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OA的常見陷阱與風(fēng)險(xiǎn)防范
隨著OA應(yīng)用內(nèi)容的不斷擴(kuò)展，OA技術(shù)也在不斷發(fā)展，同時(shí)OA也存在一定的陷阱與風(fēng)險(xiǎn)，下面是關(guān)于OA的常見陷阱與風(fēng)險(xiǎn)防范，歡迎閱讀！
1、定位風(fēng)險(xiǎn)。
若是初級(jí)應(yīng)用場(chǎng)合按高級(jí)定位，則會(huì)造成花大價(jià)錢買個(gè)豪車卻因司機(jī)水平差、維護(hù)水平差、道路崎嶇、交通規(guī)則混亂等原因而無法發(fā)揮最高價(jià)值;若是高級(jí)應(yīng)用場(chǎng)合按初級(jí)定位，那么常見的功能無法實(shí)現(xiàn)、與對(duì)標(biāo)單位應(yīng)用水平差異大、界面不友好，會(huì)讓使用者感覺水平太差，定制開發(fā)基礎(chǔ)功能進(jìn)行改進(jìn)提升的代價(jià)會(huì)非常大。定位不準(zhǔn)是從源頭上的失誤，后期的改進(jìn)非常困難。選擇低成本快速切入啟動(dòng)解決眼前問題，還是高起點(diǎn)、高成本考慮長(zhǎng)遠(yuǎn)，是完全不同的決策風(fēng)格，要根據(jù)單位具體情況決定，各有利弊。
2、需求定義含糊風(fēng)險(xiǎn)。
對(duì)于常見的需求，應(yīng)該清晰地梳理并寫入招標(biāo)文件，避免含糊的描述造成理解上的偏差而鉆了窗子。
(1)高級(jí)定位的功能需求參考。
必須實(shí)現(xiàn)的核心功能(如不能實(shí)現(xiàn)，取消投標(biāo)資格)
�、傩侣劰妫浩髽I(yè)新聞、公告、通知能夠在系統(tǒng)中審批和發(fā)布;可以向整個(gè)組織發(fā)布;可向部門、項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)、隨機(jī)組合的組織內(nèi)部分人員發(fā)布。
�、诹鞒虒徟河谐Ｓ煤�(jiǎn)單固定流程，包括請(qǐng)假、公出、差旅費(fèi)報(bào)銷、推薦文章;待辦消息能夠推送到手機(jī)APP或微信并彈出，處理無需再登錄;有詳細(xì)的處理日志，包括接收日期時(shí)間、處理日期時(shí)間、處理人、處理意見，能看到當(dāng)前待辦人。
�、酃墓芾恚耗軌�?qū)崿F(xiàn)公文發(fā)起、會(huì)簽、審核、審批、發(fā)文、歸檔管理;會(huì)簽、審核過程可多次自由添加不同人員;審批過程有日志，能留痕;能支持在線編輯。
�、芙M織架構(gòu)與通訊錄：建立企業(yè)組織架構(gòu)(可實(shí)現(xiàn)集團(tuán)、子公司、部門、科室的組織架構(gòu)層級(jí)展開，也可以按字母排序在同一層上平鋪)，由管理員統(tǒng)一維護(hù)機(jī)構(gòu)、工號(hào)、姓名，員工可維護(hù)自己的其他信息;企業(yè)的組織架構(gòu)及通訊錄，能夠使用戶方便地檢索到目標(biāo)人員，查看聯(lián)絡(luò)方式。
�、萁K端適應(yīng)性：系統(tǒng)支持多種品牌規(guī)格的移動(dòng)終端(如手機(jī)、IPAD等)和電腦終端(如臺(tái)式機(jī)、筆記本、工作站等，支持WINDOWS XP/7/8/10操作系統(tǒng)，IE6/7/8瀏覽器)的使用;移動(dòng)終端支持安卓、IOS操作系統(tǒng);系統(tǒng)能夠適應(yīng)于移動(dòng)、電信、聯(lián)通提供的移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)和固定網(wǎng)絡(luò)環(huán)境;電腦端、移動(dòng)端(手機(jī)APP或企業(yè)微信)處理的數(shù)據(jù)能夠?qū)崟r(shí)同步;能夠支持蘋果電腦自帶操作系統(tǒng)使用(MAC端)。
�、奁脚_(tái)的開發(fā)整合能力：流程開發(fā)由一般水平的IT工程師通過基于崗位、角色的軟件配置、圖形化界面拖拉拽方式較為簡(jiǎn)單地完成，無需或僅少量寫軟件代碼或僅少量簡(jiǎn)單代碼。流程運(yùn)轉(zhuǎn)的過程、節(jié)點(diǎn)要能夠監(jiān)控，能夠統(tǒng)計(jì)、排序，便于發(fā)現(xiàn)流程運(yùn)行當(dāng)前節(jié)點(diǎn)、低效率處理的人員、環(huán)節(jié)。系統(tǒng)的門戶，除能滿足自身平臺(tái)的使用外，還能夠與其他要用的系統(tǒng)(如CRM、SCM、ERP、E_mail)進(jìn)行整合，統(tǒng)一登錄、統(tǒng)一界面、集中消息待辦(能看各系統(tǒng)待辦數(shù)量、待辦標(biāo)題)，以滿足系統(tǒng)擴(kuò)充及現(xiàn)有系統(tǒng)集成需要，也避免用戶在不同界面的待辦處理和重復(fù)登錄(已有系統(tǒng)開發(fā)商是否配合由客戶協(xié)調(diào)，配合方費(fèi)用不含在項(xiàng)目總費(fèi)用中)。
�、哂脩魯�(shù)和性能：能夠支持注冊(cè)用戶數(shù)幾千人甚至上萬人。登錄系統(tǒng)時(shí)點(diǎn)擊登錄按鈕到進(jìn)入系統(tǒng)使用不長(zhǎng)于3秒;系統(tǒng)各類界面提交后到新界面的全部展示時(shí)間要控制在1秒以內(nèi);功能復(fù)雜、有大量數(shù)據(jù)運(yùn)算界面的時(shí)間控制在3秒以內(nèi)。
�、嘁苿�(dòng)報(bào)表：系統(tǒng)自帶或者可以整合第三方專業(yè)報(bào)表軟件，實(shí)現(xiàn)報(bào)表數(shù)據(jù)的圖表化、表單化報(bào)送，實(shí)現(xiàn)移動(dòng)化決策支持。
可選實(shí)現(xiàn)的功能(不要求全部能夠?qū)崿F(xiàn)，但要滿足至少70%的需求)(略，需要的朋友可聯(lián)系本文作者，微信號(hào)xiansunweiping)
(2)初級(jí)定位的功能需求參考：選擇上述部分功能項(xiàng)或部分功能要求，描述上較為含糊，易于被引導(dǎo)為其他理解，未實(shí)現(xiàn)時(shí)無法追責(zé)。
(3)技術(shù)和性能要求：(略，需要的朋友可聯(lián)系本文作者，微信號(hào)xiansunweiping)。
3、流程不清晰風(fēng)險(xiǎn)。
OA固化的流程，業(yè)務(wù)部門未能清晰地表述(必須是精準(zhǔn)的第四級(jí)動(dòng)作級(jí)，只有粗略的操作過程無法實(shí)現(xiàn))、流程內(nèi)容存在爭(zhēng)議長(zhǎng)時(shí)間無人拍板定案、流程未結(jié)合信息化的特點(diǎn)和單位實(shí)際進(jìn)行雙向融合優(yōu)化，這些都會(huì)造成流程無法開發(fā)出來或者開發(fā)出來的流程無法使用或者不好用。由于這個(gè)原因沒有建好系統(tǒng)，雖然IT部門也有責(zé)任，但主要責(zé)任是梳理業(yè)務(wù)的部門。
4、平臺(tái)成熟度風(fēng)險(xiǎn)。
成熟度高的平臺(tái)流程調(diào)整多由客戶自行配置，操作人員不必是IT技術(shù)人員，甚至業(yè)務(wù)管理人員可自行完成配置。若是很多調(diào)整都需要軟件公司開發(fā)代碼，則意味著定制化開發(fā)，雖然能夠完全按照客戶的要求量身打造，但成熟度低、響應(yīng)速度慢、甚至因客戶要求不合理而造成浪費(fèi)。另外，配置性開發(fā)，可以由業(yè)務(wù)人員自行配置流程、自行推進(jìn)上線，維護(hù)簡(jiǎn)單易行且改進(jìn)快速，而代碼級(jí)開發(fā)則業(yè)務(wù)人員無法實(shí)現(xiàn)，有費(fèi)用且周期長(zhǎng)，但最悲慘的是不提供個(gè)性化開發(fā)，給錢也不行，只能削足適履、形成雞肋、僵化思維。
5、功能要求過高風(fēng)險(xiǎn)。
若是OA和即時(shí)通訊功能均支持，電腦、手機(jī)端均支持，蘋果、安卓、Windows操作系統(tǒng)均支持，能夠應(yīng)對(duì)上述隨意組合均可支持，則可選產(chǎn)品過少甚至無產(chǎn)品可選。OA與即時(shí)通訊是兩個(gè)差異非常大的領(lǐng)域，過渡求全責(zé)備要求兩者都要有、兩者都要好用、兩者深度融合，最終可能無產(chǎn)品可選。作者曾對(duì)全國(guó)30多家能做OA的產(chǎn)品進(jìn)行了對(duì)比，能夠同時(shí)滿足電腦端和手機(jī)端且體驗(yàn)好的產(chǎn)品并不多，能夠同時(shí)滿足OA和即時(shí)通訊且體驗(yàn)感好的產(chǎn)品鳳毛麟角。
6、實(shí)施經(jīng)驗(yàn)缺失風(fēng)險(xiǎn)。
任何一家客戶，都不愿意請(qǐng)沒做過OA系統(tǒng)的公司為自己建設(shè)OA、把自己當(dāng)作小白鼠試驗(yàn)，無論說得多少天花亂墜。投標(biāo)商必須在近5年有成功上線的案例3-5個(gè)，否則一票否決、取消投標(biāo)資格，可以作為招標(biāo)的否決性要求。
7、APP與微信應(yīng)用場(chǎng)景定位錯(cuò)誤風(fēng)險(xiǎn)。
APP功能相對(duì)強(qiáng)大，但安裝和使用APP較為困難(手機(jī)性能問題、耗電問題，很難實(shí)時(shí)在線)，適合于頻繁移動(dòng)使用系統(tǒng)的工作人員使用，適合于復(fù)雜應(yīng)用場(chǎng)景的使用，適合于主動(dòng)使用;微信處理OA雖然功能簡(jiǎn)單，但微信一般都實(shí)時(shí)在線，能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)新的待辦，實(shí)現(xiàn)快速處理，人人幾乎都是微信的客戶，適合于較少使用APP的工作人員使用。若定位錯(cuò)誤，則廣大使用者因不安裝獨(dú)立APP而無法使用、專業(yè)工作人員則認(rèn)為APP功能太簡(jiǎn)單而無法用，造成重大風(fēng)險(xiǎn)。
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