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物業(yè)管理師管理務(wù)實要點：檔案的收集與整理
物業(yè)管理檔案的收集與整理例題你做了嗎？下面小編精心為大家整理的物業(yè)管理師管理務(wù)實要點：檔案的收集與整理，希望對大家有幫助。
�。ㄒ唬┪飿I(yè)承接查驗期檔案的收集與整理
1、物業(yè)承接查驗期物業(yè)管理檔案收集的特點
�。�1）收集期間較集中，一般集中在物業(yè)承接查驗階段，并與承接查驗同步進行；
（2）檔案收集的技術(shù)要求高，涉及面廣，對物業(yè)服務(wù)企業(yè)的技術(shù)力量是一個重要的考驗，收集處理不全或遺漏，會對今后的物業(yè)管理工作造成長遠的影響。
2、物業(yè)承接查驗期物業(yè)管理檔案收集的范圍
物業(yè)承接查驗期的檔案收集范圍較為明確，主要是權(quán)屬資料檔案、技術(shù)資料檔案和驗收文件檔案，檔案收集的索取對象較單一，主要是建設(shè)單位。
物業(yè)承接查驗期的檔案收集內(nèi)容主要是被承接查驗物業(yè)及其附屬設(shè)施設(shè)備的權(quán)屬、技術(shù)和驗收文件，一般稱為物業(yè)基礎(chǔ)資料檔案。
【題例】
1、物業(yè)承接查驗期檔案收集的索取對象較單一，主要是：（B）
A、施工單位 B、建設(shè)單位
C、監(jiān)理單位 D、業(yè)主或物業(yè)使用人
2、物業(yè)承接查驗期整理的檔案是（）檔案，這類檔案比較重要，一般須長期存放。（C）
A、物業(yè)重點資料 B、物業(yè)服務(wù)企業(yè)信息資料 C、物業(yè)基礎(chǔ)資料 D、客戶資料
�。ǘ┪飿I(yè)入住期檔案資料的收集與整理
1、物業(yè)入住期物業(yè)管理檔案收集的特點
物業(yè)入住期的物業(yè)管理檔案收集工作重點集中在物業(yè)業(yè)主（或物業(yè)使用人），即未來的主要服務(wù)對象，檔案資料收集的范圍是業(yè)主檔案資料和相關(guān)檔案資料的收集。
（1）本階段的檔案資料收集來源于物業(yè)管理的服務(wù)對象——業(yè)主、物業(yè)使用人；
（2）本階段的檔案資料收集范圍是物業(yè)業(yè)主、物業(yè)使用人的權(quán)屬檔案資料、個人資料等。
2、物業(yè)入住期物業(yè)管理檔案收集的方式和程序
在組織接待業(yè)主、物業(yè)使用人入住期間，應(yīng)同時組織好檔案資料收集所必需的準備工作：
�。�1）設(shè)立檔案資料收集整理工作小組，由該工作小組專責進行檔案資料的收集和整理；
�。�2）專責工作小組分為業(yè)主權(quán)屬資料、業(yè)主、物業(yè)使用人個人資料檔案分組并確定各自檔案資料的收集范圍以及相關(guān)表格和收集程序。
權(quán)屬資料一般包括：房屋產(chǎn)權(quán)證、購房合同復(fù)印件等。 個人資料一般包括：身份證和戶口本復(fù)印件、聯(lián)系方式等。
上述資料均應(yīng)核對原件，并以核對原件后的復(fù)印件作為檔案資料保存。檔案資料收集后，應(yīng)及時整理并歸檔。
�。ㄈ┤粘Ｎ飿I(yè)管理期檔案的收集與整理
1、收集范圍
日常物業(yè)管理期檔案主要包括：物業(yè)運行記錄檔案、物業(yè)維修記錄檔案、物業(yè)服務(wù)記錄檔案和物業(yè)服務(wù)企業(yè)行政管理檔案。
�。�1）物業(yè)運行記錄檔案的收集范圍包括：建筑物運行記錄檔案和設(shè)施設(shè)備運行記錄檔案。
（2）物業(yè)維修維護記錄檔案的收集范圍包括：建筑物維修維護記錄檔案和設(shè)備設(shè)施維修維護記錄檔案。
�。�3）物業(yè)服務(wù)記錄檔案的收集范圍包括：小區(qū)及共用設(shè)施清潔服務(wù)記錄、小區(qū)安全巡視記錄、小區(qū)業(yè)主裝修管理服務(wù)記錄、小區(qū)增值服務(wù)記錄、會所服務(wù)記錄、社區(qū)活動記錄和服務(wù)與投訴管理記錄。
2、收集時間
有關(guān)的文件一旦實施完畢，應(yīng)及時收集。一般可由相關(guān)業(yè)務(wù)部門收集立卷后，每月、每季或每年上半年向檔案室移交。具體的移交規(guī)定，企業(yè)可根據(jù)自身情況來決定，但除一些需跨年執(zhí)行處理的文件或某些特殊載體的文件時間可延長外，一般不應(yīng)超過1年時間。手續(xù)辦理完畢的文件，不能由承辦部門或個人保存，必須向檔案部門移交。
3、收集后的整理工作
在日常業(yè)務(wù)處理工作中，由行政部門或業(yè)務(wù)部門對于需要歸檔的文件進行不斷地收集集中與系統(tǒng)積累。在每個條款下積累起來的文件，為立卷歸檔打下了初步的基礎(chǔ)。當一年工作終了，必須在平時歸檔的基礎(chǔ)上，進一步系統(tǒng)整理與編目。整理工作根據(jù)企業(yè)情況的不同，可由業(yè)務(wù)部門在檔案移交前完成，也可移交后由檔案室統(tǒng)一完成。
已立卷的案卷，應(yīng)對卷內(nèi)文件進行調(diào)整。查看卷內(nèi)文件是否已齊全、文件之間的關(guān)聯(lián)是否密切、文件的重要程度和保存價值是否基本一致、是否有重份的文件等，并對卷內(nèi)文件進行必要的調(diào)整。
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