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商務(wù)英語信函中的禮貌策略研究
引導(dǎo)語：商務(wù)英語是以適應(yīng)職場生活的語言要求為目的，內(nèi)容涉及到商務(wù)活動的方方面面。商務(wù)英語課程不只是簡單地對學(xué)員的英文水平、能力的提高，它更多地是向?qū)W員傳授一種西方的企業(yè)管理理念、工作心理，甚至是如何和外國人打交道，如何和他們合作、工作的方式方法，以及他們的生活習(xí)慣等，從某種程度上說是包含在文化概念里的。由此可見商務(wù)英語在我們的工作中十分重要。今天就由YJBYS的小編帶大家了解一下商務(wù)英語信函中的禮貌策略研究吧!
一、行文態(tài)度的選擇
1.以他人為重的態(tài)度
在商務(wù)信函中，禮貌原則要求我們盡量從對方利益出發(fā)，站在對方的立場上表達(dá)我方的意愿。站在對方立場上看問題，考慮對方的處境，明白對方的難處，使對方感到自己的地位受到尊重，鼓勵對方與我們合作，從而促進(jìn)業(yè)務(wù)的往來。因此要盡量使用第二人稱代詞you和your，而較少用第一人稱代詞I， we， my和our，即所謂的your attitude。例如：
(1)Your active participation in this conference will be highlyappreciated.
(2)We will highly appreciate your active participation in thisconference.
(1)句雖合情合理，但沒有完全采取對方立場。用“我們認(rèn)為”這種句型一定程度上是以自我的標(biāo)準(zhǔn)為中心，沒有令對方感覺到是從收信人角度考慮，沒把對方利益放在首位，不能體現(xiàn)我們的目的是讓收信人覺得受到尊重和重視。而(2)句則以對方為中心，充分肯定了對方的積極參與，體現(xiàn)了禮貌原則。
需要注意的是，在收信人有過失時，刻意使用you，實(shí)際上強(qiáng)調(diào)了對方的錯誤，使對方面子上過不去，而多用we和I卻更能體現(xiàn)your attitude的內(nèi)涵。例如：
Apparently you misunderstood our order.Anyway you shippedthe wrong thing.應(yīng)改為： Apparently our instructions are not clear，with the result that the wrong article was shipped.這種多讓自己承擔(dān)責(zé)任，對對方少加指責(zé)，通情達(dá)理的婉轉(zhuǎn)表達(dá)無疑是吸引合作伙伴的有利因素。
2.采用肯定的態(tài)度
成功的信件往往都采用肯定的態(tài)度或肯定的思維，沒有人期待一種否定的觀點(diǎn)。因此，拒絕時尤其需要策略。由于人們更愿意接受肯定的事物，在寫信時可以將否定的觀點(diǎn)改為肯定的觀點(diǎn)
以便緩和語氣。如：
(1)We make no refunds after 3-month guarantee has run out.(2)We can only make refunds during the 3-month guaranteeperiod.
盡管上面句子中，第二句表達(dá)的信息跟第一句相同，但是讀者更喜歡第二句，因?yàn)樗鼈兘o了他一個肯定的答復(fù)。在商務(wù)英語信函中，我們要盡量創(chuàng)造出一種積極而肯定的氣氛，因?yàn)楸磉_(dá)肯定意義的詞語比否定的詞語更有可能幫你達(dá)到目的�？隙ǖ恼Z言還有助于你和你的公司建立起與收信人的良好關(guān)系。
二、詞匯的選擇
1.盡最大可能選擇有積極意義的詞語進(jìn)行使用
語言是信息的載體，一封用心選擇語言的信函不僅能表達(dá)字面上的意義，而且能夠傳遞一種情感，還能體現(xiàn)出客氣和周到。在商務(wù)信函中應(yīng)當(dāng)選擇一些含有積極情感意義的詞語如pleased，satisfy， obliged， welcome等。這樣能使對方身心愉悅，有利于雙方的合作。特別在有關(guān)催款、投訴、索賠等信函中，即便錯不在己，也要對對方所做的任何一點(diǎn)積極努力給予肯定與贊揚(yáng)，做到禮貌得體。例如：
(1)I would appreciate having your reply by July1st so that wecan finalize our program..
(2)You kind invitation this time is most welcome.(3)We should be greatly obliged if you would let us have yourcurrentprices including service charges.
與此相反，信函中要極力避免使用no， cannot ，claim，complaint， inefficiency等詞的使用。在商務(wù)英語信函中，否定意義的詞語容易給人不愉快的感覺。直截了當(dāng)?shù)丶右苑穸ǎI賣雙方會失去合作的興趣，雙方貿(mào)易關(guān)系會由此中斷�；诙Y貌原則，我們經(jīng)常在商務(wù)英語信函中把消極的用法藏于積極的用法之中，至少語氣上委婉得多，盡量做到禮貌得體。例如“Thank you for call-ing our attention to the late arrival of the samples.”就比“Wehave received your complaint about the late arrival of the samples.”要禮貌得體得多。
2.正確使用情態(tài)動詞
由于商務(wù)信函往來多數(shù)是磋商、答詢公務(wù)，往往涉及愿望、允諾、贊許、建議、催促、詢問、拒絕、辯解或申訴、質(zhì)問、譴責(zé)等等，所以英文商務(wù)信函中情態(tài)動詞使用頻繁。情態(tài)動詞的恰當(dāng)使用常常可以使句子的語氣更加緩和，使對方容易接受，實(shí)現(xiàn)理想
《商場現(xiàn)代化》2008年12月(下旬刊)總第561期
商業(yè)視角的交流。例如：We would like to suggest alternative where there are shipmentsavailable.
在這一句中，“would like”表示的是一種請求的語氣。如果去掉“would”就有了強(qiáng)加于別人的意味，對方從心理上會比較難以接受。需要說明的是，情態(tài)動詞多用于If條件句中，幫助寫信人表達(dá)各種語氣。而情態(tài)動詞的使用，在語氣上就委婉得多，顯得禮貌得體。例如：
I should be very much obliged if you would arrange a seaton thesame flight for the 18th September.
情態(tài)動詞can，could， will和would一般情況下可以通用，但could和would與can和will相比之下更有禮貌。因?yàn)檫^去時態(tài)的情態(tài)動詞暗示一種假設(shè)行為，而不是強(qiáng)制行為。因此在商務(wù)英語信函中， could和would常被使用，語氣較緩和。例如：
(1)He would welcome the opportunity of seeing you while heis in Ottawa.
(2)Could you possibly forward your suggestions furthermore ?
三、友好語氣的選擇
大致說來，語氣就是作者的態(tài)度，跟他的情感和意圖有關(guān)，可以通過詞匯的選擇、順序的排列來實(shí)現(xiàn)作者想要表達(dá)的不同情感和語氣。商務(wù)英語信函寫作中，友好的語氣有助于給讀者留下一種禮貌的印象，因此使商務(wù)英語信函寫作富有成效。
1.使用被動語態(tài)
在英語商務(wù)信函中，盡管使用主動語態(tài)表達(dá)更有力，但是被動語態(tài)具有較高程度的禮貌性。因?yàn)樗粡?qiáng)調(diào)動作的發(fā)出者，所說出的話不是強(qiáng)加給對方的，所以使請求聽起來比較溫和，顯得禮貌得體。例如：
(1)Upon taking delivery of the cargo， we have found that youonly shipped 920 cartons against 1000 cartons.
(2)Upon taking delivery of the cargo， we have found that 920cartons were shipped against 1000 cartons.
句子(1)中，通過使用you only shipped而直接表達(dá)了對收信人的責(zé)備，但如果過錯是由于代理人造成的，這樣的句式就容易使對方受到傷害。在句子(2)中，被動語態(tài)的使用缺省了動作者，沒有顯現(xiàn)出是誰的責(zé)任，只是給人一種啟示，應(yīng)該馬上找到事實(shí)真相。為了表達(dá)委婉，建議當(dāng)發(fā)生不愉快的事情或傳遞命令時使用被動語態(tài)。
2.使用疑問句型
疑問句型是通過詢問別人的能力或意愿來表達(dá)一種請求或一個命令，比采用直接的陳述句或肯定句去表達(dá)命令更委婉，從而使語氣變得間接、不唐突。例如：
(1)Quote us CIF 5% New York.
(2)We request you to quote us CIF 5% New York.(3)Could you quote us CIF 5% New York?
句子(1)使用命令的語氣，很容易造成聽話人的不愉快，因?yàn)樗?/p>
191《商場現(xiàn)代化》2008年12月(下旬刊)總第561期
違背了商務(wù)交往中的平等原則。句子(2)的語調(diào)比較溫和，但表達(dá)直接。句子(3)用疑問句型表達(dá)同樣的意思，但語氣委婉客氣，好像請求幫忙一樣，比較得體。
3.使用條件句型
使用條件句型與疑問句型相比，唯一的區(qū)別就在于使用條件句型，去掉了威脅他人面子的成分，從而使語氣變得更友好。此外，條件句型會使其建議具有試探的性質(zhì)。例如：
(1)If any of the items listed in the dialogue meets yourinterest， please let us have your specific inquiry， and quotation willbe forwarded without delay.
(2)We attach a list of the contents of Case No.71 and shallbe glad if you will check this with our order and the copy of yourinvoice.
4.使用虛擬語氣
虛擬語氣可以委婉禮貌地提出希望或意見，使句子更加婉轉(zhuǎn)，具有更多的磋商余地，更加有利于達(dá)成貿(mào)易協(xié)議。如：(1)We would ask you to open L/C soon.
(2)We wish we could lower our prices but unfortunately wecan not do so.
四、信息傳遞方式的選擇1.直接表達(dá)法
對于傳遞令人滿意或中性信息的信函，一般采用直接表達(dá)法，即把令人滿意或中性的信息置于句首，然后作出必要的解釋，最后用客氣禮貌語言表示希望或感謝，從建立業(yè)務(wù)關(guān)系到業(yè)務(wù)的成交，基本上都選擇這種模式。
2.間接表達(dá)法
表示拒絕對方要求或傳遞令人失望的消息的商務(wù)信函盡量減少讀者的不悅，一般采用間接表達(dá)法，即把商務(wù)英語信函分成五個部分：(1)中立陳述;(2)拒絕執(zhí)行或接受;(3)緣由;(4)補(bǔ)救方法;(5)客氣的結(jié)束語。這種篇章結(jié)構(gòu)的布局是為了盡量緩和語氣，避免唐突，使對方在看到中立陳述及可信服的緣由之后，有了一定的思想準(zhǔn)備去接受信中的拒絕內(nèi)容。信函中“補(bǔ)救方法”及“客氣的結(jié)束語”可進(jìn)一步消除不愉快的信息在對方心中產(chǎn)生的不悅情緒。這種結(jié)構(gòu)主要用于寫還盤信、拒絕付款方式、要求修改信用證、申訴索賠信或保險(xiǎn)索賠信。
總之，隨著經(jīng)濟(jì)全球化的發(fā)展及我國對外貿(mào)易的不斷擴(kuò)大，商務(wù)英語信函在國際商務(wù)活動中會越來越多地被運(yùn)用。商務(wù)英語信函中的禮貌原則作為國際經(jīng)濟(jì)交往的普遍要求，一定會成為國際商務(wù)人員必須遵循的基本原則。應(yīng)該熟練地掌握和運(yùn)用這種技巧，提高商務(wù)英語信函寫作的質(zhì)量，保障商務(wù)活動順利進(jìn)行。
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