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新時代下的ERP與采購管理
ERP的產(chǎn)生是順應(yīng)時代發(fā)展所需，是管理集成創(chuàng)新，集信息技術(shù)與先進管理思想于一身，成為現(xiàn)代企業(yè)的運行模式，反映時代對企業(yè)合理調(diào)配資源，最大化地創(chuàng)造社會財富的要求，成為企業(yè)在信息時代生存、發(fā)展的基石。以下是YJBYS小編帶來的詳細內(nèi)容，歡迎參考查看。
1 傳統(tǒng)采購管理的不足之處
�、偃狈茖W(xué)的采購計劃，交貨及時性差，采購周期長，采購計劃隨意性大，一方面部分物資庫存積壓，另一方面缺貨斷貨，緊急救火，臨時抱佛腳的情況時有發(fā)生。
�、跇I(yè)務(wù)信息共享性差，大多采購業(yè)務(wù)通過電話傳真進行，手工單據(jù)傳輸，甚至上門提貨采購，交易方式落后，辦公自動化程度低，采購業(yè)務(wù)信息難于保存和共享，供應(yīng)商信息產(chǎn)品信息在部分經(jīng)手人員掌控，業(yè)務(wù)可追溯性差，歷史采購記錄查詢難，數(shù)據(jù)分析采購價格比對性弱，采購出現(xiàn)問題難以追查，另外人員的流動造成業(yè)務(wù)被動的局面。
�、鄄少弮�(nèi)部控制弱化。采購控制通常是事后控制，其實不僅是采購環(huán)節(jié)，許多企業(yè)對大部分業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)基本上都是事后控制，無法在事前進行監(jiān)控。
�、芘c供應(yīng)商合作屬于短期行為，缺乏長期戰(zhàn)略合作規(guī)劃。
⑤市場應(yīng)變力差，信息溝通不及時，不能及時響應(yīng)市場需要。
企業(yè)管理的問題歸根結(jié)底就是管理方法和管理手段落后，難以實現(xiàn)集成管理的目標。
2 基于ERP流程加強采購管理的作用分析
2.1 整合企業(yè)資源，基于職責(zé)為核心的流程運作模式，所有的業(yè)務(wù)以數(shù)據(jù)說話，數(shù)字體現(xiàn)所有計劃業(yè)務(wù)，企業(yè)將同一類業(yè)務(wù)進行集中處理，體現(xiàn)集中管理的思想。一個部門負責(zé)一項職責(zé)，區(qū)塊管理，扁平化的流程設(shè)計，減少了多余環(huán)節(jié)，加快了流轉(zhuǎn)效率�，F(xiàn)代采購管理從職能管理向流程管理，從采購管理向供應(yīng)管理，從企業(yè)間交易型管理向關(guān)系型管理轉(zhuǎn)變，ERP采購流程的自動化和采購業(yè)務(wù)的重組，提高了企業(yè)的采購效率。物料管理精細化、標準化、規(guī)范化，每一種物質(zhì)設(shè)置一個品號編碼，包含品名、規(guī)格、單位、倉管、會計分類、倉庫采購人員檢驗方式等信息，每一個品號具有唯一性，如同公民身份證，品號從請購單據(jù)到采購單據(jù)入庫單據(jù)伴隨整個采購流程，且交易信息在系統(tǒng)永續(xù)存在，可以根據(jù)品號查詢到每個時間段的交易信息，如價格數(shù)量供應(yīng)商等，具有全程可追溯性。
2.2 信息高度集成，資源共享，提高采購質(zhì)量，降低采購成本。盡管許多企業(yè)在實施ERP時都將減少日常工作量作為成功標準之一，但在使用ERP系統(tǒng)后，有些崗位的工作量是會增加的，尤其是提供基礎(chǔ)信息的崗位。但在采購管理中，采購員的工作量會減少，因為以往這些工作都是通過電話傳真及手寫單據(jù)來完成，而ERP系統(tǒng)要求所有的采購單據(jù)都要在系統(tǒng)中進行記錄按照既定流程作業(yè)，減少了業(yè)務(wù)操作中的人為因素。對供應(yīng)商的管理在采購管理中是一個中心環(huán)節(jié)，傳統(tǒng)的供應(yīng)商管理存在大量人為因素。業(yè)務(wù)人員的調(diào)動對工作的影響盡可能地減少，新來的業(yè)務(wù)人員可以通過系統(tǒng)方便地查詢某一類供應(yīng)商的名單、聯(lián)系方式、歷史供貨記錄，并按照設(shè)定的供應(yīng)策略進行采購業(yè)務(wù)。
2.3 保存記錄，便于追溯。業(yè)務(wù)的可追溯性強，ERP系統(tǒng)可隨時查詢?nèi)魏螘r候與任何供應(yīng)商發(fā)生的采購業(yè)務(wù)，并可以查出該筆業(yè)務(wù)進行的狀態(tài)，包括庫存接收的數(shù)量、采購?fù)素浀臄?shù)量、發(fā)票數(shù)量等;管理標準化規(guī)范化，所有單據(jù)錄入系統(tǒng)，隨時查詢功能，查詢?nèi)我鈺r間同供應(yīng)商發(fā)生的采購業(yè)務(wù)，業(yè)務(wù)處理及在線交易記錄等情況，減少人為因素，完備控制體系，事前控制、事中監(jiān)督、事后分析，流程有序，審批控制監(jiān)督有方。ERP系統(tǒng)通過定義事務(wù)處理相關(guān)的會計核算科目與核算方式，以便在事務(wù)處理發(fā)生的同時自動生成會計核算分錄，保證了資金流與物流的同步記錄和數(shù)據(jù)的一致性，從而實現(xiàn)了根據(jù)財務(wù)資金現(xiàn)狀，可以追溯資金的來龍去脈，并進一步追溯所發(fā)生的相關(guān)業(yè)務(wù)活動，改變了資金信息滯后于物料信息的狀況，便于實現(xiàn)事中控制和實時做出決策。
2.4 與供應(yīng)商建立長期合作共贏關(guān)系。對供應(yīng)商準入制度，包括提供各種有效資質(zhì)，營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼、生產(chǎn)經(jīng)營許可證等。生成的各種采購業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，如退貨、交貨周期，采購價格等原始數(shù)據(jù)記錄，作為評價供應(yīng)商的依據(jù)，便于總結(jié)規(guī)律，制定相應(yīng)策略。對供應(yīng)商數(shù)字化管理，每一個供應(yīng)商對應(yīng)一個編碼涵蓋地域信息付款方式稅率等，可以根據(jù)供應(yīng)商編碼查詢歷史進貨情況付款欠款等信息以及退貨交貨價格等情況，數(shù)據(jù)可以作為評判供應(yīng)商的依據(jù)。
2.5 提高客戶滿意度。內(nèi)部流程規(guī)范化，組織機構(gòu)的扁平化，數(shù)據(jù)傳輸標準化，科學(xué)化管理提升企業(yè)競爭力，加快市場響應(yīng)速度，達到客戶滿意度的提升，創(chuàng)造經(jīng)濟效益最大化。
2.6 對集團化管控起到十分重要的作用。ERP系統(tǒng)實施的根本目的是提升集團管控能力，ERP系統(tǒng)的集成性使得集團總部能夠從整體上規(guī)劃所有價值活動之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系，打破原有“信息孤島”的局面，按照業(yè)務(wù)流程走向?qū)⒓瘓F所有子公司的價值活動銜接起來。資源配置合理，各項業(yè)務(wù)相互協(xié)同，集團效益實現(xiàn)最大化是企業(yè)集團具有較強管控能力的核心標志。ERP系統(tǒng)為管控基于具有頂層設(shè)計、財務(wù)業(yè)務(wù)一體化的特征，ERP系統(tǒng)已經(jīng)超越了會計核算平臺的范疇，從縱向來看是共享管理的平臺，在該平臺上，集團總部能夠評價集團產(chǎn)業(yè)鏈各業(yè)務(wù)板塊、各子公司的價值創(chuàng)造能力以及對集團效益的貢獻度，從而圍繞整個集團效益最大化目標在價值層面配置資源，以實現(xiàn)協(xié)同;從橫向來看是共享業(yè)務(wù)的平臺，在該平臺上，所有子公司共享業(yè)務(wù)信息，各自對企業(yè)內(nèi)部采購、生產(chǎn)、成本、庫存、分銷、運輸、財務(wù)、人力資源進行規(guī)劃，合理配置，充分發(fā)揮其效能，從而取得最佳效益。一縱一橫形成的管控平臺為集團管理做到縱向到底、橫向到邊提供了可能。該平臺反過來也能夠促進各子公司管理水平的升級。
3 結(jié)語
ERP采購管理的實施，實現(xiàn)了管理信息化，優(yōu)化了管理流程，規(guī)范了管理程序，細化了管理對象，強化了管理力度，實現(xiàn)了企業(yè)標準化，減少了決策的盲目性，是現(xiàn)代先進管理的變革，大大提高了企業(yè)管理的效率和水平。
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