人事檔案規(guī)定

人事檔案規(guī)定1

　　一、目的

　　為了對(duì)人事檔案進(jìn)行妥善保管，能有效地保守機(jī)密。維護(hù)人事檔案材料完整，防止材料損壞，規(guī)范人事檔案的管理，特制定本制度。

　　二、范圍

　　本制度適用于對(duì)公司人事檔案的執(zhí)行管理。

　　三、職責(zé)

　　3.1 人力資源部人事管理課負(fù)責(zé)人事檔案的建立、歸檔、保存、定期檢查核對(duì)、轉(zhuǎn)遞、保密、統(tǒng)計(jì)等工作。

　　3.2 人事檔案管理：集團(tuán)公司人事管理課(寧波地區(qū))負(fù)責(zé)本地區(qū)所有分公司、直屬部門的人事檔案管理工作。外地分公司的員工人事檔案管理由當(dāng)?shù)厝耸鹿芾聿块T負(fù)責(zé)管理工作。

　　3.3 集團(tuán)公司人力資源部為本制度的歸口部門，負(fù)責(zé)指導(dǎo)監(jiān)督各部門、分公司的人事檔案管理工作、負(fù)責(zé)本制度的編制及落實(shí)執(zhí)行工作。

　　3.4 集團(tuán)公司企業(yè)委員會(huì)負(fù)責(zé)本制度的審議及授權(quán)主管人簽核,總裁負(fù)責(zé)本制度的批準(zhǔn)執(zhí)行。

　　四、人事檔案管理的內(nèi)容

　　4.1 員工人事檔案歸檔及管理:新員工入職時(shí)將《員工應(yīng)聘申請(qǐng)表》及相關(guān)證件(畢業(yè)證書、身份證、各類技術(shù)認(rèn)證證書)復(fù)印件提交人事管理課，人事管理課根據(jù)《員工應(yīng)聘申請(qǐng)表》建立員工人事檔案(內(nèi)容包括：該員工的應(yīng)聘、錄用、勞動(dòng)合同、考核、薪資、福利、獎(jiǎng)懲、培訓(xùn)等相關(guān)資料)并及時(shí)歸檔。歸檔的流程為首先對(duì)新的員工人事檔案材料進(jìn)行鑒別，其次按新員工的所在部門以及職務(wù)、性別等進(jìn)行分類并確定其歸檔的具體位置并且在目錄上補(bǔ)登新員工人事檔案材料的名稱及有關(guān)內(nèi)容，最后將新員工的人事檔案材料歸檔。

　　4.1.1確立兩級(jí)檔案管理制度:一級(jí)員工人事檔案為員工入司隨轉(zhuǎn)的'人事檔案材料。二級(jí)檔案為員工入司以后的任職情況、培訓(xùn)情況、工資調(diào)整情況、學(xué)歷及職稱變化情況、歷年考核情況及員工基本情況復(fù)印件備查材料等。

　　4.1.2員工人事檔案自員工到崗之日建立，每人一份，按部門、職務(wù)歸類。員工終止/解除勞動(dòng)關(guān)系時(shí)，應(yīng)將該員工人事檔案的'材料歸入公司離職員工人事檔案類。

　　4.1.3員工合法終止/解除勞動(dòng)合同時(shí)，由各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人在《員工離職通知單》上簽字，確認(rèn)無遺留問題;員工相關(guān)檔案調(diào)入單位時(shí)，人力資源部核對(duì)檔案材料，密封該員工人事檔案，連同開具的《檔案材料轉(zhuǎn)移單》及其它有關(guān)材料，轉(zhuǎn)至調(diào)入單位并歸檔。相關(guān)手續(xù)《員工入職試工轉(zhuǎn)正辭退作業(yè)管理制度》。

　　4.2 檢查核對(duì)：人力資源部人事管理課檔案管理員要定期(每月25日)對(duì)員工的人事檔案進(jìn)行檢查核對(duì)并在《員工人事檔案統(tǒng)計(jì)表》上簽字，確保員工的人事檔案的完整、安全。但是下列情況下，也要進(jìn)行檢查核對(duì)：突發(fā)事件后，如被盜、遺失、或水災(zāi)火災(zāi)之后;對(duì)有些檔案發(fā)生疑問之后，如不能確定某份材料是否丟失;發(fā)現(xiàn)某些損失之后，如發(fā)現(xiàn)材料變酶、發(fā)現(xiàn)蟲蛀等;檢查完畢后必須在《員工人事檔案統(tǒng)計(jì)表》上確認(rèn)簽字。

　　4.3 轉(zhuǎn)遞(員工異動(dòng))：檔案轉(zhuǎn)遞過程如下，人事管理課檔案管理員取出要轉(zhuǎn)走的員工人事檔案并在檔案帳冊(cè)上注銷該員工的人事檔案并填寫《轉(zhuǎn)遞人事檔案通知單》，按發(fā)文要求包裝、密封。在轉(zhuǎn)遞過程中應(yīng)遵循保密原則并且要求收檔單位在回執(zhí)上簽字蓋章。

　　4.4 保密制度：由人事管理課檔案管理員負(fù)責(zé)人事檔案管理。不得將人事檔案材料帶到公共場(chǎng)合。公司人事管理課對(duì)接受員工原單位轉(zhuǎn)遞而來的認(rèn)識(shí)檔案材料內(nèi)容，一概不得加以刪除或銷毀，并且必須嚴(yán)格保密，不得擅自向外擴(kuò)散。

　　4.5 統(tǒng)計(jì)：人事管理課每月25日須對(duì)員工人事檔案的數(shù)量、人事檔案材料收集補(bǔ)充情況、檔案整理情況、檔案保管情況、利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)并填寫《員工人事檔案統(tǒng)計(jì)表》。

　　4.5.1人事檔案統(tǒng)計(jì)分類：履歷及相關(guān)證件材料、鑒定及考核材料、評(píng)聘及獎(jiǎng)懲材料、其他可供公司參考資料。

　　4.5.2 人事檔案統(tǒng)計(jì)信息要及時(shí)更新,人力資源部根據(jù)人員流動(dòng)情況每月25日必須將相關(guān)人事檔案的統(tǒng)計(jì)情況更新并填寫《員工人事檔案統(tǒng)計(jì)表》，提報(bào)人力資源部總監(jiān)審核。

　　五、員工人事檔案管理，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行國家和公司有關(guān)規(guī)定。查閱員工人事檔案應(yīng)經(jīng)人力資源部總監(jiān)(或總裁)批準(zhǔn)，并辦理登記手續(xù)。檔案管理人員和查閱者不得私自增刪、涂改、泄露檔案材料內(nèi)容。

　　六、相關(guān)支持文件及記錄

　　員工應(yīng)聘申請(qǐng)表

　　轉(zhuǎn)遞人事檔案通知單

　　員工離職通知單

　　員工人事檔案統(tǒng)計(jì)表

人事檔案規(guī)定2

　　流動(dòng)人員人事檔案管理暫行規(guī)定如下第一條為進(jìn)一步加強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案的管理，維護(hù)人事檔案管理的嚴(yán)肅性，完善人才流動(dòng)社會(huì)化服務(wù)體系，促進(jìn)人才合理流動(dòng)，根據(jù)中共中央組織部、人事部《流動(dòng)人員人事檔案管理暫行規(guī)定》(人發(fā)[1996]118號(hào))及有關(guān)法律、法規(guī)，結(jié)合本市流動(dòng)人員人事檔案管理的具體情況，特制定本辦法。

　　第二條管理流動(dòng)人員人事檔案，須由市委組織部、市人事局根據(jù)集中統(tǒng)一、歸口管理的原則審批，并接受同級(jí)黨委組織部門、政府人事行政部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。

　　第三條本市流動(dòng)人員人事檔案管理機(jī)構(gòu)為市、區(qū)、縣黨委組織部門和政府人事行政部門所屬的人才服務(wù)機(jī)構(gòu)(以下簡稱人才服務(wù)機(jī)構(gòu))。其他任何單位未經(jīng)授權(quán)均不得擅自管理流動(dòng)人員人事檔案;嚴(yán)禁個(gè)人保管他人檔案或本人檔案。

　　第四條流動(dòng)人員人事檔案具體是指：

　　(一)辭職或被辭退的機(jī)關(guān)工作人員、企事業(yè)單位的專業(yè)技術(shù)人員和管理人員的人事檔案;

　　(二)與用人單位解除勞動(dòng)合同或聘用合同的專業(yè)技術(shù)人員和管理人員的人事檔案;

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　　(三)直接分配到非國有企業(yè)工作及待業(yè)的大中專畢業(yè)生的人事檔案;

　　(四)自費(fèi)出國留學(xué)及其它因私出國人員的人事檔案;

　　(五)外商投資企業(yè)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)、區(qū)街企業(yè)、民營科技企業(yè)、私營企業(yè)等非國有企業(yè)聘用的專業(yè)技術(shù)人員和管理人員的人事檔案;

　　(六)外國企業(yè)常駐代表機(jī)構(gòu)的中方雇員的人事檔案;

　　(七)受國有企事業(yè)單位委托管理的人事檔案;

　　(八)其它流動(dòng)人員的人事檔案。

　　第五條跨地區(qū)流動(dòng)人員的人事檔案管理

　　(一)北京地區(qū)用人單位聘用外省市人員的人事檔案，原則上由其戶籍所在地的人才服務(wù)機(jī)構(gòu)管理，特殊情況也可由我市的人才服務(wù)機(jī)構(gòu)管理。北京地區(qū)用人單位結(jié)束聘用關(guān)系時(shí)，其人事檔案不能在北京地區(qū)范圍內(nèi)調(diào)轉(zhuǎn)，由人才服務(wù)機(jī)構(gòu)將其人事檔案轉(zhuǎn)往戶籍所在地的人才服務(wù)機(jī)構(gòu)。

　　(二)由北京地區(qū)流動(dòng)到外省市人員的人事檔案

　　1、凡持外省市縣級(jí)以上政府人事行政部門所屬人才服務(wù)機(jī)構(gòu)出具的調(diào)函，我市人才服務(wù)機(jī)構(gòu)可為其辦理轉(zhuǎn)檔手續(xù)和人事關(guān)系轉(zhuǎn)移手續(xù)。

　　2、本市流動(dòng)人員結(jié)束在外省市聘用關(guān)系后，由我市人才服務(wù)機(jī)構(gòu)向外省市人才服務(wù)機(jī)所在單位簽訂檔案管理合同書，合同書須明確雙方的權(quán)益、義務(wù)等內(nèi)容。

　　第七條人才服務(wù)機(jī)構(gòu)保管流動(dòng)人員人事檔案期間，負(fù)責(zé)身份認(rèn)定、檔案工資記載、出國(出境)政審工作，經(jīng)授權(quán)做好相關(guān)的職稱資格考評(píng)、合同鑒證、社會(huì)保險(xiǎn)等社會(huì)化服務(wù)工作。

　　轉(zhuǎn)入人才服務(wù)機(jī)構(gòu)管理人員人事檔案的各類人員，有聘用單位的，由聘用單位出具有關(guān)證明后，保留原工作身份、工齡連續(xù)計(jì)算;沒有聘用單位，暫時(shí)待業(yè)的`人員，保留原工作身份，待業(yè)前后的工齡累計(jì)計(jì)算。存檔期間參加社會(huì)養(yǎng)老統(tǒng)籌的人員，按有關(guān)規(guī)定計(jì)算繳費(fèi)年限。

　　第八條人才服務(wù)機(jī)構(gòu)接收流動(dòng)人員人事檔案，使用北京市統(tǒng)一的“北京市人才流動(dòng)商調(diào)函”。對(duì)所接收的流動(dòng)人員人事檔案，要認(rèn)真審核，材料齊全無誤后，辦理保管手續(xù)。對(duì)轉(zhuǎn)來的人事檔案，材料不齊全或不清楚的，應(yīng)要求原單位補(bǔ)齊或查清楚。各單位轉(zhuǎn)移檔案，必須完整齊全，不得扣留材料或分批轉(zhuǎn)出。

　　第九條人才服務(wù)機(jī)構(gòu)使用統(tǒng)一格式的“北京市人才流動(dòng)行政、工資介紹信”和“北京市流動(dòng)人員人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單”，為存檔的流動(dòng)人員辦理轉(zhuǎn)出手續(xù)。開具的轉(zhuǎn)檔手續(xù)與國家機(jī)關(guān)、國有企事業(yè)單位開具的轉(zhuǎn)檔手續(xù)具有相同效力。機(jī)關(guān)、國有企事業(yè)單位必須憑人才服務(wù)機(jī)構(gòu)開具的轉(zhuǎn)檔手續(xù)，方可接收流動(dòng)人員人事檔案。

　　第十條流動(dòng)人員人事檔案的轉(zhuǎn)遞應(yīng)通過機(jī)要交通或派專人送取，不得郵寄或交流動(dòng)人員本人自帶。對(duì)于個(gè)人攜帶檔案的，檔案管理部門應(yīng)拒絕接收，對(duì)違反轉(zhuǎn)遞規(guī)定，造成檔案丟失或發(fā)生抽取、更換檔案材料的問題，要追究當(dāng)事人和有關(guān)管理人員的責(zé)任。

　　第十一條人才服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)加強(qiáng)與流動(dòng)人員及其現(xiàn)所在單位的聯(lián)系，做好流動(dòng)人員檔案材料的收集工作，不斷充實(shí)流動(dòng)人員人事檔案的內(nèi)容。收集的材料主要包括：

　　(一)履歷表;

　　(二)大中專畢業(yè)生統(tǒng)一分配派遣證及見習(xí)期轉(zhuǎn)正定級(jí)的考核定級(jí)材料;

　　(三)每年度的考核表;

　　(四)專業(yè)技術(shù)職稱資格變更材料;

　　(五)婚姻狀況變更材料;

　　(六)因公或因私出國(境)的記載材料;

　　(七)檔案工資變更材料;

　　(八)獎(jiǎng)懲材料;

　　(九)黨、團(tuán)組織建設(shè)工作中形成的有關(guān)材料; (十)其它按規(guī)定應(yīng)收入人事檔案的材料。

　　對(duì)于收集的流動(dòng)人員人事檔案材料，人才服務(wù)機(jī)構(gòu)要認(rèn)真審核鑒別，需單位蓋章和本人簽字的，簽字蓋章后方能歸入檔案。

　　第十二條人才服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)按照《干部檔案整理工作細(xì)則》的有關(guān)規(guī)定認(rèn)真做好流動(dòng)人員人事檔案材料的整理工作。防止丟失檔案材料，嚴(yán)禁擅自泄露檔案內(nèi)容，擅自涂改、抽取、銷毀或偽造流動(dòng)人員人事檔案材料。如因保管不善，造成檔案材料的損壞、丟失，責(zé)任單位應(yīng)負(fù)責(zé)補(bǔ)建損壞、丟失的檔案材料，并同時(shí)出具補(bǔ)建檔案材料的證明，經(jīng)上級(jí)機(jī)關(guān)審批后歸入檔案。

　　第十三條人才服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定，建立健全流動(dòng)人員人事檔案查閱、借閱工作制度、工作程序。對(duì)不符合查閱、借閱條件的，人才服務(wù)機(jī)構(gòu)可根據(jù)實(shí)際情況，代為查閱后，向查閱單位介紹被查閱人的有關(guān)情況。

　　人才服務(wù)機(jī)構(gòu)不得向任何個(gè)人提供查閱、借閱本人及其直系親屬的人事檔案。

　　第十四條人才服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)具備管理流動(dòng)人員人事檔案的物質(zhì)條件，建立堅(jiān)固的防火、防潮專用檔案庫房，配備鐵質(zhì)檔案柜;經(jīng)常檢查庫房的防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等安全設(shè)施;檔案庫房、閱檔室和管理人員辦公室要三室分開;檔案要有專人管理，無關(guān)人員不得進(jìn)入檔案庫房;庫房內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，更不能明火進(jìn)入庫房，要保證流動(dòng)人員人事檔案的絕對(duì)安全。

　　第十五條人才服務(wù)機(jī)構(gòu)要不斷研究和改進(jìn)檔案的保管方法和保護(hù)技術(shù)，逐步將現(xiàn)代化管理手段及微機(jī)管理引入流動(dòng)人員人事檔案管理工作。

　　第十六條市、區(qū)、縣黨委組織部門和政府人事行政部門，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)流動(dòng)人員人事檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，列入議事日程，及時(shí)研究管理工作中出現(xiàn)的問題，采取有效措施，完善有關(guān)管理制度。

　　第十七條人才服務(wù)機(jī)構(gòu)要注意加強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)，按流動(dòng)人員人事檔案管理數(shù)量選派黨性強(qiáng)、作風(fēng)正、忠于職守、具有一定的檔案管理專業(yè)知識(shí)的共產(chǎn)黨員從事流動(dòng)人員人事檔案管理工作，注意對(duì)他們的教育和培訓(xùn)，不斷提高政策水平和業(yè)務(wù)能力，并要保持隊(duì)伍的相對(duì)穩(wěn)定。

　　第十八條人才服務(wù)機(jī)構(gòu)管理流動(dòng)人員人事檔案，應(yīng)本著“服務(wù)為主、適當(dāng)收費(fèi)”的原則，按照規(guī)定收取服務(wù)費(fèi)。

　　第十九條對(duì)違反《流動(dòng)人員人事檔案管理暫行規(guī)定》和本管理辦法有下列情形的，由市、區(qū)、縣黨委組織部門和政府人事行政部門進(jìn)行處理：

　　(一)擅自管理流動(dòng)人員人事檔案的單位或個(gè)人; (二)擅自涂改檔案內(nèi)容或偽造檔案材料的; (三)擅自向外公布、泄露檔案內(nèi)容的;

　　(四)在流動(dòng)人員人事檔案的收集、整理、保管、利用、轉(zhuǎn)遞等管理工作中，出現(xiàn)違反《流動(dòng)人員人事檔案管理暫行規(guī)定》和本管理辦法的行為，造成嚴(yán)重后果的。

　　對(duì)上述所列情形負(fù)有責(zé)任的單位或直接責(zé)任者，要視情節(jié)輕重，給予批評(píng)教育或黨紀(jì)、政紀(jì)處分;觸犯法律的要依法追究責(zé)任。

　　第二十條本管理辦法由北京市人事局負(fù)責(zé)解釋。

　　第二十一條本管理辦法自下達(dá)之日起施行。

　　過去的管理辦法與本管理辦法相抵觸的，以本辦法為準(zhǔn)。

人事檔案規(guī)定3

　　1、職工分派、任免、察看核查等工作中形成的各種登記表 ( 如職工簡歷表、登記表 ) ，任免呈報(bào)表 ( 包括上報(bào)的察看資料 ) ，判斷、民主評(píng)講和組織核查形成的綜合資料，離退休審批表，軍隊(duì)轉(zhuǎn)業(yè)部門審批表等。

　　2、錄取和聘任工作中形成的錄取和聘任審批表，政審資料，續(xù)聘審批表，離職資料。

　　3、出國出鏡人員審批表、登記表及在表面現(xiàn)狀況的判斷資料。

　　4、黨代會(huì)、人代會(huì)、政協(xié)會(huì)議的工、青、婦等公眾集體代表會(huì)以及民主黨派代表會(huì)的代表登記表和委員的.簡歷表、政績資料。

　　5、辦理薪水、待遇工作中形成的審批表和解決待遇問題和審批資料。

　　6、評(píng)聘專業(yè)技術(shù)職務(wù) ( 職稱 ) 工作中形成的專業(yè)技術(shù)人員任職資格申報(bào)表，專業(yè)技術(shù)職務(wù)考績資料以及聘任專業(yè)技術(shù)職務(wù)的審批表。

　　10、表彰獎(jiǎng)勵(lì)活動(dòng)中形成的各種先進(jìn)人物登記表、審批表、先進(jìn)模范事跡。

　　11、各種處分決定、檢查報(bào)告、上級(jí)批復(fù)、自己交待及旁證資料、刑事判決書。

　　13、體格檢查中確診有殘疾的體檢表及工傷致殘確定殘廢等級(jí)的資料。

　　16、學(xué)生學(xué)籍變動(dòng)記錄資料。

　　17、學(xué)生在校期間每學(xué)年的思想道德評(píng)定表。

　　18、畢業(yè)學(xué)生體檢表。

　　19、其他可供組織參照有保存價(jià)值的資料。

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