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企業(yè)財(cái)務(wù)檔案的管理制度細(xì)則
作為財(cái)務(wù)工作的重要組成部分,財(cái)務(wù)檔案管理是企業(yè)進(jìn)行各種活動(dòng)和建設(shè)的基礎(chǔ),對(duì)于企業(yè)的發(fā)展壯大具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義，企業(yè)需要建立完善的財(cái)務(wù)檔案管理制度，這對(duì)企業(yè)的發(fā)展有很大幫助。下面愛匯小編整理的企業(yè)財(cái)務(wù)檔案的管理制度，供你參考。
企業(yè)財(cái)務(wù)檔案的管理制度范文一
一、目的：
為了加強(qiáng)公司財(cái)務(wù)檔案的科學(xué)管理，建立、健全會(huì)計(jì)檔案的管理制度，完善財(cái)務(wù)檔案管理工作，使其規(guī)范化、系統(tǒng)化，特制定本制度。
二、適用范圍
本制度用于財(cái)務(wù)部檔案的管理。
三、檔案管理職責(zé)
財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)檔案的整理、編號(hào)、調(diào)閱、借閱等，對(duì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的安全、完整、保密負(fù)責(zé)，對(duì)于應(yīng)當(dāng)入庫(kù)保管的資料應(yīng)及時(shí)入庫(kù)納入管理。
四、財(cái)務(wù)檔案定義
會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)表以及其他會(huì)計(jì)核算的資料，它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要?dú)v史資料和證據(jù)。
五、會(huì)計(jì)檔案范圍
包含會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表以及其他會(huì)計(jì)核算資料等四個(gè)部分。
(一)會(huì)計(jì)憑證
會(huì)計(jì)憑證是記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任的書面證明。它包括自制原始憑證、外來原始憑證、原始憑證匯總表、記賬憑證、記賬憑證匯總表、銀行存款(借款)對(duì)賬單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表等。
(二)會(huì)計(jì)賬簿、
會(huì)計(jì)賬簿是一定格式、相互聯(lián)結(jié)的賬頁(yè)組成，以會(huì)計(jì)憑證為依據(jù)，全面、連續(xù)、系統(tǒng)地記錄各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的簿籍。它包括按會(huì)計(jì)科目設(shè)置的總分類賬、各類明細(xì)分類賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬以及輔助記備查簿等。
(三)會(huì)計(jì)報(bào)表
會(huì)計(jì)報(bào)表是反映企業(yè)財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營(yíng)成果的'總結(jié)性書面文件，有主要財(cái)務(wù)反映指標(biāo)快報(bào)，月、季度會(huì)計(jì)報(bào)表、中期會(huì)計(jì)報(bào)表、年度會(huì)計(jì)報(bào)表。包括資產(chǎn)負(fù)債表、損益表、現(xiàn)金流量表、會(huì)計(jì)報(bào)表附表、附注、財(cái)務(wù)情況說明書等。
(四) 其他會(huì)計(jì)核算資料
其他會(huì)計(jì)核算資料屬于經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)范疇，與會(huì)計(jì)核算、會(huì)計(jì)監(jiān)督緊密相關(guān)的，由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)辦理的有關(guān)數(shù)據(jù)資料。如：經(jīng)濟(jì)合同、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)資料、財(cái)務(wù)清查匯總資料、核定資金定額的數(shù)據(jù)資料、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)等。會(huì)計(jì)電算化存貯在磁盤上的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、程序文件及其他會(huì)計(jì)資料均應(yīng)視同會(huì)計(jì)檔案管理。
六、會(huì)計(jì)檔案的裝訂和保管
會(huì)計(jì)檔案的裝訂：會(huì)計(jì)檔案的裝訂主要包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表及其他文字資料的裝訂。會(huì)計(jì)憑證的裝訂，一般每月裝訂一次。裝訂好的憑證按年分月妥善保管。
(一)會(huì)計(jì)憑證裝訂前的準(zhǔn)備工作：
(1)分類整理，按順序排列，檢查日數(shù)、編號(hào)是否齊全;
(2)摘除憑證內(nèi)的金屬物(如訂書釘、大頭針、回形針)，對(duì)大的張頁(yè)或附件要折疊成同記賬憑證大小，且要避開裝訂線，以便翻閱保持?jǐn)?shù)字完整;
(3)整理檢查憑證順序號(hào)，如有顛倒要重新排列，發(fā)現(xiàn)缺號(hào)要查明原因。再檢查附件有否漏缺，領(lǐng)料單、入庫(kù)單、工資、獎(jiǎng)金發(fā)放單是否隨附齊全;
(二)會(huì)計(jì)憑證裝訂時(shí)的要求：
(1)裝訂盡可能縮小所占部位，使記賬憑證及其附件保持盡可能大的顯露面，以便于事后查閱。
(2)憑證外面要加封面，封面紙用尚好的牛皮紙印制，封面規(guī)格略大于所附記賬憑證;
(3)裝訂憑證厚度一般為3厘米，裝訂牢固，美觀大方。
(三)會(huì)計(jì)憑證裝訂后的注意事項(xiàng)：
(1)每本封面上填寫好憑證種類、起止號(hào)碼、憑證張數(shù)。
(2)在封面上編好卷號(hào)，會(huì)計(jì)憑證裝訂成冊(cè)后，裝入會(huì)計(jì)憑證檔案盒以便妥善保護(hù)。按編號(hào)順序入柜，并要在顯露處標(biāo)明憑證種類編號(hào)，以便于調(diào)閱。
(四)會(huì)計(jì)檔案的保管要求。
(1)會(huì)計(jì)檔案室應(yīng)選擇在干燥防水的地方，并遠(yuǎn)離易燃品堆放地，周圍應(yīng)備有防火器材。
(2)會(huì)計(jì)檔案應(yīng)放在專用的鐵皮檔案柜里，按順序碼放整齊，以便查找。
(3)會(huì)計(jì)檔案室內(nèi)應(yīng)經(jīng)常保持清潔衛(wèi)生，以防蟲蛀、防鼠咬。
(4)會(huì)計(jì)檔案室保持通風(fēng)透光，并有適當(dāng)?shù)目臻g、通道和查閱的地方，以利查閱，并防止潮濕;
(5)設(shè)置歸檔登記簿、檔案目錄登記簿、檔案借閱記簿，嚴(yán)防毀壞損失、散失和泄密;
(6) 會(huì)計(jì)電算化檔案保管要注意防盜、防磁等安全措施。
(五)檔案保管期限
(1)原始憑證、記賬憑證、匯總憑證 15年
(2)銀行存款余額調(diào)節(jié)表和銀行對(duì)賬單 5年
(3)日記賬15年。其中：現(xiàn)金和銀行存款日記賬 25年
(4)明細(xì)賬、總賬、輔助賬 15年
(5)固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后固定資產(chǎn)卡片及清單保管 5年
(6)主要財(cái)務(wù)指標(biāo)報(bào)表(包括文字分析) 3年
(7)月、季度會(huì)計(jì)報(bào)表(包括文字分析) 5年
(8)年度會(huì)計(jì)報(bào)表(包括文字分析) 永久
(9)會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)及銷毀清冊(cè)永久
(10)主要財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)文件、合同、協(xié)議 永久
七、會(huì)計(jì)檔案的借閱
(一)會(huì)計(jì)檔案為本單位所利用，原則上不得借出，有特殊需要須經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人員批準(zhǔn)。
(二)外部借閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)持有單位正式介紹信，經(jīng)會(huì)計(jì)主管人員或單位領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù);單位內(nèi)部人員借閱手續(xù)。借閱人應(yīng)認(rèn)真填寫檔案借閱登記簿，將借閱人姓名、日期、數(shù)量、內(nèi)容、歸期等情況登記清楚。
(三)本單位人員需要檔案資料，在登記報(bào)批后由檔案管理人員陪同翻閱或者復(fù)印。
(四)借閱會(huì)計(jì)檔案人員不得在案卷中亂畫、標(biāo)記、拆散原卷冊(cè)，也不得涂改抽換、攜帶外出或復(fù)制原件(如有特殊情況，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方能攜帶外出或復(fù)制原件)。
八、會(huì)計(jì)檔案的銷毀
(1)會(huì)計(jì)檔案保管期滿，需要銷毀時(shí)由檔案部門提出銷毀意見，會(huì)同財(cái)務(wù)部門共同鑒定、編造會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審查，報(bào)請(qǐng)上級(jí)主管單位批準(zhǔn)后方可予以銷毀。
(2)會(huì)計(jì)檔案保管期滿，但其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨(dú)抽出，另行立卷，由檔案部門保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)時(shí)為止;建設(shè)單位在建設(shè)期間的會(huì)計(jì)檔案，不得銷毀。
(3)銷毀檔案前，應(yīng)按會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)所列的項(xiàng)目逐一清查核對(duì);各單位銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)應(yīng)由檔案部門和財(cái)會(huì)部門共同派員監(jiān)銷，會(huì)計(jì)檔案銷毀后經(jīng)辦人在“銷毀清冊(cè)”上簽章，注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，以示負(fù)責(zé)，同時(shí)將監(jiān)銷情況寫出書面報(bào)告一式兩份，一份報(bào)本單位領(lǐng)導(dǎo)，一份歸入檔案?jìng)洳椤?/p>
企業(yè)財(cái)務(wù)檔案的管理制度范文二
1. 會(huì)計(jì)檔案管理人員設(shè)置:公司財(cái)務(wù)處根據(jù)業(yè)務(wù)量及檔案
資料數(shù)量，必須由專人或兼職人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行專人管理。
2. 會(huì)計(jì)檔案的交接
(1) 每月15日前，將裝訂成冊(cè)的會(huì)計(jì)憑證及會(huì)計(jì)報(bào)表交檔案管理人員。次年3月20日前，將上年各類帳簿等檔案資料交檔案管理人員。
(2) 檔案管理人員應(yīng)對(duì)所交資料作詳細(xì)的登記，必須寫明交接日期，資料名稱，并經(jīng)移交人員簽章。
(3) 應(yīng)入檔的會(huì)計(jì)檔案資料，必須裝訂整齊，印章齊全，手續(xù)完備，完整無缺。
3. 會(huì)計(jì)檔案的保管
(1)整理裝訂后的會(huì)計(jì)檔案，按憑證、帳簿、報(bào)表、其他等分類存放在專柜里，同時(shí)按時(shí)間、卷號(hào)順序排列，并定期對(duì)所保管的檔案進(jìn)行清理、核對(duì)，對(duì)破損霉變的檔案，及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)、復(fù)制。
(2) 財(cái)務(wù)處由專人對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行保管，做到妥善保管，存放有序，查找方便。
(3) 會(huì)計(jì)檔案保管期限分為永久、定期兩種。從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。會(huì)計(jì)憑證的保管期限一般為15年，現(xiàn)金和銀行日記帳為25年，總帳及各種明細(xì)帳為15年，月(季)、半年度會(huì)計(jì)報(bào)表為3年，年度會(huì)計(jì)報(bào)表為永久，會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)為永久，會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)為永久，其他會(huì)計(jì)資料至少應(yīng)保管3年。
四、會(huì)計(jì)檔案的保密
1. 會(huì)計(jì)檔案必須執(zhí)行安全和保密制度，不得隨意堆放，嚴(yán)禁損
毀、散失和泄密。
2. 凡查閱會(huì)計(jì)檔案，要在指定地點(diǎn)翻閱，因工作需要復(fù)制時(shí)，需經(jīng)財(cái)務(wù)處領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，復(fù)制的內(nèi)容要妥善保管，嚴(yán)禁口傳、轉(zhuǎn)借，更不能丟失，應(yīng)在查閱登記簿上登記，并由提供人員和查閱人員共同簽章。
五、 會(huì)計(jì)檔案的借閱
1. 財(cái)務(wù)處人員查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)向檔案管理人員提出需用資料的依據(jù)，并填寫檔案借閱登記表，閱畢應(yīng)交檔案管理人員放回原處。
2. 公司其他部門查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，必須經(jīng)財(cái)務(wù)處長(zhǎng)批準(zhǔn)后方可查閱，并辦理查閱登記手續(xù)。
3. 外單位人員查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，必須持所在單位介紹信，列明查閱項(xiàng)目的`詳細(xì)內(nèi)容，經(jīng)財(cái)務(wù)處長(zhǎng)批準(zhǔn)，辦理查閱登記手續(xù)后，在指定地點(diǎn)查閱，不得帶走。
4. 查閱會(huì)計(jì)檔案的單位和個(gè)人，要愛護(hù)檔案，保證所查檔案的完整與整潔，嚴(yán)禁在會(huì)計(jì)檔案上涂改、劃線。
5. 借閱資料的時(shí)間一般不應(yīng)超過一天。經(jīng)批準(zhǔn)借出的會(huì)計(jì)檔案，必須在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還。歸還時(shí)，嚴(yán)格履行檢查制度，不能有缺損、涂改、遺失，否則要追究當(dāng)事人的責(zé)任，并報(bào)請(qǐng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行處理。
六、 會(huì)計(jì)檔案的歸檔
1. 按照財(cái)政部、國(guó)家檔案局頒布的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定：各單位形成的會(huì)計(jì)檔案，都應(yīng)由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊(cè)。當(dāng)年會(huì)計(jì)檔案在會(huì)計(jì)年度終了，可暫由本
單位財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門保管一年。期滿之后，原則上應(yīng)由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門編制清冊(cè)移交本單位的檔案部門保管。(因公司無專職檔案部門，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案在財(cái)務(wù)處保管一年后，移交公司綜合處保管。)
2. 財(cái)務(wù)處的會(huì)計(jì)檔案保管人員，必須按規(guī)定期限將應(yīng)歸檔的會(huì)計(jì)檔案，全部移交公司綜合處。
3. 會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)，經(jīng)辦人和檔案接收人必須辦理正式的交接手續(xù)，雙方簽字后方可生效。
4. 移交綜合處后的會(huì)計(jì)檔案，執(zhí)行檔案管理部門的有關(guān)規(guī)定。
5. 保管期滿需要銷毀時(shí)，由綜合處會(huì)同財(cái)務(wù)處共同編制銷毀清冊(cè)，報(bào)經(jīng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可銷毀。
企業(yè)財(cái)務(wù)檔案的管理制度范文三
1、財(cái)務(wù)(包括內(nèi)部核算財(cái)務(wù))要根據(jù)國(guó)家檔案管理有關(guān)規(guī)定和要求，對(duì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)憑證、帳簿和會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)資料，定期整理，裝訂成冊(cè)或立卷后送公司檔案室存檔。存檔時(shí)，必須由財(cái)務(wù)經(jīng)理核對(duì)、清點(diǎn)數(shù)量無誤并簽署存檔記錄表后，檔案管理員方可給予存檔。存放會(huì)計(jì)檔案的檔案柜必須雙鎖開關(guān)，鑰匙由主管會(huì)計(jì)和財(cái)務(wù)經(jīng)理各持一把(不同鎖)任何人經(jīng)批準(zhǔn)后方可查閱財(cái)務(wù)檔案，必須由主管會(huì)計(jì)、財(cái)務(wù)經(jīng)理共同開鎖，由主管會(huì)計(jì)妥善保管，嚴(yán)防失火、損壞、丟失。
2、公司內(nèi)部任何人員調(diào)閱會(huì)計(jì)檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。外來人員調(diào)閱或復(fù)制檔案，要憑介紹信并經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。
3、檔案銷毀，須由上級(jí)主管部門和有關(guān)檔案部門共同鑒定，由總經(jīng)理批準(zhǔn)后由主管會(huì)計(jì)與財(cái)務(wù)經(jīng)理共同監(jiān)督。銷毀的檔案須填寫“會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)”。“會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)”要長(zhǎng)期保存。
4、會(huì)計(jì)人員變動(dòng)，須辦理會(huì)計(jì)檔案移交手續(xù)。并由財(cái)務(wù)經(jīng)理或主管會(huì)計(jì)監(jiān)交，填寫移交清冊(cè)，并由交接雙方和監(jiān)交人在移交清冊(cè)上簽名或蓋章。
5、主管會(huì)計(jì)須設(shè)置會(huì)計(jì)檔案管理記錄簿，檔案收發(fā)調(diào)閱等事項(xiàng)要及時(shí)登記，出納人員不能兼管會(huì)計(jì)檔案管理。
6、會(huì)計(jì)憑證是記載經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生，明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任的書面憑證，是記帳的依據(jù)。會(huì)計(jì)帳簿是記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的簿籍，是編制會(huì)計(jì)報(bào)表的依據(jù)，取得或填制會(huì)計(jì)憑證，登記帳簿，是會(huì)計(jì)核算方法中不可缺少的兩項(xiàng)內(nèi)容。
7、會(huì)計(jì)憑證分原始憑證和記帳憑證，相關(guān)會(huì)計(jì)人員對(duì)公司發(fā)生的每一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，必須逐筆按憑證的具體業(yè)務(wù)內(nèi)容、數(shù)量、金額編制記帳憑證。各種原始憑證必須具備：憑證名稱、填制日期、單位名稱、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容摘要、數(shù)量和金額、填制單位或財(cái)務(wù)專用章、發(fā)票專用章、經(jīng)辦人簽名或蓋章。
8、會(huì)計(jì)憑證要妥善保管，會(huì)計(jì)人員要根據(jù)審核無誤的原始憑證填制記帳憑證。要遵循借貸記賬法的'原則，據(jù)以登記帳簿。
9、記帳憑證可根據(jù)每一憑證單獨(dú)填制，也可根據(jù)原始憑證匯總表填制，每月終了應(yīng)將已登記過帳簿的原始憑證和記賬憑證分類裝訂成冊(cè)。
10、財(cái)務(wù)部設(shè)置現(xiàn)金和銀行存款兩種日記帳、總賬和符合公司經(jīng)營(yíng)需要的各種明細(xì)帳、明細(xì)分類帳簿等。登記帳簿要做到數(shù)字準(zhǔn)確、摘要清楚、登記及時(shí)、有根據(jù)，并能反映各項(xiàng)資金占用和資金的來龍去脈，以便對(duì)帳簿記錄進(jìn)行分析查核。
11、各種帳簿的記錄必須月月核對(duì)，做到帳證相符、帳實(shí)相符、帳帳相符、帳表相符。按月結(jié)帳前必須將本月內(nèi)發(fā)生經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)全部記入帳簿。對(duì)各種會(huì)計(jì)憑證和會(huì)計(jì)帳簿的具體格式，必須按上級(jí)主管部門的要求處理。
12、任何會(huì)計(jì)檔案、帳本、憑證等會(huì)計(jì)資料需復(fù)印必須由財(cái)務(wù)經(jīng)理書面批準(zhǔn)，否則微機(jī)室不予受理。
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