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會(huì)計(jì)電算化檔案管理中存在的問(wèn)題及應(yīng)對(duì)措施
檔案管理是會(huì)計(jì)電算化的重要知識(shí)。你知道會(huì)計(jì)電算化檔案管理中存在哪些問(wèn)題嗎?你知道應(yīng)該如何解決會(huì)計(jì)電算化檔案管理中存在的問(wèn)題嗎?下面是yjbys小編為大家?guī)?lái)的關(guān)于會(huì)計(jì)電算化檔案管理中存在的問(wèn)題及應(yīng)對(duì)措施的知識(shí)，歡迎閱讀。
一、會(huì)計(jì)電算化檔案管理中存在的問(wèn)題
(一)電算化檔案的安全系數(shù)不高
會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)以磁性介質(zhì)為數(shù)據(jù)載體，具有易于保管、體積小、質(zhì)量輕、查找方便快捷等優(yōu)點(diǎn)。但與此同時(shí)，利用磁性介質(zhì)保管會(huì)計(jì)信息和數(shù)據(jù)的安全系數(shù)不高，被篡改、被破壞的可能性很大，而且還不易控制。在現(xiàn)有的技術(shù)條件下，對(duì)電子數(shù)據(jù)進(jìn)行非法修改是簡(jiǎn)便易行的，而且還不留痕跡。一旦被人為破壞和修改，就難以辨別企業(yè)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的原貌，后果將不堪設(shè)想。另外，由于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)固有的局限性以及會(huì)計(jì)信息數(shù)據(jù)的高度集中等原因，在一定條件下未經(jīng)授權(quán)的人員也可以通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)了解到完整的數(shù)據(jù)信息文件，這樣一來(lái)，就增加了重要數(shù)據(jù)被偽造被銷毀的風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)犯罪隱蔽性很強(qiáng)，危害性也很大，與傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案管理手段相比，安全性和完整性更不容易得到保障。
(二)對(duì)電算化檔案的認(rèn)識(shí)不足
在進(jìn)行會(huì)計(jì)電算化檔案管理時(shí)，主要是利用計(jì)算機(jī)來(lái)完成檔案的采集、分析以及歸檔等工作。但是，很多單位的檔案管理人員不具備相應(yīng)的計(jì)算機(jī)運(yùn)用能力，對(duì)電算化檔案也缺乏足夠的認(rèn)識(shí)和理解，在對(duì)財(cái)務(wù)系統(tǒng)中的會(huì)計(jì)資料進(jìn)行備份時(shí)達(dá)不到應(yīng)有的水平，甚至不能勝任備份和檢查電子文檔的.工作。由于沒(méi)有及時(shí)的備份會(huì)計(jì)信息資料，系統(tǒng)數(shù)據(jù)丟失和破壞的風(fēng)險(xiǎn)很大，也影響了電算化系統(tǒng)的正常運(yùn)行。
(三)管理制度不健全
隨著信息技術(shù)的進(jìn)步，電算化會(huì)計(jì)檔案管理也得到了很大的發(fā)展，在很多企事業(yè)單位都得到了廣泛的應(yīng)用。目前會(huì)計(jì)電算化檔案管理制度不夠完善，很多檔案部門仍舊沿用以往的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》和《電子文件歸檔與管理規(guī)范》對(duì)電算化檔案進(jìn)行管理。這種管理方式針對(duì)性不強(qiáng)，在實(shí)際操作中很容易出現(xiàn)問(wèn)題。另外，從事電算化會(huì)計(jì)檔案管理的人員主要來(lái)自財(cái)務(wù)部門，他們的專業(yè)性不強(qiáng)，在對(duì)電子檔案的保管過(guò)程中處于一種不連貫、無(wú)序的管理狀態(tài)。有的檔案管理人員在對(duì)電子檔案進(jìn)行歸檔時(shí)出現(xiàn)了過(guò)于簡(jiǎn)單化的傾向，在管理方式和手段上都不能適應(yīng)當(dāng)前會(huì)計(jì)檔案管理的需要。
(四)網(wǎng)絡(luò)管理人才缺乏
在對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行管理時(shí)需要做好系統(tǒng)安全、網(wǎng)絡(luò)維護(hù)及管理等工作，很多單位缺乏相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)管理人才，往往只是對(duì)現(xiàn)有的會(huì)計(jì)人員進(jìn)行簡(jiǎn)單的培訓(xùn)之后就倉(cāng)促上崗。這些人員不具備對(duì)系統(tǒng)的管理和維護(hù)能力，也達(dá)不到電算化會(huì)計(jì)檔案管理的要求。
二、在會(huì)計(jì)電算化背景下加強(qiáng)檔案管理的措施
(一)建立健全電算化會(huì)計(jì)檔案管理制度
為了適應(yīng)會(huì)計(jì)電算化檔案管理的需要，必須建立健全電算化會(huì)計(jì)檔案管理制度，這樣才能實(shí)現(xiàn)電算化檔案管理的規(guī)范化和制度化，提高會(huì)計(jì)電算化檔案管理的水平，使其充分的發(fā)揮作用。要在存檔管理、分類管理、審批及銷毀手續(xù)、保存期限等方面實(shí)現(xiàn)制度化管理，同時(shí)還要做好計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全性、穩(wěn)定性等方面的工作。
(二)實(shí)現(xiàn)電算化會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)范化
首先，為了確保檔案的真實(shí)性、完整性以及可靠性，要對(duì)紙質(zhì)檔案和電子檔案進(jìn)行雙重保管，一方面，要對(duì)會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿以及會(huì)計(jì)報(bào)表等數(shù)據(jù)進(jìn)行定期的打印并裝訂成冊(cè)，然后歸檔。在移交時(shí)要由專人負(fù)責(zé)，保證歸檔材料的準(zhǔn)確性。另一方面，還要對(duì)會(huì)計(jì)電子信息檔案進(jìn)行定期的拷貝并加密，然后加以保存。其次，要對(duì)檔案進(jìn)行安全管理。由于光盤和磁性介質(zhì)是電算化會(huì)計(jì)檔案的存儲(chǔ)工具，因此在進(jìn)行數(shù)據(jù)備份時(shí)要采取雙備份的形式，并注明檔案形成的時(shí)間以及操作人員的姓名。同時(shí)，要盡量選擇質(zhì)量好、存儲(chǔ)量大的存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行備份。
(三)加強(qiáng)檔案管理人員的隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案管理人員的素質(zhì)
在電算化檔案管理工作中，要保證會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)性、可靠性和完整性，檔案管理人員是關(guān)鍵。因此，要加強(qiáng)檔案管理人員的`隊(duì)伍建設(shè)，努力提高他們的技能水平和業(yè)務(wù)素質(zhì)。一方面，要積極引進(jìn)優(yōu)秀的電算化會(huì)計(jì)檔案管理人才為企業(yè)服務(wù);另一方面，要對(duì)現(xiàn)有的檔案管理人員加強(qiáng)培訓(xùn)，使其成為精通會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)和檔案管理，又具備相應(yīng)信息技術(shù)能力的復(fù)合型人才，為電算化檔案管理提供有力的人才保障。
三、總結(jié)
綜上所述，會(huì)計(jì)電算化檔案管理適應(yīng)了新形勢(shì)下會(huì)計(jì)檔案管理的需要，它不僅改變了會(huì)計(jì)信息的'存儲(chǔ)和核算方式，而且還提高了會(huì)計(jì)信息的質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)處理的自動(dòng)化，大大提高了會(huì)計(jì)檔案管理的水平和效率。因此，它是會(huì)計(jì)工作發(fā)展進(jìn)程中的一次重大革命。現(xiàn)階段，在會(huì)計(jì)電算化檔案管理中還存在著不少問(wèn)題，企業(yè)管理者要采取有效的措施加以解決，努力做好電算化檔案管理工作，使其更好的為企業(yè)服務(wù)。
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