人事代理制下的高校人事檔案管理分析

　　引導語：在人事代理制度下，高校人事檔案工作面臨新的機遇和挑戰(zhàn)，需要盡快形成與其相適應的人事檔案管理的模式，明確職責、規(guī)范管理，發(fā)揮人事檔案代理制度的優(yōu)勢，使人事檔案在高校培養(yǎng)人才、使用人才中發(fā)揮更大的作用。以下是百分網(wǎng)小編分享給大家的人事代理制下的高校人事檔案管理分析，歡迎閱讀!

　　一、人事代理制下的高校人事檔案管理內涵

　　人事代理制與高校人事檔案：高校在適應社會發(fā)展的過程中，對新聘任教工的人事及檔案關系由人才交流服務機構代為管理，高校與個人建立聘用關系的一種人事制度，具有靈活多變的用人機制。實行人事代理的人員在聘期內，高校依照聘用合同有關規(guī)定對其進行管理，解聘或不再續(xù)聘的轉回人才服務機構，脫離與學校的關系。它的最大特點在于實現(xiàn)人事關系管理與人員使用分離，高校在聘任合同的約定下享有人才的使用權，承擔相應的因使用人才而產生的按勞付酬、考核獎懲等義務，逐步使人才的使用權和所有權分離，把原來由單位承擔的社會責任從本單位中分離出去，走向社會化管理。而在高校推行人事代理制度下的人事檔案管理，旨在減輕高校有關人事的事務性工作負擔，消除新接收人員對單位的依賴，以實現(xiàn)高校用人的自主權，尤其可以幫助解決高校在人才引進、畢業(yè)生接收、職稱評審、人事檔案管理、人員編制、戶籍掛靠等方面遇到的問題;是為深化人事制度改革，增強高校生機和活力，而實行的人事代理制度，也是高校制度改革的一項重要內容。

　　代管的高校人事檔案內涵：完善的代管檔案主要有：干部履歷和自傳、鑒定和考核、學歷和評聘職務、政審、黨團、獎懲、工資、任免調動等十大類，根據(jù)用途分：如民主政治類：入團入黨入伍，組織鑒定、考查考核，職務任免、獎勵懲處、品德作風、業(yè)務能力、工作表現(xiàn)等;學歷學位類：履歷、自傳、學歷、學位、學籍、出國訪問、進修培訓等;專業(yè)技術類：職稱評定、論文獎勵、成果專利、科研成果等;社會保障類：如工資晉升、福利待遇、選舉評優(yōu)、購房和住房公積金、合同與協(xié)議等;教育衛(wèi)生類：如學籍學位、履歷、自傳、計劃生育、保健醫(yī)療等;安居樂業(yè)類：如房屋權屬、婚姻和戶籍、家庭成員、社會關系、、棄檔與出國等保障權益的檔案;民主黨派類：各類任命、出國訪問、代表登記等等;它們與被代管人的利益息息相關，是在他們在不斷成長中產生的新生資源。

　　代管的高校人事檔案性能：代管人事檔案是高校“察民情、解民憂、維民權”的重要資源，具有較強的查考性、嚴肅性和權威性，她可用“憑據(jù)”幫你尋根溯源，用“數(shù)字”為你排憂解難和去偽存真;在個人的“成長發(fā)展、生老病死、衣食住行”中幾乎都離不開它，如工資檔案可核實工齡等，學籍和房產檔案可辦就業(yè)手續(xù)和確定房產權，婚姻檔案可辦購房貸款、遺產繼承手續(xù);又如晉職晉資、進修培訓、醫(yī)療保險，產權公證，尋校友、求佐證等，都可顯示它的“威力”，尤其在當今憑證作用和法制效應越來越凸顯的年代，是一種難以估量的信息資源、文化資源、特色資源和效益資源。

　　二、人事代理制下的高校人事檔案管理現(xiàn)狀

　　近年來，隨著高校各類檔案資源的整合，檔案館就成為了人事檔案的管理主體。高校實行人事代理制度后，人事檔案管理主體實際上分成了兩個部分，一是由學校檔案館對傳統(tǒng)體制下的教職工檔案進行管理;另一部分被租賃聘用的教工檔案由當?shù)厝瞬沤涣鞣�務中心進行管理，當一大批租憑者長時間被正式聘用后其檔案才能轉至校檔案館，期間有的需要相當長的時間才能被正式聘用，長時間被代管的檔案都是人事代理機構管理，但代理的人事檔案在管理存在不少問題。

　　1.代理機構與高校管理職責不清

　　制度的不健全和管理的不規(guī)范，使雙方職責不明確，操作中容易失誤;如代理機構側重一般的接收保管和存放，重接收，輕管理，在接收材料時基本不審不看、不按章歸類，不及時裝訂，更本談不上整理和裝卷，以及目錄信息的著入等管理，出現(xiàn)代管的人事檔案大多以原有結構狀態(tài)存在，組卷較散亂，管理有失嚴肅，既使丟失了也無依據(jù);同時，代理檔案在未正式傳入高校時，高校檔案部門又不可能去查詢和監(jiān)督，以及查缺補漏，更談不上及時進行標準化和現(xiàn)代化管理，轉來的材料沒有電子目錄信息等，最基本的管理水平都未達到，致代管檔案的質量受到影響。

　　2.代管的人事檔案內容不齊全

　　人事檔案的內容是隨著個人成長在不斷增加、是處于動態(tài)狀，需要連續(xù)不斷地補充與更新，才能真實地反映其現(xiàn)實面貌，但有的代理檔案內容的補充和收集較緩慢，如代理人員在工作中形成的業(yè)績考核、職稱考評、繼續(xù)教育、晉職晉資等材料十分豐富，收集緩慢影響了檔案的查閱和利用;又如形成材料不齊全，如有的過去雖然是招工或轉干、升學或晉職，但檔案中無記載，有的材料無審批意見及個人簽名等;還有的因多次調動或重新建檔，出現(xiàn)了部分檔案缺失等，減弱了憑證和依據(jù)功能;還有的組織考核、評鑒材料不全，在一定程度上影響對其本人的全面了解。

　　3.代管的人事檔案材料不連續(xù)

　　高校接收或擬引進的人員即便是租賃制，對學歷的要求最低也得在碩士以上，因此，學歷材料是收集重點，如自高中到博士學歷的原始材料，應具有報考表、入學登記表、學籍表、畢業(yè)生登記表或鑒定表、授予學位審批表等，但代管期間材料收集的不及時，致許多材料連續(xù)性不夠，如有的本科階段的材料只有入學登記表無畢業(yè)登記表，反之亦然;有的研究生階段材料不系統(tǒng)，碩士檔案中缺本科材料，博士生檔案中缺碩士材料等;有的在出國學習階段，對是否獲學位或進修等表述不清，甚至這類材料沒歸檔，無法準確反映這段歷程，代管檔案材料連續(xù)性不強。

　　4.代管的人事檔案查閱不方便

　　高校組織和人事部門在需要查閱代管檔案，或各黨支部辦理入黨或預備黨員轉正事宜、例行人事調查等時，需經(jīng)由高校人事部門到代理機構去代為借閱或開具證明后自行前往查閱;或代管的個人在報考碩士、博士、評定職稱、辦理戶口等需依據(jù)檔案材料開據(jù)證明等，都需反復要走多個流程才能辦成，利用起來極為不便。同時，高校人事部門對代管者的檔案是先收集和整理，再不定期集中轉遞至代理機構，轉遞中易致檔案實體損壞或散失，影響代管檔案的管理和查閱質量。

　　三、人事代理制下的高校人事檔案管理對策

　　檔案管理工作是一項政策性、專業(yè)性很強的工作，雙方管理機構不僅要規(guī)范管理，重要的是強化管理意識，熟悉和掌握人事檔案管理技能，不斷拓展和延伸服務功能，搭建交流溝通的平臺，營造和諧工作環(huán)境，為雙方提供優(yōu)質、方便、快捷、高效的服務。

　　1.優(yōu)化代理人事檔案的服務環(huán)境

　　為促進人事代理制下的高校人事檔案管理和服務效能，要及時完善更為科學合理的人事檔案管理職責，提高雙方檔案管理者的政治和業(yè)務水平，要求他們不僅要有“一專多能”、愛崗敬業(yè)、精通業(yè)務，具熟練掌握人事檔案材料的收集、研究、鑒別、分類、編排、歸檔、保護各個環(huán)節(jié)的技術，而且還要掌握自動化、信息化、網(wǎng)絡化的知識和技能，提高檔案管理技術水平，優(yōu)化代理人事檔案管理的服務環(huán)境。

　　2.規(guī)范代理人事檔案的管理程序

　　高校與代理機構之間須加強溝通、協(xié)調工作，制定出切實可行、操作性強的具體程序和措施，同時，高校要積極配合代理機構做好檔案材料的收集工作，代理機構也不能僅僅停留在檔案保管上，雙方都要做好協(xié)調工作，著力解決職責不清、范圍不明、關系不順、程序不規(guī)范、運行機制不暢、信息反饋不及時等問題，制定嚴格的合同，明確各自的職責范圍、可操作的措施、具體工作程序以及各個工作環(huán)節(jié)間的運行機制等，建立健全包括材料收集、人事檔案保管與保護、鑒別、查(借)閱、轉遞等規(guī)章，代理機構要按程序做好代管檔案的收集、整理、保管、利用等工作，而高校也要積極地對代管人的學歷變更、職務、職稱變動、工資調整、及年度考核等材料進行初步的整理，并及時完整地轉交給人事代理機構，使代管人事檔案管理逐步實現(xiàn)規(guī)范化管理。

　　3.做好代理人事檔案的收集整理

　　全面和及時地收集材料，是檔案工作的重中之重，對每年新形成的材料針對性的收集和整理，如晉升、晉職、考核、任免、各種獎懲、出國訪問、離任審計等材料，增強全程跟蹤意識，認真加工甄別，鑒定取舍，力求真實完整，手續(xù)完備，嚴格把好歸檔材料質量關;代理機構與用人單位要注意溝通信息，代理方需及時把握材料形成的規(guī)律，掌握材料的來源和環(huán)節(jié)等，了解材料中經(jīng)常出現(xiàn)的問題，主動與單位或個人取得聯(lián)系，高校力爭在材料生成之前給予指導和督促;及時建立健全人事檔案信息交換聯(lián)系制度，建立人事檔案材料收集網(wǎng)絡，代理機構把需歸檔材料的內容及范圍以書面形式發(fā)到用人單位，定期聯(lián)系，用人單位對人事材料及時收集、鑒定、登記，年終和代理機構進行檔案移交，以確保代管人事檔案材料的真實性、權威性、完整性、長期可讀性。

　　4.拓展高校檔案部門的管理功能

　　高校檔案部門不僅要承擔起傳統(tǒng)的人事檔案管理的職責，而且還要成為人事代理制度下人事檔案管理和利用的樞紐或中轉站;因此，高校人事部門需要在每年新進人員之后將即時更新的名單及時轉給檔案部門;在人事檔案材料產生后，檔案館及時對人事處移交的人事檔案材料進行分類和整理，并將人事代理制度下的人事材料及時向“中心”進行移交。同時，在業(yè)務上加強溝通，及時了解所在高校代理的人事檔案情況;在人事檔案材料產生后，檔案部門對代理方移交來的人事檔案及時進行整理和著入，集中統(tǒng)一管理，提供系統(tǒng)性、完整性的檔案服務。

　　5.建立代管人事檔案信息管理體系

　　代理機構應及時建立代管人事檔案的信息化管理，與高校建立系統(tǒng)的信息連接，實現(xiàn)信息共享，用人單位可以借助網(wǎng)絡平臺，快捷方便地查閱本單位所屬人事代理人員的電子檔案，并要有選擇地對代管者的自然情況和基本信息等進行錄入和采集，如晉職晉資、考察考核、培訓教育、學歷學位、職稱職務、工作簡歷、家庭成員、社會關系等，通過分類加工、有序整理，使之成為完整的人事檔案信息系統(tǒng)模塊，但信息采集工作須建立在組織人事部門審核確認“三齡一歷”的基礎上，確保信息的準確性和唯一性;強化日常管理效能，建立查詢、借閱、統(tǒng)計、分析等的現(xiàn)代管理體系，以便最大限度地滿足高校對有關人事檔案信息的需求。

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