中小醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀及思考

醫(yī)院檔案是在醫(yī)院行政管理、醫(yī)療、科研、教學、設備、基建等各項工作中所形成的具有保存價值的文件、圖表、簿冊、錄音、錄像、光盤等各種門類和各種載體檔案，是醫(yī)院工作思想和方法的重現(xiàn)，是檢查和評估醫(yī)院工作的重要依據(jù)。近年來，隨著社會進步和衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展，一方面醫(yī)院檔案的價值日益提高，檔案的信息資源功能逐步滲透到醫(yī)院工作的每一個環(huán)節(jié)；另一方面醫(yī)院檔案的管理卻存在著管理意識淡薄，管理方法落后等問題，無法與日益發(fā)展的醫(yī)療、科研、教學工作相適應。面對新的信息需求，醫(yī)院檔案管理工作必須認清問題，科學管理，強化服務，實現(xiàn)檔案管理工作的改革與創(chuàng)新。

一、目前醫(yī)院檔案管理中存在的主要問題

一是標準不統(tǒng)一，信息不共享。我國醫(yī)院檔案管理工作還比較薄弱，尚處于逐步建立、完善和提高的階段，醫(yī)院檔案所需材料由人事科、科教科、護理部、醫(yī)務科分別收集，各自保管，缺乏統(tǒng)一的標準和編碼。每個科室按本科室的方法整理利用，但是這些材料都是相互獨立、不聯(lián)通的，條與條、條與塊之間的信息不能共享，變成了一個個信息“孤島”，收集材料時比較困難，也難以保證信息收集的完整性。

二是制度不健全，考核不落實。在醫(yī)院管理中，一般都制定了適用于本院的、較為健全的管理制度和各級各類人員工作職責，而涉及檔案管理的制度、職責較少，沒有相關(guān)的制度和檢查考核措施。在醫(yī)院目標管理考核方案中，一般也沒有將檔案管理納入目標考核。

三是認識不到位，領(lǐng)導不重視。由于檔案管理工作與臨床一線工作不同，難以產(chǎn)生立竿見影的經(jīng)濟效益和顯著的社會效益，因此從管理層到職能部門到臨床一線，對檔案管理認識不到位，普遍存在“重臨床、輕管理，重業(yè)務、輕檔案”的意識，認識不到綜合檔案對醫(yī)院文化內(nèi)涵建設的作用，對自身歷史發(fā)展的價值、貢獻和在醫(yī)院管理工作中的重要性、必要性。

接著是人才不充足，利用率不高。經(jīng)調(diào)查顯示，醫(yī)院檔案管理人員絕大多數(shù)是由醫(yī)院其他部門的工作人員轉(zhuǎn)過來的，他們的知識背景比較單一，在專業(yè)素質(zhì)、理論水平、文化程度等方面參差不齊，不能適應檔案現(xiàn)代化管理的要求。對檔案管理方面的認識較淡薄，認為檔案工作可有可無，忽略了醫(yī)院發(fā)展的連續(xù)性和歷史資料的完整性。只抓眼前醫(yī)療工作而忽視了對醫(yī)院長遠發(fā)展有利的檔案管理工作，造成醫(yī)院檔案信息資源開發(fā)不足，導致檔案利用率不高。

二、強化醫(yī)院檔案管理的方法

（一）健全制度，統(tǒng)籌規(guī)劃，建立統(tǒng)一標準。檔案管理工作必須堅持標準化、規(guī)范化的原則，保證檔案信息的開放性、實用性及安全性。在此基礎(chǔ)上，要確定組織機制，加強各業(yè)務系統(tǒng)信息資源的整合和信息公開，促進信息資源共享和信息系統(tǒng)的互聯(lián)互通。只有統(tǒng)一和規(guī)范各業(yè)務系統(tǒng)檔案管理的標準，才能實現(xiàn)對全院檔案的標準化和集成化，從而提高檔案管理水平，充分發(fā)揮檔案的效益。

（二）加強領(lǐng)導，調(diào)整機構(gòu)，保證工作順利進行。為切實加強檔案管理工作的組織領(lǐng)導，醫(yī)院應成立以院長為組長，主管院長為副組長，各相關(guān)部門負責人為成員的信息化建設工作領(lǐng)導小組，只有這樣，才能讓檔案管理工作在人力、物力、財力上得到可靠保障。領(lǐng)導小組結(jié)合醫(yī)院的辦院思想和發(fā)展戰(zhàn)略，制定醫(yī)院檔案管理工作模式、考核標準，指導檔案管理工作的發(fā)展和完善。

（三）人才引進，技術(shù)培訓，提高認識水平。檔案管理人員素質(zhì)直接影響檔案管理水平。要將檔案人員培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計劃，全面提高檔案管理人員素質(zhì)。通過引進衛(wèi)生檔案學專業(yè)的畢業(yè)生、加強檔案管理人員的培訓、進修學習等手段，培育出一批精通檔案管理技術(shù)和衛(wèi)生業(yè)務的復合型人才。在培養(yǎng)檔案管理人才的同時還要營造醫(yī)院文化氛圍，加強醫(yī)院全體職工的檔案管理意識，提高認識水平。

（四）加大投入，科學管理，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。根據(jù)醫(yī)院的具體情況，完善檔案庫房建設，強化檔案室的硬件建設，引進現(xiàn)代化的設備和技術(shù)，如做好檔案庫房的高效滅蟲和去濕防潮，配備空調(diào)、除濕機、檔案密集架、計算機、照相機、攝像機、打印機、掃描儀等設備，并采用檔案管理系統(tǒng)專用軟件進行輔助立卷、編目、檢索、統(tǒng)計、借閱等工作，改變傳統(tǒng)的手工操作、信息儲存量少、檢索慢的狀況，提高效率。

總之，隨著醫(yī)療制度的深化改革和醫(yī)院的飛速發(fā)展，外界整體環(huán)境及醫(yī)院自身建設都對醫(yī)院的檔案管理工作提出更高層次的要求。新形勢下必須清醒地認識到醫(yī)院檔案管理面臨的新問題，不斷思考總結(jié)，采取積極的措施，探索醫(yī)院檔案工作發(fā)展新模式。

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