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開展員工背景調(diào)查的方法
引導(dǎo)語：員工背景調(diào)查是指用人單位通過各種合理合法的途徑，來核實(shí)求職者的個(gè)人履歷信息的真實(shí)性的過程，它是保證招聘質(zhì)量的重要手段之一。以下是百分網(wǎng)小編分享給大家的開展員工背景調(diào)查的方法，歡迎閱讀!
一、誰來進(jìn)行背景調(diào)查?
對于用人單位而言，在具體操作背景調(diào)查的時(shí)候，有三種主要的選擇。
第一，企業(yè)人力資源部門自己進(jìn)行調(diào)查。優(yōu)點(diǎn)是人力資源部門對候選人背景情況比較了解，能夠更好地過濾調(diào)查到的信息以做出判斷，并節(jié)約成本。缺點(diǎn)是個(gè)人主觀色彩較濃，調(diào)查可能不夠嚴(yán)謹(jǐn)客觀;由于調(diào)查技巧不夠?qū)I(yè)，容易造成大量招聘時(shí)間和精力的浪費(fèi)。另外，如果該候選人是從競爭對手那里“挖”過來的，前雇主難免會對此類調(diào)查有抵觸的情緒，人力資源部門聯(lián)系前雇主的時(shí)候勢必會形成尷尬的局面。
第二，外包給比較專業(yè)的第三方調(diào)查公司進(jìn)行統(tǒng)一處理。這類公司有著固定的調(diào)查信息渠道，比較專業(yè)，態(tài)度中立和客觀。在中國，第三方員工背景調(diào)查的服務(wù)剛剛興起，各類企業(yè)良莠不齊，人力資源部門在選擇的時(shí)候一定要小心謹(jǐn)慎，否則不負(fù)責(zé)任的背景調(diào)查不僅僅造成人才流失，還有可能帶來法律風(fēng)險(xiǎn)。
第三，讓獵頭公司進(jìn)行背景調(diào)查。這種做法比較節(jié)約精力和成本，但是某些獵頭通常會幫助候選人做一些“技術(shù)處理”，因?yàn)樗麄兏蜻x人的利益是一致的。
現(xiàn)在大部分外企和大型國企的做法是將整個(gè)公司的背景調(diào)查外包給第三方專業(yè)公司來做，對大公司而言，由于招聘新員工較多，且企業(yè)有較好的支付能力，第三方公司不失為好的選擇。即使這樣，人力資源部門也應(yīng)該熟悉整個(gè)背景調(diào)查的過程和相關(guān)技術(shù)，方便對第三方公司進(jìn)行監(jiān)督。另外還要注意的是，如果第三方公司調(diào)查出負(fù)面信息，用人單位須要求第三方公司進(jìn)行二次調(diào)查，必要時(shí)，也可以親自參與調(diào)查。對于中小規(guī)模的公司，筆者建議人力資源專員可以自行調(diào)查，但是遇到比較高級的職位，特別是有海外背景的候選人，還是要交給專業(yè)的第三方來做。對于由獵頭公司推薦的人才，可行的做法是，在公司有聘用意向后，指定某第三方公司進(jìn)行背景調(diào)查，而背景調(diào)查的費(fèi)用由獵頭公司承擔(dān)。
二、何時(shí)進(jìn)行背景調(diào)查?
大部分背景調(diào)查是在用人單位有錄用意向、但候選人尚未入職之前進(jìn)行，稱為入職前背景調(diào)查(pre-employment background check)。在這個(gè)時(shí)段進(jìn)行背景調(diào)查所面對的候選人比較少，可以節(jié)約招聘成本，而且一旦發(fā)現(xiàn)有造假的情況，用人單位可以靈活處理而法律負(fù)擔(dān)較小，但是這個(gè)間隙時(shí)間比較短，不一定能夠完成背景調(diào)查，候選人還有可能因?yàn)榈却龝r(shí)間長而轉(zhuǎn)向其他公司，導(dǎo)致用人單位失去優(yōu)秀的人才。
另外一種做法是在員工入職后、試用期之內(nèi)進(jìn)行，稱為入職后背景調(diào)查(post-employment background investigation)。一般來說，企業(yè)試用期在1個(gè)月到3個(gè)月之間，這段時(shí)間完全能夠進(jìn)行充分的背景調(diào)查，也不用擔(dān)心失去優(yōu)秀的員工;但是由于已經(jīng)與員工簽訂勞動(dòng)合同而且員工已經(jīng)實(shí)際到公司工作，一旦發(fā)現(xiàn)有造假情況，公司辭退該員工要冒比較大的法律風(fēng)險(xiǎn)，而且如果該員工存在職業(yè)道德上的問題，給公司帶來的損失會大很多。
在這里，筆者建議對于大部分的職位，公司可以采取入職前背景調(diào)查，防范于未然;對于公司緊急招聘的職位，可以入職后再補(bǔ)上背景調(diào)查，但需要在法律上做好相應(yīng)的防范。
三、調(diào)查哪些人?
對于企業(yè)而言，并不是對全體員工都要做背景調(diào)查。一方面企業(yè)要考慮自身的財(cái)力和人力安排，資金充裕的大公司完全可以全員進(jìn)行背景調(diào)查，對于中小型公司，筆者建議對一定級別以上的關(guān)鍵崗位進(jìn)行背景調(diào)查;另一方面用人單位要考慮自身所處的行業(yè)性質(zhì)。
四、背景調(diào)查的內(nèi)容有哪些?
員工背景調(diào)查的內(nèi)容主要包括身份識別、犯罪記錄調(diào)查、教育背景調(diào)查、工作經(jīng)歷調(diào)查、數(shù)據(jù)庫調(diào)查五大類。其中，身份識別指核實(shí)候選人身份證的真假;工作經(jīng)歷調(diào)查包括調(diào)查工作經(jīng)歷是否真實(shí)，即時(shí)間、職位、是否正常離職等信息，和工作具體表現(xiàn)兩種;數(shù)據(jù)庫調(diào)查指通過各種權(quán)威的信息庫來查找候選人被公開的一些負(fù)面信息。
在同一個(gè)企業(yè)中，對不同崗位所進(jìn)行的背景調(diào)查的范圍和深度是不一樣的。筆者建議企業(yè)人力資源部可以根據(jù)崗位重要性將員工劃分成幾檔，以此決定對不同員工進(jìn)行調(diào)查的范圍和深度：最基層的員工可以僅僅做身份證識別和犯罪記錄核實(shí)，比如一線的操作工人、保安、保潔人員等。初級專業(yè)職位例如文員、助理一類，需要加上教育背景和工作經(jīng)歷的核實(shí)，教育背景僅核實(shí)最高學(xué)位，工作經(jīng)歷僅了解最近一兩段工作經(jīng)歷，也只需確認(rèn)工作起始時(shí)間和是否正常離職即可，不需要了解詳細(xì)的工作績效。高級專業(yè)職位，包括核心技術(shù)人員、高層管理者，則需要全面徹底的調(diào)查，包括各種專業(yè)資格證書的核實(shí)、海外經(jīng)歷核實(shí)、是否陷入各種法律糾紛、是否在媒體中有負(fù)面報(bào)道、在前任雇主的詳細(xì)的工作表現(xiàn)和真實(shí)的離職原因。另外，還要進(jìn)行更長時(shí)間范圍內(nèi)的工作經(jīng)歷核實(shí)，在中國，一般最長可以追溯到候選人10年以內(nèi)的工作經(jīng)歷。教育背景也可以核實(shí)從本科開始所取得的所有學(xué)位。最后，對于一些特殊性質(zhì)的職位，例如法務(wù)、財(cái)務(wù)相關(guān)工作，無論職位高低，都需要進(jìn)行最全面嚴(yán)謹(jǐn)?shù)恼{(diào)查。
五、如何具體操作背景調(diào)查?
根據(jù)上面所說的調(diào)查內(nèi)容分類，筆者分析下如何具體操作各項(xiàng)背景調(diào)查。
1、身份核實(shí)
全國公民身分證號碼查詢中心http://www.nciic.com.cn可以辨別候選人身份證的真?zhèn)巍?/p>
2、犯罪記錄核實(shí)
有兩種渠道，一種是候選人戶口所在地派出所。由于犯罪記錄在中國不對公眾開放，所以大部分派出所不會進(jìn)行口頭的核實(shí)，比較通常的做法是候選人本人或者親屬到當(dāng)?shù)嘏沙鏊_具無犯罪記錄證明，并提供開具證明的警官姓名和辦公電話，然后再打電話到派出所找該名警官核實(shí)情況是否屬實(shí)。
第二種是員工檔案所在地。由于中國檔案管理不健全， 所以不一定所有的犯罪信息都會在檔案里面有，所以該渠道只能是一個(gè)備用渠道。
3、教育背景核實(shí)
全國高等教育學(xué)生信息網(wǎng)www.chsi.com.cn， 能查詢2001年后的大專以上的畢業(yè)證書，但無法查詢學(xué)位證書。如果員工獲得的是�？茖W(xué)歷，由于�？茖W(xué)歷只有畢業(yè)證書，無學(xué)位證書，因此僅查詢該網(wǎng)站即可;對于本科或者以上學(xué)歷，有學(xué)位證書一定有畢業(yè)證書，而有畢業(yè)證書不一定有學(xué)位證書，因此該網(wǎng)站不太適用，需要通過高校的檔案館來核實(shí)學(xué)位證書，一般的檔案館要求調(diào)查者發(fā)函或者傳真過去，并收取少量的查檔費(fèi);對于國外的教育經(jīng)歷，可以委托有能力的第三方公司或者國家教育部的留學(xué)服務(wù)中心來核實(shí)。
4、工作經(jīng)歷真實(shí)性的核實(shí)
通過公司總機(jī)轉(zhuǎn)到人力資源部門，進(jìn)行找到相關(guān)人事專員，這是最可靠的一條途徑。當(dāng)遇到總機(jī)要求實(shí)名轉(zhuǎn)接時(shí)，可要求候選人提供一個(gè)人事專員的姓名，通過總機(jī)轉(zhuǎn)入進(jìn)行核實(shí)。如果無法提供，前任主管也是另外一條可靠的渠道。
5、工作具體表現(xiàn)的調(diào)查
如果需要核實(shí)該項(xiàng)，首先應(yīng)在進(jìn)行工作經(jīng)歷真實(shí)性核實(shí)時(shí)，從人事部門那里確認(rèn)候選人直接上級的姓名和聯(lián)系方式，然后通過總機(jī)或者公司郵箱采訪上級。
6、數(shù)據(jù)庫調(diào)查
企業(yè)可根據(jù)自己的需求，選取不同的信息庫網(wǎng)站進(jìn)行排查。
六、如何確保調(diào)查結(jié)果的可靠性?
背景調(diào)查的可靠性是保證招聘結(jié)果可靠性的重要部分，而結(jié)果的可靠性來源于過程的可靠性。筆者根據(jù)自身專業(yè)的調(diào)查經(jīng)驗(yàn)，在這里給出幾點(diǎn)建議：
首先，調(diào)查前選擇可靠的調(diào)查渠道，這里所說的“可靠”是指那些權(quán)威的信息來源。比如對于工作起止時(shí)間、職位等客觀信息，人力資源部這樣有權(quán)保留員工信息的部門是可信渠道之一;而對于工作具體表現(xiàn)，直接主管則更可靠一些，因?yàn)橹鞴苁菍T工進(jìn)行績效考核的主要主體。
其次，確保接受調(diào)查的人的身份是可靠的。在選擇了可靠的調(diào)查渠道后，如何認(rèn)定我們所接觸的人真的是候選人的前主管或者人力資源部門呢?總機(jī)和辦公郵箱是關(guān)鍵。因?yàn)橐粋�(gè)公司的總機(jī)是公開的、可以信賴的、相對來說是不會變的;辦公郵箱也是這樣，所以如果一個(gè)人是我們通過總機(jī)或者是公司郵箱聯(lián)系上的，那么這個(gè)人的身份是可以信賴的。
再次，確保接受調(diào)查的人提供可靠的信息。即使我們選擇了可靠的渠道，確定了該渠道中某個(gè)人的身份，那么如何確保他/她說所的話是相對客觀公正的呢?這里用“相對”這個(gè)詞，是因?yàn)槿硕际歉星閯?dòng)物，在評價(jià)一個(gè)人的時(shí)候難免有主觀色彩，我們只能盡量控制這種主觀的程度，而無法完全消除。要做到這點(diǎn)，我們需盡量弄清楚并記錄接受調(diào)查的人的姓名(至少是姓)、辦公電話以及職位，如果一個(gè)人被別人知道了自己的姓名、性別、職位和辦公電話，那么他/她自然而然就不太可能會說謊，因?yàn)樗强梢员欢ㄎ坏�，同時(shí)這些信息也方便我們再次打電話進(jìn)行二次調(diào)查。另外，如果是通過郵件、信件、傳真聯(lián)系此人，應(yīng)妥善保留這些書面證據(jù)，如果通過電話核實(shí)出來有負(fù)面信息，那么必須找證明人要一份書面的證明。
最后，一旦出現(xiàn)虛假的情況，人力資源部門應(yīng)該高度重視，除了索要書面證明外，還要進(jìn)行各種特殊情況的排除。例如：候選人可能將實(shí)習(xí)的時(shí)間并入工作時(shí)間而造成工作起止時(shí)間有出入;職位名稱方面，候選人可能寫的是對外的職位名稱，而前雇主提供的則是對內(nèi)的職位名稱;薪水方面，候選人寫的可能是稅后工資，而前雇主提供的可能是稅前工資。在排除了這些可能的特殊情況后，我們再從其它渠道進(jìn)行二次調(diào)查。例如，如果前雇主人力資源部門提供工作時(shí)間有很大出入時(shí)，可以找前任主管核實(shí)，而如果某位主管對候選人評價(jià)非常不好時(shí)，可以找另外一位主管核實(shí)。
還需要注意的一點(diǎn)是，我們在判斷一名員工是否弄虛造假時(shí)，需要將他填寫在背景調(diào)查表上的信息與實(shí)際核實(shí)到的情況進(jìn)行對比，所以必須防止該候選人在招聘的前幾個(gè)環(huán)節(jié)使用一個(gè)版本的簡歷，而等到背景核實(shí)的時(shí)候因?yàn)樾奶撚质褂昧硗庖粋�(gè)版本的簡歷信息。這種情況屢見不鮮，尤其在招聘人員和調(diào)查人員不同或者是將該項(xiàng)業(yè)務(wù)外包給第三方時(shí)，因此為了避免這種情況，人力資源部可以自行或者委托第三方將背景調(diào)查表上的信息與應(yīng)聘的簡歷進(jìn)行對比，一旦有出入則要求候選人做出解釋。
七、如何避免背景調(diào)查中的各種糾紛?
背景調(diào)查的糾紛主要是由于候選人對背景調(diào)查的過程和結(jié)果不滿造成的各種勞動(dòng)關(guān)系的糾紛，由于中國目前的法律沒有明確地對企業(yè)背景調(diào)查的權(quán)力和義務(wù)進(jìn)行界定，不滿的候選人就很有可能訴諸于法律。這種情況違背了背景調(diào)查的初衷，無論是對于公司的聲譽(yù)，還是對于公司正常的運(yùn)營，都是極為有害的。
首先，企業(yè)要在背景調(diào)查前做好兩手準(zhǔn)備，一方面，要獲得候選人/員工的理解和支持，把調(diào)查的目的、調(diào)查的內(nèi)容、調(diào)查人員范圍都向被調(diào)查人做解釋說明，最好是在面試中就告知候選人，讓他們有思想準(zhǔn)備，這樣后續(xù)的調(diào)查也能獲得他們的配合和支持。另一方面，要求候選人填寫背景調(diào)查信息表。在該表中，除了要求候選人提供各種需要調(diào)查的信息外，還應(yīng)包括候選人親筆簽署的授權(quán)書和聲明書。授權(quán)書的大體內(nèi)容是授權(quán)用人單位以及其第三方代表來調(diào)查表格中的各項(xiàng)信息，并免除因此產(chǎn)生的一切責(zé)任;聲明書的樣本則如下：本人聲明，該調(diào)查信息表里面填寫的信息真實(shí)無誤，本人清楚如有虛假或者遺漏信息，可以按照公司的聘用、懲戒和解聘規(guī)定處理，可能導(dǎo)致違紀(jì)處分，包括拒絕聘用和解除勞動(dòng)關(guān)系。
其次，在背景調(diào)查過程中要保持嚴(yán)謹(jǐn)和客觀的態(tài)度，妥善處理背景調(diào)查的負(fù)面結(jié)果。對于疑似負(fù)面的信息，要排除各種特殊情況，并多渠道求證，不能輕易地下結(jié)論，要相信大部分的員工都是誠實(shí)的，何況是過五關(guān)斬六將的候選人。但是一旦確定這些負(fù)面信息屬實(shí)則需采取相應(yīng)措施，情節(jié)較輕者從輕處理，如培訓(xùn)、調(diào)整工作崗位等，情況嚴(yán)重的要果斷地拒絕聘用，或與之解除勞動(dòng)關(guān)系。
值得一提的是，由于很多候選人是騎驢找馬，所以可能尚未與目前的公司解除勞動(dòng)關(guān)系。所以在背景調(diào)查表的每段工作經(jīng)歷后面，需要候選人注明“是否可以與該雇主聯(lián)系，如果現(xiàn)在不行，何時(shí)可以”。否則人力資源部冒失地打電話過去，會產(chǎn)生一些不必要的麻煩。
最后，我們要完善背景調(diào)查的各種制度和流程，保留各種書面資料。這些資料包括：(1)背景調(diào)查信息表的存檔，尤其是里面的授權(quán)書和聲明書;(2)書面形式記錄的調(diào)查內(nèi)容，包括證明人拒絕核實(shí)等情況都應(yīng)一并記錄，將其歸檔;(3)為雇員建立并完善背景調(diào)查檔案，并保證這些檔案的安全，確保只有相應(yīng)工作人員才能查看或者處理這些信息資料。
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