實(shí)性和合法性負(fù)責(zé)外，還應(yīng)對公司的存貨的安全性和計(jì)量的準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。
第11條 物流部門要保證對已采購的生產(chǎn)材料及低值易耗品的價(jià)值計(jì)量準(zhǔn)確，以便于成本核算的準(zhǔn)確性。
第12條 公司物流部門在辦理采購業(yè)務(wù)時(shí)應(yīng)按如下程序執(zhí)行：根據(jù)生產(chǎn)部門下達(dá)的采購計(jì)劃做采購準(zhǔn)備，對采購計(jì)劃進(jìn)行審核，然后進(jìn)行詢價(jià)、比價(jià)，由質(zhì)量管理部審核、主管副總審批后確定供應(yīng)商，簽訂合同，采購、辦理驗(yàn)收入庫，登記賬簿、支付采購貨款。
第13條 物流部門負(fù)責(zé)編制請購單、詢價(jià)與價(jià)格談判、簽定合同、采購物資、請求付款等。
第14條 財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)結(jié)算采購款項(xiàng)，登記存貨及應(yīng)付款項(xiàng)賬。
第15條 財(cái)務(wù)部門在確保采購業(yè)務(wù)的真實(shí)性、合理性以及符合付款手續(xù)后，積極組織資金付款。
第16條 付款及審批執(zhí)行公司的貨幣資金管理制度：
1、采購資金支出需要先編制物資采購計(jì)劃，經(jīng)主管副總、財(cái)務(wù)副總和總經(jīng)理審批后履行借款審批程序。
2、經(jīng)手人負(fù)責(zé)填寫借款單進(jìn)行資金支出申請，要求填明資金借款的數(shù)量、原因、使用部門和數(shù)量及支付方式（現(xiàn)金、支票、電匯）,要求經(jīng)手人本人簽字確認(rèn)。
3、物流經(jīng)理負(fù)責(zé)審核采購物資數(shù)量和價(jià)格的合理性及是否需要采購的適用性，對采購物資的質(zhì)量進(jìn)行供應(yīng)商選擇把關(guān)，對采購渠道進(jìn)行審核。對資金支付的風(fēng)險(xiǎn)負(fù)責(zé)。
4、主管副總負(fù)責(zé)審批程序的合理性和采購效益性，是否有采購計(jì)劃、是否符合公司規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，采購方的選擇及價(jià)格是否合理，超標(biāo)準(zhǔn)使用資金需要特殊說明。
5、財(cái)務(wù)副總負(fù)責(zé)審核采購審批程序是否健全，對資金的支出計(jì)劃做出審批。對往來款項(xiàng)進(jìn)行賬目核對，對采購資金進(jìn)行合同核對，對資金的支出風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行審批。
6、總經(jīng)理可對上述的所有審核提出質(zhì)疑并要求解釋。
7、因特殊情況審批單審批手續(xù)不健全的，由財(cái)務(wù)副總負(fù)責(zé)對總經(jīng)理進(jìn)行溝通，
財(cái)務(wù)副總不在，由主管會計(jì)負(fù)責(zé)對財(cái)務(wù)副總及總經(jīng)理進(jìn)行溝通并在借款單中標(biāo)明溝通結(jié)果，并請授權(quán)人補(bǔ)批簽字。
8、采購資金支付嚴(yán)格按公司審批權(quán)限審批。審批人應(yīng)當(dāng)根據(jù)采購與付款業(yè)務(wù)授權(quán)批準(zhǔn)制度的規(guī)定，在授權(quán)范圍內(nèi)進(jìn)行審批，不得超越審批權(quán)限。對于審批人超越授權(quán)范圍審批的采購與付款業(yè)務(wù)，經(jīng)辦人員有權(quán)拒絕辦理，并及時(shí)向?qū)徟说纳霞壥跈?quán)部門報(bào)告。
9、財(cái)務(wù)部出納員接到審批健全的借款單負(fù)責(zé)支付資金，對于審批不健全的借款單拒絕支付。
10、要求現(xiàn)金和支票當(dāng)天支付，電匯在24小時(shí)內(nèi)支付。因資金控制或資金協(xié)調(diào)調(diào)整，財(cái)務(wù)部有權(quán)決定進(jìn)行一次性支付或分批支付。
11、原則上不允許使用現(xiàn)金進(jìn)行物資采購，特殊情況需要財(cái)務(wù)副總審批，并作特殊說明。
12、財(cái)務(wù)部將采購資金分別按供應(yīng)商掛“應(yīng)付賬款”，個(gè)人領(lǐng)用的備用金或現(xiàn)金零星采購掛申請人“其他應(yīng)收款”。
13、采購物資要求必須使用稅務(wù)正規(guī)發(fā)票。
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14、發(fā)票報(bào)銷的手續(xù)：已經(jīng)借款報(bào)帳的，要求經(jīng)手人簽字、部門經(jīng)理審核，財(cái)務(wù)總監(jiān)審批；未借款直接報(bào)賬，要求經(jīng)手人簽字、部門經(jīng)理審核，然后按公司的審批權(quán)限執(zhí)行本。
15、經(jīng)手人憑發(fā)票沖回自己的資金欠據(jù)或要求財(cái)務(wù)部核銷往來。沒有往來的由財(cái)務(wù)部付。
16、個(gè)人往來欠款超出3個(gè)月期限的，財(cái)務(wù)部有權(quán)從其工資中清回欠款，必要時(shí)追究資金的使用利息。
17、對不能收回的欠款，由經(jīng)手人承擔(dān)連帶責(zé)任；審批人承擔(dān)審批責(zé)任。
18、負(fù)責(zé)為成員單位采購物資的采購員按采購物資索要發(fā)票。要求發(fā)票戶名為成員單位名頭，走公司審批程序。將審批后的發(fā)票傳遞到成員單位，成員單位認(rèn)證采購的物資與發(fā)票是否相符，如相符，由成員單位回一張轉(zhuǎn)賬財(cái)務(wù)收據(jù)，采購人憑收據(jù)到財(cái)務(wù)部門核銷自己的往來款項(xiàng)申請。如果接到貨物與發(fā)票不相符，需要成員單位財(cái)務(wù)部門同采購部門采購員協(xié)商解決。
第3章 貨物采購驗(yàn)收控制
第17條 加強(qiáng)采購與驗(yàn)收環(huán)節(jié)的管理，對采購方式確定、供應(yīng)商選擇、驗(yàn)收
程序等做出明確規(guī)定，確保采購過程的透明化。
第18條 應(yīng)當(dāng)根據(jù)物品或勞務(wù)等的性質(zhì)及其供應(yīng)情況確定采購方式。公司及各成員單位大宗原材料采購由公司物流部統(tǒng)一負(fù)責(zé)。一般物品或勞務(wù)等的采購應(yīng)采用訂單采購或合同訂貨等方式，小額零星物品或勞務(wù)等的采購可以采用直接購買等方式。公司應(yīng)當(dāng)制定例外緊急需求的特殊采購處理程序。
第19條 應(yīng)當(dāng)充分了解和掌握供應(yīng)商的信譽(yù)、供貨能力等有關(guān)情況，采取由物流、使用等部門共同參與比質(zhì)比價(jià)的程序，并按規(guī)定的授權(quán)批準(zhǔn)程序確定供應(yīng)商。小額零星采購也應(yīng)由經(jīng)授權(quán)的部門事先對價(jià)格等有關(guān)內(nèi)容進(jìn)行審查。
第20條 采購物資到達(dá)后，采購人員盡可能的做初步檢查，檢查物資與合同是否相符，然后由質(zhì)檢人員對采購物資質(zhì)量進(jìn)行檢查。
第21條 采購人員及質(zhì)檢員檢查后，應(yīng)及時(shí)送交倉庫。倉庫保管人員接到物資后，須檢查所購物資是否附有供方合格證，到貨數(shù)量是否正確，是否有破損，經(jīng)檢查無誤，在《到貨登記簿》上進(jìn)行登記。交貨人員要在登記簿上簽字。
第22條 檢查合格的物資，倉庫保管員要及時(shí)填寫材料物資入庫單，入庫單一式三聯(lián)，第一聯(lián)，存根聯(lián)，倉庫記賬用，第二聯(lián)，財(cái)務(wù)聯(lián)，財(cái)務(wù)記賬用，第三聯(lián)，稽核聯(lián)，采購員報(bào)賬用。材料物資入庫單必須連續(xù)編號管理。
第23條 入庫單的傳遞程序如下：
1、倉庫保管員接到檢驗(yàn)合格的貨物后，由保管員填制材料入庫單，由質(zhì)檢員簽字，保管員填寫入庫單時(shí)，應(yīng)確保一個(gè)供貨商的原輔材料，一名采購員采購的原輔材料填到一張收料單上。
2、保管員填寫入庫單時(shí)，要填寫供貨單位、材料名稱、規(guī)格、計(jì)量單位、數(shù)量及金額。
3、保管員根據(jù)填好的入庫單第一聯(lián)登記入賬。
4、材料入庫單經(jīng)采購部門經(jīng)理簽字后，將第二聯(lián)聯(lián)同供貨商發(fā)票一同返給財(cái)務(wù)報(bào)賬，第三聯(lián)留給物流部門統(tǒng)計(jì)用。
5、入庫單第二聯(lián)留財(cái)務(wù)部門做登記材料明細(xì)賬用；月末成本會計(jì)需要去庫房稽核，核對材料入庫單和保管賬是否相符。
第24條 保管人員要根據(jù)收料單及時(shí)登記倉庫物資保管賬，保證會計(jì)人員及時(shí)進(jìn)行稽核。對于檢驗(yàn)不合格的物資，要及時(shí)通知采購人員，由采購人員與供應(yīng)商聯(lián)系，辦理換貨或退貨等事宜。
第4章 應(yīng)付賬款入賬
第25條 財(cái)務(wù)主管會計(jì)負(fù)責(zé)應(yīng)付賬款入賬，應(yīng)付賬款的入賬必須取得的憑證有：供貨單位的發(fā)票（增值稅發(fā)票包括發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)）、物流部門的請購單及入庫單等；對于材料已入庫發(fā)票未到的采購業(yè)務(wù)，財(cái)務(wù)部根據(jù)材料入庫單暫估價(jià)入賬，待發(fā)票回來時(shí)用紅字沖回原來暫估入賬數(shù)，按發(fā)票金額重新入賬。財(cái)務(wù)部在做暫估入賬時(shí)，根據(jù)材料入庫單上的購買廠家登記應(yīng)付賬款明細(xì)賬，以便隨時(shí)掌握應(yīng)付款情況、采購員報(bào)賬情況以及供貨方開發(fā)票情況。
第26條 財(cái)會部門在辦理付款業(yè)務(wù)時(shí)，應(yīng)當(dāng)對采購發(fā)票、結(jié)算憑證、驗(yàn)收證明、入庫單據(jù)等相關(guān)憑證的真實(shí)性、完整性、合法性及合規(guī)性進(jìn)行嚴(yán)格審核。
第27條 會計(jì)人員對所收到的購貨發(fā)票及相關(guān)憑證按規(guī)定檢查無誤后，方能進(jìn)行會計(jì)處理。
第28條 公司財(cái)務(wù)人員、采購人員應(yīng)定期和供應(yīng)商核對應(yīng)付賬款往來賬。
第29條 公司應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)應(yīng)付賬款和應(yīng)付票據(jù)的管理，由專人按照約定的付款日期、折扣條件等管理應(yīng)付款項(xiàng)。已到期的應(yīng)付款項(xiàng)須經(jīng)有關(guān)授權(quán)人員審批后方可辦理結(jié)算與支付。
第5章 監(jiān)督檢查
第30條 公司應(yīng)當(dāng)建立對采購與付款內(nèi)部控制的監(jiān)督檢查制度，明確監(jiān)督檢查機(jī)構(gòu)或人員的職責(zé)權(quán)限，定期或不定期地進(jìn)行檢查。采購與付款內(nèi)部控制監(jiān)督檢查的內(nèi)容主要包括：
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1、 采購與付款業(yè)務(wù)相關(guān)崗位及人員的設(shè)置情況。重點(diǎn)檢查是否存在采購與付款業(yè)務(wù)不 相容職務(wù)混崗的現(xiàn)象。
2、采購與付款授權(quán)批準(zhǔn)制度的執(zhí)行情況。重點(diǎn)檢查大宗采購與付款業(yè)務(wù)的授權(quán)批準(zhǔn)手續(xù)是否健全， 是否存在越權(quán)審批的行為。
3、 應(yīng)付賬款和預(yù)付賬款的管理。重點(diǎn)審查應(yīng)付賬款和預(yù)付賬款支付的正確性、時(shí)效性和合法性。
5、有關(guān)單據(jù)、憑證和文件的使用和保管情況。重點(diǎn)檢查憑證的登記、領(lǐng)用、傳遞、保管、注銷手續(xù)是否健全。
6、 使用和保管制度是否存在漏洞。
對監(jiān)督檢查過程中發(fā)現(xiàn)的采購與付款內(nèi)容控制中的薄弱環(huán)節(jié)，公司應(yīng)當(dāng)采取措施，及時(shí)加以糾正和完善。
4采購與付款內(nèi)部控制制度2017-05-09 17:14 | #2樓
第一節(jié) 總則
第一條 為了加強(qiáng)對公司物資采購與付款環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制，堵塞采購漏洞，防范采購與付款過程中的差錯(cuò)和舞弊，減少采購風(fēng)險(xiǎn)，根據(jù)《中華人民共和國會計(jì)法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司的實(shí)際情況，制定本制度。
第二條 本制度所稱采購是指本公司購進(jìn)的用于生產(chǎn)經(jīng)營或提供勞務(wù)消耗的各種物資（包括原材料、半成品、成品及低值易耗品等）的行為，付款是指支付與上述物資有關(guān)的款項(xiàng)的行為。
第三條 采購與付款內(nèi)部控制制度的基本要求是采購與付款中的不相容職務(wù)應(yīng)當(dāng)分離，其中包括：
（一）付款審批人員和付款執(zhí)行人員不能同時(shí)辦理尋求供應(yīng)商和洽談價(jià)格的業(yè)務(wù)；
（二）采購合同的洽談人員、訂立人員和采購人員不能由一人同時(shí)擔(dān)任；
（三）貨物的采購人員不能同時(shí)擔(dān)任貨物的驗(yàn)收和記賬工作。
第四條 請購依據(jù)應(yīng)當(dāng)充分適當(dāng)，請購事項(xiàng)應(yīng)當(dāng)明確，所有采購與付款事項(xiàng)應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照本流程執(zhí)行。
第二節(jié) 分工與授權(quán)
第六條 公司采購與付款業(yè)務(wù)相關(guān)人員職責(zé)：
（一）生產(chǎn)總監(jiān)，負(fù)責(zé)以下工作：
1、在公司總經(jīng)理直接領(lǐng)導(dǎo)下，與財(cái)務(wù)總監(jiān)共同制定公司年度采購預(yù)算。
2、在公司總經(jīng)理直接領(lǐng)導(dǎo)下，與財(cái)務(wù)總監(jiān)共同審批公司大宗商品的采購工作，包括確定供應(yīng)商、洽談采購合同等。
3、對采購部提供的合格供應(yīng)商名單進(jìn)行審批，并報(bào)總經(jīng)理審批。
4、組織和管理公司物資采購及保管工作，確保物資采購正常進(jìn)行。
5、制定并貫徹執(zhí)行本部門和下轄各崗位職責(zé)和規(guī)章制度，確保采購物資和原、輔材料的質(zhì)量符合公司標(biāo)準(zhǔn)。
（二）采購部主管，負(fù)責(zé)以下工作：
1、按照采購計(jì)劃，與財(cái)務(wù)總監(jiān)共同審批各部門的采購申請單。
1
2、按各部門的采購申請單，按時(shí)、保質(zhì)、按量采購價(jià)格低、品質(zhì)好的商品。嚴(yán)格執(zhí)行公司對各種商品庫存量的規(guī)定，防止商品積壓造成不必要的損失。
3、監(jiān)督和做好物資的驗(yàn)收工作。所有物資必須由使用部門、倉庫管-理-員、采購員、質(zhì)檢部進(jìn)行驗(yàn)收。不需要質(zhì)檢的物資，質(zhì)檢部可不參與。嚴(yán)格把好品種、數(shù)量、質(zhì)量和價(jià)格關(guān)，督導(dǎo)及配合倉庫管-理-員做好簽收、進(jìn)倉及保管工作。
4、經(jīng)常進(jìn)行市場物資行情調(diào)查，搜集市場新資料，及時(shí)了解貨源供求和價(jià)格動向，對供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、供貨的質(zhì)量保證能力進(jìn)行調(diào)查和評審，并向生產(chǎn)總監(jiān)、總經(jīng)理提供合格供應(yīng)商名單，所有采購應(yīng)在經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)的合格供應(yīng)商中采購，在非合格供應(yīng)商中采購需事先經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。
5、嚴(yán)格執(zhí)行財(cái)務(wù)制度，及時(shí)辦好結(jié)賬報(bào)銷工作，采購物資以及有關(guān)費(fèi)用開支必須取得有效的報(bào)銷憑證，并在當(dāng)月報(bào)銷入賬。
（三）倉庫管-理-員，負(fù)責(zé)以下工作：
1、負(fù)責(zé)與采購員、質(zhì)檢員、物資使用單位指定的負(fù)責(zé)人做好入庫商品的驗(yàn)收工作，填寫驗(yàn)收單。
2、所有庫存物資必須做好其收入、發(fā)出、盤存記錄手續(xù)，建立完備的物資薄記，收、發(fā)貨憑證、單據(jù)齊全。
3、隨時(shí)掌握庫存物資動態(tài)，對低于最低庫存量的物資及時(shí)提醒生產(chǎn)部主管等相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行申購，并報(bào)知生產(chǎn)總監(jiān)。
4、必須具備一定的商品知識，正確處理物資的儲存保管方法，做好物資的防火、防潮、防腐、防鼠、防盜竊，以保證所保管物資的完整、完好及安全。
5、定期進(jìn)行清倉盤點(diǎn)，按時(shí)完成月度倉庫盤點(diǎn)表及其他報(bào)表。
（四）采購員。按采購指令和操作規(guī)范的要求完成具體采購作業(yè)，對供應(yīng)商實(shí)施招投標(biāo)或詢比價(jià)程序，跟蹤供應(yīng)商備貨，記錄和回饋采購業(yè)務(wù)的基本情況和異常情況，負(fù)責(zé)收集、匯總和上報(bào)供應(yīng)市場行業(yè)信息，提出供應(yīng)商規(guī)劃建議，合理建議付款安排并及時(shí)催收貨物和增值稅專用發(fā)票。
（五）出納員。辦理按照經(jīng)審批后的付款申請單辦理貨幣資金支付業(yè)務(wù)；
（六）會計(jì)。負(fù)責(zé)稽核采購申請、付款申請與驗(yàn)收單等是否相符，審批手續(xù)是否齊全等。并依據(jù)驗(yàn)收單、發(fā)票、付款申請單等原始單據(jù)填制記賬憑證�？筛鶕�(jù)需要參加物資驗(yàn)收。
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（七）財(cái)務(wù)總監(jiān)。負(fù)責(zé)與生產(chǎn)總監(jiān)審批采購申請單、付款申請單。
第七條 公司根據(jù)具體情況（一般不超過三年）對采購主管進(jìn)行崗位輪換。 采購人員應(yīng)當(dāng)具備良好的職業(yè)道德，忠于職守，廉潔奉公，遵紀(jì)守法。嚴(yán)禁收受商業(yè)賄賂行為。
第三節(jié) 請購與審批流程控制
第九條 公司采購部門應(yīng)根據(jù)不同物資的具體消耗情況制定主要物資最低庫存量，對低于最低庫存量的物資應(yīng)當(dāng)及時(shí)提出采購申請單。無采購申請單的物資，倉庫不得驗(yàn)收入庫，財(cái)務(wù)部不得給予報(bào)賬。
第十條 公司物資采購權(quán)由采購部集中行使，未經(jīng)公司總經(jīng)理授權(quán)，其他部門一律不得自行采購。
第十一條 公司物資采購原則上都要簽訂購銷合同（在所在地市場購買的零星物資除外），明確采購物資的名稱、規(guī)格、質(zhì)量執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量、價(jià)格、交貨日期、運(yùn)輸方式、付款方式、違約責(zé)任等要素，合同印章要由專人保管，發(fā)現(xiàn)有越權(quán)簽訂合同的行為，印章保管人有權(quán)拒絕蓋章并向合同簽訂人的上級授權(quán)部門報(bào)告。
第十二條 公司建立供應(yīng)商檔案制度，由采購部負(fù)責(zé)維護(hù)。
在選擇供應(yīng)商時(shí)，應(yīng)當(dāng)考慮的主要因素包括：
（一）價(jià)格
物美價(jià)廉的商品是每個(gè)企業(yè)都想獲得的。各個(gè)供應(yīng)商提供的價(jià)格連同各種折扣是最明顯的比較，價(jià)格的高低是選擇供應(yīng)商的一個(gè)重要指標(biāo)。
（二）質(zhì)量
質(zhì)量的選擇應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況而定，公司應(yīng)用最低的價(jià)格買到最適合本企業(yè)的質(zhì)量要求的產(chǎn)品。
（三）服務(wù)
選擇供應(yīng)商時(shí)，服務(wù)也是一個(gè)很重要的考慮因素。例如，更換殘次品，指導(dǎo)設(shè)備使用，修理設(shè)備等。類似這樣的一些服務(wù)在采購某些項(xiàng)目時(shí)可能會在選擇過程中起到關(guān)鍵作用。
（四）位置
供應(yīng)商所處的位置對送貨時(shí)間、運(yùn)輸成本、緊急定貨與加急服務(wù)的回應(yīng)時(shí)間等都有影響。當(dāng)?shù)刭徺I有助于發(fā)展地區(qū)經(jīng)濟(jì)，形成社區(qū)信譽(yù)以及良好的售后服務(wù)。
(五) 供應(yīng)商存貨政策
如果供應(yīng)商的存貨政策要求自己隨時(shí)持有備件存貨，擁有安全庫存則將有助于突發(fā)事件的解決。
生產(chǎn)總監(jiān)每季度對檔案中的供應(yīng)商進(jìn)行一次業(yè)績評價(jià)，以便確認(rèn)合格供應(yīng)商，優(yōu)勝劣汰。
第十三條 請購與審批流程：
1、制定采購計(jì)劃。公司采購計(jì)劃由采購部會同生產(chǎn)部、財(cái)務(wù)部，根據(jù)下月物資的消耗情況并結(jié)合相關(guān)物資的實(shí)際庫存制定，報(bào)生產(chǎn)總監(jiān)、財(cái)務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。
2、提出采購申請單。公司凡需要購買物品的均需要填寫采購申請單，相關(guān)部門負(fù)責(zé)人簽批后交給采購部門進(jìn)行采購。
3、審批。采購申請單首先由部門領(lǐng)導(dǎo)審核簽字，生產(chǎn)總監(jiān)在采購計(jì)劃內(nèi)審核批準(zhǔn)，在采購申請單上簽字，對大額的非經(jīng)常性物資采購應(yīng)當(dāng)及時(shí)向總經(jīng)理匯報(bào)。對超出采購計(jì)劃的采購申請報(bào)財(cái)務(wù)總監(jiān)批準(zhǔn)，如果超出年度計(jì)劃，應(yīng)當(dāng)經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。
4、確定供應(yīng)商。采購部根據(jù)需求說明在供應(yīng)商檔案中選擇成績良好的供應(yīng)商，通知其報(bào)價(jià)，或登報(bào)公告等方式公開征求供應(yīng)商，采取競標(biāo)、邀標(biāo)等方式確定供應(yīng)商。
5、核價(jià)、簽訂供貨合同。確定可能的供應(yīng)商后，由采購部主管與其進(jìn)行價(jià)格談判，金額超過十萬元的采購合同生產(chǎn)總監(jiān)應(yīng)參與談判。公司財(cái)務(wù)部、審計(jì)部應(yīng)定期到市場了解價(jià)格，并根據(jù)政府公布的市場價(jià)格及其它價(jià)格信息進(jìn)行核價(jià)，對于公司長期使用的物質(zhì)財(cái)務(wù)部應(yīng)根據(jù)實(shí)際對市場的調(diào)查制訂物資采購價(jià)格限定表。價(jià)格談妥后，應(yīng)辦理定貨簽約手續(xù)。公司采購合同由生產(chǎn)總監(jiān)或總經(jīng)理簽署，合同簽署程序按照《合同管理辦法》執(zhí)行。
6、合同追蹤。合同簽訂后，為保證供應(yīng)商的如期、如質(zhì)、如量交貨，采購部主管應(yīng)依據(jù)合約規(guī)定及時(shí)督促供應(yīng)商按規(guī)定交運(yùn)，如發(fā)現(xiàn)對方有違約現(xiàn)象，及時(shí)向生產(chǎn)總監(jiān)報(bào)告，以便控制違約后果。
第四節(jié) 采購與驗(yàn)收流程控制
第十四條 公司采購的物資內(nèi)容包括原材料、半成品、成品及低值易耗品。
（一）原材料、半成品、成品采購的要點(diǎn)
1、遵照采購部的工作方針及工作原則開展工作，以市場為導(dǎo)向，做到價(jià)比三
家，貨比三家，保質(zhì)、保量、保供應(yīng)。
2、嚴(yán)格執(zhí)行采購計(jì)劃，根據(jù)物資使用部門的使用要求，保證質(zhì)量和數(shù)量，不超計(jì)劃采購。
（二）低值易耗品采購的要點(diǎn)
嚴(yán)格執(zhí)行采購計(jì)劃，質(zhì)高、價(jià)低，及時(shí)滿足供應(yīng)。
第十五條 所有物資驗(yàn)收應(yīng)有采購員、倉庫管-理-員、物資使用部門、質(zhì)檢部（根據(jù)物資檢驗(yàn)需要）進(jìn)行驗(yàn)收。
第十六條 參加驗(yàn)收的人員應(yīng)嚴(yán)格把關(guān)，不得徇私舞弊、弄虛作假，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)上報(bào)生產(chǎn)總監(jiān)或?qū)徲?jì)部。
第十七條 采購與驗(yàn)收流程：
1、發(fā)出訂單。采購部根據(jù)物資管理使用部門提出的采購申請單向已簽定合同的供應(yīng)商發(fā)出訂單，訂單應(yīng)當(dāng)明確交貨的時(shí)間、地點(diǎn)。若合同已約定上述事項(xiàng)的，可不再單獨(dú)發(fā)出訂單。
2、驗(yàn)收。物資到達(dá)后，應(yīng)當(dāng)由采購人員、倉庫管-理-員、物資使用部門、質(zhì)檢部（根據(jù)物資檢驗(yàn)需要）一同對供應(yīng)商提供的物資進(jìn)行現(xiàn)場驗(yàn)收。所有參加驗(yàn)收人員應(yīng)當(dāng)在驗(yàn)收單上簽字。驗(yàn)收單一式三聯(lián)。一聯(lián)由采購部自存，一聯(lián)交財(cái)務(wù)部，一聯(lián)交供貨單位。如果驗(yàn)收時(shí)發(fā)現(xiàn)有不符合要求的原料，由物資使用部門負(fù)責(zé)人填寫退貨單并注明退貨原因，當(dāng)即退貨，并通知采購員補(bǔ)買。
3、登記庫管賬。倉庫管-理-員對倉庫保管的貨物登記收、發(fā)、存明細(xì)賬。
4、制單。會計(jì)根據(jù)現(xiàn)場驗(yàn)收確認(rèn)的驗(yàn)收單以及供應(yīng)商提供的發(fā)票編制記賬憑證。每月底，會計(jì)應(yīng)當(dāng)將本月已驗(yàn)收入庫但發(fā)票未到的采購物資暫估入賬。供應(yīng)商提供發(fā)票時(shí)再紅字沖銷。
5、記賬。會計(jì)人員審核會計(jì)處理是否正確后確認(rèn)記賬憑證，生成賬簿。
6、對賬。會計(jì)應(yīng)當(dāng)每月按原材料大類與采購部門核對本月的出入庫金額和月末余額。
第五節(jié) 付款流程控制
第十八條 公司按照《現(xiàn)金管理暫行條例》、《支付結(jié)算辦法》和本流程的規(guī)定辦理采購付款業(yè)務(wù)，并按照國家統(tǒng)一的會計(jì)準(zhǔn)則的規(guī)定進(jìn)行核算和報(bào)告。
第十九條 按合同約定需要預(yù)付購貨款的，由采購人員提供合同復(fù)印件并填寫付款申請單，注明付款事由、合同編號、項(xiàng)目編號及名稱、付款金額、對方單位名稱、開戶銀行及賬號等，按批準(zhǔn)物資采購的權(quán)限經(jīng)財(cái)務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理批準(zhǔn)后，交出納辦理預(yù)付貨款業(yè)務(wù)。
第二十條 公司每月末由會計(jì)與供應(yīng)商核對應(yīng)付賬款、應(yīng)付票據(jù)、預(yù)付賬款等往來款項(xiàng)。如有不符，應(yīng)當(dāng)查明原因，及時(shí)處理。
第二十四條 采購付款流程：
1、申請。采購物資結(jié)賬由采購人員填寫付款申請單，經(jīng)生產(chǎn)總監(jiān)審核，交財(cái)務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理依次審核、批準(zhǔn)。
付款申請單后應(yīng)當(dāng)附上采購申請單，驗(yàn)收單、合法發(fā)票、合同等原始單據(jù)。
2、限額內(nèi)批準(zhǔn)。生產(chǎn)總監(jiān)、財(cái)務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理根據(jù)其職責(zé)、權(quán)限和相應(yīng)程序?qū)Ω犊钌暾垎芜M(jìn)行審批。對不符合規(guī)定的貨幣資金支付申請，批準(zhǔn)人應(yīng)當(dāng)拒絕批準(zhǔn)。
3、審核。會計(jì)應(yīng)當(dāng)對批準(zhǔn)后的貨幣資金付款申請單及其附件進(jìn)行審核，審核貨幣資金付款申請的批準(zhǔn)范圍、權(quán)限、程序是否正確，手續(xù)及相關(guān)合同或證明資料是否真實(shí)完整、合法合規(guī)，金額計(jì)算是否準(zhǔn)確，支付方式、支付單位是否妥當(dāng)?shù)�。審核無誤后，由審核人在貨幣資金付款申請單上簽字并交由出納人員辦理支付手續(xù)。
4、支付。出納人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)審核無誤并經(jīng)審核人員簽字的付款申請單，辦理貨幣資金支付手續(xù)。
5、制單。會計(jì)應(yīng)當(dāng)根據(jù)審核無誤的支付申請編制記賬憑證。
6、記賬。會計(jì)人員審核會計(jì)處理是否正確后確認(rèn)記賬憑證，生成賬簿。
第六節(jié) 監(jiān)督檢查
第二十五條 公司審計(jì)部、財(cái)務(wù)部在各自職權(quán)范圍內(nèi)對本公司的采購與付款內(nèi)部控制情況進(jìn)行檢查監(jiān)督。
第二十六條 對采購與付款業(yè)務(wù)檢查監(jiān)督的主要內(nèi)容包括：
（一）采購與付款業(yè)務(wù)崗位設(shè)置和批準(zhǔn)權(quán)限的授權(quán)和執(zhí)行情況。
（二）申請物資采購的程序是否正確，審批物資采購是否有越權(quán)行為。
（三）物資采購合同的訂立情況，合同要約是否完整、規(guī)范、合法有效。
（四）物資采購專屬權(quán)的執(zhí)行情況。重點(diǎn)檢查物資采購是否由采購部門集中辦理，其他部門辦理物資采購是否獲得批準(zhǔn)并經(jīng)采購部門授權(quán)。
（五）付款環(huán)節(jié)的控制。重點(diǎn)檢查付款通知書填寫是否完整，審批手續(xù)是否正確有效，是否憑付款申請單支付購貨款。
第二十七條 對監(jiān)督檢查過程中發(fā)現(xiàn)的采購與付款內(nèi)部控制中的薄弱環(huán)節(jié)，應(yīng)要求被檢查單位糾正和完善，發(fā)現(xiàn)重大問題應(yīng)寫出書面檢查報(bào)告，向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門匯報(bào)，以便及時(shí)采取措施，加以糾正和完善。
第二十八條 對嚴(yán)重積壓物資超過規(guī)定的限額，扣發(fā)采購申請部門當(dāng)月獎(jiǎng)金，次月仍未控制住的，取消年終獎(jiǎng)。
第二十九條 對違反上述有關(guān)崗位職責(zé)及流程控制相關(guān)規(guī)定的人員，除有特別規(guī)定外，發(fā)現(xiàn)一次扣罰獎(jiǎng)金50元，并提出警告，累計(jì)3次以上者報(bào)總經(jīng)理辦公會決定予以處罰。
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