檔案管理制度
檔案管理制度1
第一條 為了規(guī)范公司檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責(zé)，杜絕資料流失，特制定本制度。
第二條 檔案管理機(jī)構(gòu)及其職責(zé)
1、公司檔案工作實(shí)行二級(jí)管理，一級(jí)管理是指公司綜合管理部的統(tǒng)籌管理;二級(jí)管理是指各部門的檔案資料管理工作。
2、綜合管理部檔案管理員負(fù)責(zé)公司所有檔案資料的統(tǒng)一收集管理，各部門的檔案管理員負(fù)責(zé)本部門檔案資料的使用管理。
3、檔案管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定，認(rèn)真細(xì)致地做好檔案保管以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。
4、綜合管理部檔案管理員有責(zé)任對(duì)二級(jí)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，每年對(duì)二級(jí)檔案管理進(jìn)行一次檢查驗(yàn)收。
第三條 歸檔制度
1、凡是反映公司戰(zhàn)略發(fā)展、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理及工程建設(shè)等活動(dòng)，具有查考利用價(jià)值的文件資料均屬歸檔范圍。
2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統(tǒng)一管理，任何個(gè)人不得擅自留存。
3、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報(bào)批不能歸檔或相關(guān)部門保留的，綜合部保存復(fù)印件。
4、凡公司業(yè)務(wù)活動(dòng)中收到的文件、函件承辦后均要及時(shí)歸檔;以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。
5、業(yè)務(wù)活動(dòng)中涉及金融財(cái)稅方面的資料，由財(cái)務(wù)部保存原件;屬于人事方面的資料，由人力資源部保存原件;屬于工程建設(shè)方面的，由規(guī)劃建設(shè)部保存原件。以上部門應(yīng)將涉外事務(wù)的復(fù)印件報(bào)綜合管理部備案。
6、由公司對(duì)外簽訂的經(jīng)濟(jì)合同，應(yīng)保留三份原件，綜合管理部保存一份，財(cái)務(wù)部及合同執(zhí)行(或簽訂)部門各保存一份。特殊情況只有一份原件時(shí)，由綜合部保存原件。
7、在歸檔范圍內(nèi)的其他資料，由經(jīng)辦人整理后連同有關(guān)資料移交綜合管理部檔案室。部門需要使用的可復(fù)印或復(fù)制，歸檔范圍外的由各部門自行保管。
第四條 檔案保管制度
1、公司綜合管理部設(shè)存放檔案的專門庫(kù)房，各部門應(yīng)根據(jù)保存檔案數(shù)量，設(shè)置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。
2、歸檔資料要進(jìn)行登記，編制歸檔目錄。
3、檔案管理員要科學(xué)地編制分類法，根據(jù)分類法，編制分類目錄;根據(jù)需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便于查找。
4、檔案要分類、分卷裝訂成冊(cè)，保管要有條理，主次分明，存放科學(xué)。
5、庫(kù)存檔案必須圖物相符，帳物相符。
6、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規(guī)律。
7、根據(jù)有關(guān)規(guī)定及公司實(shí)際情況，確定檔案保存期限，每年年終據(jù)此進(jìn)行整理、剔除。
8、經(jīng)確定需銷毀的.檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊(cè)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會(huì)審批準(zhǔn)后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。
9、嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護(hù)工作。
10、凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)。
第五條 檔案借閱制度
1、檔案屬于公司機(jī)密，未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得借閱。
2、借閱檔案資料，須經(jīng)檔案保管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經(jīng)檔案保管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。
3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續(xù)。
4、借出檔案材料的時(shí)間不得超過(guò)一周，必要時(shí)可以續(xù)借。過(guò)期由檔案管理員催還。需要長(zhǎng)期借出的，須經(jīng)分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)。
5、借出檔案時(shí)，應(yīng)在借出的檔案位置上，放一代替卡，標(biāo)明卷號(hào)、借閱時(shí)間、借閱單位或借閱人，以便查閱和催還。
6、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料，不得任意轉(zhuǎn)借或復(fù)印、不得拆封、損污文件，歸還時(shí)保證檔案材料完整無(wú)損，否則，追究當(dāng)事人責(zé)任。
7、借出檔案材料，因保管不慎丟失時(shí)，要及時(shí)追查，并報(bào)告主管部門及時(shí)處理。
8、重要檔案、機(jī)密檔案不得借閱，必須借閱的要經(jīng)分管副總經(jīng)理同意，必須外借的，由總經(jīng)理審批。
第六條 二級(jí)檔案應(yīng)根據(jù)資料的性質(zhì)和部門需要，每三年移交一次，必須保留的盡量留復(fù)印件，其余資料交綜合管理部統(tǒng)一保存。
第七條 本制度從二O 一一年十月一日起執(zhí)行。
檔案管理制度2
一、 為規(guī)范公司檔案管理，增強(qiáng)公司檔案的實(shí)用性和有效性，特制定本制度。
二、 歸檔范圍
公司的規(guī)劃、年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)資料、財(cái)務(wù)審計(jì)、會(huì)計(jì)檔案、勞動(dòng)工資、經(jīng)營(yíng)情況、人事檔案、會(huì)議記錄、決定、委托書、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案、通知等具有參考價(jià)值的文件資料。
三、 公司的檔案管理由總經(jīng)理辦公室檔案室檔案管理員負(fù)責(zé)。
四、 檔案管理員的職責(zé)：保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。
五、 資料的收集與整理
1. 公司的歸檔資料實(shí)行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。
2. 在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門收集應(yīng)該歸檔的原始資料。各主管部門經(jīng)理應(yīng)積極配合與支持。
3. 凡應(yīng)該及時(shí)歸檔的資料，由檔案管理員負(fù)責(zé)及時(shí)歸檔。
4. 各部門專用的收、發(fā)文件資料，按文件的密級(jí)確定是否歸檔。凡機(jī)密以上級(jí)的文件必須把原件放入檔案室。
5. 檔案管理員根據(jù)公司的《文書立卷歸檔管理制度》實(shí)施檔案歸檔整理。
六、 資料的分類與歸檔
1. 公司檔案資料的'分類依據(jù)《文書立卷歸檔管理制度》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
2. 公司檔案資料的歸檔每年一次，屬于平時(shí)立卷歸檔的不在此規(guī)定范圍內(nèi)。
七、 檔案的借閱
1. 總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監(jiān)、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級(jí)檔案可直接通過(guò)檔案管理員辦理借閱手續(xù)。
2. 因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級(jí)檔案時(shí)，由部門經(jīng)理辦理《借閱檔案申請(qǐng)表》送總經(jīng)理辦公室主任核批。
3. 公司檔案密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)級(jí)別，絕密級(jí)檔案禁止調(diào)閱，機(jī)密級(jí)檔案只能在檔案室閱覽，不準(zhǔn)外借;秘密級(jí)檔案經(jīng)審批可以借閱，但借閱時(shí)間不得超過(guò)4小時(shí)。秘密級(jí)檔案的借閱必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)�？偨�(jīng)理因公外出時(shí)可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批，具體按委托書的內(nèi)容執(zhí)行。
4. 檔案借閱者必須做到：
① 愛護(hù)檔案，保持整潔，嚴(yán)禁涂改。
�、� 注意安全保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。
八、 檔案的銷毀
1. 公司任何個(gè)人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。
2. 當(dāng)某些檔案到了銷毀期時(shí)，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經(jīng)理辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。
3. 凡屬于密級(jí)的檔案資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷毀;一般的檔案資料，由總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)后方可銷毀。
4. 經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案，檔案管理員須認(rèn)真核對(duì)，將批準(zhǔn)的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。
5. 在銷毀公司檔案資料時(shí)，必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任指定專人監(jiān)督銷毀。
檔案管理制度3
公司為進(jìn)一步規(guī)范銷售合同文檔和管理工作，提高管理水平，逐步實(shí)現(xiàn)銷售合同管理工作的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，特制定本制度。
一、制度
所指的合同檔案是公司在業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)中形成的各種來(lái)往合同、協(xié)議、訂單、確認(rèn)書、價(jià)格變動(dòng)函等（包括巨盛、中能、舒爾茨、內(nèi)貿(mào)、外貿(mào)）。
二、公司在業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中，收取相應(yīng)客戶的資質(zhì)、往來(lái)的調(diào)查表等，也屬本管理制度的歸檔文件。
三、合同檔案管理原則
1、公司經(jīng)營(yíng)產(chǎn)品的采購(gòu)、銷售均須訂立合同。
2、業(yè)務(wù)合同歸檔、保管、建立檔案，由銷售部管理，以確保檔案的完整、完全和有效利用。
3、銷售部指定專人負(fù)責(zé)統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、組織、整理、保管公司所有銷售業(yè)務(wù)合同文檔。
四、合同章管理原則
1、公司統(tǒng)一發(fā)放合同章，屬銷售業(yè)務(wù)使用的合同章發(fā)放到銷售部。
2、業(yè)務(wù)合同章除因工作需要留一枚由駐馬鋼辦事處保管外，其余均由指定人員保管。
3、各業(yè)務(wù)部門、業(yè)務(wù)人員用章時(shí)應(yīng)填寫用章登記表，并附上用章的文本原件或復(fù)印件，交由銷售部經(jīng)理簽字后方可使用。若因工作需要帶合同章外出時(shí)，須辦借用手續(xù)，使用完畢后即行交回。
五、合同文檔的`管理要求
1、合同文檔管理可以按“公司合同管理”中“合同編號(hào)”規(guī)定進(jìn)行分類編號(hào)。
2、保存的合同文檔每半年清理核對(duì)一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時(shí)處理并追究相關(guān)人員責(zé)任。
3、合同管理人員要加強(qiáng)對(duì)合同檔案的登計(jì)、監(jiān)督工作，要以原始記錄為依據(jù)，編制合同統(tǒng)計(jì)清單。
4、合同檔案管理人員應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要編制合同檢索工具，以便有效地開展合同文檔的查詢、利用工作。
5、各業(yè)務(wù)員可查閱合同文檔，確因工作需要須借出查閱，須經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后方可辦理借閱手續(xù)，合同原件無(wú)特殊情況不得外借。
五、附則：
1、本制度自審批通過(guò)之日起實(shí)施。
2、本制度由銷售部負(fù)責(zé)解釋。
六、附件：《合同檔案登記表》
檔案管理制度4
一、檔案資料
招標(biāo)過(guò)程中所有的文字資料（含電子資料）、視頻資料都是檔案資料的組成部分，在項(xiàng)目完成后都必須整理歸檔。公司設(shè)立檔案室和檔案管理員，公司所有項(xiàng)目（含分公司項(xiàng)目）都必須統(tǒng)一歸檔，分公司項(xiàng)目除未中標(biāo)人投標(biāo)文件在分公司就地保管外，其余檔案必須由總公司統(tǒng)一歸檔管理。分公司撤銷時(shí)，未到期的未中標(biāo)投標(biāo)文件必須統(tǒng)一交到總公司檔案室，才能辦理撤銷手續(xù)。各分公司應(yīng)對(duì)自行保管的檔案參照總公司的要求妥善保管，總公司將不定期的對(duì)各分公司保管的檔案進(jìn)行抽查。
二、歸檔及備案時(shí)間
總公司項(xiàng)目，在項(xiàng)目分成前必須完成檔案資料的`歸檔。分公司項(xiàng)目在簽發(fā)中標(biāo)通知書前必須完成除中標(biāo)通知書外的所有檔案資料的歸檔，在下個(gè)項(xiàng)目資料歸檔前將該項(xiàng)目的中標(biāo)通知書歸檔。有總公司外派人員的分公司，該外派人員兼任分公司檔案管理員，分公司檔案管理員應(yīng)督促分公司及時(shí)將應(yīng)由總公司統(tǒng)一管理的檔案包括電子資料及時(shí)交回總公司。
監(jiān)管機(jī)構(gòu)資料備案時(shí)間：
1、電子資料
電子資料文件夾格式為“項(xiàng)目編號(hào)+項(xiàng)目名稱”（如：HNZK-11368湖南省耒宜高速公路管理處“職工之家”房建工程施工招標(biāo)），所有與本項(xiàng)目有關(guān)的電子資料（包括但不限于公告、資格預(yù)審文件、招標(biāo)文件、補(bǔ)充文件、資格審查報(bào)告、評(píng)標(biāo)報(bào)告、中標(biāo)候選人公示、中標(biāo)通知書 、投標(biāo)文件等）都拷貝到該文件夾下，在資料歸檔前上傳到公司FTP網(wǎng)站（操作方法詳見《公司電子檔案歸檔指南》），正式歸檔前由檔案管理員查看后才能辦理歸檔手續(xù)。中央投資項(xiàng)目，資料應(yīng)上傳中央投資項(xiàng)目管理網(wǎng)站，經(jīng)公司資質(zhì)管理人員審核確認(rèn)后才能辦理歸檔手續(xù)。
2、除未中標(biāo)人投標(biāo)文件外的所有檔案資料，資料整理時(shí)應(yīng)注意按過(guò)程順序整理，特別是招標(biāo)過(guò)程比較復(fù)雜的項(xiàng)目。
2.1檔案盒：除未中標(biāo)人投標(biāo)文件外的所有檔案資料必須裝入專用檔案盒，檔案盒盒脊上貼上相應(yīng)的標(biāo)簽，保存期限為15年。
2.2湖南省政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案資料檔案盒內(nèi)應(yīng)設(shè)盒內(nèi)目錄不裝訂，單獨(dú)裝訂成冊(cè)的資料首頁(yè)設(shè)冊(cè)目錄，標(biāo)注冊(cè)內(nèi)編碼（用號(hào)碼機(jī)編碼），檔案盒內(nèi)資料一般包括如下資料：
2.2.1盒內(nèi)目錄
2.2.2備案資料
2.2.3招標(biāo)文件
2.2.4投標(biāo)文件正本
2.2.5中標(biāo)通知書
2.2.6資料移交登記表
2.2.7客戶反饋意見表
2.2.8其它資料
成冊(cè)的資料要求膠裝（中標(biāo)通知書、資料移交登記表、客戶反饋意見表不裝訂）。
公開招標(biāo)采購(gòu)歸檔盒內(nèi)目錄：
邀請(qǐng)招標(biāo)采購(gòu)歸檔盒內(nèi)目錄：
項(xiàng)目負(fù)責(zé)人： ｘｘ
日期：ｘｘ年ｘｘ月ｘｘ日
檔案管理制度5
第一章 總則
一、為了規(guī)范公司合同檔案管理，有效地收集合同簽訂和履行過(guò)程中的有價(jià)值材料，維護(hù)公司的經(jīng)濟(jì)利益，降低經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，特制定本管理制度。 二、公司合同檔案由簽訂和履行合同過(guò)程中形成的協(xié)議、單證、函電及與此相關(guān)的具有保存價(jià)值的材料形成。
第二章 合同分類
一、采購(gòu)合同：指為生產(chǎn)產(chǎn)品采購(gòu)原器件、外協(xié)部件、商品、禮品、固定資產(chǎn)等而簽訂的合同或框架協(xié)議。
二、銷售合同：指銷售公司產(chǎn)品而簽訂的合同或框架協(xié)議。
三、技術(shù)服務(wù)合同：指提供技術(shù)服務(wù)、產(chǎn)品維修、技術(shù)咨詢、技術(shù)轉(zhuǎn)讓等簽訂的合同。
四、產(chǎn)品合作合同：指公司購(gòu)買或轉(zhuǎn)讓技術(shù)、合作開發(fā)技術(shù)或產(chǎn)品、合作或委托生產(chǎn)產(chǎn)品、外協(xié)加工以及商務(wù)合作等簽訂的合同。
五、測(cè)試協(xié)議：指用公司產(chǎn)品、商品、部件等用于外部測(cè)試的協(xié)議。 六、聯(lián)盟協(xié)議：指為拓展銷售渠道而簽訂的分銷商或代理商協(xié)議。 七、市場(chǎng)營(yíng)銷合同：指為市場(chǎng)運(yùn)作、品牌推廣等簽訂的廣告、宣傳等市場(chǎng)活動(dòng)合同。
八、財(cái)務(wù)合同：指與相關(guān)金融機(jī)構(gòu)簽訂的借款、還款、債券、保險(xiǎn)等合同。 九、企發(fā)合同：指為企業(yè)發(fā)展與相關(guān)機(jī)構(gòu)、部門、行業(yè)組織簽訂的合同。 十、綜合合同：區(qū)別于上述類別的其他合同或協(xié)議。
第三章 檔案管理的責(zé)任分配
一、合同檔案管理的歸口部門為經(jīng)營(yíng)管理部。
經(jīng)營(yíng)管理部合同管理專員負(fù)責(zé)所有文件編號(hào)歸檔；非采購(gòu)、非銷售類合同的蓋章和合同編號(hào)分配；合同相關(guān)檔案資料的收集、整理；所負(fù)責(zé)文件合同檔案的借閱、保存和銷毀。
二、各部門設(shè)檔案管理員予以協(xié)助管理。
各部門負(fù)責(zé)本部門合同或協(xié)議的編號(hào) 分配、檔案資料的收集整理。
第四章 文件合同歸檔要求
一、文件合同編號(hào)規(guī)則
合同號(hào)是合同檔案唯一的保管單位。銷售合同號(hào)14位，其余均為12位。
文件合同號(hào)由公司號(hào)、年度號(hào)、分類號(hào)、順序號(hào)、部門代碼組成。
基本模式：ST - 20xx － XS － 0001 － HT
1． 年度號(hào)：年度號(hào)由四位阿拉伯?dāng)?shù)字組成，指文件材料形成的年度。
2． 分類號(hào)：分類號(hào)是檔案號(hào)的.主體, 分別依照合同類別拼音首字母給予識(shí)別代碼。
3． 順序號(hào)：順序號(hào)4位，用阿拉伯?dāng)?shù)字表示：0001、0002 …… 表示公司當(dāng)年某一類合同的序號(hào)。
4． 部門代碼: 部門代碼僅限銷售合同，為各部門的漢語(yǔ)拼音簡(jiǎn)稱；
二、合同簽訂人在合同上簽字后，由簽訂人或經(jīng)辦人辦理合同評(píng)審手續(xù)；經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后，到檔案管理員處編號(hào)并登記，到印鑒管理員處登記并蓋章。合同在雙方均蓋章生效后須將原件一份送到檔案管理員處存檔。
三、合同簽訂人或經(jīng)辦人負(fù)責(zé)將合同相關(guān)檔案資料及時(shí)提交給檔案管理員，并按月將合同的所有檔案資料提交完整。
四、所有檔案資料整理完整后，每月月初部門檔案管理員辦理檔案移交，填寫《檔案移交單》，雙方簽字認(rèn)可，管理專員歸檔。
五、所有以公司名義簽訂的有效合同（訂單）原件一律要求在公司歸檔，各部門及平臺(tái)只留復(fù)印件備查。檔案管理員每月初將統(tǒng)計(jì)出各部門30天前簽訂的合同中尚未收回合同的清單，以電子郵件或傳真的形式發(fā)給各部門，各部門須將合同按要求歸檔。
六、檔案管理員每月5號(hào)前匯總本部門上月度的完整合同檔案資料，制作《合同檔案匯總表》提交經(jīng)營(yíng)管理部，并填制《檔案歸檔單》歸檔。 七、公司各部門的投標(biāo)標(biāo)書文件，無(wú)論是否中標(biāo)，都要求在投標(biāo)后1個(gè)月內(nèi)將文件的電子文檔（或光盤）交檔案管理員存檔。
第五章 合同檔案保管期限及銷毀
一、正式形成的合同檔案以合同簽訂之日起開始計(jì)算檔案保管期限。
二、合同金額在50萬(wàn)元（不含）以下的保存10年；合同金額在100萬(wàn)元（不含）以下的保存15年； 合同金額在5000萬(wàn)元（不含）以下的保存50年； 合同金額在5000萬(wàn)元以上的永久保存。
三、檔案銷毀：
1．任何組織或個(gè)人未經(jīng)允許無(wú)權(quán)隨意銷毀公司檔案材料。
2．各檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查。
3. 合同文檔的保存條件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以確保合同文檔的安全。
4．凡是超過(guò)保管期限又確無(wú)保存價(jià)值的檔案應(yīng)在《檔案銷毀清單》上登記，經(jīng)主管業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，專人監(jiān)銷，由檔案管理專員銷毀，并由《檔案銷毀清單》立卷永久保存。
第六章 檔案借閱
一、公司合同原件，一般不予借出。
二、特殊原因需要借閱公司檔案的，若借閱本部門簽訂的合同，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)單，經(jīng)部門經(jīng)理審核后，到檔案管理員處辦理借閱手續(xù)。若借閱非本部門簽訂的合同，則除本部門經(jīng)理簽字外，還要報(bào)公司主管業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)方可借閱。檔案材料的復(fù)印手續(xù)同借閱。
三、借出檔案借用期限為一周。
借閱人應(yīng)到期歸還。確因工作需要繼續(xù)借用的，必須再次辦理借閱手續(xù)（續(xù)借）。對(duì)逾期1周仍不歸還者，由檔案管理員下發(fā)催還單，此后一周內(nèi)仍不歸還者。
四、借閱人應(yīng)注意檔案安全和保密，嚴(yán)禁涂改，轉(zhuǎn)借、損壞、遺失。
第七章 責(zé)罰制度
一、公司各部門凡違反本制度，無(wú)故延期或不交應(yīng)歸檔的備份文件材料的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，限期上交，經(jīng)催交仍拖延不交的，除責(zé)令其部門負(fù)責(zé)人和單位領(lǐng)導(dǎo)寫出書面檢查外，各罰款200元，并予以通報(bào)批評(píng)。
二、公司所有員工凡違反第六章第四條，泄露公司檔案機(jī)密的，涂改、拆散或未經(jīng)經(jīng)營(yíng)管理部批準(zhǔn)轉(zhuǎn)借、復(fù)印或攜帶檔案外出的，視具體情況，對(duì)其部門領(lǐng)導(dǎo)和當(dāng)事人各罰款200-1000元，并予以通報(bào)批評(píng)；
三、公司所有員工違反第六章第三條，不按借閱期限歸還的，限期歸還并責(zé)令其當(dāng)事人寫出書面檢查，并對(duì)借閱人進(jìn)行績(jī)效處罰100元；
四、一般檔案資料若出現(xiàn)丟失、損壞、缺頁(yè)等情況，應(yīng)立即報(bào)告檔案歸檔部門并辦好補(bǔ)辦手續(xù)，同時(shí)對(duì)借閱人進(jìn)行績(jī)效處罰100元；如因遺失檔案，泄露公司商業(yè)秘密，造成惡劣后果者，扣除借閱人及部門負(fù)責(zé)人一個(gè)月績(jī)效工資，并視情況嚴(yán)重程度追究其相關(guān)責(zé)任。
五、不按規(guī)定存放電腦檔案，不按規(guī)定接收檢查者給予相應(yīng)的紀(jì)律處分并給予通報(bào)批評(píng)。
六、對(duì)借閱公司檔案用于非工作需要造成重大損失或影響的，公司將追究其法律責(zé)任。
第八章 附則
一、 本制度由行政部門負(fù)責(zé)解釋及修改，由總經(jīng)理辦公會(huì)批準(zhǔn)后執(zhí)行。該規(guī)定可以依據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行隨時(shí)或定期修訂, 修訂的版本獲得總經(jīng)理辦公會(huì)批準(zhǔn)后生效,且自動(dòng)替代以前的版本。公司全體員工應(yīng)遵循最新版本的規(guī)定。
二、 本制度自下發(fā)之日起執(zhí)行。
三、 附件
附件1 《檔案移交單》
附件2 《檔案借閱單》
附件3 《檔案銷毀清單》
附件4 《合同登記本》
檔案管理制度6
1.目的：加強(qiáng)采購(gòu)部檔案的收集和管理，提高工作效率，全面規(guī)范采購(gòu)管理體系，制訂本制度。
2.適用范圍：適用于采購(gòu)部對(duì)內(nèi)部文件及檔案的控制。
3.職責(zé)：
3.1采購(gòu)檔案管人員：負(fù)責(zé)采購(gòu)部所有文件的整理及歸檔。
3.2采購(gòu)經(jīng)理：負(fù)責(zé)采購(gòu)檔案文件調(diào)閱、銷毀等事項(xiàng)的審批。
4.檔案管理辦法：
4.1歸檔內(nèi)容分類：
4.1.1采購(gòu)內(nèi)部文件的歸檔。
采購(gòu)部工作中需存檔的文件，采購(gòu)訂單、應(yīng)付賬款對(duì)賬單、工作計(jì)劃、采購(gòu)計(jì)劃、入庫(kù)單、退貨單及采購(gòu)部門相關(guān)管理文件資料。
4.1.2公司其他部門提供的.文件歸檔。
公司其他部門提供的圖紙、采購(gòu)申請(qǐng)單、原材料質(zhì)量返饋單等相關(guān)資料。
4.1.3外來(lái)或外放文件的歸檔。
供應(yīng)商資料、采購(gòu)合同、報(bào)價(jià)單、對(duì)賬單聯(lián)絡(luò)函或其他與供應(yīng)商有聯(lián)系的文件資料。
4.1.4存儲(chǔ)在電腦或其它介質(zhì)上的資料。
采購(gòu)部的臺(tái)賬、電子檔的文件記錄。
4.2檔案保存期限：
4.2.1公司內(nèi)部往來(lái)文件需保存3年。
4.2.2公司外部往來(lái)文件需保存5年。
4.2歸檔要求：
4.2.1歸檔文件材料應(yīng)齊全完整，按照文件的自然形成規(guī)律保持文件之間的歷史聯(lián)系及真實(shí)性。
4.2.2所有文檔均要編號(hào)，并建立目錄，逐項(xiàng)填寫清楚，書寫工整。
4.2.3所有存檔文件格式統(tǒng)一，而且有相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)簽字或蓋章，是有效文件。
4.2.4采購(gòu)部檔案要有專人、專位的保管。
4.2.5采購(gòu)部檔案要分類保管并劃分檔案保管期限。
4.3檔案調(diào)閱：
4.3.1需查閱或借閱采購(gòu)部文件時(shí)，需向采購(gòu)部領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，得到批準(zhǔn)后借閱，查閱保密文件時(shí)，需履行審批手續(xù)，得到采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)。
4.3.2查閱檔案人員要求嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度，不得泄露。
4.3.3查閱檔案應(yīng)當(dāng)日歸還；摘抄和復(fù)制檔案資料需經(jīng)采購(gòu)經(jīng)理批準(zhǔn)，檔案原件不得借出公司外部，如特殊情況借出，必須經(jīng)理采購(gòu)經(jīng)理審批簽字。
4.3.4采購(gòu)檔案管理人員，要及時(shí)收取借閱的檔案，避免遺失。
4.4檔案銷毀
4.4.1采購(gòu)檔案保管期限已滿或已失效，需要銷毀時(shí)由采購(gòu)部檔案管理人員提出銷毀意見，編制銷毀清單，該清單永久保存。
4.4.2辦理銷毀手續(xù)，必須經(jīng)由采購(gòu)經(jīng)理批準(zhǔn)備，方能銷毀。
4.4.3采購(gòu)檔案保管期已滿，但其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)和合同文件，應(yīng)單獨(dú)抽出，另行建立檔案，由檔案管理人員保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)和合同改造完畢為止。
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