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員工檔案管理的方法
一、員工檔案管理辦法目的
為規(guī)范公司員工人事檔案管理，變靜態(tài)的員工管理為對員工成長過程的動態(tài)跟蹤管理，特制定本員工檔案管理辦法。
二、員工檔案管理辦法適用范圍
公司針對所有員工的管理工作均應(yīng)遵照本辦法執(zhí)行。
三、員工檔案管理辦法解釋
人事管理檔案：指公司為加強對員工的管理，而建立起來的有關(guān)員工基本情況的資料以及歷次考核與異動等項的資料。
四、員工檔案管理辦法權(quán)責
1、全體員工人事管理檔案的建立、管理工作由人力資源部人事管理專員負責，各人力資源派駐機構(gòu)或人員應(yīng)在其指導下完成所屬單位中層及以下員工的人事管理檔案的建立、更新工作。
2、員工的人事資料由員工所在部門負責收集，并填寫《人事（管理）檔案資料移交清單》移交人力資源部。
3、公司員工的人事管理檔案，必須是一級（含）以上的領(lǐng)導在其所屬員工晉升、獎懲、異動、了解基本情況時方有權(quán)調(diào)閱。
五、員工檔案管理工作內(nèi)容
1、人事檔案
a）人事檔案的調(diào)轉(zhuǎn)
①員工可在被公司正式聘用之日起三十天內(nèi)將人事檔案轉(zhuǎn)入公司。
② 人力資源有義務(wù)協(xié)助員工辦理人事檔案調(diào)轉(zhuǎn)手續(xù)。
b）人事檔案的管理
人力資源部負責按照國家有關(guān)法規(guī)和文件的規(guī)定,定期對員工的人事檔案進行更新、整理。
2、人事管理檔案
a）人事管理檔案的建立
① 人事管理檔案應(yīng)在員工到職一周內(nèi)，由所在部門負責將員工到職后形成的人事資料收集完整，待員工經(jīng)試用期考核通過，正式錄用時將其人事資料移交人力資源部。
② 人力資源部對移交的人事資料要依據(jù)《人事管理檔案分類目錄》進行審核，發(fā)現(xiàn)有人事資料不完整的及時向相關(guān)單位和人員追索，以確保人事檔案的真實與完整。
③ 對營銷人員、送貨員、外派財務(wù)人員等特殊崗位的人員應(yīng)收取學歷證原件；對外派財務(wù)人員還需收取執(zhí)業(yè)資格證、職稱證原件；對營銷人員及非總部財務(wù)人員同時需收取擔保文件。
④ 收取員工相關(guān)證件時，應(yīng)向?qū)Ψ匠鼍呤論?jù)（一式二份），一份交對方，一份存入檔案袋（盒）查驗。
⑤人事資料收集、歸檔后，人事管理專員應(yīng)在檔案袋（盒）上詳細填寫員工姓名及檔案資料清單等內(nèi)容，依檔案材料分類目錄順序排列，各類資料以形成時間為序，分類裝訂，并注明檔案資料收集、歸檔經(jīng)辦人姓名。
⑥檔案管-理-員應(yīng)將檔案資料分類存放、嚴格保管。
b)人事管理檔案的健全、更新
①公司員工考核、任免、獎懲、教育培訓、薪資調(diào)整、職務(wù)異動等人事資料一經(jīng)形成，員工所在部門應(yīng)及時協(xié)助人力資源部整理相關(guān)資料。
②員工調(diào)任、晉升、降職、免職等人員異動資料歸檔時,除按資料形成時間順序排列裝訂在檔案第三類外,同時應(yīng)在《人員薪資/異動變化記錄表》中登記。
③員工薪資變動資料歸檔時，除按資料形成時間順序排列裝訂在檔案第五類外，同時在《員工薪資/異動記錄表》中登記，如因調(diào)任、晉升、降職等人事異動涉及薪資變動時，所歸檔資料仍放第三類。
④人力資源部人事管理專員在對收集上來的各項人事資料審核無誤后，應(yīng)按規(guī)定交檔。
c）人力資源部本著對員工負責的態(tài)度，按照人事檔案管理的有關(guān)規(guī)定，定期填寫《人事（管理）檔案資料移交清單》。
d） 人事管理檔案建立后，由人力資源部按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定統(tǒng)一保管。
3、人事檔案及人事管理檔案查閱、借閱及復印管理
a)有下列情形之一時，方可查、借閱人事（管理）檔案：
① 了解所屬員工基本情況；
② 員工晉升、降職；
③ 員工獎懲；
④ 員工調(diào)動。
b) 查、借閱及復印人事（管理）檔案的手續(xù)
①查閱人事（管理）檔案的手續(xù)
? 須查閱人員（管理）檔案時，查閱人持所屬一級簽批的《人事(管理)檔案查閱/借閱單》，經(jīng)人力資源部長簽核后，即可到檔案室查閱所需的人事資料。
? 查閱人事（管理）檔案，必須在檔案室內(nèi)完成；不準將有關(guān)資料私自帶出或復印。
②借閱人事（管理）檔案的手續(xù)
?須借閱人員（管理）檔案時，借閱人持所屬一級簽批的《人事(管理)檔案查閱/借閱單》，經(jīng)有核準權(quán)限的人員簽核后，即可到檔案室辦理借閱手續(xù)。
?人事（管理）檔案的借閱期限，一般為十五天，特殊情況可延長至一個月。借閱人必須保證人事資料的安全、完整，不準私自復印或轉(zhuǎn)借他人。
?借閱檔案人員應(yīng)按期交還所借閱之檔案，逾期未還者，檔案管理人員有責任進行追索。
?歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)依《人事(管理)檔案查閱/借閱單》的記載逐一核對，并檢查檔案資料的完整性，確認無誤后，在《人事(管理)檔案查閱/借閱單》備注欄中注明歸還日期。
?因工作需要確需調(diào)閱員工人事檔案的,由人力資源部負責與 (b)聯(lián)系。
③確因工作需要，要求復印人事資料者，在《人事(管理)檔案查閱/借閱單》上標明，必須經(jīng)人力資源部長核準方可進行。
c)人事（管理）檔案的借閱及復印者，應(yīng)注意資料的保密性和安全性。由于不妥善保管造成資料丟失、損壞或不注意保密擅自擴大資料的閱讀范圍影響者，而對當事人造成損失或不良影響者，責任由其個人承擔。
4、離職人員檔案的處理
a）退檔手續(xù)的辦理
離職人員持經(jīng)核準的《離職(調(diào)動)交接表》到檔案室辦理。
b）人事管理專員需將離職人員離職資料歸檔，按分類目錄排放裝訂，并在檔案袋（盒）上注明離職日期和原因。
5、證件的借用、歸還程序
a）因特殊用途需借用人事管理檔案中證件者，應(yīng)提出書面申請，經(jīng)所屬一級或單位負責人批準。
b）證件借出期限最長為二個月。逾期未歸還者，按每個證件20元/天計算罰金，罰金從押金中扣除。
c）證件的歸還
d）檔案管-理-員應(yīng)詳細記錄證件借用者的姓名、部門、借用證件名稱、借出日期、歸還日期等資料，備查。
6、檔案的統(tǒng)計、清點
a)檔案管-理-員應(yīng)及時將人事信息歸檔，及時記錄，及時錄入微機，保證實存檔案信息與微機存儲信息一致。
b)檔案管-理-員每周一統(tǒng)計上周退檔、歸檔人員清單，每月五日進行月度匯總。
c）每年一月份，對檔案進行年度清點。統(tǒng)計上年度歸檔數(shù)、檔案總數(shù)、退檔總數(shù)、在崗人員檔案數(shù)等數(shù)據(jù)，并與微機存儲數(shù)據(jù)校對，要求二者一致。
d）人事管理檔案保存期限：
① 已辦理離職手續(xù)的員工，其人事管理檔案保存期為兩年，從《離職(調(diào)動)交接表》中核準的日期為依據(jù)計算；
②未辦理離職手續(xù)但實際已離開公司的人員，其人事管理檔案保存期為三年，以當事人所在部門出具的書面報告中標稱的離開公司時間為依據(jù)開始計算。
e）每年三月份，對上年度已超出保存期限的檔案統(tǒng)一進行銷毀。
7、 本辦法自頒布之日起開始執(zhí)行。
員工檔案管理的方法
第一章 總 則
第一條 為加強企業(yè)職工檔案管理，有效地保護和利用檔案，提高科學管理水平，為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》有關(guān)規(guī)定，制定本規(guī)定。
第二條 企業(yè)職工檔案是企業(yè)勞動、組織、人事等部門在招用、調(diào)配、培訓、考核、獎懲、選拔和任用等工作中形成的有關(guān)職工個人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)技術(shù)水平、工作表現(xiàn)以及工作變動等情況的文件材料。是歷史地、全面地考察職工的依據(jù)，是國家檔案的組成部分。
第三條 企業(yè)職工檔案工作，在國家檔案行政管理部門宏觀管理、組織協(xié)調(diào)下，由勞動主管部門領(lǐng)導與指導，實行分級管理， 同時接受同級檔案行政管理部門的監(jiān)督、指導。
第四條 企業(yè)職工檔案管理工作必須貫徹執(zhí)行黨和國家有關(guān)檔案、保密的法規(guī)和制度。
第二章 機構(gòu)和職責
第五條 職工檔案由所在企業(yè)的勞動(組織人事)職能機構(gòu)管理：實行檔案綜合管理的企業(yè)單位，檔案綜合管理部門應(yīng)設(shè)專人管理職工檔案。
第六條 職工失蹤、逃亡、合理流動或出國不歸者，其檔案由原所在單位保管，也可由當?shù)貏趧有姓块T代為保管。
第七條 職工死亡后，其檔案由原管理部門保存五年后，移交企業(yè)綜合檔案部門保存。對國家和企業(yè)有特殊貢獻的英雄、模范人物死亡以后，其檔案由企業(yè)綜合檔案部門按規(guī)定向有關(guān)檔案館移交。
第八條 企業(yè)職工檔案管理部門的職責：
(一)保管職工檔案；
(二)收集、鑒別和整理職工檔案材料；
(三)辦理職工檔案的查閱、借閱和轉(zhuǎn)遞手續(xù)；
(四)登記職工工作變動情況；
(五)為有關(guān)部門提供職工情況；
(六)做好職工檔案的安全、保密、保護工作；
(七)定期向企業(yè)檔案室(館)移交檔案。
(八)辦理其他有關(guān)事項。
第三章 檔案的內(nèi)容
第九條 企業(yè)職工檔案的內(nèi)容和分類：
(一)履歷材料；
(二)自傳材料；
(三)鑒定、考核、考察材料；
(四)評定崗位技能和學歷材料(包括學歷、學位、學績、培訓結(jié)業(yè)成績表和評定技能的考績、審批等材料)；
(五)政審材料；
(六)參加中國共-產(chǎn)-黨、共青團及民-主黨派的材料；
(七)獎勵材料；
(八)處分材料；
(九)招用、勞動合同，調(diào)動、聘用、復員退伍、轉(zhuǎn)業(yè)、工資、保險福利待遇、出國、退休、退職等材料；
(十)其他可供組織參考的材料。
第四章 檔案的收集、保管和銷毀
第十條 職工所在企業(yè)的勞動(組織人事)職能機構(gòu)對職工進行考察、考核、培訓、獎懲等所形成的材料要及時收集，整理立卷，保持檔案的完整。
第十一條 立卷歸檔的材料必須認真鑒別，保證材料的真實、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的，應(yīng)在蓋章、簽字后歸檔。
第十二條 企業(yè)職工檔案材料統(tǒng)一使用16開規(guī)格辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及復寫紙書寫。
第十三條 按規(guī)定需要銷毀檔案材料時，必須經(jīng)單位主管檔案工作的領(lǐng)導批準。
第十四條 檔案卷皮、目錄和檔案袋的樣式、規(guī)格實行統(tǒng)一的制作標準(見附件一)。
第十五條 嚴禁任何人私自保存他人檔案或利用檔案材料營私舞弊。對違反規(guī)定者，應(yīng)視情節(jié)輕重，嚴肅處理。對違反(中華人民共和國檔案法)、《中華人民共和國保守秘密法》的，要依法處理。
第十六條 職工檔案管理單位應(yīng)建立健全工作制度，做好防火、防蛀、防潮、防光、防盜等工作。
第五章 檔案的提供利用
第十七條 因工作需要查閱和借用檔案，須遵守下列規(guī)定：
(一)查閱檔案應(yīng)憑蓋有黨政機關(guān)、人民團體、企事業(yè)單位公章的介紹信。
(二)查閱、使用企業(yè)職工檔案的單位，應(yīng)派可靠人員到保管單位查閱室查閱。
(三)檔案除特殊情況外一般不借出查閱。如必須借出查閱時，應(yīng)事先提交報告，說明理由，經(jīng)企業(yè)或企業(yè)授權(quán)的主管檔案工作的領(lǐng)導批準，嚴格履行登記手續(xù)，并按期歸還。
(四)任何個人不得查閱或借用本人及親屬(包括父母、配偶、子女及兄弟姐妹等)的檔案。
(五)各單位應(yīng)制定查閱檔案的制度。查閱檔案必須嚴格遵守保密制度和閱檔規(guī)定，嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案。查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容。對違反者，應(yīng)視情節(jié)輕重予以批評教育，直至紀律處分，或追究法律責任。
(六)因工作需要從檔案中取證的，須請示單位主管檔案工作的領(lǐng)導批準后才能復制辦理。
第六章 檔案的轉(zhuǎn)遞
第十八條 企業(yè)職工調(diào)動、辭職、解除勞動合同或被開除、辭退等，應(yīng)由職工所在單位在一個月內(nèi)將其檔案轉(zhuǎn)交其新的工作單位或其戶口所在地的街道勞動(組織人事)部門。職工被勞教、勞-改，原所在單位今后還準備錄用的，其檔案由原所在單位保管。
第十九條 轉(zhuǎn)遞檔案應(yīng)遵守下列規(guī)定：
(一)通過機要交通或派專人送取，不準郵寄或交本人自帶。
(二)對轉(zhuǎn)出的檔案，必須按統(tǒng)一規(guī)定的"企業(yè)職工檔案轉(zhuǎn)遞通知單"(見附件二)的項目登記，并密封包裝。
(三)對轉(zhuǎn)出的材料，不得扣留或分批轉(zhuǎn)出。
(四)接收單位收到檔案經(jīng)核對無誤后，應(yīng)在回執(zhí)上簽名蓋章，并將回執(zhí)立即退回。逾期一個月轉(zhuǎn)出單位未收到回執(zhí)應(yīng)及時催問，以防丟失。
第七章 附 則
第二十條 本規(guī)定由勞動部負責解釋。
第二十一條 本規(guī)定自下達之日起執(zhí)行。各省、自治區(qū)、直 轄市和國務(wù)院各部門可結(jié)合實際情況制定實施辦法或細則。
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