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OA系統(tǒng)5大選型技巧
企業(yè)在選型OA前應(yīng)該注意哪些問(wèn)題?企業(yè)部署OA系統(tǒng)時(shí)應(yīng)該如何規(guī)劃細(xì)節(jié)?企業(yè)選擇OA辦公系統(tǒng)后，何如能真正使用起來(lái)?下面是小編為大家整理的OA系統(tǒng)5大選型技巧，歡迎閱讀與收藏。
OA系統(tǒng)實(shí)用指南，選型OA系統(tǒng)5大技巧
現(xiàn)在的OA系統(tǒng)市場(chǎng)很火，市場(chǎng)上品牌林立，泛微OA公司上市、致遠(yuǎn)OA、華天動(dòng)力OA正在走資本上市之路，金和OA、藍(lán)凌OA也是三板上市企業(yè)。面對(duì)OA市場(chǎng)中林林種種的品牌，企業(yè)應(yīng)該如何選型OA系統(tǒng)呢?筆者將以一個(gè)15年OA使用者的角度層層剖析OA辦公系統(tǒng)。
不同OA廠(chǎng)商都會(huì)對(duì)用戶(hù)灌輸其各自的OA理念，從各自的優(yōu)勢(shì)特點(diǎn)去闡述OA的不同特征，引導(dǎo)用戶(hù)投懷送抱，但很少有企業(yè)會(huì)完全清楚OA到底好在哪里，能給企業(yè)帶來(lái)哪些切身好處。
OA的概念很多有產(chǎn)品型OA、項(xiàng)目型OA、平臺(tái)型OA、概念型OA，這其中，泛微OA主打協(xié)同管理，致遠(yuǎn)OA主打渠道為王，華天動(dòng)力OA主打技術(shù)溫情牌，藍(lán)凌OA主打大客戶(hù)首選。
第一、平臺(tái)型OA系統(tǒng)是企業(yè)首選
不管哪種類(lèi)型的OA系統(tǒng)，對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，企業(yè)需要發(fā)展，只有平臺(tái)型的OA系統(tǒng)最適合企業(yè)選擇。
平臺(tái)型OA在宣傳自己的OA系統(tǒng)時(shí)，通常會(huì)強(qiáng)調(diào)平臺(tái)型OA構(gòu)建在通用軟件平臺(tái)上、定制開(kāi)發(fā)能力極強(qiáng)、易用性好、易擴(kuò)展、易集成的明顯優(yōu)勢(shì)，大行其道。看好平臺(tái)型OA，一些技術(shù)初級(jí)、系統(tǒng)簡(jiǎn)陋的傳統(tǒng)OA廠(chǎng)商也紛紛借機(jī)披上“平臺(tái)型OA”、“平臺(tái)型協(xié)同”的外衣，宣稱(chēng)自己的OA產(chǎn)品也是平臺(tái)型協(xié)同軟件，讓用戶(hù)難于判別“平臺(tái)型OA”的綜合實(shí)力，從而陷入選型的誤區(qū)。
所謂平臺(tái)，沒(méi)有數(shù)年之功是沒(méi)有辦法檢驗(yàn)出來(lái)的，建議企業(yè)在選型平臺(tái)型OA是要注意選擇十年以上的品牌。避開(kāi)一些打著平臺(tái)OA系統(tǒng)頭銜的新進(jìn)者，時(shí)間是最好的試金石。
第二、平臺(tái)型OA系統(tǒng)要打通信息孤島
經(jīng)過(guò)多年信息化建設(shè)，OA、CRM、進(jìn)銷(xiāo)存、HR甚至ERP等應(yīng)用軟件在企業(yè)中開(kāi)始普及，但由于各個(gè)軟件屬于不同廠(chǎng)商，沒(méi)有形成統(tǒng)一的技術(shù)平臺(tái)，很容易讓企業(yè)信息成為“孤島”，企業(yè)迫切需要解決“孤島之痛”。于是一些OA廠(chǎng)商為迎合企業(yè)，打起“平臺(tái)型OA”的旗子，號(hào)稱(chēng)已能打破“信息孤島”，而其所謂能打破“信息孤島”就是給用戶(hù)一個(gè)導(dǎo)數(shù)據(jù)的功能，將其他系統(tǒng)數(shù)據(jù)導(dǎo)入到OA系統(tǒng)內(nèi)，以供用戶(hù)查詢(xún)。
OA系統(tǒng)在數(shù)據(jù)上的系統(tǒng)集成能力，表現(xiàn)在對(duì)企業(yè)已建立起來(lái)的數(shù)據(jù)的整合應(yīng)用能力。需要具備豐富的數(shù)據(jù)整合經(jīng)驗(yàn)才可以更好的整合。服務(wù)的企業(yè)客戶(hù)少了，不太可能積累巨量的數(shù)據(jù)整合經(jīng)驗(yàn)。選擇諸如：“泛微OA、致遠(yuǎn)OA、華天動(dòng)力OA、藍(lán)凌OA”等這些品牌OA的產(chǎn)品，相對(duì)會(huì)有比較好的保障。
“導(dǎo)數(shù)據(jù)”功能只能算是邁出了解決數(shù)據(jù)整合、集成的第一步。如果數(shù)據(jù)并不能有效的關(guān)聯(lián)、共享，在提供決策分析的功能還是較薄弱，不能稱(chēng)其為真正意義的數(shù)據(jù)融合和集成，也不能有效解決“信息孤島”問(wèn)題。數(shù)據(jù)集成、融和真正要解決的是數(shù)據(jù)互聯(lián)互通，即一個(gè)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)可以和其他系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行共享共用，這不是簡(jiǎn)單的“導(dǎo)數(shù)據(jù)”所能解決的。比如，在一個(gè)同時(shí)使用平臺(tái)型OA、ERP系統(tǒng)的企業(yè)里，借款報(bào)銷(xiāo)實(shí)現(xiàn)了集成，企業(yè)能先通過(guò)OA系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)有關(guān)支付流程的審批，然后把審批金額寫(xiě)入ERP的AP模塊，形成相關(guān)發(fā)票數(shù)據(jù)，再進(jìn)行支付操作。
而企業(yè)與上下游供應(yīng)鏈的數(shù)據(jù)整合，與上下游合作商共享產(chǎn)品信息、共享市場(chǎng)信息、項(xiàng)目協(xié)作等，是數(shù)據(jù)集成、融合的更高境界。這個(gè)層次的數(shù)據(jù)強(qiáng)調(diào)更加集中融合，更為智能化，讓OA這個(gè)信息技術(shù)助力整個(gè)產(chǎn)業(yè)鏈實(shí)現(xiàn)共享共贏。當(dāng)然，能達(dá)到這個(gè)境界非普通OA廠(chǎng)商所能達(dá)到，必須是真正的平臺(tái)型OA的行業(yè)龍頭能達(dá)到。
盡管OA行業(yè)內(nèi)有一種說(shuō)法，泛微、致遠(yuǎn)、華天動(dòng)力、藍(lán)凌屬于OA系統(tǒng)的品牌第一集團(tuán)。但是筆者認(rèn)為華天動(dòng)力以技術(shù)見(jiàn)長(zhǎng)，應(yīng)該屬于第一集團(tuán)末尾第二集團(tuán)的排頭位置。
企業(yè)想要的平臺(tái)型OA的數(shù)據(jù)集成，是平臺(tái)之上業(yè)務(wù)融合、平臺(tái)之下數(shù)據(jù)融合，并不只是初級(jí)的、簡(jiǎn)單的導(dǎo)數(shù)據(jù)。
第三、SAAS模式的OA系統(tǒng)可以選嗎?
當(dāng)下興起的SaaS模式為OA系統(tǒng)提供了一種新的生存發(fā)展空間，由軟件服務(wù)商通過(guò)在線(xiàn)服務(wù)平臺(tái)為企業(yè)提供包括OA在內(nèi)等各種軟件應(yīng)用，用戶(hù)只需按月支付少許租賃費(fèi)就可隨時(shí)隨地進(jìn)行自動(dòng)化辦公，并可共用共享其他管理軟件。
在一項(xiàng)調(diào)查結(jié)果中顯示：目前中國(guó)企業(yè)選擇SAAS模式的OA系統(tǒng)的企業(yè)92%是小微初創(chuàng)企業(yè)，這些企業(yè)對(duì)成本控制要求較高，只要實(shí)用就可以。
SaaS模式能夠節(jié)省前期投入，減少了應(yīng)用風(fēng)險(xiǎn)，也獲得先進(jìn)技術(shù)帶來(lái)的方便與快捷，受到不少小型企業(yè)的青睞。不過(guò)，相較于平臺(tái)型OA，目前用戶(hù)對(duì)SaaS型OA服務(wù)有5個(gè)擔(dān)心，即安全性、可控性、個(gè)性化、穩(wěn)定性和持續(xù)性，這影響著用戶(hù)的選擇。具體而言，第一，軟件租賃可能存在信息外泄和數(shù)據(jù)安全的風(fēng)險(xiǎn);第二，自主性不強(qiáng)，將來(lái)可能存在失去對(duì)軟件系統(tǒng)及其內(nèi)的信息資料的控制而受制于人的可能;第三，行業(yè)專(zhuān)業(yè)性不強(qiáng)，SaaS標(biāo)準(zhǔn)化服務(wù)與客戶(hù)業(yè)務(wù)個(gè)性化多樣化存在著較大的矛盾;第四，如果服務(wù)商SaaS網(wǎng)絡(luò)運(yùn)營(yíng)出問(wèn)題，用戶(hù)企業(yè)不間斷關(guān)鍵業(yè)務(wù)該如何進(jìn)行和索賠，服務(wù)會(huì)缺乏保障;最后，租賃模式雖然前期投入少，但是長(zhǎng)期使用其累積起來(lái)的費(fèi)用也是相當(dāng)大的，這有如買(mǎi)房與租房之別。而相對(duì)而言，平臺(tái)型OA用戶(hù)沒(méi)有這些擔(dān)心，正因?yàn)榇�，它更為適合對(duì)安全、可控要求較高的企業(yè)。
第四、OA系統(tǒng)定制開(kāi)發(fā)也有局限性
世界在變化，企業(yè)在發(fā)展，OA是一個(gè)與時(shí)俱進(jìn)、不斷變化的管理系統(tǒng)，OA系統(tǒng)使用一段時(shí)間后一般都會(huì)產(chǎn)生新需求，而產(chǎn)品型OA以標(biāo)準(zhǔn)化解決客戶(hù)的通用需求，但對(duì)客戶(hù)個(gè)性化的需求則是捉襟見(jiàn)肘，難于發(fā)力。相比較而言，平臺(tái)型OA是基于某個(gè)技術(shù)平臺(tái)基礎(chǔ)上進(jìn)行構(gòu)建，綜合了產(chǎn)品型OA和項(xiàng)目型OA(或稱(chēng)方案型OA)的優(yōu)點(diǎn)，同時(shí)又很好地解決了項(xiàng)目型OA和產(chǎn)品型OA所存在的不足，可靈活響應(yīng)系統(tǒng)運(yùn)行過(guò)程中的各種業(yè)務(wù)需求和變更，能夠精確、快速實(shí)施客戶(hù)需求，尤其是提供了強(qiáng)大的二次開(kāi)發(fā)功能可滿(mǎn)足系統(tǒng)未來(lái)的不斷擴(kuò)展。
許多企業(yè)的IT人員會(huì)以為購(gòu)買(mǎi)平臺(tái)型協(xié)同OA系統(tǒng)就等于定制開(kāi)發(fā)OA辦公系統(tǒng)，甚至認(rèn)為可以隨心所欲地定制開(kāi)發(fā)。其實(shí)，負(fù)責(zé)任的OA廠(chǎng)商是不會(huì)承諾開(kāi)發(fā)可完全“自助”，可無(wú)限滿(mǎn)足需求的，因?yàn)檫@樣會(huì)使自己和用戶(hù)陷入需求定制的苦海之中，讓實(shí)施前的系統(tǒng)和實(shí)施后的系統(tǒng)安全走了樣，成本驟增，企業(yè)也會(huì)苦不堪言，OA系統(tǒng)也變成“四不像的OA”。
對(duì)于平臺(tái)型OA而言，其最終目標(biāo)是把豐富的組件、組織模型、工作模式等技術(shù)融入?yún)f(xié)同思想中，融入企業(yè)本身文化活動(dòng)中，從而構(gòu)建一個(gè)知識(shí)大管理平臺(tái)，并注入全生命周期管理，在實(shí)施前給予規(guī)劃，在實(shí)施中給予管控，在實(shí)施后給予糾偏，使OA系統(tǒng)更容易低成本布置、維護(hù)、推廣和使用，使企業(yè)IT建設(shè)不偏離軌道，不陷入無(wú)節(jié)制的需求定制的苦海中，從而達(dá)到快速改進(jìn)組織效率、推動(dòng)企業(yè)生態(tài)的進(jìn)化。
第五、OA系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)語(yǔ)言Java和.Net
JAVA和.NET都具有一定的領(lǐng)先性和局限性，但是相對(duì)比較而言，目前國(guó)內(nèi)多數(shù)的OA廠(chǎng)商都會(huì)選擇JAVA作為OA系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)語(yǔ)言。
十年以上的傳統(tǒng)OA廠(chǎng)商均會(huì)選擇JAVA語(yǔ)言進(jìn)行開(kāi)發(fā)，相對(duì)建立了較為深厚的平臺(tái)基礎(chǔ)，以Java技術(shù)為平臺(tái)，易定制易開(kāi)發(fā)易擴(kuò)展易集成。
Java以其兼容性、開(kāi)放性、安全性、擴(kuò)展性等優(yōu)越特性，成為OA產(chǎn)品的首選并不意外。然而，對(duì)此也應(yīng)有正確認(rèn)識(shí)，美中語(yǔ)言都有一定的領(lǐng)先性和局限性。
筆者認(rèn)為，所謂的平臺(tái)型OA是指綜合多種開(kāi)發(fā)技術(shù)(不管用哪種開(kāi)發(fā)架構(gòu)與語(yǔ)言)、開(kāi)發(fā)語(yǔ)言，應(yīng)用需求模型驅(qū)動(dòng)開(kāi)發(fā)，可實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)與技術(shù)分離，有統(tǒng)一的多元數(shù)據(jù)建模平臺(tái)，一定具備統(tǒng)一開(kāi)發(fā)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。同時(shí)，平臺(tái)型OA其所有的模塊應(yīng)該是一個(gè)應(yīng)需而變的業(yè)務(wù)模塊插件，具備必要的靈活性，易插拔、易擴(kuò)展、易配置、易監(jiān)控的特征，并且插件與插件之間可以相互調(diào)用和整合，這使的企業(yè)在業(yè)務(wù)開(kāi)發(fā)上不受接口所限制，能開(kāi)對(duì)接用戶(hù)單位所需的各種業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)。不管什么樣的平臺(tái)型OA具有這些優(yōu)勢(shì)，都需要OA系統(tǒng)廠(chǎng)商在Java平臺(tái)或者.Net平臺(tái)之上進(jìn)行長(zhǎng)期的、大量的開(kāi)發(fā)工作，并經(jīng)過(guò)企業(yè)多個(gè)企業(yè)實(shí)踐應(yīng)用所得。
在企業(yè)的選型過(guò)程中，企業(yè)人員對(duì)于平臺(tái)型OA的理解還有不少誤區(qū)，如以為中小企業(yè)就不需要平臺(tái)型OA辦公系統(tǒng)、平臺(tái)型OA系統(tǒng)越高端越好、平臺(tái)型OA好看不中用等等觀(guān)念。企業(yè)的IT人員也要隨著IT技術(shù)的變化與時(shí)俱進(jìn)。
現(xiàn)在，隨著應(yīng)用的不斷深入，平臺(tái)型OA還可能出現(xiàn)新的功能變化，移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)的興起，導(dǎo)致移動(dòng)OA系統(tǒng)的需求呈現(xiàn)幾何級(jí)數(shù)的增長(zhǎng)。
什么樣的OA系統(tǒng)都要堅(jiān)持以“人”為本，以業(yè)務(wù)流為核心，以移動(dòng)化為手段，以知識(shí)為平臺(tái)，這是現(xiàn)在所有企業(yè)選型OA產(chǎn)品的理想標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)于OA而言，只有其作為企業(yè)實(shí)施戰(zhàn)略信息化的最佳平臺(tái)真正得到全面發(fā)揮，讓各級(jí)管理者及時(shí)掌握各維度決策信息，支持用戶(hù)單位在快速發(fā)展過(guò)程中實(shí)現(xiàn)順利變革，創(chuàng)造更大、更長(zhǎng)遠(yuǎn)價(jià)值，其自身的價(jià)值才能彰顯，其產(chǎn)品才能繼續(xù)發(fā)展延續(xù)。
OA系統(tǒng)在企業(yè)的業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)過(guò)程中扮演著重要的角色，但是OA辦公系統(tǒng)并非解決企業(yè)效率低下的唯一解藥，企業(yè)選型OA系統(tǒng)軟件時(shí)，要本著“實(shí)用、易用”的原則。
OA系統(tǒng)選型只有最合適的才是最好的。
oa系統(tǒng)的作用與優(yōu)勢(shì)
OA辦公系統(tǒng)有哪些優(yōu)勢(shì)
基于工作流概念，使企業(yè)內(nèi)部人員方便快捷地共享信息，高效協(xié)同工作;改變過(guò)去復(fù)雜、低效的手工辦公方式，實(shí)現(xiàn)迅速、全方位的信息采集、處理，為企業(yè)管理和決策提供科學(xué)依據(jù)。企業(yè)實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化程度也是衡量其實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的標(biāo)準(zhǔn)。辦公自動(dòng)化不僅兼顧個(gè)人辦公效率提高，更重要的是可實(shí)現(xiàn)群體協(xié)同工作。憑借網(wǎng)絡(luò)，這種交流與協(xié)調(diào)幾乎可以在瞬間完成。這里所說(shuō)的群體工作，可以包括在地理上分布很廣，甚至在全球上各個(gè)地方，以至于工作時(shí)間都不一樣的一群工作人員。
OA辦公系統(tǒng)的作用有哪些
1、領(lǐng)導(dǎo)辦公與決策，依托OA系統(tǒng)順暢流轉(zhuǎn)的信息傳遞，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層得以在第一時(shí)間批閱各式文件，調(diào)閱最新動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)(業(yè)務(wù)報(bào)表)，監(jiān)督計(jì)劃執(zhí)行、項(xiàng)目進(jìn)展，并據(jù)此下達(dá)決策和指令。
2、企業(yè)工作流程的管理，企業(yè)的工作能力和工作效率與業(yè)務(wù)進(jìn)展緊密相關(guān)。管理良好的企業(yè)需要有其定義完善的關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程來(lái)促使業(yè)務(wù)條理清晰地進(jìn)行。
3、目標(biāo)管理和項(xiàng)目管理，通過(guò)OA系統(tǒng)中計(jì)劃管理功能模塊，個(gè)人、部門(mén)逐日、逐周、逐月向上級(jí)管理人員、管理部門(mén)逐層匯報(bào)工作計(jì)劃完成情況，并被檢查和考評(píng)，工作計(jì)劃的歸檔管理便于月末、季度末、年末進(jìn)行查詢(xún)和總結(jié)。
4、企業(yè)電子協(xié)作環(huán)境，溝通企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)與員工日常工作的重要環(huán)節(jié)，但作為大型企業(yè)，部門(mén)眾多、人員眾多，分支機(jī)構(gòu)異地辦，甚至跨國(guó)，日常溝通的難度和成本都是很大的，有時(shí)還存在信息的誤傳。
5、促進(jìn)相關(guān)部門(mén)信息化，OA系統(tǒng)在信息發(fā)布、文檔管理、工作流管理這三個(gè)方面有獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)，利用這些特性可以針對(duì)性的開(kāi)發(fā)一些部門(mén)的應(yīng)用軟件，提高這些部門(mén)的信息化程度。
6、推進(jìn)企業(yè)文化建設(shè)，通過(guò)OA系統(tǒng)，每一個(gè)員工可以對(duì)公司有全面的了解。公司最近發(fā)生的大事、決策層的戰(zhàn)略思想、員工的意見(jiàn)、公司的規(guī)章制度、刊物等等都可以直接通報(bào)到每一個(gè)員工。使員工做到了身在崗位、胸懷全局，大大增強(qiáng)公司的凝聚力。
7、加速知識(shí)型企業(yè)的轉(zhuǎn)型，文件管理把分散在員工手中，或散落在各處的對(duì)企業(yè)員工工作有幫助的信息資料、方法和理論知識(shí)等分類(lèi)沉淀在系統(tǒng)中。供企業(yè)所有員工共享使用，也可設(shè)定使用權(quán)限。
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