淺談管理者如何進行有效溝通

　　【摘要】沒有溝通，就沒有彼此協(xié)調(diào)，沒有相互了解，甚至沒有共同的目標。溝通是一門學問，又是一門藝術(shù)。管理者如能掌握溝通的實質(zhì)，恰當?shù)剡\用有效溝通的方法，無疑將會有助于其管理目標的實現(xiàn)。

　　溝通對于任何組織都是非常重要的，溝通就是把組織中的成員聯(lián)系起來以實現(xiàn)共同目標的手段。沒有溝通，就沒有彼此協(xié)調(diào)，沒有相互了解，甚至沒有一個組織賴以存在的基本要素：共同的目標。無論是一個家庭，一個工廠，還是一個企業(yè)，我們很難想象如果沒有了成員間的交流與協(xié)調(diào)，它們將會是什么樣子。毫不夸張地說，沒有溝通，就沒有人類社會。

　　企業(yè)中的人際關(guān)系主要指企業(yè)內(nèi)同事、上下級之間的關(guān)系。改善人際關(guān)系，加強有效溝通是組織和諧發(fā)展的保證。領(lǐng)導者之間、上下級之間、員工之間不能充分有效溝通，是造成員工心理挫折的重要原因。作為企業(yè)成員，如果經(jīng)常與同事和領(lǐng)導溝通意見，有利于預防或避免挫折的發(fā)生。即使發(fā)生了挫折，由于進行了多方面的意見溝通，也能在一定程度上減輕挫折，或使挫折得以轉(zhuǎn)化。在有的組織內(nèi)，上下級之間只存在單向溝通關(guān)系，這樣容易導致上下級關(guān)系緊張，產(chǎn)生下級對上級的不滿情緒，以至仇視態(tài)度，因而增加了引起挫折的可能性，或加重挫折的程度。因此，企業(yè)應加強員工個體差異管理，使員工互相信任，互相幫助，互相支持，互相尊重，建立“同是一家人”的感情，尤其要注意改善領(lǐng)導者、管理者與員工之間的關(guān)系，建立平等氛圍。

　　溝通問題所包含的內(nèi)容廣泛，不僅涉及企業(yè)內(nèi)的戰(zhàn)略、文化、變革、信息系統(tǒng)，也涉及人們的心理、行為、文化背景、道德規(guī)范等。這就使溝通這一重要的企業(yè)基本活動變得更為困難，在一定程度上甚至會嚴重影響企業(yè)的績效，因此，管理者必須掌握有效溝通的技能。

　　學會傾聽

　　言語的有效性并不僅僅取決于如何表述，更多的是取決于人們?nèi)绾蝸韮A聽。人們通常不知如何傾聽，雖然聽力不錯，但并不具備有效傾聽的能力。調(diào)查研究表明：在剛剛聽完其他人士談話后，無論被測試者認為自己聽得多么認真，也僅能記住一半的內(nèi)容，幫助人們改善傾聽效果的首要任務是教會他們在傾聽的同時，如何有效地利用思維空間與時間。

　　良好的規(guī)則。我們發(fā)現(xiàn)，好的傾聽者通常從事四種與口語演說相配合并與之同時發(fā)生的思維活動，它們相互協(xié)調(diào)從而達到聽覺的最佳狀態(tài)，并引導人們獲取最大的信息量，將聽者精神不集中的時間降至最低。以下即為這四種活動：一是傾聽者的思維先于談話人并力圖預測出談話人口語表述的導向及最終得出的結(jié)論。二是傾聽者注重談話人用以證明其觀點的論據(jù)，“這一論據(jù)成立嗎?”傾聽者問自己，“這是一個完整而全面的論據(jù)嗎?”三是傾聽者還要不時地對談話人以前的內(nèi)容進行小結(jié)。四是在整個談話的過程中，傾聽者努力尋找談話人話里話外的隱含意思，注意非語言交流，并判斷是否存在隱含信息。

　　有目的傾聽。在整個傾聽的過程中，記住表述的所有信息是不可能的，可能記住了第一個，而下一個的全部或部分就漏掉了。無論一個人如何盡力，他也僅能記住其中的一部分，而大部分可能都被錯過了。當人們談話的`時候，他們希望聽者了解他們的主旨和意圖，而每一個表述的事實僅是為說明中心思想服務的。我們發(fā)現(xiàn)，抓住中心思想才是一個好的傾聽者應該注意的，好的傾聽者對信息的記憶僅限于理解其思想。

　　感情過濾。在某些情況下，人們的傾聽能力受到感情因素的影響。比如說，我們接收到了信息，卻本能地排斥我們所不想聽到的內(nèi)容。相反，當某人說了一些我們想聽的話，我們將豎起自己的耳朵，并接收所有東西�？梢哉f，情感起到了聽覺過濾器的作用。如何解決感情過濾這一問題呢?一要抑制評估，在傾聽過程中，主要任務是理解談話者意圖，評價和判斷應留在談話結(jié)束后再進行，并進而做出選擇。二要尋找消極因素，在傾聽過程中，人們往往從對方的言語中尋找與自己所持觀點一致的證據(jù)。很少有人愿意去證實自己的思想是錯誤的。證實自己的觀點是錯誤的人實在是不易，因為這樣做必須具有謙遜本性和遠見卓識。然而，在傾聽過程中尋找消極因素是極為重要的一部分，無論是可以證明我們正確的證據(jù)，還是能證明我們錯誤的證據(jù)，如果我們都用同樣的態(tài)度來對待它們，我們就會防止漏掉信息。

　　建立信任和坦率的人際關(guān)系

　　人是企業(yè)中最重要的資源，情緒是人的活動的動力源泉。憂愁、悲傷、焦慮、痛苦、緊張、恐懼、憤怒、抵觸、憎恨……是員工在日常工作中最常見的消極心理體驗，都可能導致員工產(chǎn)生工作倦怠、工作積極性降低、工作效率下降等不良后果，從而使企業(yè)缺勤率、離職率、事故率上升。因此，只有建立信任和坦率的人際關(guān)系，建立良好的情緒氛圍，才能使員工精神愉悅，互相激勵，才能使企業(yè)低耗高效。

　　當人們之間存在上下級關(guān)系時，他們的對話就會不自覺地顯現(xiàn)出下級對上級權(quán)威的認可。無論上級是否行使他的權(quán)威，所有的對話參與者都明白上級具有對他們的行為做出獎賞或懲罰的權(quán)力。所以，出于這種考慮，在對話中，下級就不會自由和坦率地發(fā)言，他們會自覺或不自覺地以一種精心安排的方式參與討論，以獲取上級的贊揚。這種溝通方式從表面上看是和諧的，但從實質(zhì)上看，它的負面影響是潛在的，并且是巨大的，如果日積月累，則會對企業(yè)造成災難性的后果。對于一個經(jīng)理而言，他應該能夠盡早發(fā)現(xiàn)問題，而發(fā)現(xiàn)問題的最佳途徑就是依靠下級來告訴他問題所在。但是，如何才能使下級自由地談論呢?

　　坦誠來源于信任。在一個等級制度森嚴的組織中，信任具有嚴格的自然限制因素。坦誠的一個限制因素即為自我保護意識。例如，人們總希望部門內(nèi)的錯誤自己解決，而不向外聲張。信任與坦誠的天然障礙是恐懼、自傲和不滿。管理者應抓住一切可能的機會來增進與上下級之間的信任。信任并不容易確立，特別是關(guān)于內(nèi)部的信任應從堅實的基礎(chǔ)做起。在組織內(nèi)不同階層之間，影響信任度及坦誠度發(fā)展的因素可以歸結(jié)為六點：交流、支持、尊敬、公正、預測和滿意度。

　　當一切進展順利時，獲取信息總是很容易。人們總是喜歡報喜，而不愿意報告最近的計劃進展不順利;總是力圖逃避責任，而不愿意以一個問題報告者的身份出現(xiàn)，或聽起來像無能的弱者。下屬不愿坦白問題也是與風險有關(guān)系的。我們可以很輕松地報告說，采購部購買的新機器無法正常運轉(zhuǎn)，而很難承認故障的責任與自己有關(guān)。責怪老板就更難了，這樣做甚至是危險的。然而，促使下屬報告令人不愉快的消息是相當重要的，問題越早發(fā)現(xiàn)、診斷，進而改正，就對公司越有利。幾乎所有自由風氣盛行的企業(yè)均能高效率地運作。但過分的坦白不一定是好事(甚至是不能容忍的)。