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走近秘書工作生活
導(dǎo)語：職責(zé)是秘書人員在輔助管理的活動(dòng)中所承擔(dān)的具體的工作內(nèi)容。它具有多樣性和具體性的特征，解決的是秘書應(yīng)當(dāng)做什么的問題職能則是秘書人員在職責(zé)范圍內(nèi)一切活動(dòng)所產(chǎn)生的整體功能，它具有宏觀性和概括性的特征，它不僅解決秘書工作做什么的問題，還要解決秘書工作為什么做和應(yīng)當(dāng)怎樣做的問題。
用玫瑰來比喻她們，其實(shí)并不恰當(dāng)，可能也不會(huì)被她們自己所認(rèn)可，因?yàn)樗齻兊墓ぷ饕稽c(diǎn)也不是玫瑰那般的耀眼，而是低調(diào)的，平實(shí)的，大多數(shù)時(shí)候是瑣碎的。
但是，在她們身上，的確有著許多如同玫瑰一般的特質(zhì)：她們外表端麗、舉止文雅;學(xué)歷大學(xué)本科以上，能講一口流利的外語;她們聰明，有很高的悟性，辦事果斷而周到;在企業(yè)內(nèi)部，她們常常是最受大家歡迎的同事，對外，她們則展現(xiàn)著一個(gè)企業(yè)良好的形象……隨著國內(nèi)企業(yè)加快成長和越來越多的跨國公司進(jìn)入中國，她們在跨國公司首腦秘書、董事會(huì)秘書、總裁秘書等各種職位上扮演著重要的角色。高級秘書已成為人才市場上的需求熱門，也是獵頭公司經(jīng)常獵取的對象，一些知名外企為高級秘書開出的薪酬也達(dá)到了很高的水平。
一位女孩子對高級秘書的工作和重要性做了很好的總結(jié)：判斷一個(gè)老板是否稱職，可以看他在和不在的時(shí)候，企業(yè)是不是運(yùn)轉(zhuǎn)得一樣好;而判斷老板的秘書工作的好與壞，標(biāo)準(zhǔn)則正好相反，也就是說，一個(gè)好的秘書，她“不在”的時(shí)候跟“在”的時(shí)候，情況應(yīng)該完全不一樣才對。
當(dāng)秘書成為高級秘書，它不僅不再是世俗眼中的“青春飯”，而且是令人羨慕、常開不敗的職場玫瑰。目前在國內(nèi)，職業(yè)秘書本來就不多，真正有經(jīng)驗(yàn)、有能力、有地位，能夠稱得上高級秘書的人更是鳳毛麟角。本版采訪到的這兩位，分別在外企和國內(nèi)民營企業(yè)工作，通過她們的講述，我們可以對這個(gè)獨(dú)特而美好的職業(yè)多一些了解。
沒有角色的角色
三年前，祝建新大學(xué)畢業(yè)一年多，當(dāng)她準(zhǔn)備加入聯(lián)想，成為高層領(lǐng)導(dǎo)身邊的一名秘書時(shí)，她對于自己的目的有著十分清醒的認(rèn)識(shí)：她需要在大公司里積累工作的經(jīng)驗(yàn)，聯(lián)想應(yīng)該是一個(gè)不錯(cuò)的選擇;秘書的工作經(jīng)常有機(jī)會(huì)接觸到公司高層和方方面面的業(yè)務(wù)，可以學(xué)到很多東西，會(huì)是一個(gè)很高的職業(yè)“起點(diǎn)”。三年過去了，她發(fā)現(xiàn)，所有的一切都如同她當(dāng)初的認(rèn)識(shí)一樣，她學(xué)到了很多，成長得很快。與此同時(shí)，她愛上了聯(lián)想，愛上了秘書的工作。
現(xiàn)在，祝建新在公司的高級秘書當(dāng)中是工作時(shí)間最長、資格最老的一個(gè)。由于職業(yè)秘書的概念在國內(nèi)企業(yè)中還并未獲得廣泛認(rèn)可，許多人在秘書的崗位上頂多做兩年左右就紛紛離開了，有的跳槽，有的出國，有的轉(zhuǎn)到公司的其他部門。秘書并不被認(rèn)為是一個(gè)有長期發(fā)展前途的工作，而僅僅是晉升的臺(tái)階或一塊彈性很好的“跳板”。
祝建新做過公司高級秘書中幾乎一半人的指導(dǎo)人，同時(shí)她還負(fù)責(zé)招聘新秘書時(shí)的面試。她認(rèn)為，做秘書，尤其是總裁的秘書，悟性最重要。什么是悟性?首先得聰明，有足夠的溝通能力、應(yīng)變能力和協(xié)調(diào)能力;但是太聰明、太有心計(jì)了也不行，秘書對于自己的工作定位要有明確的認(rèn)識(shí)。用她自己總結(jié)出來的一句“格言”說，就是“秘書是沒有角色的角色”，你不能有出格的表演。
作為聯(lián)想的秘書，祝建新們是被要求二十四小時(shí)開著手機(jī)的。“但事實(shí)上，老板會(huì)盡量避免在休息時(shí)間找你，除非事情特別急。”祝建新說。緊接著她還是講了這樣一個(gè)小故事：有一年的圣誕節(jié)前夜，她和朋友們一起在飯店里吃燭光晚餐，男朋友興致勃勃地拿出送給她的節(jié)日禮物，就在這樣浪漫的時(shí)刻，老板的電話來了，讓她取消第二天一早的會(huì)議。于是她打了若干個(gè)電話，將事先約好的方方面面的人一一通知到，等所有的事情都安排妥當(dāng)時(shí)，半個(gè)小時(shí)已經(jīng)過去了，朋友們毫不客氣地把圣誕大餐吃了個(gè)精光。
當(dāng)她說起這些的時(shí)候，從她臉上看不出一點(diǎn)覺得委屈的樣子。即使對于很平常的加班，也沒有太多怨言。難道聯(lián)想的秘書都是“工作狂”嗎?祝建新說了這樣一番話：“聯(lián)想的總裁都是非常優(yōu)秀的領(lǐng)導(dǎo)者，他們的工作能力和人格魅力都讓人十分尊敬他們愛戴他們。我覺得我的老板太有水平了，我十分愿意為他工作，哪怕再辛苦也愿意。”
當(dāng)然，工作熱情還不僅僅出于對老板的欽佩之情，祝建新說她是一個(gè)特別容易受到感染的人，聯(lián)想的某些情懷常常讓她熱血沸騰。“每次公司開大會(huì)，全體員工一起高唱‘聯(lián)想之歌’的時(shí)候，每次在公司發(fā)布會(huì)之前，大屏幕上放出反映聯(lián)想發(fā)展歷程的DV的時(shí)候，我都會(huì)特別激動(dòng)，甚至想流淚。
快樂地享受工作
自加入安利公司五年間，賈倩曾先后為三位“老板”工作過，歷任安利(中國)銷售總監(jiān)秘書、北方區(qū)總經(jīng)理秘書，現(xiàn)任安利(中國)總裁秘書。
賈倩學(xué)醫(yī)出身，從醫(yī)三年，后又在國外學(xué)習(xí)了酒店管理。1997年下半年回到北京，并在一家酒店謀得了很好的職位。一個(gè)很偶然的機(jī)會(huì)，她經(jīng)朋友介紹到安利公司做秘書，雖未曾涉及過秘書工作領(lǐng)域，但是在安利感受到的一些東西讓她“再也舍不得放棄”，于是留了下來，一步一步走到今天。
以往的經(jīng)歷和體驗(yàn)顯然幫了大忙，讓她做起這份工作來很快變得得心應(yīng)手。“秘書的一項(xiàng)基本的工作職責(zé)，就是安排好老板的各種差旅日程，因?yàn)樵?jīng)在酒店工作過的關(guān)系，對交通及住宿安排業(yè)務(wù)較為熟悉，這大大提高了我的工作效率，并避免了其間銜接的差錯(cuò)——這是經(jīng)驗(yàn)帶來的便利。”
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