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采購部工作流程
引導語:倉庫的每種存?zhèn)}物品,均應設定合理的最低庫存保障線,在存量接近或低于最低庫存保障時,即需要補充貨倉里的存貨,下面是yjbys小編為你帶來的采購部工作流程,希望對大家有所幫助。
第一章 貨品采購
一、 采購進貨流程
1、對品種及供應商進行初步洽談。
2、確定進貨品種及供應商。
3、向供貨商索取相關資質(zhì)文件,轉(zhuǎn)交質(zhì)管部審核。
4、協(xié)助質(zhì)管部對供應商的業(yè)務員進行合法資格的審查。
5、采購合同簽訂。
(1)確定采購進貨明細,包括進貨品種及數(shù)量,采購計劃報出后的到貨時間;
(2)確定相應的優(yōu)惠政策;
(3)確認結款方式及帶票與否;
①帶票月結
、趲爆F(xiàn)款
、蹘睂嶄N實結
(財務打款轉(zhuǎn)賬的及時性)
6、做出計劃,通知發(fā)貨并跟進到貨情況。
采購已經(jīng)上報的計劃需保存,留做入庫依據(jù)。
二、采購進貨分類
1、常規(guī)商品進貨
保證日常銷售采購的商品,對于這類商品的采購流程規(guī)范如下:
(1)低于庫存下限品種的收集途徑:
、 采購部自查
② 門店斷貨品種報采購
、 配送中心斷貨報采購部
(2)采購品種的篩選,結合日常門店總銷售量,進行采購貨品的確定。
(3)采購人員通過電話聯(lián)系或者其他方式直接與廠家訂貨。
(4)采購過程中如遇特殊情況需通知門店斷貨原因。
2、新品采購
新品采購包括:替代品采購、顧客訂購品種采購及常規(guī)新品采購三大類。
(1)替代品的采購,功效類似、比現(xiàn)有銷售商品有優(yōu)勢的商品采購。 替換商品產(chǎn)生的原因如下:
、俑襁^高,貨比三家,處于劣勢。
、趶S家新品替代老化品種。
、勖停袌鎏蕴。
(2)顧客訂購品種的采購,顧客必須在門店交訂金,采購部專門為其采購的品種。
①采購確定到貨時間,超過約定時間導致門店不能銷售的由采購負責。(特殊情況除外)
、谶@類商品采購數(shù)量極少,專訂專銷,采購做好登記,到貨入庫后及時送至訂貨門店。
、圻@類商品不得退貨,到貨后兩個月內(nèi)未售出由店長負責
(3)常規(guī)新品的引進,是為滿足公司發(fā)展的需要引進的新品。
、俳Y合本公司實際情況,對現(xiàn)有品類進行規(guī)劃,確定新品引進。
、陂T店部及采購部每周一次對當?shù)厥袌鲞M行了解。
第二章 到貨入庫跟進
一、落實到貨情況
1、查當日到貨入庫記錄
(1)核對到貨的準確性,指所到品種與采購計劃的一致性。若廠家發(fā)了未計劃貨品,退單處理。
(2)核對到貨入庫正確性,包括廠家、帶票與否及結款方式等;
(3)倉儲部收到貨后嚴格按照要求驗收,差異必須在到貨的第二個工作日內(nèi)準確上報采購部。
2、審核當日入庫人員登記的:新品本、漲價本及效期本。
(1)查看到貨新品,跟進新品到貨情況。
、匍T店定購新品,到貨入庫后,及時通知開單員配至門店;
、诔R(guī)新品采購,入庫后,在最短時間內(nèi)(最遲不超過入庫后第三天)鋪貨至門店銷售并跟進。
、郯凑找髮π缕返牧闶蹆r、毛利屬性進行核定;
(2)查看貨品漲價情況
、倭私夂藢S家(供應商)通知漲價與實際到貨價是否一致
、诤瞬橛媱潟r答應給的返點及贈品是否一致;
(3)查看效期本情況
配合配送中心把握好效期商品流入庫中,當天內(nèi)與廠家聯(lián)系,做出退貨或者承諾換貨處理;
二、追蹤未到商品
1、廠家不再生產(chǎn)或銷售商品的追蹤
(1)拓寬渠道,從其他廠家進貨;
(2)考慮功效相似替代品的進貨;
2、廠家有貨但未發(fā)商品追蹤
(1)當天與廠家聯(lián)系,詢問未發(fā)貨原因。
、贂簳r斷貨不能發(fā)貨的,及時追蹤,最短時間內(nèi)保證商品到庫;
、谔醿r而暫不發(fā)貨的,與廠家談協(xié)議,爭取最后一批不漲價貨品;
(2)考慮一個品種多渠道進貨。
、儇洷热遥x取最低價進貨;
、诔浞直WC貨源。
三、關注銷售過程,積極爭取廠家資源,做商品促銷活動。
第三章 業(yè)務洽談
一、廠家合作協(xié)議的簽訂
1、合作協(xié)議的分類:
(1)年度協(xié)議:
①雙方約定進貨量、返點;
②指定供貨渠道:保證貨源及價格統(tǒng)一。
(2)臨時協(xié)議:短期的促銷獎勵
2、合作協(xié)議包括的主要內(nèi)容:參照采購合同。
3、對于長期合作的廠家,應在原有合作的基礎上,為公司爭取最大優(yōu)惠政策。
(1)精減供貨商的數(shù)量,加大深度合作;
(2)把握最佳進貨時機,結合公司銷量,爭取最大優(yōu)惠政策。
二、返點的管理
1、協(xié)議好的返點嚴格做好登記。
2、依據(jù)簽訂的合作協(xié)議在規(guī)定時間內(nèi)追蹤廠家返點;
(1)確定返點金額,確定兌換返點金額商品;
(2)確定返點商品到貨時間;
3、返點商品到貨入庫
(1)返點商品的入庫按照“不帶票”“月結”開單,且入庫單價金額為0,并在備注注明“XX月份返點”,便于核查;
(2)返點商品要求配送入庫時在《漲價本》上做詳細登記,注明返點商品名稱及數(shù)量;
(3)采購審核《漲價本》后,對返點商品做采購退補價、勾賬,系統(tǒng)里恢復進貨金額。
、偻搜a后的價格是采購下次計劃價格參考
②退補后的價格是開單入庫價格參考。
(4)現(xiàn)金返點,采購做好登記,做進系統(tǒng),由返點方直接上交財務部,財務部收款后開據(jù)收據(jù),進行勾賬。
4、對于不按時按量返點的廠家,依據(jù)《合作協(xié)議》條款作出相應的處理。
三、新業(yè)務到訪:
新品:有意向品種按進貨流程進貨。
四、老業(yè)務到訪:
(1)流向查詢;
(2)查詢進銷存;
(3)臨時促銷;
要求廠商提前做好方案,與門店部負責人溝通。
(4)配合廠家統(tǒng)一調(diào)整商品零售價;
①廠家必須提供統(tǒng)一的調(diào)價函
、谙掳l(fā)通知由門店部具體落實后反饋價格,再進行調(diào)整。
(5)效期及不動銷退換貨跟進
第四章 退貨及維修
一、公司統(tǒng)一要求效期、質(zhì)量問題的退貨
1、退貨通知內(nèi)容。
、偻ㄖ素浀膶ο(門店、門店經(jīng)理和開單退貨);
②退貨商品明細;
、凵唐酚信栃诘南拗
④退貨時間段;
2、通知途徑。
、衮v訊通;
、 手機短信的方式(騰訊通斷網(wǎng)時)。
3、退貨要求:
、偻素浲ㄖy(tǒng)一由采購部在每個周二、周四十二點前下發(fā)到有關部門。
、诓少彶吭诎l(fā)退貨通知時,門店必須在規(guī)定的時間內(nèi)嚴格按照退貨要求完成退貨;
、芡素洿騿螁T收到退貨后,在供應商要求的退貨時間內(nèi)完成,并反饋采購部。
二、門店及倉庫自查,發(fā)現(xiàn)效期及質(zhì)量問題的商品,上報采購部,采購部確認可以處理的,整理下發(fā)退貨通知。
三、配送中心驗收時拒收商品退貨
1、破損,批號效期不明商品退貨:
2、資質(zhì)不全,不合格商品退貨;
3、近效期商品退貨,效期已超過半的商品拒絕收貨;
四、返修商品處理
1、門店發(fā)現(xiàn)有質(zhì)量問題及顧客返回的商品,先報采購部確認處理方式;
2、門店憑采購部提供的處理方式退回配送中心;
3、配送中心收到商品進行登記;
4、退貨開單員在《維修記錄本》登記,由采購確認簽字,發(fā)回廠家維修;
5、維修返回后由退貨開單員返回門店。
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