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關(guān)于檔案管理規(guī)章制度參考
隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展,使得檔案管理技術(shù)在這樣的大背景下不斷完善、成熟,有效促進(jìn)了檔案事業(yè)的發(fā)展,而檔案管理工作也逐漸成為社會(huì)關(guān)注的焦點(diǎn)問(wèn)題。下面愛(ài)匯小編整理的關(guān)于檔案管理規(guī)章制度參考，供你參考。
關(guān)于檔案管理規(guī)章制度參考范文一
(1)本機(jī)關(guān)行政、業(yè)務(wù)和黨群組織在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有查考、利用、保存價(jià)值的文書(shū)材料、基建資料、財(cái)務(wù)報(bào)表、憑證、賬簿、音像等;
(2)上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門(mén)制發(fā)的文件材料、審計(jì)資料，上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、人大代表、政協(xié)委員等視察、檢查本機(jī)關(guān)工作時(shí)的指示、題詞、影像等;
(3)上級(jí)非業(yè)務(wù)主管部門(mén)制發(fā)的與本機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)有直接聯(lián)系、需要貫徹執(zhí)行的文件材料;
(4)區(qū)委、區(qū)政府、區(qū)人大以及區(qū)直同級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的.與本機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)有直接聯(lián)系的文件材料;
(5)下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的年度工作總結(jié)、年度決算報(bào)表等重要文件材料;
(6)其他需要?dú)w檔的資料、材料。
3.歸檔要求
(1)機(jī)關(guān)檔案實(shí)行微機(jī)化管理;
(2)歸檔材料齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng);
(3)歸檔文件線條明確、字跡清楚、紙質(zhì)優(yōu)良、簽署完備;
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(4)保管期限劃分準(zhǔn)確，文件資料系統(tǒng)完整，按要求組成保管單位(案卷);
(5)案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明確切，排列有序;
(6)保存的案卷均去掉金屬物;
(7)組卷所用的各種目錄、表格、封面、封底及卷盒等一律采用檔案行政管理部門(mén)監(jiān)制的產(chǎn)品;
(8)聲像材料應(yīng)標(biāo)出聲像對(duì)象、時(shí)間、地點(diǎn)和中心內(nèi)容;
(9)檢索工具齊全規(guī)范。
4.各種門(mén)類(lèi)檔案應(yīng)分別整理和組卷移交。各科室要按規(guī)定及時(shí)移交文書(shū)檔案，文書(shū)檔案要在次年6月底以前歸檔完畢;年度會(huì)計(jì)檔案，可由業(yè)務(wù)科室妥善保存一年后歸檔。
5.歸檔的各類(lèi)檔案應(yīng)有移交目錄。移交檔案不合格者，檔案員應(yīng)拒絕接收，并由移交者按時(shí)整改補(bǔ)齊，雙方清點(diǎn)無(wú)誤后簽字存查。
6.檔案室對(duì)接收來(lái)的文書(shū)、會(huì)計(jì)、基建、聲像等檔案資料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整理、分類(lèi)、排列、編號(hào)續(xù)入案卷目錄，做到存放有序，管理科學(xué)，查找方便。
7.檔案庫(kù)房與檔案整理、借閱、辦公要分設(shè)。庫(kù)房要有防盜、防火、防高溫、防光、防潮、防塵、防鼠、防蟲(chóng)等設(shè)施。
8.建立檔案庫(kù)房管理規(guī)則。非工作需要人員不準(zhǔn)進(jìn)入庫(kù)房;與檔案無(wú)關(guān)的物品不準(zhǔn)放入庫(kù)房;庫(kù)房?jī)?nèi)不準(zhǔn)辦公、會(huì)客、閑聊;庫(kù)房?jī)?nèi)嚴(yán)禁吸煙;庫(kù)房?jī)?nèi)要保持清潔衛(wèi)生;取放檔案要隨手鎖柜，出門(mén)落鎖。
9.辦公室主任和檔案員應(yīng)定期對(duì)檔案的保管情況進(jìn)行全面檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取措施，保護(hù)檔案的安全無(wú)誤。
10.嚴(yán)格執(zhí)行《機(jī)關(guān)保密工作制度》，檔案資料不準(zhǔn)擅自擴(kuò)大借閱范圍，不準(zhǔn)擅自透露檔案內(nèi)容，不準(zhǔn)擅自將檔案資料帶出庫(kù)房。
11.檔案資料中的“秘密”以上密級(jí)的文件資料，不經(jīng)局長(zhǎng)批準(zhǔn)不得隨便查閱、摘抄、復(fù)制。經(jīng)批準(zhǔn)借出者，要采取必要的安全措施，嚴(yán)防泄密。
12.在整理檔案時(shí)清出的廢舊、重份文件，應(yīng)定期按規(guī)定銷(xiāo)毀，不得隨便處理或挪作他用。
13.建立檔案借閱制度。本局各科室查閱檔案時(shí)，說(shuō)明查閱范圍，經(jīng)科室負(fù)責(zé)人簽字，方可查閱。外單位查閱檔案者，須持單位介紹信，說(shuō)明查閱范圍，經(jīng)主管局長(zhǎng)批準(zhǔn)后查閱。凡查、借閱檔案者，必須填寫(xiě)《檔案借、查閱登記簿》。
14.檔案原件，原則上不準(zhǔn)借出。特殊情況需借出時(shí)，須經(jīng)主管局長(zhǎng)批準(zhǔn)，并辦理借出手續(xù)，限期歸還。在借出和歸還時(shí)交接雙方要清點(diǎn)核查，借閱者要愛(ài)護(hù)檔案，不得涂抹、撕頁(yè)、圈劃、折疊等;發(fā)現(xiàn)檔案有損壞時(shí)，要及時(shí)弄清情況，按《檔案法》有關(guān)規(guī)定，追查責(zé)任。
15.提高科學(xué)管理水平和服務(wù)水平。做好檔案開(kāi)發(fā)利用，積極為機(jī)關(guān)科室和領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)，搞好服務(wù);做好檔案資料的編研工作;配合有關(guān)科室編寫(xiě)組織沿革、大事記、基礎(chǔ)數(shù)字匯編和專題文件匯編等。
16.檔案室向利用者提供檔案的同時(shí)，應(yīng)附加《檔案利用效果登記表》，利用工作結(jié)束后，由利用者如實(shí)填寫(xiě)，及時(shí)交回檔案室存查。
17.堅(jiān)守崗位，做好檔案的收集整理、歸檔立卷、庫(kù)房保
管、資料保密和借閱利用等工作，不斷提高檔案工作質(zhì)量。
18.自覺(jué)遵守和嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理的各項(xiàng)制度，并根據(jù)實(shí)際情況不斷改進(jìn)工作，努力實(shí)現(xiàn)檔案管理的制度化、規(guī)范化。
19.學(xué)習(xí)黨的方針政策，學(xué)習(xí)財(cái)政工作業(yè)務(wù)知識(shí)和檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)，熟悉館藏檔案情況。
20.建立檔案員崗位責(zé)任考核與獎(jiǎng)懲制度。檔案管理情況由紀(jì)檢監(jiān)察室負(fù)責(zé)監(jiān)督，每年由局工作考核領(lǐng)導(dǎo)小組對(duì)檔案室和檔案員進(jìn)行一次全面檢查、考核。
關(guān)于檔案管理規(guī)章制度參考范文二
一、適用范圍
1.1 采用手工編制或計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)技術(shù)編制的產(chǎn)品電子文件資料、設(shè)計(jì)文件、各類(lèi)產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)等;
1.2 各類(lèi)正版的計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)軟件及其它應(yīng)用軟件;
1.3 訂購(gòu)的技術(shù)圖書(shū)、報(bào)刊及其它技術(shù)資料(簡(jiǎn)稱為“書(shū)刊資料”);
1.4 有關(guān)的國(guó)內(nèi)外技術(shù)專題會(huì)議提供的重要資料及參加會(huì)議人員的回報(bào)等(簡(jiǎn)稱“會(huì)議資料”)
1.5 公司或外部的�？�、專有技術(shù)等(簡(jiǎn)稱專用技術(shù)資料);
1.6 顧客提供的各類(lèi)技術(shù)資料(簡(jiǎn)稱“顧客資料”)。
二、職責(zé)
公司檔案室負(fù)責(zé)保存、管理和控制各類(lèi)技術(shù)檔案和資料。
三、工作程序
3.1 資料來(lái)源和歸檔
3.1.1 紙質(zhì)文件
標(biāo)準(zhǔn)化提供的簽署完成、齊套、經(jīng)設(shè)計(jì)確認(rèn)的產(chǎn)品紙質(zhì)、文字性文件歸檔，檔案室在《技術(shù)資料登記本》上按產(chǎn)品分類(lèi)并進(jìn)行登記，并填寫(xiě)文件登記卡片。
3.1.2 電子文件
電子文件一般由標(biāo)準(zhǔn)化人員對(duì)電子文件與紙質(zhì)文件一致性、有效性進(jìn)行審查，由標(biāo)準(zhǔn)化確認(rèn)后統(tǒng)一歸檔并填寫(xiě)設(shè)計(jì)文件履歷表。
3.1.3 書(shū)刊資料
a)技術(shù)資料的購(gòu)買(mǎi)由申請(qǐng)部門(mén)填寫(xiě)資料購(gòu)買(mǎi)申請(qǐng)單，審批流程按公司有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。由專人定期購(gòu)買(mǎi)。
b)訂閱報(bào)刊、雜志由資料室定期訂閱。
3.1.4 顧客提供資料
顧客提供的各類(lèi)技術(shù)資料，由公司相關(guān)部門(mén)轉(zhuǎn)交檔案室，由檔案室登記。
3.1.5 會(huì)議資料
有關(guān)國(guó)內(nèi)外技術(shù)專題會(huì)議印發(fā)國(guó)家的技術(shù)文件資料，一般由與會(huì)者自己保存。重要資料交檔案室管理，由檔案室在《技術(shù)資料登記本》上登記。
3.2 編號(hào)
檔案室保存的所有技術(shù)檔案和資料應(yīng)進(jìn)行編號(hào)。
3.3 標(biāo)識(shí)與分類(lèi)
適用范圍的資料，都應(yīng)在資料封面或首頁(yè)加蓋“資料專用章”并分類(lèi)，資料編號(hào)、名稱、頁(yè)數(shù)、內(nèi)容簡(jiǎn)介、登記日期都應(yīng)及時(shí)輸入計(jì)算機(jī)。
3.4 存放
3.4.1紙質(zhì)文件
紙質(zhì)文件的底圖，按幅面和十進(jìn)分類(lèi)編號(hào)的遞增順序保管，幅面為A1或小于A1的底圖，以展開(kāi)形式保管，幅面大于A1的底圖以圓筒形式保管。
3.4.2 電子文件
電子文件的媒體存放在干燥箱內(nèi)。注意干燥箱內(nèi)的變色硅膠，應(yīng)經(jīng)常檢查其顏色，使其處于吸收濕氣的狀態(tài)，保持箱內(nèi)干燥，避免損壞。
3.4.3 書(shū)刊、雜志
書(shū)刊、雜志等文字資料開(kāi)架陳列;
3.4.4 重要資料
重要的.和專利、專有技術(shù)等文字資料存放在保密柜中;
3.4.5 其他資料
其他資料存放在資料柜中。
3.4.6 過(guò)期期刊、雜志
過(guò)期期刊一般按年裝訂成冊(cè)，以便于保存和查閱。
3.5 更改及作廢
3.5.1 紙質(zhì)文件
根據(jù)設(shè)計(jì)文件更改通知單作廢或被代替的底圖，由檔案室加蓋《作廢》印章，并與現(xiàn)行的底圖分開(kāi)，按十進(jìn)分類(lèi)編號(hào)的順序排列存放。
3.5.2 電子文件
電子文件的修改，應(yīng)在設(shè)計(jì)更改手續(xù)齊全的情況下，在原有文件存盤(pán)基礎(chǔ)上設(shè)計(jì)人員可在原版本基礎(chǔ)上進(jìn)行修改，修改內(nèi)容應(yīng)作記錄。改好后重新歸檔，并按規(guī)定修改版本號(hào)。
3.6 查詢
3.6.1 有關(guān)人員可通過(guò)登記卡片查詢紙質(zhì)或電子文件目錄。
3.6.2 電子文件可通過(guò)網(wǎng)上查詢，任何電子文件不得擅自拷貝。
3.7 借閱
3.7.1 本公司工程技術(shù)人員、質(zhì)量管理人員、各部門(mén)主任以上人員如需要可以借閱，根據(jù)規(guī)定辦理借閱手續(xù)。
3.7.2 公司外部人員借閱資料，確因工作需要，經(jīng)部門(mén)副經(jīng)理以上人員書(shū)面擔(dān)保后，方可借出。
3.7.3 一般的技術(shù)資料如需借閱，每次限借兩本，借期為一個(gè)月;
a)VCD、DVD關(guān)盤(pán)借期為7天;
b)應(yīng)用軟件等借期為7天;
c)重要和專有技術(shù)資料要求辦理手續(xù);
d)如確實(shí)因工作需要，需長(zhǎng)期限借閱某些資料。本人應(yīng)寫(xiě)出專門(mén)報(bào)告，經(jīng)部門(mén)經(jīng)理、總工程師批準(zhǔn)后，可以辦理。但借用者應(yīng)當(dāng)妥善保管，不得丟失、損壞等。
3.8 所借資料超期和丟失的處理
3.8.1 所借的資料在規(guī)定的期限超過(guò)后，如確實(shí)因工作需要，經(jīng)部門(mén)副經(jīng)理以上人員批準(zhǔn)，說(shuō)明延長(zhǎng)期限，再到檔案室辦理續(xù)借手續(xù)。經(jīng)檔案室管理人員向借閱者催還一次仍不還者，視同丟失處理。
3.8.2 資料丟失罰原件的10倍，孤本20倍處理，由檔案管理人員書(shū)面通知財(cái)務(wù)部，從被罰者工資中扣除。處罰者屬公司外部人員，罰款從擔(dān)保者工資中扣除。
3.9 資料復(fù)印
確實(shí)因工作需要，有關(guān)人員要保留技術(shù)資料的復(fù)印件，經(jīng)審批后檔案室可提供復(fù)印。
3.10 電子文件的復(fù)制
為保障公司的知識(shí)產(chǎn)權(quán)，不得隨意復(fù)制產(chǎn)品電子文件。除缺因工作需要，經(jīng)本部門(mén)經(jīng)理審批確認(rèn)后，經(jīng)總工程師批準(zhǔn)，可以復(fù)制。
3.11 過(guò)期資料的處理
過(guò)期期刊，以年裝訂成冊(cè)，放入柜中，一般已無(wú)保存價(jià)值的資料，經(jīng)管理部部長(zhǎng)批準(zhǔn)，可予以報(bào)廢、銷(xiāo)毀。
關(guān)于檔案管理規(guī)章制度參考范文三
(一)檔案安全保密制度
1、檔案管理人員必須遵守保密守則，要嚴(yán)守秘密，嚴(yán)防泄密、失密。
2、檔案管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行檔案的查借閱手續(xù)，借出的檔案要及時(shí)歸檔、核實(shí)。
3、檔案管理人員要增強(qiáng)保密觀念，經(jīng)常檢查設(shè)施安全保密情況;離開(kāi)檔案室時(shí)，必須鎖好文件資料柜，關(guān)好門(mén)窗。
4、銷(xiāo)毀檔案要登記造冊(cè)，經(jīng)分管副局長(zhǎng)簽字批準(zhǔn)后方能進(jìn)行，銷(xiāo)毀時(shí)要有監(jiān)銷(xiāo)人，并履行簽字手續(xù)。
5、檔案室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，以防火災(zāi)。
(二)檔案保管制度
1、檔案室屬機(jī)要重地，外人不得隨便進(jìn)入。
2、保持室內(nèi)衛(wèi)生整潔，檔案分類(lèi)排放、排列整齊。
3、切實(shí)做好防盜、防火、防潮、防塵、防高溫、防強(qiáng)光等工作，室內(nèi)禁止存放易燃易爆等危險(xiǎn)物品。
4、檔案管理人員要熟悉庫(kù)藏情況，對(duì)庫(kù)藏檔案和資料的保管情況定期進(jìn)行檢查核對(duì)，做到帳物相符。
5、未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不準(zhǔn)將檔案帶出庫(kù)房，更不準(zhǔn)私自摘抄、外傳。
(三)檔案利用制度
1、檔案管理人員應(yīng)熟悉所藏檔案的情況，完善檔案檢索工具，及時(shí)準(zhǔn)
確地提供檔案利用服務(wù)。
2、市水利局本單位工作人員因工作需要，可查閱本部門(mén)形成的檔案。查(借)閱局會(huì)議記錄，必須經(jīng)局辦公室主任批準(zhǔn)后方可查閱。查(借)閱局黨務(wù)資料，須經(jīng)局黨總支書(shū)記或局機(jī)關(guān)支部書(shū)記批準(zhǔn)后方可查閱。
3、查閱檔案須填寫(xiě)《檔案借閱登記表》，未履行登記手續(xù)，檔案管理員可拒絕查閱。
4、外單位查閱本機(jī)關(guān)檔案，必須持有單位介紹信，并經(jīng)分管辦公室的局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱。
5、查閱檔案時(shí)，嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽換、批點(diǎn)、污損、拆卷或增刪檔案內(nèi)容，不得吸煙。
6、歸還檔案時(shí)，檔案管理員要認(rèn)真檢查清點(diǎn)檔案的完好狀況，及時(shí)記載檔案的'利用情況。
(四)立卷歸檔制度
1、凡是水利局機(jī)關(guān)從事各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作，所形成的具有參考利用價(jià)值的各種內(nèi)容、形式和載體的文書(shū)材料，均屬立卷歸檔范圍。任何科室和個(gè)人都無(wú)權(quán)扣壓和銷(xiāo)毀必須歸檔的文件材料。
2、歸檔時(shí)間。文書(shū)檔案一般在每年年底全部收集完整，次年三月底前完成全部整理、立卷歸檔工作。會(huì)計(jì)檔案一般在會(huì)計(jì)年度終了一年后移交給財(cái)務(wù)管理站保管。工程技術(shù)檔案一般在工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后，由水利科負(fù)責(zé)收集、整理后移交檔案室，集中管理。各科室聲像檔案要注意隨時(shí)歸檔備份，每年12月提供局檔案室存檔。
3、立卷歸檔的要求。歸檔的文件材料要保持它們之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價(jià)值，分類(lèi)整理立卷，案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明扼要，目錄頁(yè)號(hào)編制準(zhǔn)確，便于保管和利用。凡局機(jī)關(guān)形成的各類(lèi)文件材料，歸檔應(yīng)為原件，且要求做到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，存檔時(shí)由檔案管理人員審查核定。
4、各業(yè)務(wù)科室向局檔案室移交的文檔要有清單，歸檔時(shí)，必須履行交接手續(xù)，交接雙方及監(jiān)交負(fù)責(zé)人應(yīng)分別在清單上簽字，以備查考。
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