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Excel表格打印的方法和技巧
由于Excel文檔的特殊性，與在Word中打印文檔有一定的區(qū)別，那么大家知道Excel表格打印的方法和技巧有哪些呢?下面一起來(lái)看看!
一、表格打印
對(duì)于剛剛創(chuàng)建完畢的表格來(lái)說(shuō)，不要立刻單擊“打印”按鈕輸出表格。應(yīng)當(dāng)按下面的介紹進(jìn)行設(shè)置和預(yù)覽，滿意以后再進(jìn)行打印，這樣可以節(jié)約寶貴的紙張和時(shí)間。
1、打印設(shè)置
首先單擊“文件”菜單下的“頁(yè)面設(shè)置”命令，打開“工作表”選項(xiàng)卡。如果每一頁(yè)都要打印表格標(biāo)題、說(shuō)明和列標(biāo)題，應(yīng)當(dāng)用鼠標(biāo)單擊“頂端標(biāo)題行”框。再將光標(biāo)放入工作表左邊的“行標(biāo)”處，待光標(biāo)變成右箭頭時(shí)拖過(guò)要打印的行，即可使絕對(duì)引用的行號(hào)出現(xiàn)在“頂端標(biāo)題行”內(nèi)。經(jīng)過(guò)上述處理，表格的每一頁(yè)均可重復(fù)打印表格標(biāo)題、說(shuō)明之類的內(nèi)容。圖1中的“左端標(biāo)題列”作用同上，如果你將數(shù)據(jù)的標(biāo)題放到了列中，也可以像“頂端標(biāo)題行”那樣重復(fù)打印。
工作表的“行號(hào)”和“列標(biāo)”在默認(rèn)時(shí)為不打印。如果你需要打印工作表中的“行號(hào)”和“列標(biāo)”，可以按以下步驟操作:打開圖1所示的“工作表”選項(xiàng)卡，選中其中的“行號(hào)列標(biāo)”復(fù)選框即可。
另外，“頁(yè)邊距”選項(xiàng)卡的“居中方式”下有兩個(gè)比較重要的選項(xiàng)，它們可以決定表格在頁(yè)面上的“水平”和“垂直”居中方式，你可以根據(jù)自己的需要選擇。
2、指定打印頁(yè)數(shù)
打印表格會(huì)遇到最后一頁(yè)只有很少幾行數(shù)據(jù)的情況，手工調(diào)整費(fèi)時(shí)費(fèi)力，我們可以讓Excel進(jìn)行自動(dòng)操作:打開待打印表格所在的工作表，單擊“文件”菜單中的“頁(yè)面設(shè)置”命令，就可以看到“頁(yè)面”選項(xiàng)卡。假如你通過(guò)“打印預(yù)覽”看到最后一頁(yè)(如16頁(yè))只有兩三行，此時(shí)可以選中“調(diào)整為”單選項(xiàng)，然后在“頁(yè)寬”框內(nèi)輸入(或選擇)“1”，接著在“頁(yè)高”框內(nèi)輸入(或選擇)你要打印的頁(yè)數(shù)(如15頁(yè))。這樣就可以通過(guò)減小行高、字號(hào)等方法將最后一頁(yè)的內(nèi)容均勻分配到其他頁(yè)，從而使打印出來(lái)的表格正好占滿整數(shù)頁(yè)。
3、打印預(yù)覽
打印設(shè)置完成后，單擊圖1或工具欄中的“打印預(yù)覽”按鈕，就可以打開“打印預(yù)覽”窗口，你可以從狀態(tài)欄看到待打印表格的頁(yè)數(shù)。拖動(dòng)豎直滾動(dòng)條上的滑塊或轉(zhuǎn)動(dòng)滾輪鼠標(biāo)上的滾輪，可以快速翻頁(yè)查看任意一頁(yè)的打印效果。與Word不同的是:Excel預(yù)覽窗口的工具按鈕較多。其中“設(shè)置”按鈕可以打開“頁(yè)面設(shè)置”對(duì)話框，修改打印方向、頁(yè)面大小和頁(yè)邊距等等。“頁(yè)邊距”按鈕可以在預(yù)覽頁(yè)上顯示頁(yè)邊距和頁(yè)眉等的設(shè)置線，用鼠標(biāo)拖動(dòng)即可快速修改這些參數(shù)。單擊“分頁(yè)預(yù)覽”按鈕可以進(jìn)入“分頁(yè)預(yù)覽”視圖，便于觀察表格在Excel窗口中的布局和總頁(yè)數(shù)等;使用“視圖”菜單下的“普通”命令可以回到“普通”視圖。
4、表格打印
如果你對(duì)預(yù)覽結(jié)果非常滿意，就可以單擊圖2中的按鈕直接打印了，也可以回到Excel主窗口，使用“打印”按鈕或命令進(jìn)行打印。這里的操作和Word非常相似，本文就不深入說(shuō)明了。另外，Excel還可以和Word“聯(lián)合作戰(zhàn)”，利用后者的打印功能輸出更加復(fù)雜的表格，我們將在后續(xù)的系列中介紹有關(guān)的內(nèi)容。
二、打印技巧
1、一次打印多個(gè)工作簿
如果要打印多個(gè)工作簿中的多個(gè)表格，常采用的方法是逐個(gè)打開然后打印。其實(shí)，我們也可以一次打印多個(gè)工作簿，前提是所有工作簿位于同一文件夾，而且每個(gè)工作簿只有一個(gè)待打印的表格(否則所有的表格都會(huì)被打印)。具體做法是:打開“資源管理器”逐個(gè)選中要打印的工作簿，然后單擊“文件”菜單下的“打印”命令。系統(tǒng)就會(huì)逐個(gè)打開文件并打印其中的表格了。
2、一次打印多個(gè)工作表
如果你需要打印一個(gè)工作簿內(nèi)的全部工作表，可以逐個(gè)將其打開后打印，也可以采用下面的技巧一次完成:打開工作簿后按住Ctrl鍵，用鼠標(biāo)逐個(gè)單擊要打印的工作表標(biāo)簽，將要打印的全部工作表選中，然后單擊“文件”菜單下的“打印”命令，系統(tǒng)就會(huì)逐個(gè)打印每個(gè)工作表中的表格。如果你想預(yù)覽打印效果，可以在選中工作簿以后按照常規(guī)方法操作。
3、打印連續(xù)頁(yè)碼
按照上面介紹的方法一次打印多個(gè)工作表時(shí)，每個(gè)工作表中的表格頁(yè)碼都是從1開始編號(hào)的。如果你需要將多個(gè)工作表的表格頁(yè)碼連續(xù)排列，可以采用下面的技巧:首先采用上面介紹的方法查看第一個(gè)工作表的總頁(yè)數(shù)，接著切換到第二個(gè)工作表。單擊“文件”菜單下的“頁(yè)面設(shè)置”命令，打開“頁(yè)面設(shè)置→頁(yè)眉/頁(yè)腳”選項(xiàng)卡，再單擊“自定義頁(yè)眉”(或“自定義頁(yè)腳”)按鈕打開對(duì)話框(圖4)。根據(jù)需要單擊其中的“左”、“中”或“右”框，再單擊帶有“#”字樣的按鈕，即可將“&[頁(yè)碼]”放入框中。如果你要讓第二個(gè)工作表的首頁(yè)碼接著第一個(gè)工作表的尾頁(yè)碼，只須在“&[頁(yè)碼]”后輸入后者的總頁(yè)數(shù)(即尾頁(yè)碼，例如11)，使其變成“&[頁(yè)碼]+11”的樣子。如果必要，你還可以在“&[頁(yè)碼]+11”前后加上“第”和“頁(yè)”字樣，使其變成“第&[頁(yè)碼]+11頁(yè)”。最后按上面介紹的方法操作，你就可以打印頁(yè)碼連續(xù)的多個(gè)工作表了。
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