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商務(wù)秘書常識輔導(dǎo)：辦公室事務(wù)管理
辦公室事務(wù)管理包括辦公室環(huán)境管理、接待、日常事務(wù)管理、信息管理、領(lǐng)導(dǎo)活動管理、輔助人力資源管理、危機管理與突發(fā)事件應(yīng)急處置。那么商務(wù)秘書主要涉及到的辦公室工作有哪些呢?
1. 對辦公環(huán)境和辦公設(shè)備進行安全檢查，改進辦公環(huán)境
(1)安全檢查的方法
1)確定檢查周期。 2)發(fā)現(xiàn)隱患，在職責范圍內(nèi)排除或減少危險。
3)發(fā)現(xiàn)個人職權(quán)無法排除的危險，有責任和義務(wù)報告、跟進、直到解決。
4)發(fā)現(xiàn)隱患，認真填寫“隱患記錄及處理表”。
(2)健康、安全的辦公環(huán)境的基本要求
1)建筑堅固安全、光線充足、溫度適宜、布局注意通風(fēng)。 2)辦公室空間適當、噪聲要低。
3)辦公用品和設(shè)備要滿足工作、安全要求。 4)設(shè)置相應(yīng)的消防設(shè)施和設(shè)備。
5)飲用水符合健康安全要求。
2. 做好信息的保密工作
(1)口頭信息的安全保密工作
1)不要在組織內(nèi)部、外部談?wù)摫桓嬷挠嘘P(guān)單位的保密信息。
2)在沒有確認對方身份前，不要通過電話、手機、答錄機等給出保密信息。
3)只向來訪者提供組織允許提供的信息。 4)按會議要求傳達會議信息。
(2)紙面信息的安全保密工作
1)接收保密文件要登記，傳閱保密文件要簽收，保存保密信息要歸類，攜帶保密文件要放在文件夾或文件盒中。
2)離開辦公室時，要把保密文件鎖入抽屜或柜子;用郵件發(fā)送保密信息要注有“秘密或保密”;高密級信息由工作人員親自送交收件人。
3)當傳真保密信息時，應(yīng)使用具有保密功能的接收設(shè)備或要求接收人等候在傳真機旁。
4)極為重要但不經(jīng)常使用的紙面信息可制成微縮膠片，保存到銀行保險柜里;不再需要的保密文件要銷毀。
(3)電子信息的安全保密工作
1)計算機顯示器應(yīng)放置在別人看不到屏幕的地方;打印保密材料時要人不離機。
2)在提交電子信息前要向上級核對，不能給未被授權(quán)的人;有保密信息的軟盤不應(yīng)帶出單位。
3)使用密碼保護計算機數(shù)據(jù)，密碼應(yīng)經(jīng)常更換;不要隨意安裝借來的程序，經(jīng)常查毒、殺毒;重要文件要做備份。
3. 安排值班工作，編制值班表
(1)值班工作的主要內(nèi)容：記好值班電話記錄;記好值班接待記錄;記好值班日記;做好信息傳遞。
(2)值班表包括的內(nèi)容
1)列出值班時間期限和具體值班時間。
2)按照要求填人值班人員姓名、值班的地點、負責人或帶班人姓名、替班人姓名。
3)用簡短的文字標明值班的工作內(nèi)容和人員缺勤的備用方案。
(3)值班管理制度的主要內(nèi)容：信息處理制度，崗位責任制度，保密制度，交接班制度。
4. 零用現(xiàn)金的管理
辦公室中設(shè)立一筆零用現(xiàn)金或稱作備用金，用以支付本市交通費、郵資、接待用茶點費、停車費和添置少量的辦公用品。
(1)秘書必須建立一本零用現(xiàn)金賬簿。
(2)需要使用零用現(xiàn)金時，應(yīng)填寫“零用現(xiàn)金憑單”，秘書要認真核對零用現(xiàn)金憑單，經(jīng)授權(quán)人審批簽字后，方可將現(xiàn)金支付給需用者。
(3)秘書要認真核對領(lǐng)取者提交的發(fā)票等證據(jù)上的用途、內(nèi)容、金額是否與零用現(xiàn)金憑單上填寫的完全一致，將發(fā)票等證據(jù)附在零用現(xiàn)金憑單后面。
(4)每當支出一筆現(xiàn)金，秘書均須及時在零用現(xiàn)金賬簿上記錄。
(5)當支出的費用到一定數(shù)額后或月末，秘書到財務(wù)部門報銷并將現(xiàn)金返還進行周轉(zhuǎn)。
5. 商務(wù)費用報銷
(1)申請人提交費用申請報告或填寫費用申請表，經(jīng)組織確定的授權(quán)人審核同意，并簽字批準。
(2)一種情況是將獲得批準的費用申請報告或費用申請表提交財務(wù)部門，領(lǐng)取支票或現(xiàn)金借款;另一種情況是先由申請人墊付，完成商務(wù)工作。無論是使用支票還是現(xiàn)金，都要向?qū)Ψ剿魅∠鄳?yīng)的發(fā)票。
(3)商務(wù)工作結(jié)束后，申請者應(yīng)將發(fā)票附在“出差報銷單”后面，并親自簽字提交出納部門。
(4)如計劃的費用需要超出時，應(yīng)提前向領(lǐng)導(dǎo)報告，在得到批準后，超出的部分才可報銷。
6. 公文形成的過程
交擬→議擬→撰擬→審核→簽發(fā)→印制→用印。
7. 公文處理的基本程序
簽收→登記→擬辦→批辦→承辦(閱讀)→交擬→議擬→撰擬→審核→簽發(fā)→印制→用印→登記→發(fā)文→立卷→歸檔→銷毀。
8. 文書立卷、歸檔及銷毀
(1)立卷的范圍：已經(jīng)辦理完畢、具有查考價值的文件材料。
(2)立卷的工作程序：檢查整理立卷的文件一鑒別區(qū)分保管期限一具體組卷一拆除裝訂障礙一修補不合規(guī)范的文件一編寫頁號一登記《卷內(nèi)目錄》和《備考表》一擬定案卷標題一裝訂成卷一填寫案卷封面一案卷排列與編號一編制《案卷目錄》一編寫歸檔號。
(3)公文案卷歸檔：文書部門將立好的案卷定期向檔案部門移交，以便集中保管。
(4)公文銷毀
1)銷毀的范圍：是指已辦畢的沒有歸檔和存查價值的公文。
2)銷毀的程序：是由文秘部門對已辦畢的公文進行鑒定;確認應(yīng)銷毀的文件后，逐件核定造冊;將銷毀文件目錄送主管領(lǐng)導(dǎo)人審查簽批;在有關(guān)人員監(jiān)督下送往指定地點銷毀。
3)銷毀的方式：包括焚燒、粉碎、重新制成紙漿。
9. 印章及介紹信的管理
(1)印章的管理
1)秘書部門掌管的印章主要有三種：單位印章、單位領(lǐng)導(dǎo)人“公用”的私章、秘書部門的公章。
2)印章的作用：標志作用、權(quán)威作用、法律作用、憑證作用。
(2)介紹信的管理：介紹信是用來介紹被派遣人的姓名、年齡、身份、接洽事項等情況的一種專用書信，具有介紹和證明雙重作用。出具介紹信要經(jīng)過單位內(nèi)部的審批手續(xù)，填寫清楚，與存根一致，加蓋騎縫章，并有存根備查。
10. 辦公設(shè)備和辦公用品的進貨與保管
(1)辦公設(shè)備和辦公用品的接收程序
1)核對貨物，如數(shù)量不對應(yīng)立即通知采購部門。
2)接收情況應(yīng)輸入到庫存卡的接收項中，并及時更新庫存余額。
3)按規(guī)定存放好物品，確定物品發(fā)放人。
(2)庫存保管的措施
1)儲藏間或物品柜要上鎖，以保證安全。
2)各類物品要貼上標簽，標明類別和存放地。
3)新物品置于舊物品的下面或后面;體積大、分量重的放置在最下面;體積小和常用的物品放在較大物品的前面。
4)儲藏間要有良好的通風(fēng)和照明。
11. 辦公設(shè)備和辦公用品的庫存記錄
(1)庫存控制卡的內(nèi)容：項目;單位;庫存參考號;日期;最大庫存量;再定貨量;最小庫存量;接收(進貨卡);發(fā)放(出貨卡);余額(庫存卡)。
(2)庫存記錄的目的
1)資金不被不必要的庫存占用。 2)空間不被用來儲存不必要的貨物。
3)監(jiān)督個人和部門對物品的使用。 4)保持充足的庫存。
5)監(jiān)督偷竊和破壞造成的損失。 6)可利用準確的庫存進行估價。
12. 編制時間表的方法
(1)時間表是管理時間的一種手段。它是將某一時間段中已經(jīng)明確的工作任務(wù)清晰地記載和標明的表格，是提醒使用人和相關(guān)人按照時間表的進程行動，有效管理時間、保證完成任務(wù)的簡單方法。
(2)編制時間表的方法
1)根據(jù)需求確定編制時間的周期。
2)收集并按時間順序列出該階段所有工作、活動或任務(wù)，如活動之間有矛盾應(yīng)及時調(diào)整。
3)繪制表格，標明日期、時間和適合的行、列項目，用簡明的文字將信息填人表格。
13. 管理工作日志
(1)工作日志的使用方法
1)提前了解上司工作和活動的信息，并在兩份日志上填出，同時在自己的工作日志上標出當日應(yīng)完成的工作。
2)填入的信息應(yīng)清楚、完整、準確，當日出現(xiàn)情況變化應(yīng)更新工作日志并告知上司，同時做好善后工作。
(2)工作日志填寫的主要內(nèi)容
1)上司工作日志的主要內(nèi)容：上司在單位內(nèi)部參加的會議、活動情況、接待的來訪者;上司在單位外部參加的會議、活動、約會等情況;上司的個人安排;上司的私人信息。
2)秘書工作日志的主要內(nèi)容：上司的各項活動需要秘書協(xié)助準備的事宜;上司交辦的工作;自己職責中應(yīng)做的工作、活動。
(3)秘書在管理工作日志時應(yīng)注意的問題
1)安排的活動之間要留有10分鐘左右的間隔。
2)進行項目的時間調(diào)整、變更，應(yīng)遵循先重急后輕緩的原則。
3)確定變更后，應(yīng)立即做好有關(guān)善后工作。
4)檢查工作日志是否已將變更后的信息記錄上。
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