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office辦公軟件的一些使用技巧

時(shí)間:2024-10-26 06:50:29 office辦公 我要投稿
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office辦公軟件的一些使用技巧

  說(shuō)起office辦公軟件應(yīng)該大多數(shù)人對(duì)他都很熟悉,很多人每天多要使用它辦公和作業(yè),office辦公軟件的使用還有很多小技巧,不知道你們是否已經(jīng)知道了。以下是小編整理的office辦公軟件的一些使用技巧,希望大家認(rèn)真閱讀!

  1同時(shí)保存所有打開(kāi)的Word文檔

  有時(shí)在同時(shí)編輯多個(gè)Word文檔時(shí),每個(gè)文件要逐一保存,既費(fèi)時(shí)又費(fèi)力,有沒(méi)有簡(jiǎn)單的方法呢?在按下Shift鍵的同時(shí),單擊“文件”菜單,大家看,已經(jīng)多出了“同時(shí)保存”和“同時(shí)關(guān)閉”命令,這可就方便多了。

  2巧妙設(shè)置文檔保護(hù)

  在用Word 2000/XP打印一份文件時(shí),忽然頭兒有要事吩咐,要暫時(shí)離開(kāi)一下,關(guān)閉文件吧,既費(fèi)事又沒(méi)必要,但又不想辛辛苦苦寫(xiě)的文件被別人破壞了。怎么辦呢?執(zhí)行“工具”菜單中的“保護(hù)文檔”命令,在彈出的窗口中選擇“保護(hù)窗體”,然后設(shè)上密碼。怎么樣,光標(biāo)跑到了文件頭,任你怎么移動(dòng)鼠標(biāo)、敲擊鍵盤(pán)就是無(wú)法編輯了,不錯(cuò)吧。等回來(lái)時(shí),執(zhí)行“工具”菜單中的“解除文檔保護(hù)”命令,一切又正常了。

  3給WPS文檔添加水印

  先用作圖軟件(畫(huà)筆工具等)制作一張色彩非常淡的圖片(直接將Word的水印效果圖“抓”下來(lái)也行),然后打開(kāi)需要添加水印的WPS文檔,執(zhí)行“格式→頁(yè)面背景→設(shè)置”命令,打開(kāi)“設(shè)置背景”對(duì)話框,切換到“圖片”標(biāo)簽下,按“選擇圖片”按鈕,選中剛才制作的圖片,并進(jìn)行適當(dāng)設(shè)置后確定,就可以為文檔設(shè)置上水印了。

  4取消“自作聰明”的超級(jí)鏈接

  當(dāng)我們?cè)赪ord文件中鍵入網(wǎng)址或信箱的時(shí)候,Word會(huì)自動(dòng)為我們轉(zhuǎn)換為超級(jí)鏈接,如果不小心在網(wǎng)址上按一下,就會(huì)啟動(dòng)IE進(jìn)入超級(jí)鏈接。但如果我們不需要這樣的功能,就會(huì)覺(jué)得有些礙手礙腳了。如何取消這種功能呢?在Word中單擊“工具→自動(dòng)更正選項(xiàng)”,單擊“鍵入時(shí)自動(dòng)套用格式”選項(xiàng),將“Internet及網(wǎng)絡(luò)路徑替換為超級(jí)鏈接”項(xiàng)目前的小鉤取消。再單擊“自動(dòng)套用格式”選項(xiàng),將“Internet及網(wǎng)絡(luò)路徑替換為超級(jí)鏈接”項(xiàng)目前的小鉤取消。再單擊“確定”。這樣,以后再輸入網(wǎng)址后,就不會(huì)轉(zhuǎn)變?yōu)槌?jí)鏈接了。

  5在Word中快速輸入漢字偏旁部首

  作為語(yǔ)文老師,在用Word編制練習(xí)時(shí),常常需要輸入漢字的偏旁部首。執(zhí)行“插入→符號(hào)”命令,打開(kāi)“符號(hào)”對(duì)話框,在“符號(hào)”標(biāo)簽下,將字體選定為“標(biāo)準(zhǔn)字體”,“子集”選定為“CJK統(tǒng)一漢字”,你就會(huì)發(fā)現(xiàn)下面的漢字是按偏旁部首排列的。每一類(lèi)漢字都是以該類(lèi)漢字的偏旁部首開(kāi)始的,選中你需要的(如扌、攵、氵等)偏旁部首,按“插入”按鈕就行了。

  6將Word表格巧妙轉(zhuǎn)換為Excel表格

  先打開(kāi)帶表格的Word文件,接著選中整個(gè)表格,先將光標(biāo)放在表格的任一單元,在整個(gè)表格的左上角會(huì)出現(xiàn)一個(gè)帶框的十字模樣的標(biāo)志。把光標(biāo)移到上面再單擊,整個(gè)表格的字會(huì)變黑表示全部選中,單擊右鍵,在出現(xiàn)的菜單中選擇“復(fù)制”;然后打開(kāi)Excel,再單擊右鍵,在出現(xiàn)的菜單中選擇“選擇性粘貼”,在出現(xiàn)的對(duì)話框中有6項(xiàng)菜單可選,選擇“文本”并確定就行了。

  7巧存Word文檔中的圖片

  有時(shí)候收到朋友寄來(lái)的一篇圖文并茂的Word文檔,想把文檔里的所有圖片全部保存到自己的電腦里,可以按照下面的方法來(lái)做:打開(kāi)該文檔,選擇“文件”菜單下的“另存為Web頁(yè)”,指定一個(gè)新的文件名,按下“保存”按鈕,你會(huì)發(fā)現(xiàn)在保存的目錄下,多了一個(gè)和Web文件名一樣的文件夾。打開(kāi)該文件夾,你會(huì)驚喜地發(fā)現(xiàn),Word文檔中的所有圖片,都在這個(gè)目錄里保存著。

  8PowerPoint的特殊播放模式

  在實(shí)際使用Powerpoint演示文稿的過(guò)程中,往往需要與其他程序窗口的數(shù)據(jù)配合使用以增強(qiáng)演示效果。而用Powerpoint演示文稿時(shí),一般會(huì)處于全屏放映模式,在這種模式下,必須使用Alt+Tab組合鍵或Alt+Esc鍵與其他窗口切換。其實(shí)我們可以這樣操作:按住Alt鍵不放,依次按下“D”、“V”鍵而激活播放操作,這時(shí)啟動(dòng)的幻燈片放映模式是一個(gè)帶標(biāo)題欄和菜單欄的形式,這樣就可以將此時(shí)的幻燈片播放模式像一個(gè)普通窗口一樣操作,如最小化和自定義大小。

  9快速輸入大寫(xiě)數(shù)字

  由于工作需要,經(jīng)常要輸入一些大寫(xiě)的金額數(shù)字(特別是財(cái)務(wù)人員),但由于大寫(xiě)數(shù)字筆畫(huà)大都比較復(fù)雜,無(wú)論是用五筆字型還是拼音輸入法輸入都比較麻煩。后來(lái)偶然發(fā)現(xiàn),利用Word2000可以巧妙地完成:首先輸入小寫(xiě)數(shù)字如“123456”,選中后從“插入”菜單中選擇“數(shù)字”命令,接著會(huì)出現(xiàn)如圖所示的對(duì)話框,選擇“壹,貳,叁”項(xiàng),點(diǎn)擊“確定”即可,或者你也可以直接在“數(shù)字”對(duì)話框中輸入數(shù)字。

  10在Excel中快速輸入特殊符號(hào)

  報(bào)表中常用的“二○○二”中的“○”。很多人都是將就地打印為“二00二”、“二OO二”或“二零零二”。其實(shí)這都是不正確的,“00”是數(shù)字鍵,“OO”是英文字母“o”的大寫(xiě),“零零”是中文數(shù)字的大寫(xiě),而“二”是中文數(shù)字的小寫(xiě),它們之間都不匹配。經(jīng)過(guò)仔細(xì)摸索,筆者發(fā)現(xiàn)被忽略的中文輸入法中的“軟鍵盤(pán)”可以輕松地輸入常用符號(hào)。打開(kāi)中文輸入法,先輸入“二”,在中文輸入法狀態(tài)下,用鼠標(biāo)右鍵單擊輸入法的“軟鍵盤(pán)”標(biāo)志,這里選“單位符號(hào)”,這樣輸入法的軟鍵盤(pán)就被打開(kāi)且定位到中文數(shù)字上,按鍵盤(pán)上的Q鍵或用鼠標(biāo)點(diǎn)擊“軟鍵盤(pán)”上的Q鍵,中文小寫(xiě)的“○”便被錄入進(jìn)來(lái)。

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