公司人事檔案管理規(guī)定

　　人事檔案是記錄一個(gè)人主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)等個(gè)人情況的文件材料，起著憑證、依據(jù)和參考的作用，在個(gè)人轉(zhuǎn)正定級(jí)、職稱申報(bào)、辦理養(yǎng)老保險(xiǎn)以及開具考研等相關(guān)證明時(shí)，都需要使用檔案。那么關(guān)于人事檔案的管理必然是一個(gè)大問題，那么公司該如何管理這些人事檔案呢?以下是小編整理的公司人事檔案管理規(guī)定。

　　公司人事檔案管理規(guī)定

　　第一條 為加強(qiáng)和規(guī)范員工檔案管理，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》及《干部檔案工作條例》，制定本細(xì)則。

　　第二條 員工的檔案均由人力資源部檔案管理員負(fù)責(zé)管理。檔案管理人員不能保管本人的檔案。

　　第三條 員工失蹤或死亡后滿三年，其檔案應(yīng)移交當(dāng)?shù)貏趧?dòng)行政部門保存。對(duì)國家和企業(yè)有特殊貢獻(xiàn)的英雄、模范人物死亡以后，其檔案由公司檔案室按規(guī)定向有關(guān)檔案館移交。

　　第四條 人事檔案管理員的職責(zé)

　　(一)、保管員工檔案;

　　(二)、及時(shí)索要、收集、鑒別和整理員工檔案材料;

　　(三)、辦理員工檔案的查閱、借閱、和轉(zhuǎn)遞手續(xù);

　　(四)、登記員工工作、工資、獎(jiǎng)懲情況;

　　(五)、為領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門提供員工的情況;

　　(六)、做好員工檔案的安全、保密、保護(hù)工作;

　　(七)、定期向檔案室等部門移交檔案;

　　(八)、辦理其它有關(guān)事項(xiàng)。

　　第五條 人事檔案的內(nèi)容及分類歸檔

　　(一)、本人歷年填寫的個(gè)人簡歷、履歷、登記表;

　　(二)、本人經(jīng)歷、家庭情況、社會(huì)關(guān)系、成長歷史等自傳材料;

　　(三)、本人自我鑒定，組織鑒定材料;對(duì)員工的考察、考核、評(píng)價(jià)材料;

　　(四)、政治歷史審查及甄別復(fù)查材料;

　　(五)、員工參入黨、團(tuán)材料;

　　(六)、獎(jiǎng)勵(lì)(包括科技和業(yè)務(wù))及各種先進(jìn)事跡材料;

　　(七)、入伍、退伍、辭退職、出國等材料;

　　(八)、處分、取消處分的.材料;

　　(九)、任免、工資、職稱等材料;

　　(十)、學(xué)歷和評(píng)定的技能等材料;

　　(十一)、其它有較大價(jià)值的可供參考的材料。

　　第六條 人事檔案材料的分類嚴(yán)格按《干部檔案工作條例》、《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》的規(guī)定辦理。

　　第七條 人事檔案的收集、保管和銷毀

　　一、調(diào)動(dòng)和錄用入公司的員工，應(yīng)在辦理手續(xù)前調(diào)閱檔案，在其報(bào)到一個(gè)月內(nèi)立檔。對(duì)調(diào)入或新建立的檔案都應(yīng)造冊(cè)登記。

　　二、對(duì)員工進(jìn)行考察、考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲等形成的材料要及時(shí)收集、整理立卷、保持檔案的完整。

　　三、立卷歸檔的材料必須認(rèn)真鑒別，保證材料的真實(shí)、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的，應(yīng)在蓋章、簽字后歸檔。

　　四、人事檔案材料統(tǒng)一使用十六開規(guī)格的辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及復(fù)寫紙書寫。

　　五、按規(guī)定需要銷毀檔案材料時(shí)，必須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并編制銷毀清冊(cè)。

　　六、人事檔案存放應(yīng)配備檔案庫房、檔案櫥窗等設(shè)施。檔案要做到防盜、防火、防蛀、防潮、防光、防塵、防污染。

　　七、人事檔案材料應(yīng)分類，整理裝訂成冊(cè)后方能入卷存檔，不得直接入卷。每年要對(duì)檔案進(jìn)行一次整理、校對(duì)工作。

　　八、檔案應(yīng)分類編號(hào)后存放，編號(hào)應(yīng)與員工編號(hào)統(tǒng)一，防止重名重姓員工材料入檔交叉，制檢索目錄，以便查找。

　　第八條 人事檔案的利用和傳遞

　　一、外單位來公司查閱檔案時(shí)，必須持蓋有公章的單位介紹信，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。

　　二、本公司各部門因工作需要查閱員工檔案時(shí)，應(yīng)由部門出具證明，由人力資源部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可查閱。

　　三、公司級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、黨委辦公室、人力資源部可不經(jīng)審批查閱員工檔案。

　　四、建立檔案查閱登記制度，對(duì)查閱職工檔案的情況做好記錄。

　　五、檔案一般不借出查閱。如必須借出查閱時(shí)，應(yīng)提交報(bào)告，分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，嚴(yán)格履行登記手續(xù)。

　　六、任何人不得查閱或借用本人及親屬(包括父母、配偶、子女及兄弟、姐妹等)的檔案。

　　七、查閱檔案必須嚴(yán)格遵守保密制度和閱檔規(guī)定，嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案。

　　八、員工被任免中層以上職務(wù)，應(yīng)在任免職務(wù)后一個(gè)月內(nèi)移交其檔案。

　　九、員工調(diào)動(dòng)、辭職，解除勞動(dòng)合同或被開除、辭退等，已辦理離公司手續(xù)者，應(yīng)在一個(gè)月內(nèi)將其檔案移交新單位或戶口所在地的街道辦事處。

　　十、轉(zhuǎn)遞檔案應(yīng)通過機(jī)要通訊或派專人送取，并履行登記手續(xù)，不準(zhǔn)郵寄或交本人自帶。

　　十一、對(duì)轉(zhuǎn)出的檔案，必須按統(tǒng)一規(guī)定的“員工檔案轉(zhuǎn)遞通知單”的項(xiàng)目登記，并密封包裝，加蓋公章和經(jīng)辦人印章。

　　第九條 新接收檔案，檔案材料不全，可不予接收。接收檔案后，應(yīng)將基本檔案資料錄入計(jì)算機(jī)內(nèi)。員工調(diào)出，檔案材料轉(zhuǎn)出時(shí)，應(yīng)從計(jì)算機(jī)內(nèi)注銷員工基本檔案情況。

　　第十條 本細(xì)則未盡事宜按《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》和《干部檔案工作條例》辦理。

　　第十一條 本管理細(xì)則由公司人力資源部負(fù)責(zé)解釋。

　　人事檔案的作用

　　畢業(yè)生中有一種比較普遍的現(xiàn)象是對(duì)檔案不了解，也不關(guān)心，甚至已經(jīng)畢業(yè)幾年，但檔案還放在學(xué)校，還有的將檔案放在家里，更甚者檔案早已丟失。其實(shí)不然，在國家公務(wù)員的選拔,國有企事業(yè)單位的招聘，成熟的民企在招聘時(shí)都要審查相關(guān)人員的檔案，并以其記載的相關(guān)資訊作為甄選人才的重要證據(jù)，另外，如辦理社會(huì)保險(xiǎn)、職稱評(píng)定、出具各種相關(guān)證明等也都需要本人的人事檔案�？傊�，現(xiàn)實(shí)生活中，人事檔案具有不可替代的.作用，應(yīng)給予足夠的重視，在參加工作以后，真正發(fā)揮作用的恰恰就是人事檔案，如轉(zhuǎn)正定級(jí)、職稱評(píng)定等相關(guān)事宜。所以在高校畢業(yè)生在畢業(yè)的當(dāng)年一定要在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)到各地人力資源和社會(huì)保障局人事檔案管理科去存放檔案(或者有人事檔案管理權(quán)的單位落下檔案，這種情況集中在國有企業(yè)，國有事業(yè)單位，公務(wù)員單位，學(xué)�；�本是把學(xué)生檔案直接寄送到這些部門)，存放之后學(xué)籍檔案就轉(zhuǎn)化成了人事檔案!人事檔案在當(dāng)年沒有落下的話會(huì)在以后的工作中存在很大的問題，例如有的評(píng)定是需要把人事檔案落在工作單位所在地幾年才可以!

　　真正能證明學(xué)生學(xué)習(xí)經(jīng)歷的就是該學(xué)生的學(xué)籍檔案，而工作經(jīng)歷的證明就是該檔案袋里面的工作檔案!

　　學(xué)籍檔案里面有本人在各個(gè)時(shí)期的學(xué)籍卡、成績單、各方面的評(píng)語、獲獎(jiǎng)證明、還有本人的黨團(tuán)材料，全部屬于原始材料，不可復(fù)制。(學(xué)籍檔案一般是從高中算起，也就是從你的高考檔案開始計(jì)算，黨團(tuán)關(guān)系的一般是由有黨組織部門來接收，有的學(xué)校是把學(xué)籍檔案和黨員關(guān)系檔案一起轉(zhuǎn)檔，有的學(xué)校是分開轉(zhuǎn)檔，即學(xué)籍檔案一個(gè)袋交由自己遞交于各地的人事檔案管理科或者由關(guān)部門遞交于各地的人事檔案管理科，黨員關(guān)系則是由自己轉(zhuǎn)交在戶籍所在地或者工作所在地的黨委組織。工作檔案就是工作之后的評(píng)級(jí)、獲獎(jiǎng)、晉升等這些材料!)所以，保存好自己的檔案是一項(xiàng)重中之重的工作。根據(jù)有關(guān)規(guī)定，是要把檔案轉(zhuǎn)遞給各地人力資源和社會(huì)保障局人事檔案管理科和有人事檔案管理權(quán)的單位!

　　個(gè)人檔案有六大功能：其一、保留個(gè)人原有干部身份;其二、辦理工作調(diào)動(dòng)時(shí)需要個(gè)人檔案;其三、參加公務(wù)人員招聘考試，需檔案確定身份;其四、辦理個(gè)人退休手續(xù)時(shí)，要查看檔案記錄;其五、專業(yè)職稱晉升的參考依據(jù);其六、出國政審和公證時(shí)，需要查閱個(gè)人檔案。
 

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