完善的會計(jì)檔案管理規(guī)章制度

　　近年來,隨著基層人民銀行會計(jì)工作整體水平的不斷提高,會計(jì)檔案管理工作得到了明顯加強(qiáng),檔案的查證、依據(jù)和史料作用發(fā)揮更加突出。下面愛匯小編整理的完善的會計(jì)檔案管理規(guī)章制度，供你參考。

　　完善的會計(jì)檔案管理規(guī)章制度范文一

　　1 目的

　　2 范圍

　　3 會計(jì)檔案的定義和分類

　　3.1 會計(jì)檔案是指會計(jì)憑證、會計(jì)帳薄和會計(jì)報(bào)表等會計(jì)核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。會計(jì)檔案分為以下幾類：

　　3.1.1 會計(jì)憑證：包括外來的和自制的各種原始憑證、記賬憑證、匯總憑證，其他會計(jì)憑證，涉及對外對私改造資料，銀行存款(借款)對賬單及余額調(diào)節(jié)表等。

　　3.1.2 會計(jì)賬簿：包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、各種輔助登記簿等。

　　3.1.3 財(cái)務(wù)報(bào)告：月、季、年度會計(jì)報(bào)表，報(bào)表附注及財(cái)務(wù)情況說明書。上級主管部門對報(bào)告的批復(fù)及社會審計(jì)的審計(jì)報(bào)告。

　　3.1.4 發(fā)票：增值稅專用發(fā)票和普通發(fā)票，收款收據(jù)。

　　3.1.5 其他會計(jì)資料：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對帳單，物資盤存表，領(lǐng)料單，其他應(yīng)當(dāng)保存的會計(jì)核算專業(yè)資料，補(bǔ)助項(xiàng)目申報(bào)資料，工商年檢資料等。

　　4 會計(jì)檔案的整理

　　4.1 會計(jì)憑證：

　　(1)每月完成會計(jì)結(jié)帳后，于次月下旬將會計(jì)憑證裝訂成冊，根據(jù)憑證的多少，分散裝訂，做到整齊、牢固、美觀，每本憑證2.0cm厚左右。

　　(2)會計(jì)憑證裝訂封面的所有內(nèi)容要填寫齊全，包括：單位名稱、年度、月份、起止日期、憑證起止號、憑證冊數(shù)、裝訂人簽章等。

　　4.2 會計(jì)賬簿： 各種會計(jì)賬簿辦理完年度結(jié)賬后，除跨年使用的賬簿外，其它均需整理妥善保管。

　　(1)會計(jì)賬簿在辦理完年度結(jié)賬后，于次年3-4月份打印，分類裝訂存放檔案室。

　　(2)會計(jì)賬簿的裝訂順序：會計(jì)賬簿裝訂封面-按本賬簿頁數(shù)順序裝訂賬頁-會計(jì)賬簿裝訂封底。

　　(3)裝訂后的會計(jì)賬簿應(yīng)牢固、平整、不得有折角，掉頁現(xiàn)象。

　　(4)會計(jì)賬簿裝訂封面的所有內(nèi)容要填寫齊全，包括：單位名稱、年度、賬簿名稱、加蓋裝訂人印章等。

　　4.3會計(jì)報(bào)表：

　　(1)會計(jì)報(bào)表編制完成并按時(shí)報(bào)送后，按月留存報(bào)表，會計(jì)報(bào)表、稅務(wù)報(bào)表申報(bào)完成后于次年2月前按年裝訂成冊，統(tǒng)一歸檔保管。統(tǒng)計(jì)報(bào)表申報(bào)完成后于次年3月按年裝訂成冊，統(tǒng)一歸檔保管。

　　(2)裝訂封面的'所有內(nèi)容要填寫齊全，包括：單位名稱、年度、報(bào)表名稱、加蓋裝訂人印章等。

　　4.4 財(cái)務(wù)報(bào)告：收到報(bào)告后，統(tǒng)一編號入檔，編號為簽發(fā)單位第一位字母縮寫(XX)—年度(XXXX)-月(XX)-流水號(XX),項(xiàng)目審計(jì)報(bào)告按補(bǔ)助項(xiàng)目申報(bào)資料整理。

　　4.5發(fā)票：

　　(1)出口發(fā)票存根聯(lián)：每本開完后加封面裝訂成冊，封面內(nèi)容填寫齊全：單位名稱、發(fā)票起止號、

　　開票起止日、開票人、裝訂人簽章。

　　(2)增值稅發(fā)票抵稅聯(lián)：按發(fā)票認(rèn)證月份，于次月25日前每100份裝訂一冊，統(tǒng)一歸檔保管。按開票日期先后順序裝訂，裝訂順序：封面—認(rèn)證結(jié)果通知——認(rèn)證清單——發(fā)票——封底，封面內(nèi)容填寫齊全：單位名稱、發(fā)票認(rèn)證所屬年月、份數(shù)、匯總金額(按同類稅率分類匯總)、冊數(shù)、裝訂人簽章。

　　(3)收款收據(jù)、作廢、紅沖發(fā)票：按年整理，于次年2月裝訂成冊，統(tǒng)一歸檔保管。按開票日期先后順序裝訂，裝訂順序：封面—目錄—發(fā)票(收據(jù))—封底，封面內(nèi)容填寫齊全：單位名稱、年份、份數(shù)、裝訂人簽章。

　　4.6 其它會計(jì)資料：

　　(1)銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對帳單：按年整理，年度對帳結(jié)束后，按月順序整理裝訂成冊歸檔保管，裝訂順序：封面—銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對帳單—封底，封面內(nèi)容填寫齊全：單位名稱、年、資料名稱、裝訂人簽章。

　　(2)出口備案資料：正式申報(bào)后，按憑證多少裝訂成冊，每本憑證3cm厚左右，統(tǒng)一歸檔保管。裝訂順序：封面—目錄—備案資料—封底，封面內(nèi)容填寫齊全：單位名稱、年月、資料名稱、裝訂人簽章。

　　(3)物資盤點(diǎn)表：按月裝訂整理，封面內(nèi)容填寫齊全：單位名稱、年月、資料名稱、裝訂人簽章。

　　(4)領(lǐng)料單：每月封箱存放檔案室。

　　(5)補(bǔ)助項(xiàng)目申報(bào)資料：按項(xiàng)目分類整理歸檔保管。

　　(6) 工商年檢資料：按年整理歸檔保管。

　　4.7 會計(jì)年度終了后，應(yīng)將裝訂成冊的會計(jì)檔案進(jìn)行整理。

　　5 會計(jì)檔案的歸檔保管

　　5.1 財(cái)務(wù)部設(shè)專人保管會計(jì)檔案，出納人員不得兼管會計(jì)檔案。會計(jì)檔案管理人員負(fù)責(zé)全部會計(jì)檔案的整理、保管、調(diào)閱、銷毀等一系列工作。

　　5.2 當(dāng)年的會計(jì)檔案在會計(jì)年度終了后，由財(cái)務(wù)部按照歸檔要求，負(fù)責(zé)裝訂成冊，編制《檔案管理臺帳》，移交至財(cái)務(wù)部會計(jì)檔案管理人員。

　　5.3 保存期限15年以上的檔案。會計(jì)年度終了后，3年內(nèi)存放在檔案柜(標(biāo)識：年份、起止月份、檔案名稱)，3年滿后放入紙箱封存保管，封箱標(biāo)識：年份、起止月份、檔案名稱。

　　5.4 會計(jì)檔案管理人員調(diào)動時(shí)，應(yīng)辦理交接手續(xù)，由原管理人員編制《文件(記錄)移交銷毀申請單》，將全部案卷逐一點(diǎn)交，接管人員逐一接收。

　　6 各種會計(jì)檔案的保管期限

　　6.1 會計(jì)檔案保管期限：參見附表《會計(jì)檔案保管期限表》。

　　6.2 會計(jì)檔案的保管期限，從會計(jì)年度終了后的第一天算起。

　　6.3 會計(jì)檔案的具體名稱如有同本制度附表所列檔案名稱不相符的，可以比照類似的保管期限辦理。

　　7 會計(jì)檔案的借閱使用

　　7.1 會計(jì)檔案不允許隨意借閱、復(fù)制，不得自行借出、復(fù)制，需經(jīng)財(cái)務(wù)部經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱，填寫《文件借閱、復(fù)制記錄》，且借閱資料不可轉(zhuǎn)借。

　　7.2 涉及司法案件需查閱、復(fù)印會計(jì)資料時(shí)，應(yīng)事前由公司財(cái)務(wù)總監(jiān)批準(zhǔn)。

　　7.3 借閱會計(jì)檔案人員，不得將會計(jì)檔案攜帶出外，如有特殊需要，經(jīng)財(cái)務(wù)總監(jiān)批準(zhǔn)。

　　7.4 借閱會計(jì)檔案人員，不得在檔案中標(biāo)畫，不得拆卸，更不得抽換，歸還時(shí)保證檔案資料完整無損。

　　7.5 歸還檔案時(shí)需經(jīng)會計(jì)檔案管理人員審核無誤后才可入檔，并填寫歸還時(shí)間，保留備查。

　　8 會計(jì)檔案的銷毀

　　8.1 每年9月份，會計(jì)檔案保管人員對保管期滿會計(jì)檔案進(jìn)行整理，提出提出《文件(記錄)移交銷毀申請單》報(bào)經(jīng)財(cái)務(wù)總監(jiān)批準(zhǔn)后，方可銷毀。對其中未了結(jié)的債權(quán)、債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨(dú)抽出，另行立檔，由檔案保管部門保管到結(jié)清債權(quán)、債務(wù)時(shí)為止。正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會計(jì)檔案不得銷毀。

　　8.2 監(jiān)銷人在銷毀會計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照《文件(記錄)移交銷毀申請單》所列內(nèi)容清點(diǎn)核對所要銷毀的會計(jì)檔案。

　　8.3 銷毀會計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由行政部和財(cái)務(wù)部共同派員監(jiān)銷。銷毀后，應(yīng)當(dāng)在《文件(記錄)移交銷毀申請單》簽名蓋章，《文件(記錄)移交銷毀申請單》永久保存。

　　9 附則

　　9.1 本制度自2013年11月1日起執(zhí)行。以前制度與本制度相抵觸的，以本制度為準(zhǔn)。

　　9.2 本制度未盡事宜，按公司有關(guān)制度執(zhí)行。

　　9.3 本制度由公司財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)解釋和修改。

　　10 相關(guān)記錄

　　10.1 《檔案管理臺帳》

　　10.2 《文件借閱、復(fù)制記錄》

　　10.3 《文件(記錄)移交銷毀申請單》

　　完善的會計(jì)檔案管理規(guī)章制度范文二

　　第一條：會計(jì)檔案是公司一切商事經(jīng)營活動在財(cái)務(wù)核算管理的最終 歸集。

　　是一個公司檔案管理的核心。

　　會計(jì)檔案保存是否完整直接關(guān)系到 公司長遠(yuǎn)的經(jīng)濟(jì)利益能否得以保全。

　　會計(jì)檔案的完整也是公司主要相關(guān) 負(fù)責(zé)人最重要的經(jīng)濟(jì)法律責(zé)任之一。

　　第二條： 為了加強(qiáng)公司會計(jì)檔案管理和財(cái)務(wù)監(jiān)督， 確保公司的合法 利益，根據(jù)《中華人民共和國財(cái)政部、國家檔案局第 79 號令——會計(jì)案 管理辦法》 、集團(tuán)檔案管理規(guī)定，結(jié)合公司的具體情況，特制定本辦法。

　　第三條：在公司內(nèi)部使用、取得和保管會計(jì)檔案的部門和個人，必 須遵守本制度。

　　第二章：會計(jì)檔案 第四條：會計(jì)檔案是指單位在進(jìn)行會計(jì)核算等過程中接收或形成的,記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的,具有保存價(jià)值的文字、 圖表等各種形式的 會計(jì)資料,包括通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計(jì)檔案。

　　它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要?dú)v史資料和證據(jù)。

　　第五條： 會計(jì)檔案和范圍： 會計(jì)檔案的范圍指會計(jì)憑證、 會計(jì)賬簿、 會計(jì)報(bào)表、包括通過以及其他會計(jì)核算資料等四個部分。

　　一、會計(jì)憑證：會計(jì)憑證是記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任的書面證 明。

　　它包括自制原始憑證、 外來原始憑證、 原始憑證匯總表、 記賬憑證、 記賬憑證匯總表、銀行存款(借款)對賬單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表等。

　　二、會計(jì)賬簿：會計(jì)賬簿是一定格式、相互聯(lián)結(jié)的賬頁組成，以會 計(jì)憑證為依據(jù)，全面、連續(xù)、系統(tǒng)地記錄各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的簿籍。

　　它包括 按會計(jì)科目設(shè)置的總分類賬、各類明細(xì)分類賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存款 日記賬以及輔助記備查簿等。

　　三、 會計(jì)報(bào)表： 會計(jì)報(bào)表是反映企業(yè)財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營成果的總結(jié)性 書面文件，有主要財(cái)務(wù)反映指標(biāo)快報(bào)，月、季度會計(jì)報(bào)表、中期會計(jì)報(bào)1

　　江蘇宜爾杉集團(tuán)文件編號 文件版次 頁 次YESJT-GL-001 A/0 8會計(jì)檔案管理制度表、年度會計(jì)報(bào)表。

　　包括資產(chǎn)負(fù)債表、損益表、現(xiàn)金流量表、會計(jì)報(bào)表 附表、附注、財(cái)務(wù)情況說明書等。

　　四、其他會計(jì)核算資料：其他會計(jì)核算資料屬于經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)范疇，與 會計(jì)核算、 會計(jì)監(jiān)督緊密相關(guān)的， 由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)辦理的有關(guān)數(shù)據(jù)資料。

　　如：經(jīng)濟(jì)合同、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)資料、財(cái)務(wù)清查匯總資料、核定資金定額 的數(shù)據(jù)資料、會計(jì)檔案移交清冊、會計(jì)檔案保管清冊、會計(jì)檔案銷毀清 冊等。

　　五、同時(shí)滿足下列條件的,單位內(nèi)部形成的屬于歸檔范圍的`電子會計(jì)資料可僅以電子形式保存,形成電子會計(jì)檔案: (一)形成的電子會計(jì)資料來源真實(shí)有效,由計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成和 傳輸; (二)使用的會計(jì)核算系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、 完整、 有效接收和讀取電子會計(jì) 資料,能夠輸出符合國家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式的會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào) 表等會計(jì)資料,設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序; (三)使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、 管理、 利用電子會計(jì)檔 案,符合電子檔案的長期保管要求,并建立了電子會計(jì)檔案與相關(guān)聯(lián)的其他 紙質(zhì)會計(jì)檔案的檢索關(guān)系; (四)采取有效措施,防止電子會計(jì)檔案被篡改; (五)建立電子會計(jì)檔案備份制度,能夠有效防范自然災(zāi)害、意外事故 和人為破壞的影響; (六)形成的電子會計(jì)資料不屬于具有永久保存價(jià)值或者其他重要保 存價(jià)值的會計(jì)檔案。

　　第三章：會計(jì)檔案的裝訂和保管 第六條：會計(jì)檔案的整理立卷：會計(jì)年度終了后，對會計(jì)資料進(jìn)行 整理立卷。

　　會計(jì)檔案的整理采用的辦法是：分類標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、檔案形成統(tǒng) 一、管理要求統(tǒng)一，并分門別類按各卷順序編號。

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　　江蘇宜爾杉集團(tuán)文件編號 文件版次 頁 次YESJT-GL-001 A/0 8會計(jì)檔案管理制度一、分類標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一。

　　將財(cái)務(wù)會計(jì)資料分成一類賬簿，二類憑證，三 類報(bào)表，四類文字資料及其他。

　　二、 檔案形成統(tǒng)一。

　　案冊封面、 檔案卡夾、 存放柜和存放序列統(tǒng)一。

　　三、管理要求統(tǒng)一。

　　建立財(cái)務(wù)資料檔案簿、會計(jì)資料檔案目錄;會 計(jì)憑證裝訂成冊，報(bào)表和文字分類立卷，其他零星資料按年度排序匯編 裝訂成冊。

　　第七條：會計(jì)檔案的裝訂：會計(jì)檔案的裝訂主要包括會計(jì)憑證、會 計(jì)賬簿、會計(jì)報(bào)表及其他文字資料的裝訂。

　　會計(jì)憑證的裝訂，一般每月 裝訂一次。

　　裝訂好的憑證按年分月妥善保管。

　　第八條：會計(jì)憑證裝訂前的準(zhǔn)備工作： 一、分類整理，按順序排列，檢查日數(shù)、編號是否齊全; 二、按憑證匯總?cè)掌跉w集確定裝訂成冊的本數(shù); 三、摘除憑證內(nèi)的金屬物(如訂書釘、大頭針、回形針) ，對大的 張頁或附件要折疊成同記賬憑證大小，且要避開裝訂線，以便翻閱保持 數(shù)字完整; 四、整理檢查憑證順序號，如有顛倒要重新排列，發(fā)現(xiàn)缺號要查明 原因。

　　再檢查附件有否漏缺，領(lǐng)料單、入庫單、工資、獎金發(fā)放單是否 隨附齊全; 五、記賬憑證上有關(guān)人員(如財(cái)務(wù)主管、復(fù)核、記賬、制單等)的 印章是否齊全。

　　第九條會計(jì)憑證裝訂時(shí)的要求： 一、 裝訂盡可能縮小所占部位， 使記賬憑證及其附件保持盡可能大 的顯露面，以便于事后查閱。

　　二、憑證外面要加封面，封面紙用尚好的牛皮紙印制，封面規(guī)格略 大于所附記賬憑證; 三、裝訂憑證厚度一般為 3 厘米，裝訂牢固，美觀大方。

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　　江蘇宜爾杉集團(tuán)文件編號 文件版次 頁 次YESJT-GL-001 A/0 8會計(jì)檔案管理制度第十條： 會計(jì)憑證裝訂后的注意事項(xiàng)： 一、每本封面上填寫好憑證種類、起止號碼、憑證張數(shù)、會計(jì)主管 人員和裝訂人員簽章; 二、在封面上編好卷號，會計(jì)憑證裝訂成冊后，裝入會計(jì)憑證檔案 盒以便妥善保護(hù)。

　　按編號順序入柜，并要在顯露處標(biāo)明憑證種類編號， 以便于調(diào)閱。

　　第十一條：會計(jì)賬簿和裝訂：各種會計(jì)賬簿年度結(jié)賬后，除跨年使 用的賬簿外，其他賬簿應(yīng)按時(shí)整理立卷。

　　基本要求是： 一、 賬簿裝訂前， 首先按賬簿啟用表的使用頁數(shù)核對各個賬戶口是 否相符，賬頁數(shù)是否齊全，序號排列是否連續(xù);然后按會計(jì)賬簿封面、 賬簿啟用表、賬戶目錄、該賬簿按頁數(shù)順序排列的賬頁、會計(jì)賬簿裝訂 封底的順序裝訂。

　　二、活頁賬簿裝訂要求。

　　1 、多欄式活頁賬、三欄式活頁賬、數(shù)量金額式活頁賬等應(yīng)分別裝 訂，應(yīng)按同類業(yè)務(wù)、同類賬頁裝訂在一起，并按會計(jì)科目編號順序依次 排頁。

　　2 、在賬本的封面上填寫好賬目的種類，編好卷號，會計(jì)主管人員 和裝訂人(經(jīng)辦人)簽章 3 、 計(jì)算機(jī)打印的賬頁應(yīng)在左側(cè)留出裝訂線， 不得以打印紙?jiān)�有�?孔穿線裝訂。

　　第十二條： 賬簿裝訂后的其也要求： 一 、會計(jì)賬簿應(yīng)該牢固、平整，不得有折角、缺角、錯頁、加空 白紙的現(xiàn)象。

　　二、會計(jì)賬簿的封面要嚴(yán)密，封面處要加蓋公司財(cái)務(wù)印章。

　　三、封面應(yīng)齊全、平整，并注明所屬年度及賬簿名稱、編號，編號 為一年一編，編號順序?yàn)榭傎~、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬、分類明4

　　江蘇宜爾杉集團(tuán)文件編號 文件版次 頁 次YESJT-GL-001 A/0 8會計(jì)檔案管理制度細(xì)賬等。

　　四、 會計(jì)賬簿按保管期限分別編制卷號， 如現(xiàn)金日記賬全年按順序 編制卷號;總賬、各類明細(xì)賬、輔助賬全年按順序編制卷號。

　　第十三條 ：會計(jì)報(bào)表的裝訂：會計(jì)報(bào)表編制完成及時(shí)報(bào)送后。

　　一、會計(jì)報(bào)表裝訂前要按編報(bào)目錄核對是否齊全，整理報(bào)表頁數(shù)， 上邊和左邊對齊壓平， 防止折角， 如果損壞部位修補(bǔ)后完整無缺地裝訂; 二、會計(jì)報(bào)表裝訂順序?yàn)椋簳��?jì)報(bào)表封面、會計(jì)報(bào)表編制說明、各 種會計(jì)報(bào)表按會計(jì)報(bào)表的編號順序排列、會計(jì)報(bào)表的封底; 三、按保管期限編制卷號。

　　第十四條：會計(jì)檔案的保管：當(dāng)年會計(jì)檔案，在會計(jì)年度終了后， 可暫由財(cái)務(wù)部門保管宜一年，最長不超過兩年，期滿之后原則上應(yīng)由財(cái) 務(wù)部門編制清冊移交本單位的檔案部門保管。

　　財(cái)務(wù)會計(jì)部門在將會計(jì)檔 案移交檔案管理部門時(shí)，應(yīng)按下列程序進(jìn)行： 一、開列清冊，填寫交接清單; 二、在賬簿使用日期欄填寫移交日期; 三、交接人員按移交清冊和交接清單項(xiàng)目核查無誤后簽章。

　　第十五條：會計(jì)檔案的保管要求： 一、 會計(jì)檔案室應(yīng)選擇在干燥防水的地方， 并遠(yuǎn)離易燃品堆放地， 周圍應(yīng)備有防火器材。

　　二、會計(jì)檔案應(yīng)放在專用的鐵皮檔案柜里，按順序碼放整齊，以 便查找。

　　三、會計(jì)檔案室內(nèi)應(yīng)經(jīng)常用消毒藥劑噴灑，經(jīng)常保持清潔衛(wèi)生， 以防蟲蛀、防鼠咬。

　　四、會計(jì)檔案室保持通風(fēng)透光，并有適當(dāng)?shù)目臻g、通道和查閱的 地方，以利查閱，并防止潮濕; 五、設(shè)置歸檔登記簿、檔案目錄登記簿、檔案借閱記簿，嚴(yán)防毀5

　　江蘇宜爾杉集團(tuán)文件編號 文件版次 頁 次YESJT-GL-001 A/0 8會計(jì)檔案管理制度壞損失、散失和泄密;六、會計(jì)電算化檔案保管要注意防盜、防磁等安全措施。

　　第四章會計(jì)檔案的借閱 第十六條會計(jì)檔案的借閱 一、會計(jì)檔案為本單位所利用，原則上不得借出，有特殊需要須 經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人員批準(zhǔn)。

　　二、外部借閱會計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)持有單位正式介紹信，經(jīng)會計(jì)主管 人員或單位領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)后， 方可辦理借閱手續(xù); 單位內(nèi)部人員借閱手續(xù)。

　　借閱人應(yīng)認(rèn)真填寫檔案借閱登記簿， 將借閱人姓名、 單位、 日期、 數(shù)量、 內(nèi)容、歸期等情況登記清楚。

　　三、本單位人員需要檔案資料，在登記報(bào)批后由檔案管理人員陪 同翻閱或者復(fù)印。

　　四、借閱會計(jì)檔案人員不得在案卷中亂畫、標(biāo)記、拆散原卷冊， 也不得涂改抽換、攜帶外出或復(fù)制原件(如有特殊情況，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn) 后方能攜帶外出或復(fù)制原件) 。

　　完善的會計(jì)檔案管理規(guī)章制度范文三

　　一、財(cái)務(wù)檔案的內(nèi)容及分類

　　1、憑證類。主要有原始憑證、記賬憑證、其他會計(jì)憑證;

　　2、賬簿類。主要有總賬、明細(xì)賬、日記賬、各類輔助賬簿、其他會計(jì)賬簿。

　　3、報(bào)告類。主要有月度、季度、年度會計(jì)報(bào)告、財(cái)務(wù)分析及管理報(bào)告、專題報(bào)告、其他報(bào)告;

　　4、銀行資料;

　　5、稅務(wù)資料;

　　6、各類合同;

　　7、財(cái)務(wù)人事檔案;

　　8、公司制度文件;

　　9、其他類：主要有會計(jì)移交清冊、會計(jì)檔案保管、銷毀清冊、稅務(wù)申報(bào)資料、各類證照、銀行對賬單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表、財(cái)務(wù)檔案借閱登記簿、其他財(cái)務(wù)檔案、其他日常核算和財(cái)務(wù)管理過程中形成的檔案材料。

　　二、憑證的管理：

　　1、票據(jù)粘貼、填制、裝訂規(guī)范，詳見財(cái)務(wù)操作指引。

　　2、附件標(biāo)準(zhǔn)、內(nèi)容及粘貼順序參照《報(bào)銷付款操作規(guī)范》。

　　三、賬冊的打印裝訂及存檔

　　1、會計(jì)賬簿包括總賬、科目余額表、日記賬、明細(xì)賬和其他輔助性賬簿。

　　2、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬不得用銀行對賬單或者其他方法代替。

　　3、會計(jì)賬簿必須在年度終了后2個月內(nèi)打印裝訂。

　　4、賬簿打印一律用A4紙打印，按照賬務(wù)設(shè)置的要求打印數(shù)量賬、三欄賬、多欄賬、日記賬，且必須打印到最明細(xì)級。應(yīng)當(dāng)按實(shí)際使用的賬頁順序編定連續(xù)頁號，不得缺號或重號

　　5、明細(xì)帳只打印末級科目。往來賬有輔助核算的要打印客商輔助核算帳頁。

　　6、賬簿原則上按“資產(chǎn)、負(fù)債、所有者權(quán)益、收入、成本費(fèi)用”分類裝訂，考慮的裝訂成本和裝訂厚度問題，可適當(dāng)合并裝訂，每冊內(nèi)封后附賬簿科目目錄。

　　7、分檔案類別進(jìn)行按年度匯總裝訂，用藍(lán)色皮紋紙做封皮，左側(cè)裝訂，封皮打印上“公司名稱、公司LOGO、報(bào)告名稱、報(bào)告年度”。

　　8、會計(jì)賬簿由封面、賬頁、封底三部分組成，裝訂應(yīng)符合美觀、牢固、易于保管的原則。每本厚度適中，以不超過3CM為宜。

　　四、檔案歸檔管理

　　1、財(cái)務(wù)檔案歸檔總體要求

　　1.1歸檔的會計(jì)檔案應(yīng)具有連續(xù)性、系統(tǒng)性、綜合性和完整性，必須真實(shí)準(zhǔn)確地反映財(cái)務(wù)活動的全過程和歷史面目。

　　1.2歸檔分類及順序，參照總部的《財(cái)務(wù)檔案歸檔目錄》，詳見附件。

　　1.3歸檔時(shí)，各種會計(jì)檔案都必須按規(guī)定裝訂成冊，按統(tǒng)一規(guī)格，內(nèi)容詳細(xì)填寫封面和端面，并將單位、年月、名稱、卷號等全部寫明，不得隨意省略，填寫時(shí)要用鋼筆或簽字筆，不得用圓珠筆，鉛筆或紅筆。

　　1.4會計(jì)檔案的封面及檔案文件盒側(cè)封，詳見附件，要求統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格執(zhí)行。要求按照標(biāo)準(zhǔn)順序進(jìn)行擺放。

　　1.5財(cái)務(wù)人員在接收各類檔案前必須進(jìn)過嚴(yán)格審查，審查各檔案要輸是否填寫完整，相關(guān)簽字是否齊全，審查合格后與送達(dá)方當(dāng)面共同簽收。

　　1.6財(cái)務(wù)人員在接收到各類會計(jì)檔案后，必須在當(dāng)天進(jìn)行登記歸檔。

　　2、各類檔案的歸檔要求舉例

　　2.1每類檔案要求資料齊全、完整，以打開該檔案資料不用翻閱其他資料為標(biāo)準(zhǔn)，以《納稅申報(bào)資料檔案》為例，所需檔案資料說明如下：

　　1)封皮;

　　2)目錄(若資料較多);

　　3)納稅申報(bào)表;

　　4)各稅種稅款計(jì)算清單(若有);

　　5)稅票、完稅證(若有)、撥款回單(若有)復(fù)印件;

　　6)付款審批單、納稅OA審批(若有)復(fù)印件。

　　2.2裝訂要求

　　2.2.1分檔案類別按月或按次整理、按年裝訂。

　　2.2.2按月或按次整理時(shí)，每月或每次都要有用A4白紙打印的封皮，封皮打印上公司LOGO。

　　2.2.3分檔案類別進(jìn)行按年度匯總裝訂，用藍(lán)色皮紋紙做封皮，左側(cè)裝訂，封皮打印上“公司名稱、公司LOGO、檔案名稱、檔案年度”。

　　2.2.4此類檔案日常進(jìn)行整理，歸入檔案盒，會計(jì)年度結(jié)束后統(tǒng)一進(jìn)行裝訂。

　　2.2.5圖片

　　3、各類檔案的存檔方式

　　3.1訂本式。零散度高、查閱頻度低的文檔，通常采用訂本式存檔，防止散失。適用類型通常有會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、銀行對賬單、會計(jì)報(bào)表等。

　　3.2活頁式.零散度高、查閱頻度高的文檔，通常采用活頁式存檔，裝入、取出方便。適用類型通常有合同、公文、公司制度、臺賬等。

　　3.3盒裝式。零散度低、查詢頻度低的文檔，通常采用盒裝式存檔。適用類型通常有審計(jì)報(bào)告、驗(yàn)資報(bào)告、會計(jì)檔案保管清冊等。

　　3.4袋裝式。零散度低、查詢頻度高的文檔，通常采用袋裝式存檔，便于翻閱、查找、抽取。適用類型通常有稅務(wù)登記證、開戶許可證等證照類型的檔案。存放同類檔案的檔案袋應(yīng)裝入檔案盒中存檔。

　　4、經(jīng)濟(jì)合同檔案管理

　　4.1 經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)合同存檔分類

　　4.2 合同接收前的審查

　　1)使用集團(tuán)規(guī)定的文本，是否未經(jīng)審批改動集團(tuán)規(guī)范文本，不能使用集團(tuán)規(guī)定文本的，是否經(jīng)過相關(guān)審批;

　　2)審查公司法律顧問出具的書面意見。

　　3)經(jīng)辦人按合同審批意見完善合同文本，確保擬簽文本同審批文本內(nèi)容一致;

　　4)合同文本(含附件)超過兩頁(含兩頁)的，必須“騎縫”蓋章，確保每頁均有印痕;

　　5)合同簽章頁必須含有正文內(nèi)容，不得單獨(dú)成頁;

　　6)當(dāng)事人主體名稱與印章是否一致;

　　7)如有授權(quán)代理人，則需查驗(yàn)是否有授權(quán)文件;

　　8)合同內(nèi)容是否完整;

　　9)附件是否完整;

　　10)簽署時(shí)間是否填寫等。

　　4.3 合同歸檔

　　4.3.1 財(cái)務(wù)部必須以合同原件歸檔;

　　4.3.2 按4.1合同類別分類歸集、裝訂、保管合同檔案，合同文本超過一個檔案盒時(shí)，在檔案的側(cè)封上標(biāo)注“一、二、三”進(jìn)行分類;

　　4.3.3合同補(bǔ)充條款或補(bǔ)充文件，必須同主合同一起保管;

　　4.3.4直接委托審批資料附在合同后面，招投標(biāo)合同僅把合同審批OA附后，其他招標(biāo)資料單獨(dú)存放。

　　4.4采購合同的檔案要求

　　4.4.1符合制度的直接委托合同后附要件：

　　1)合同審批OA;

　　2)符合制度的直接委托審批表(原件);

　　3)《詢價(jià)函》(三方比價(jià)為所有供方反饋的《詢價(jià)函》)(原件);

　　4)《三方比價(jià)會簽表》(2萬元以上直接委托業(yè)務(wù))(原件);

　　5)價(jià)格及合同談判會議紀(jì)要(原件);

　　6)擬委托單位的營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書(如有)等文件(復(fù)印件加蓋單位公章);

　　7)外聘律師審核意見。

　　4.4.2不符合制度的直接委托合同后附要件：

　　1)不符合制度的直接委托審批表(原件);

　　2)市場調(diào)研報(bào)告(原件);

　　3)擬委托單位原始報(bào)價(jià)單(蓋章)(原件);

　　4)價(jià)格及合同談判會議紀(jì)要(原件);

　　5)擬委托單位的營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書(如有)等文件(復(fù)印件加蓋單位公章);

　　6)外聘律師審核意見。

　　4.4.3招投標(biāo)合同的后附要件：

　　1)后附合同簽訂審批OA;

　　2)合同談判記要(原件);

　　3)合同審批表 (原件);

　　4)中標(biāo)單位調(diào)整報(bào)價(jià)(若有);

　　5)律師審核意見書(原件)。

　　4.4.4續(xù)簽合同后附要件：

　　1)合同續(xù)簽審批OA;

　　2)履約評估表(原件);

　　3)價(jià)格及合同談判會議紀(jì)要。

　　4.5招投標(biāo)采購檔案管理

　　4.5.1年度招標(biāo)采購計(jì)劃

　　1)審批OA;

　　2)年度招標(biāo)(采購)計(jì)劃審批表(各公司) (原件);

　　3)年度招標(biāo)(采購)計(jì)劃調(diào)整表。

　　4.5.2入圍單位及招標(biāo)文件審批資料

　　4.5.2.1無合格供方庫入圍單位及招標(biāo)文件審批流程附件要求：

　　1)入圍單位及招標(biāo)文件審批OA;

　　2)招標(biāo)小組成員審批表(原件);

　　3)單項(xiàng)招標(biāo)計(jì)劃倒排表 ;

　　4)入圍單位評定資料， 包括：投標(biāo)單位推薦表， 擬入圍單位基本信息評審標(biāo)準(zhǔn)， 投標(biāo)單位基本信息調(diào)查表(加蓋投標(biāo)單位公章)， 擬入圍單位評審表， 現(xiàn)場考察計(jì)劃， 現(xiàn)場考察評分表， 擬入圍單位現(xiàn)場考察評定表， 投標(biāo)承諾函， 入圍單位評定會簽表;

　　5)入圍單位營業(yè)執(zhí)照及資質(zhì)證明( 加蓋對方印鑒的復(fù)印件)包括但不限于：有效的營業(yè)執(zhí)照(復(fù)印件加蓋單位公章)， 稅務(wù)登記證(復(fù)印件加蓋單位公章)， 組織機(jī)構(gòu)代碼(復(fù)印件加蓋單位公章)， 有效的企業(yè)資質(zhì)等級證書(復(fù)印件加蓋單位公章)， 企業(yè)近三年的財(cái)務(wù)報(bào)表(如有)(復(fù)印件加蓋單位印章)， 企業(yè)安全生產(chǎn)許可證(如有)(復(fù)印件加蓋單位公章)， 質(zhì)量、環(huán)境及職業(yè)健康安全認(rèn)證證書(如有)(復(fù)印件加蓋單位公章)， 近三年內(nèi)所承攬的類似項(xiàng)目業(yè)績清單，并附主要項(xiàng)目合同復(fù)印件;

　　6)招標(biāo)文件會簽表(原件);

　　7)招標(biāo)文件。

　　4.5.2.2有合格供方庫入圍單位及招標(biāo)文件審批流程附件要求：

　　1)入圍單位及招標(biāo)文件審批OA;

　　2)招標(biāo)小組成員審批表(原件);

　　3)邀請投標(biāo)的合格品牌庫名錄;

　　4)邀請單位投標(biāo)承諾函( 原件);

　　5)招標(biāo)文件會簽表( 原件);

　　6)招標(biāo)文件。

　　4.5.3定標(biāo)審批資料要求：

　　1)定標(biāo)審批OA;

　　2)定標(biāo)審批表(原件);

　　3)評標(biāo)報(bào)告(原件)包括：(包括封皮、回標(biāo)登記表、開標(biāo)記錄表、符合性與完整性評審表、技術(shù)標(biāo)評分表、技術(shù)標(biāo)評分匯總表、商務(wù)評分表、評分匯總表、定標(biāo)會簽表等原件);

　　4)各單位投標(biāo)文件(包括技術(shù)標(biāo)和商務(wù)標(biāo))( 原件);

　　5)對招標(biāo)過程的特別說明(會議簽到表、會議紀(jì)要等)。

　　1、財(cái)務(wù)部須購置專用移動硬盤，用于電子財(cái)務(wù)檔案的`備份管理。

　　2、財(cái)務(wù)電子檔案須每季度集中進(jìn)行電子檔案的存檔。

　　3、電子檔案目錄的建立參照附件：《財(cái)務(wù)檔案歸檔目錄》

　　4、電子文檔收集需要編制電子版的《電子文件登記表》，該表與電子文件同時(shí)保存。重要書面文檔需要進(jìn)行掃描存檔。

　　5、電子文檔歸檔前，檔案管理員對電子文件的真實(shí)性、完整性和有效性進(jìn)行鑒定檢驗(yàn)，驗(yàn)收合格后存入相關(guān)檔案目錄。

　　6、歸檔載體的保管。歸檔載體應(yīng)由兼職檔案管理人負(fù)責(zé)保管，防止丟失;存放時(shí)應(yīng)遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場、強(qiáng)熱源，并與有害氣體隔離;環(huán)境溫度選定范圍：17-20℃;相對濕度選定范圍：35%-45%。

　　7、電子文檔的利用。歸檔電子文件的封存載體不應(yīng)外接;未經(jīng)相關(guān)批準(zhǔn)不得擅自復(fù)制電子文件。

　　六、檔案室的管理

　　1、檔案室要求

　　1.1財(cái)務(wù)部爭取設(shè)立部門獨(dú)立的檔案室。

　　1.2檔案室必須安裝防盜門、防盜窗。窗戶不易過大，保持通風(fēng)。

　　1.3檔案室配備消防噴淋、煙感、滅火器等消防設(shè)備、設(shè)施。

　　1.4不得使用木質(zhì)檔案櫥柜。

　　1.5環(huán)境溫度選定范圍：14-20℃;相對濕度選定范圍：50%-60%。

　　2、檔案管理員的崗位職責(zé)

　　2.1財(cái)務(wù)部指定一名財(cái)務(wù)人員作為兼職檔案管理員，出納不得兼任檔案管理員。

　　2.2按照本指引要求建立財(cái)務(wù)檔案。

　　2.3要求兼職檔案管理員，了解一定的檔案專業(yè)知識。負(fù)責(zé)對財(cái)務(wù)部形成的各種文件材料的收集、整理、立卷、歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。

　　2.4集中統(tǒng)一管理本部門各種門類載體的檔案，積極提供利用，為各項(xiàng)工作服務(wù)。

　　2.5按規(guī)定向公司檔案室移交應(yīng)相關(guān)檔案。

　　2.6辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他檔案業(yè)務(wù)工作。

　　3、檔案室安全規(guī)范

　　3.1財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人為財(cái)務(wù)檔案室安全管理第一責(zé)任人。

　　3.2檔案庫房要保持干燥清潔，做到防雨、防潮、防蟲、防塵、防曬、防鼠、防霉變，應(yīng)配備降溫、去濕、溫濕度測試等設(shè)備。及時(shí)清理雜物，保持室內(nèi)整潔衛(wèi)生。

　　3.3嚴(yán)謹(jǐn)存放和使用私人物品、易燃、易爆等危險(xiǎn)品和化學(xué)品，嚴(yán)謹(jǐn)任何火種帶入室內(nèi)，嚴(yán)謹(jǐn)使用酒精爐、燃油爐、煤氣爐、氣化爐等明火器具，不準(zhǔn)使用蠟燭照明。室內(nèi)消防器材、報(bào)警設(shè)備常年完好，性能良好有效。

　　3.4除財(cái)務(wù)裝訂機(jī)和室內(nèi)空調(diào)外，嚴(yán)謹(jǐn)在檔案時(shí)內(nèi)使用其他任何電氣設(shè)備，裝訂機(jī)使用完畢必須拔除電源。

　　3.5檔案室是機(jī)密部位，非工作人員未經(jīng)批準(zhǔn)，不得隨便進(jìn)入室內(nèi)。檔案室門、箱柜門應(yīng)堅(jiān)固防盜及時(shí)上鎖，鑰匙應(yīng)制定專人負(fù)責(zé)保管，工作人員隨手關(guān)窗鎖門。非檔案管理人員不得擅自進(jìn)入檔案室。

　　3.6各類資料進(jìn)入檔案室，必須嚴(yán)格登記制度、償還制度，機(jī)密資料、人事檔案嚴(yán)防丟失，嚴(yán)防泄密事件的發(fā)生。

　　3.7檔案工作人員每月應(yīng)對所保存的檔案進(jìn)行一次檢查，并做好檢查記錄，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)匯報(bào)并采取相應(yīng)的措施。

　　3.8下班前或工作結(jié)束時(shí)，做全面安全檢查，切斷電源、關(guān)好門窗、消除一切隱患。假期、節(jié)日要特別加強(qiáng)看護(hù)、確保安全。

　　1、檔案管理人員必須樹立高度的保密觀念，遵守公司各項(xiàng)保密制度。

　　2、凡未經(jīng)公布的統(tǒng)計(jì)數(shù)字，未作結(jié)論的事項(xiàng)，應(yīng)作內(nèi)部管理，不得擅自擴(kuò)散。

　　3、凡作秘密和內(nèi)部管理的檔案，應(yīng)嚴(yán)格履行查閱審批手續(xù)，嚴(yán)禁擅自拍照和復(fù)制，利用者應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露公司秘密。

　　4、不得泄露所管理檔案內(nèi)容，不將檔案借給無關(guān)人員，不準(zhǔn)無關(guān)人員進(jìn)入檔案室。

　　5、定期檢查不安全因素，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)補(bǔ)救，保證保密檔案的絕對安全。

　　6、凡涉及不宜公開的檔案資料和數(shù)據(jù)，應(yīng)作秘密保管并嚴(yán)格控制查閱范圍，需要查閱者，須經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

　　7、嚴(yán)格檔案借閱審批手續(xù)，因工作需要，須復(fù)印、摘抄相關(guān)保密檔案時(shí)，必須經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

　　1、公司內(nèi)部借閱會計(jì)檔案，需填寫《檔案借閱審批表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽批后報(bào)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審批，審批通過后方可進(jìn)行借閱;

　　2、公司外部人員借閱會計(jì)檔案需持正式介紹信等有效證明，填寫《檔案借閱審批表》，經(jīng)公司業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)人、公司總經(jīng)理及財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)同意后，方可借閱;

　　3、借閱人員不得將會計(jì)檔案攜帶外出，特殊情況需帶出室外或需要復(fù)制的須經(jīng)本單位財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人同意并限期歸還;檔案資料的借出時(shí)間，不得超過半個月，確需繼續(xù)借閱，必須辦理續(xù)借手續(xù);

　　4、應(yīng)設(shè)立《財(cái)務(wù)檔案借閱登記簿》，登記借閱檔案名稱、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間、備注等內(nèi)容，借閱人應(yīng)在登記簿簽字。

　　5、查閱檔案時(shí)，嚴(yán)禁吸煙，嚴(yán)禁在文件材料上劃線、打鉤、做記號、折角等，嚴(yán)禁涂改和拆、撕檔案。

　　1、財(cái)務(wù)檔案的移交

　　1.1會計(jì)檔案歸檔應(yīng)填寫《檔案移交清冊》，一式兩份，雙方各留一份，以便備查。

　　1.2超過兩年的會計(jì)檔案，財(cái)務(wù)部每年統(tǒng)一移交到行政部公司檔案室，移交時(shí)須填寫好《檔案移交清冊》，雙方應(yīng)就移交檔案進(jìn)行核對，并在移交目錄上簽字確認(rèn)。

　　1.3部門員工調(diào)(離)職時(shí)，應(yīng)交檔案手續(xù)整理好后填寫《財(cái)務(wù)工作交接單(含交接清冊)》進(jìn)行移交。

　　2、財(cái)務(wù)檔案的銷毀

　　2.1財(cái)務(wù)檔案一般保管期限為15年，期滿后可根據(jù)具體情況辦理銷毀手續(xù)。

　　2.2檔案銷毀首先須經(jīng)過鑒定，確認(rèn)已無查證和保存價(jià)值之后，列出清單，登記造冊，由存檔部門提出申請和分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，同意銷毀。

　　2.3對批準(zhǔn)可銷毀的檔案，要填寫好《檔案銷毀清冊》再銷毀。

　　2.4 銷毀工作應(yīng)由鑒定小組監(jiān)銷，并在《檔案銷毀清冊》簽字。

　　2.5檔案銷毀后，要及時(shí)在相應(yīng)的查詢工具中予以注銷，并保存好銷毀記錄。
 

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