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關(guān)于公司財務(wù)檔案管理制度明細(xì)
財務(wù)檔案在整個企業(yè)管理活動中越來越顯示出不可替代的作用,成為企業(yè)管理的一個重要組成部分。因此,做好企業(yè)的財務(wù)檔案管理工作,對指導(dǎo)企業(yè)生產(chǎn)和經(jīng)營活動具有非常重要的意義。下面愛匯小編整理的關(guān)于公司財務(wù)檔案管理制度明細(xì)，供你參考。
關(guān)于公司財務(wù)檔案管理制度明細(xì)范文一
第一章 總則 第一條 為了加強財務(wù)檔案的科學(xué)管理，建立財務(wù)檔案的立卷、歸檔保管、調(diào)閱和銷毀等管 理制度，保證財務(wù)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防毀損、散失和泄密，使 其規(guī)范化、系統(tǒng)化，特制定本制度。
第二條 財務(wù)部門是財務(wù)檔案的具體負(fù)責(zé)部門，財務(wù)檔案管理工作分為六大類，包括會計檔 案管理、年度報告及審計資料管理、資金檔案管理、預(yù)算檔案管理、日常往來文件、決議檔 案管理、合同檔案管理。
其中每部分需依據(jù)具體情況進(jìn)行詳細(xì)分類。
第二章 會計檔案管理 第三條 會計檔案管理包括會計憑證、會計賬簿和財務(wù)報告等會計核算的專業(yè)資料，是記錄 和反映公司經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料。
具體包括： 1.會計憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其它會計憑證。
2.會計賬簿類：總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿、其他會計賬簿。
3.財務(wù)報告類：月度、季度、年度財務(wù)報告，包括會計報表及附表、附注和文字說明，其它 財務(wù)報告。
4.其它類：會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、銀行余額調(diào)節(jié)表、 其它應(yīng)保存的會計核算專業(yè)資料。
第四條 每月形成的會計檔案，應(yīng)由專人按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷、裝訂成冊、編制會 計檔案保管清冊，檔案依據(jù)分類，分別保存，憑證按月整理保存，次年初將本年賬簿存檔。
第五條 應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)會計檔案的保管工作，檔案柜由專人負(fù)責(zé)分類整理，檔案柜鑰匙由 專人負(fù)責(zé)保管。
第六條 保存的會計檔案不得外借。
如有特殊需要，按公司借閱審批流程，經(jīng)批準(zhǔn)后，可以 提供查閱或者復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。
查閱或者復(fù)制會計檔案的'人員，不得在會計憑證上涂 畫，不得拆封、抽換會計檔案。
第七條 財務(wù)部門負(fù)責(zé)設(shè)置會計檔案查閱登記清冊，及時登記查閱人或者復(fù)制人的姓名、部 門、日期、查閱內(nèi)容、歸還日期等。
第八條 會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。
定期保管期限分為 3 年、5 年、15 年、25 年、永久 5 類。
第九條 會計檔案的保管期限，從年度終了后的第一天算起。
第十條 對會計檔案保管期限有特殊要求的，可以報董事會批準(zhǔn)。
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第十一條 保管期滿的會計檔案，可以按照以下程序銷毀： 1.編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀的會計檔案名稱、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管 期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。
2.集團總裁、財務(wù)總監(jiān)在會計檔案銷毀冊上簽署意見。
3.集團財務(wù)管理部負(fù)責(zé)銷毀會計檔案，財務(wù)總監(jiān)與董事長辦公室人員共同監(jiān)銷。
4.監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的會計 檔案;銷毀后，應(yīng)在會計檔案銷毀清冊上簽字蓋章，并將監(jiān)銷情況報告公司總裁。
第十二條 保管期滿但未結(jié)清債權(quán)債務(wù)的原始憑證，不得銷毀。
應(yīng)獨立抽出立卷，保管到結(jié) 清債權(quán)債務(wù)為止。
第十三條 計算機電子財務(wù)文檔，原則上應(yīng)當(dāng)打印出書面會計檔案進(jìn)行保存，同時刻錄成光 盤進(jìn)行備份保管。
第十四條 公司分立，會計檔案由分立后的一方統(tǒng)一保管，另一方可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)有 關(guān)的會計檔案。
對其中未結(jié)清的會計事項所涉及的原始憑證，應(yīng)當(dāng)單獨抽出，移交業(yè)務(wù)相關(guān) 方保存，并按規(guī)定辦法交接手續(xù)。
第十五條 公司合并，原單位形成的會計檔案應(yīng)當(dāng)由合并后的單位統(tǒng)一保管。
第十六條 公司之間交接會計檔案的，交接雙方應(yīng)當(dāng)辦理會計檔案交接手續(xù)。
第十七條 交接會計檔案時，交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會計檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項交接，并由 交接雙方的財務(wù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)交。
交接完畢后， 交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當(dāng)在會計檔案移 交清冊上簽名或蓋章。
第三章 年度會計報告及審計資料管理 第十八條 年度資料包括年度報表、審計報告、驗資報告等，這些報表及資料應(yīng)依據(jù)時間、 類別分別由專人保管。
第十九條 年終報告、審計、驗資報告應(yīng)長期保存，分別裝訂，注明名稱、日期等。
如公司內(nèi)部單位或股東等需要查閱或復(fù)制， 第二十條 年度報告及審計資料原則上不予外借。
需經(jīng)公司借閱審批流程批準(zhǔn)，資料保管人需記錄發(fā)放或借出時間、姓名、部門、數(shù)量等，并 由接收人簽字或蓋章。
第四章 資金類檔案管理 第二十一條 資金類檔案包括資金日報、資金周報、資金計劃，資金計劃執(zhí)行情況分析報告、 資金臺賬、融資臺賬、員工薪酬信息等方面。
第二十二條 資金類檔案按月度、季度、年度進(jìn)行分類保管。
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第二十三條 融資臺賬信息記錄須完整，因融資業(yè)務(wù)而簽定的合同及協(xié)議必須將原件整理歸 檔。
第二十四條 資金類檔案的管理應(yīng)執(zhí)行公司保密制度。
第五章 預(yù)算檔案管理 第二十五條 預(yù)算檔案包含月度、季度、年度預(yù)算與年度預(yù)算方案，預(yù)算調(diào)整方案，預(yù)算執(zhí) 行情況等，涉及收入、成本、費用及資本性支出等方面。
第二十六條 預(yù)算檔案按年度分類保管。
年度預(yù)算應(yīng)永久保存。
日常往來財務(wù)文件、 第六章 日常往來財務(wù)文件、決議檔案管理 第二十七條 日常往來財務(wù)文件分為內(nèi)部往來財務(wù)文件及外部財務(wù)文件兩大類。
其中內(nèi)部往 來財務(wù)文件包括各子公司、各部門之間以及部門內(nèi)部發(fā)放的文件，包括“內(nèi)部請示報告” 、 “內(nèi)部通知”“股東會決議”“董事會決議”等;外部文件包括公司同外單位之間的所有國 、 、 內(nèi)外往來文件。
第二十八條 日常往來財務(wù)文件應(yīng)依據(jù)內(nèi)容進(jìn)行分類保存，如內(nèi)部規(guī)章制度，審計往來文件 等等;外部往來財務(wù)文件應(yīng)依據(jù)往來單位進(jìn)行分類存檔。
第二十九條 公司內(nèi)部往來財務(wù)文件或外部財務(wù)文件亦需依據(jù)時間順序存檔，以年度為限， 以前年度檔案需另行存放。
第七章 合同檔案管理 第三十條 依據(jù)集團合同管理規(guī)定建立合同臺賬，進(jìn)行合同檔案管理。
第三十一條 按合同性質(zhì)進(jìn)行分類保存，編制合同清單，每季度清理一次，如有遺失、毀損， 要查明原因，及時處理。
第三十二條 合同原件無特殊情況不得外借。
可在財務(wù)部門查閱合同文檔，確因工作 需要借出查閱，須 按公司借閱審批流程，經(jīng)批準(zhǔn)后，可以提供查閱或者復(fù)制，并辦理登記 手續(xù)，以影印件借出。
第三十三條 合同文檔須指派專人負(fù)責(zé)。
第八章 附則 第三十四條 本辦法由集團財務(wù)管理部負(fù)責(zé)解釋、修訂。
第三十五條 本辦法經(jīng)董事長辦公室批準(zhǔn)后生效，自生效之日起開始實施。
關(guān)于公司財務(wù)檔案管理制度明細(xì)范文二
1.1 會計檔案是指會計憑證、 會計帳簿和財務(wù)報告等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。
具體包括： 1.1.1 1.1.2 會計憑證類：原始憑證，記帳憑證，其他會計憑證。
會計帳簿類：總賬，明細(xì)帳，日記賬，固定資產(chǎn)卡片，輔助帳簿，其他會計帳簿。
1.1.3 財務(wù)報告類：月度、季度、年度財務(wù)報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，預(yù)算執(zhí)行情況報告，審計報告，其他財務(wù)報 告。
1.1.4 1.1.5 各類稅務(wù)資料; 其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對帳單，其他應(yīng)當(dāng)保存的會計核算專業(yè)資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計1
檔案銷毀清冊。
1.2 財務(wù)文書檔案包括： 對外簽訂的各類合同和協(xié)議。
上級簽發(fā)或有關(guān)部門轉(zhuǎn)來的各類財會相關(guān)文件; 集團公司計劃財務(wù)中心內(nèi)部所統(tǒng)一制定的各類制度、授權(quán)書、1.2.1 1.2.2 1.2.3預(yù)算、決議和規(guī)定; 1.2.4 各類公司注冊、變更及注銷資料; 1.2.5 與財會事務(wù)有直接關(guān)系的其他信息性資料和各類統(tǒng)計報表; 2 會計檔案的整理 2.1 會計憑證的整理 當(dāng)月打印出的會計憑證連同所附原始憑證，應(yīng)于次月 10 日前按憑證 的編號順序加以整理，并加具封面、封底、裝訂成冊，在裝訂線上加貼 封簽。
在封面上要寫明單位名稱、年度和月份，起訖日期和起訖號數(shù)， 在封簽處加蓋單位財務(wù)章。
在指定的檔案柜內(nèi)擺放整齊。
2.2 財務(wù)報告的整理：案卷由財務(wù)報告封面、編制說明、必要文字說明材料、財務(wù)報告封底構(gòu)成。
季度終了后，將季度財務(wù)報告，按會計報表 的編號順序排列，加封面裝訂，在保管期限上要標(biāo)明"永久"保管。
2.3 會計帳簿的整理：會計帳簿在年終決算后應(yīng)于次年 1 月 31 日前，將電腦帳簿裝訂成冊，加上封面，統(tǒng)一編號并在封面加蓋單位財務(wù)章與各 種訂本帳一起收檔保管。
2.4 財務(wù)文書檔案的整理： 各類財務(wù)文書檔案，如合同、協(xié)議等要在執(zhí)行完畢后定期整理，另行 存放;在本會計年度結(jié)束后，應(yīng)于次月初 10 日內(nèi)將其匯編成冊，編上 序號，收檔保管。
2.5 備份工作; 3 財務(wù)檔案的保管 3.1 財務(wù)檔案保管在集團計劃財務(wù)中心的領(lǐng)導(dǎo)下進(jìn)行，并實行分類分級 每月 20 日前完成上月賬務(wù)資料、 會計報表及其他資料的電子文檔的管理的原則。
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3.2財務(wù)檔案由管理員負(fù)責(zé)管理，管理員的職責(zé)為每月末、季末及年末負(fù)責(zé)對財務(wù)檔案進(jìn)行統(tǒng)一編號與保管和提供財務(wù)檔案使用、借閱服務(wù)。
3.2.1 管理員于次月初 10 日內(nèi)將已裝訂好的憑證登記后歸檔， 登記的內(nèi)容為本冊序號、總冊數(shù)、起訖日期、起訖憑證號等。
3.2.2 月度會計報表及財務(wù)報告每月以電子版形式報送計劃財務(wù)中心相關(guān)部門及公司總經(jīng)理，按季打印，簽字齊全后于季末 20 日前報 送計劃財務(wù)中心財務(wù)管理部并進(jìn)行部門歸檔。
(計劃預(yù)算報告及考 核指標(biāo)表僅上報電子版) 3.2.3 管理員于每年 1 月 31 日內(nèi)將已裝訂好的上年帳冊、 財務(wù)報告在登記本上登記后歸檔，登記的內(nèi)容為帳冊名稱、所屬期間、各明細(xì) 科目名稱等。
3.2.4 管理員于每年元月 31 日內(nèi)將已裝訂好的上年財務(wù)文書檔案在登記本上登記后歸檔，登記的內(nèi)容為檔案序號和檔案名稱等。
3.2.5 審計/評估報告：公司委托會計師事務(wù)所/評估師事務(wù)所完成公司的審計/評估工作后， 取得的審計/評估報告應(yīng)與財務(wù)報告放在一 起保存。
3.2.6 管理員負(fù)責(zé)檔案庫的全面管理，除于每月初、年初將有關(guān)會計檔案登記歸檔外，應(yīng)于每季末對會計檔案進(jìn)行整理，檢查會計檔案 有無丟失、毀損情況。
如發(fā)現(xiàn)丟失或毀損應(yīng)查明原因分清責(zé)任并向 主管負(fù)責(zé)人書面匯報請示處理。
3.2.7 管理員調(diào)動工作時，要對文件進(jìn)行清點，辦理交接手續(xù)，并有負(fù)責(zé)人監(jiān)交，尤其是電腦密碼和使用資料。
交接過程必須清楚，填 制交接清單。
交接清單上必須列明檔案的名稱、交接雙方經(jīng)手人、 時間、地點以及冊數(shù)、件數(shù)或份數(shù)。
3.3 所有檔案必須按規(guī)定歸類，將分類以后的檔案材料裝訂成冊，編排順序號， 與檔案總目錄表和分類目錄表相對應(yīng)， 寫在每頁材料的右上角。
3.4 將應(yīng)存檔的材料名稱、主要內(nèi)容、冊數(shù)、頁數(shù)等登錄上分類目錄表后，裝入統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)制作的案卷內(nèi)。
3.5 財務(wù)檔案原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊的封裝， 個別需要拆封重新整理的，3
應(yīng)當(dāng)由公司計劃財務(wù)部經(jīng)理和經(jīng)辦人共同拆封整理，以分清責(zé)任。
3.6 對財務(wù)檔案必須進(jìn)行科學(xué)管理，做到妥善保管，存放有序，查找方便。
同時，嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度，不得隨意堆放，嚴(yán)防毀損、散失 和泄密。
3.7 設(shè)立“財務(wù)檔案保管清冊”逐月或逐年對已裝訂成冊的財務(wù)檔案進(jìn)行登記。
3.8 設(shè)立“會計檔案查閱/借閱登記本”記載會計檔案日常查閱情況和會計檔案借閱及歸還情況。
3.9 對檔案庫要采取防火、防盜、防蛀、防強光等措施。
對以上設(shè)施要經(jīng)常檢查， 發(fā)現(xiàn)問題要馬上向計劃財務(wù)中心報告， 并及時采取補救措施。
具體保管要求如下： 3.9.1 財務(wù)檔案室應(yīng)選擇在干燥防水的地方，并遠(yuǎn)離易燃品堆放地，周圍應(yīng)備有適應(yīng)的防火器材; 3.9.2 3.9.3 采用透明塑料膜作防塵罩、防塵布，遮蓋所有檔案架; 財務(wù)檔案室內(nèi)應(yīng)經(jīng)常用消毒藥劑噴灑，經(jīng)常保持清潔衛(wèi)生，以防蟲蛀; 3.9.4 財務(wù)檔案室保持通風(fēng)透光，并有適當(dāng)?shù)目臻g、通道和查閱地方，以利查閱，并防止潮濕; 3.9.5 設(shè)置歸檔分類目錄表、檔案借閱登記簿，嚴(yán)防毀壞損失、散失和泄密; 3.9.6 3.9.7 會計電算化檔案的保管要注意防盜、防磁等安全措施; 采用磁性介質(zhì)存儲的會計檔案，要定期進(jìn)行檢查，定期進(jìn)行復(fù)制，防止由于磁性介質(zhì)損壞而使會計檔案丟失。
3.10 對入庫檔案隨時進(jìn)行更改補充工作，每半年清點一次，檢查檔案是否完整、準(zhǔn)確、帳目與實物是否相符，對破損或截體、變質(zhì)的檔案及時 修復(fù)和區(qū)別登記。
3.11 每月一次將上月新入檔的資料用計算機軟盤做出備份，另行保管(如保險柜) 。
該套軟盤同樣做出編號和內(nèi)容登記。
3.12 各種財務(wù)檔案的保管期限，根據(jù)財務(wù)檔案保管期限表，分為永久、4
定期二類。
定期保管期限分為 3 年、5 年、10 年、15 年、25 年五種。
財務(wù)檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。
4 財務(wù)檔案的查閱 4.1 4.2 財務(wù)檔案的查閱遵從《財務(wù)保密管理制度》 。
查閱范圍：財務(wù)檔案原則上按查閱人的部門所轄業(yè)務(wù)范圍的規(guī)定查閱。
如需查閱非本部門所轄業(yè)務(wù)范圍的會計檔案，需經(jīng)各公司計劃財務(wù) 部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。
4.3 查閱方法：查閱人查閱財務(wù)檔案時應(yīng)填寫“財務(wù)檔案查閱/借閱記錄”然后由檔案管理員將需查閱的檔案交給查閱人，查閱人應(yīng)在管理員 的監(jiān)督下查閱，查閱完后交回檔案，由管理員及時放回原處。
財務(wù)檔案 原則上不得帶出各公司計劃財務(wù)部。
5 財務(wù)檔案的借閱 5.1 財務(wù)檔案原則上不外借。
如有特殊情況需借出時，應(yīng)由借閱人填寫“財務(wù)檔案查閱/借閱記錄” ，財務(wù)檔案借閱單位由借閱人所在部門的` 經(jīng)理簽字，然后由各公司計劃財務(wù)部經(jīng)理簽字批準(zhǔn)后備案，方可將檔案 借出。
集團總裁、首席財務(wù)官調(diào)閱檔案可直接委派相關(guān)人員到財務(wù)部辦 理借閱，并辦理登記手續(xù)。
非財務(wù)部門工作人員需借閱檔案時，還需有 公司總經(jīng)理的批示，經(jīng)財務(wù)部經(jīng)理簽字后，方可借閱。
5.2 機密檔案的借閱，須經(jīng)集團總裁、首席財務(wù)官、公司總經(jīng)理批準(zhǔn);檔案借閱者要做到保密，不得轉(zhuǎn)借他人，不得涂改、損毀檔案。
5.3 財務(wù)檔案借閱期不超過三天。
如三天借閱期滿需續(xù)借時應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)，重新填寫“財務(wù)檔案查閱/借閱記錄” ，經(jīng)借閱部門經(jīng)理和各公 司計劃財務(wù)部門經(jīng)理簽字批準(zhǔn)后方可續(xù)借。
5.4 借閱人超過借閱期且未辦續(xù)借手續(xù)不歸還會計檔案的，自借閱期滿后一天起，每超期一天收借閱人 10 元的檔案占用罰金，扣個人的占用 罰金從個人的工資中扣收。
5.5 借閱及退還時，要當(dāng)面清點，退還時辦理注銷登記。
借閱人歸還會計檔案時，應(yīng)保證檔案完整、整潔，由管理員檢查無誤后方可歸檔。
5.6 如會計檔案遺失，由借閱人負(fù)責(zé)查找。
如在確認(rèn)檔案遺失后一個月5
內(nèi)查找不到，或造成會計檔案短缺的，將對借閱人及其所在部門進(jìn)行經(jīng) 濟和行政處罰。
根據(jù)遺失、毀損檔案的重要程度收取借閱人至少 500 元的檔案賠償費，并對借閱人予以通報處分，直至追究刑事責(zé)任。
6 財務(wù)檔案的銷毀 保管期滿的財務(wù)檔案，除本細(xì)則第十條規(guī)定的情形外，可以按照以下程 序銷毀： 6.1 各公司計劃財務(wù)部提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、 已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。
6.2 公司計劃財務(wù)部經(jīng)理、總經(jīng)理、首席財務(wù)官在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。
6.2.1 銷毀財務(wù)檔案時，應(yīng)由各公司計劃財務(wù)部和計劃財務(wù)中心共同派人監(jiān)銷。
6.2.2 監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應(yīng)當(dāng)按照財務(wù)檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的財務(wù)檔案;銷毀后，應(yīng)當(dāng)在財務(wù)檔案銷毀清 冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告財務(wù)總監(jiān)和公司總經(jīng)理。
6.3 保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)時為止。
單 獨抽出立卷的財務(wù)檔案， 應(yīng)當(dāng)在財務(wù)檔案銷毀清冊和財務(wù)檔案保管清冊 中列明。
6.4 7 正在項目開發(fā)期間的房地產(chǎn)公司， 其保管期滿的財務(wù)檔案不得銷毀。
財務(wù)檔案的代管及交接 7.1 公司因撤銷、解散、破產(chǎn)或者其他原因而終止的，在終止和辦理注銷登記手續(xù)之前形成的財務(wù)檔案， 應(yīng)當(dāng)由集團計劃財務(wù)中心代管或委托 相關(guān)子公司代管。
法律、行政法規(guī)另有規(guī)定的，從其規(guī)定。
7.2 各公司分立后原公司存續(xù)的，其財務(wù)檔案應(yīng)由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管，其他方可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的財務(wù)檔案;各公司分立后原 公司解散的，其財務(wù)檔案由集團計劃財務(wù)中心代管，各方可查閱、復(fù)制 與其業(yè)務(wù)相關(guān)的財務(wù)檔案。
公司分立中未結(jié)清的會計事項所涉及的原始6
憑證，應(yīng)當(dāng)單獨抽出由業(yè)務(wù)相關(guān)方保存，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。
7.3 單位因業(yè)務(wù)移交其他單位辦理所涉及的財務(wù)檔案，應(yīng)當(dāng)由原單位保管，承接業(yè)務(wù)單位可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的財務(wù)檔案，對其中未結(jié) 清的會計事項所涉及的原始憑證，應(yīng)當(dāng)單獨抽出由業(yè)務(wù)承接單位保存， 并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。
7.4 各公司合并后原各公司解散或一方存續(xù)其他方解散的，原各公司的財務(wù)檔案應(yīng)由合并后的公司統(tǒng)一保管;公司合并后原各公司仍存續(xù)的， 其財務(wù)檔案仍應(yīng)由原各公司保管。
7.5 各公司之間交接財務(wù)檔案的， 交接雙方應(yīng)當(dāng)辦理財務(wù)檔案交接手續(xù)。
移交會計檔案的公司，應(yīng)當(dāng)編制財務(wù)檔案移交清冊。
交接會計7.5.1檔案時，交雙方應(yīng)當(dāng)按照財務(wù)檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項交接，并 由集團計劃財務(wù)中心派人、交接雙方的總經(jīng)理負(fù)責(zé)監(jiān)交。
交接完畢 后， 交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當(dāng)在財務(wù)檔案移交清冊上簽名或者 蓋章。
關(guān)于公司財務(wù)檔案管理制度明細(xì)范文三
一、 為了加強會計檔案管理，保證會計檔案的安全、完整，根據(jù)《中華人民共和國會計 法》《中華人民共和國檔案法》及《會計檔案管理辦法》的規(guī)定，結(jié)合本公司的實際情 、 況，制定本制度。
二、 本制度適用于公司檔案部門和財務(wù)部門的會計檔案管理工作。
第二章 會計檔案管理部門及人員 一、檔案部門和財務(wù)部共同負(fù)責(zé)會計檔案管理工作的開展和協(xié)調(diào)。
二、公司檔案部門和財務(wù)部指定專門人員作為會計檔案員負(fù)責(zé)會計檔案的保管工作。
檔案員 應(yīng)具備愛崗敬業(yè)、認(rèn)真負(fù)責(zé)、耐心細(xì)致、熟悉相關(guān)法律法規(guī)、持有《會計從業(yè)資格證》 等條件。
三、按照不相容崗位分離的原則，出納員不得兼任會計檔案員。
第三章 會計檔案歸檔的范圍 一、會計憑證 (一) 原始憑證 1、 自制原始憑證 (1) 一次憑證。
如入庫單、出料單、支付申請單等; (2) 累計憑證。
如限額領(lǐng)料單等; (3) 匯總原始憑證。
如發(fā)料憑證匯總表、收料憑證匯總表、現(xiàn)金收入?yún)R總表等; (4) 記賬編制憑證。
如購貨發(fā)票、收據(jù)等。
(二) 記賬憑證 二、會計賬簿。
包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、各種輔助賬等。
三、財務(wù)會計報告。
包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表、所有者權(quán)益變動表(新的會計 準(zhǔn)則要求在年報中披露) 、附表及會計報表附注和財務(wù)情況說明書。
四、其它會計核算資料。
凡與會計核算機密相關(guān)的， 由會計部門負(fù)責(zé)辦理的有參考價值的數(shù) 據(jù)資料。
如：經(jīng)濟合同、銀海余額調(diào)節(jié)表、財務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計資料、財務(wù)清查匯總資料、核
定資金定額的數(shù)據(jù)資料、 會計檔案移交清冊、 會計檔案保管清冊、 會計檔案銷毀清冊等。
實行會計點算化單位存貯在磁性介質(zhì)上的會計數(shù)據(jù)、 程序文件及其他會計核算資料均應(yīng) 視同會計檔案一并管理。
第四章 會計檔案的整理和裝訂 一、 會計檔案的整理立卷。
會計年度終了后，對會計資料進(jìn)行整理立卷。
會計檔案的整 理一般采用“三統(tǒng)一”的辦法，即：分類標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、檔案形成統(tǒng)一、管理要求統(tǒng)一，并 分門別類按各卷順序編號。
(一) 分類標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一 一般將財務(wù)會計資料分成一類賬簿，二類憑證，三類報表，四類文字資料及其他。
(二) 檔案形成統(tǒng)一 案冊封面、檔案卡夾、存放柜和存放序列統(tǒng)一 (三) 管理要求統(tǒng)一 建立財務(wù)會計資料檔案簿、會計資料檔案目錄;會計憑證裝訂成冊，報表和文字資料分類立 卷，其他零星資料按年度排序匯編裝訂成冊。
(四) 會計檔案的.裝訂。
會計檔案的裝訂主要包括會計憑證、會計賬簿、會計報表和其他 文字資料的裝訂。
1、 會計憑證的裝訂 一般每月裝訂一次，裝訂好的憑證按年分月妥善保管歸檔。
(1) 會計憑證裝訂前的準(zhǔn)備工作 a. 分類整理，按順序排列，檢查日數(shù)、編號是否齊全; b. 按憑證匯總?cè)掌跉w集(如按上、中、下旬匯總歸集)確定裝訂成冊的本數(shù); c. 摘除憑證內(nèi)的金屬物(如訂書針、大頭針、回形針) ，對大的張頁或附件要折疊成通記 賬憑證大小，且要避開裝訂線，以便翻閱保持?jǐn)?shù)字完整; d. 整理檢查憑證順序號，如有顛倒要重新排列，發(fā)現(xiàn)卻號要查明原因。
再檢查附件有否漏 缺，領(lǐng)料單、入庫單、工資、獎金發(fā)放單是否隨附齊全; e. 記賬憑證上有關(guān)人員(如財務(wù)主管、復(fù)核、記賬、制單等)的印章是否齊全。
(2) 會計憑證裝訂時的要求： a. 用“三針引線法”裝訂，裝訂憑證應(yīng)該使用棉線，在左上角打上三個針眼，實行三眼一 線打結(jié)，結(jié)扣應(yīng)是活的，并放在憑證封皮的里面，裝訂時盡可能縮小所占的部位，使記 賬憑證及其附件保持盡可能大的顯露面，以便于時候查閱; b. 憑證外面要加封面，封面紙用尚好的牛皮紙印制，封面規(guī)格略大于所附記賬憑證; c. 裝訂憑證厚度一般 1.5 厘米，方可保證裝訂牢固，美觀大方。
(3) 會計憑證裝訂后的注意事項。
a. 每本封面上填寫好憑證種類、起止號碼、憑證張數(shù)、會計主管人員和裝訂人員簽章; b. 在封面上編好卷號，按編號順序入柜，并要在顯露處標(biāo)明憑證種類編號，以便于調(diào)閱。
2、 會計賬簿的裝訂 各種會計賬簿年度結(jié)賬后，除跨年使用的賬簿外，其他賬簿應(yīng)按時整理立卷。
基本要求是： (1) 賬簿裝訂前，首先按賬簿啟用表的使用頁數(shù)核對各個賬戶是否相符，帳頁數(shù)是否齊 全，序號排列是否連續(xù);然后按會計賬簿封面、賬簿啟用表、賬戶目錄、該賬簿按 頁數(shù)順序排列的帳頁、會計賬簿裝訂封底的順序裝訂。
(2) 活頁賬簿裝訂的要求： a. 保留已使用過的帳頁，將帳頁數(shù)填寫齊全，去除空白頁和撤掉帳頁夾，用質(zhì)好的牛皮紙 做封面、封底，裝訂成冊。
b. 多欄式活頁賬、三欄式活頁賬、數(shù)量金額式活頁賬等不得混裝，應(yīng)按同類業(yè)務(wù)、同類帳
頁裝訂在一起。
c. 在本賬的封面上填寫好賬目的種類，編號卷號，會計主管人員和裝訂人員(經(jīng)辦人)簽 章。
(3) 賬簿裝訂后的其他要求： a. 會計賬簿應(yīng)牢固、平整，不得有折角、缺角，錯頁、掉頁、加空白紙的現(xiàn)象。
b. 會計賬簿的封口要嚴(yán)密，封口處要加蓋有關(guān)印章。
c. 封面應(yīng)齊全、平整，并注明所屬年度及賬簿名稱、編號，編號為一年一編，編號順序為 總賬、現(xiàn)金日記賬、銀海存(借)款日記賬、分戶明細(xì)賬。
d. 會計賬簿按保管期限分別編制卷號，如現(xiàn)金日記賬全年按順序編制卷號;總賬、各類明 細(xì)賬、輔助賬全年按順序編制卷號。
3、 會計報表的裝訂 會計報表編制完成及時報送后， 留存的報表按月裝訂成冊謹(jǐn)防丟失。
小公司可按季裝訂 成冊。
第一，會計報表裝訂前要按編報目錄核對是否齊全，整理報表頁數(shù)，上邊和左邊對齊 壓平，防止折角，如有損壞部位修補后，完整無缺地裝訂;第二，跨級報表裝訂順序為：會 計報表封面、會計報表編制說明書、各種會計報表按會計報表的編號順序排列、會計報表的 封底;第三，按保管期限編制卷號。
第五章 會計檔案的移交 財務(wù)會計部門在將會計檔案移交本單位檔案部門時，應(yīng)按下列程序進(jìn)行： (一) 開列清冊，填寫《會計檔案移交單》 (二) 在賬簿使用日期欄填寫移交日期 (三) 交接人員按移交清冊和交接清單項目核查無誤后簽章。
第六章 會計檔案的歸檔保管 一、 公司檔案部門和財務(wù)部專門指定檔案室或檔案柜存放會計檔案。
保管地點應(yīng)具備完善的 防潮、防霉、防蛀、防火、防盜等條件。
當(dāng)年的會計檔案在會計年度終了后，可暫由財務(wù)部保管一年，期滿后移交檔案部門保管。
二、會計檔案的保管要求 (一) 會計檔案室應(yīng)選擇在干燥防水的地方，并遠(yuǎn)離易燃品堆放地，周圍應(yīng)備有適應(yīng)的防 火器材; (二) 采用透明塑料薄膜作防塵罩、防塵布，遮蓋所有檔案架和堵塞鼠洞; (三) 會計檔案室內(nèi)應(yīng)經(jīng)常用消毒藥劑噴灑，經(jīng)常保持清潔衛(wèi)生，以防蟲蛀; (四) 會計檔案室保持通風(fēng)透光，并有適當(dāng)?shù)目臻g、通道和查閱地方，以利查閱，并防止 潮濕; (五) 設(shè)置保管清冊(附表 5) ，嚴(yán)防毀壞損失、散失和泄密; (六) 會計電算化檔案保管要注意防盜、防磁等安全措施。
會計檔案保管專員負(fù)責(zé)全部會 計檔案的整理、立卷、保管、調(diào)閱、銷毀等一系列工作。
三、機構(gòu)變動或檔案管理專員調(diào)動時， 應(yīng)辦理交接手續(xù)， 由原管理人員編制會計檔案移交清 冊，將全部案卷逐一點交，接管人員逐一接受。
四、會計檔案的保管期限 按其特點可分為永久性和定期性兩類。
凡是在立檔單位會計核算中形成的， 記述和反映 會計核算的， 對工作總結(jié)、 查考和研究經(jīng)濟活動具有長遠(yuǎn)利用價值的會計檔案， 應(yīng)永久保存。
定期保管期限分為 3 年、5 年、10 年、15 年、25 年 5 種。
會計檔案的保管期限，從會計年 度終了后的第一天算起，如：1996 年年度終了日為 12 月 5 日，保管期限按 1997 年元月 1 日開始計算。
為了全面反映會計檔案情況，上檔部門應(yīng)設(shè)置“會計檔案備查表”及時記載會計檔案的
保存數(shù)、借閱數(shù)和歸檔數(shù)，做到心中有數(shù)、不出差錯。
第七章 會計檔案的借閱使用 一、會計檔案為本單位提供利用，原則上不得借出，有特殊需要須經(jīng)總經(jīng)理、財務(wù)負(fù)責(zé)人批 準(zhǔn)。
二、 外部借閱會計檔案時， 應(yīng)持有單位正式介紹信、 經(jīng)總經(jīng)理、 財務(wù)總監(jiān)或財務(wù)經(jīng)理批準(zhǔn)后， 方可辦理借閱手續(xù);單位內(nèi)部人員借閱會計檔案時，應(yīng)填寫《會計檔案借閱申請表》 。
經(jīng)會 計主管人員或單位領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。
檔案庫管員應(yīng)登記《檔案借閱登記表》 ， 將借閱人姓名、單位、日期、數(shù)量、內(nèi)容、歸期等情況登記清楚。
三、借閱會計檔案人員不得在案卷中亂畫、標(biāo)記，拆散員卷冊，也不得涂改抽換、攜帶外出 或復(fù)制原件(如有特殊情況，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方能攜帶外出或復(fù)制原件) 。
四、借出的會計檔案，會計檔案管理專員要按期如數(shù)收回，并辦理注銷借閱手續(xù)。
第八章 會計檔案的銷毀 一、會計檔案保管期滿，需要銷毀時由本單位檔案機構(gòu)會同會計機構(gòu)共同編寫《檔案銷毀申 請表》 ，提出銷毀意見，會同財務(wù)會計部門共同鑒定、嚴(yán)格審查，編造會計檔案銷毀清冊。
二、機關(guān)、團體、事業(yè)單位和非國有公司會計檔案要銷毀時，報本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀;國 有公司經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審查，報請上級主管單位批準(zhǔn)后銷毀。
三、會計檔案保管期滿，但其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨抽出，另行立卷，由 檔案部門保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)時為止;建設(shè)單位在建設(shè)期間的會計檔案，不得銷毀。
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