Office辦公軟件知識(shí)

　　在老版本的Office軟件中打開(kāi)Office 2007文件格式：微軟在Office2007里更改了默認(rèn)的文件格式，因此你用老版本的Office軟件將打不開(kāi)Office 2007天生的文件。不過(guò)只要你有OFfice 2000、XP或者2003里的任何一個(gè)，你就可以安裝一個(gè)Office兼容包，就可以向后兼容新文件格式。

　　用Office 2003打開(kāi)老文件：與前文所述相反的是，安裝了SP3補(bǔ)丁集的Office 2003將無(wú)法打開(kāi)Office 97之前的文件格式，以避免安全題目。要讓Office能夠打開(kāi)這些文件，需要修改一下注冊(cè)表。幸運(yùn)的是，微軟已經(jīng)創(chuàng)建了注冊(cè)表文件腳本來(lái)簡(jiǎn)化這個(gè)過(guò)程。只要下載這些文件，右鍵選中所有文件，選擇“合并”。馬上所有的舊Office文件就都可以打開(kāi)了。

　　瞬間讓本地文檔全部在線：對(duì)于群體協(xié)作者來(lái)說(shuō)，在線文檔處理工具是一個(gè)非常不錯(cuò)的選擇，但把文檔搬上網(wǎng)絡(luò)——并讓線上與線下文檔保持一致——就是件棘手的事情。Office軟件的Zoho插件可以讓上傳與下載文件變得更加簡(jiǎn)單，無(wú)需離開(kāi)Omce程序就可以完成所有操縱。

　　用Office創(chuàng)建PDF文檔：不必安裝專業(yè)版的Adobe Acrobat，就可以創(chuàng)建和編輯PDF文檔。使用CenoPDF，不必切換Word、PowerPoint或者Excel就可以創(chuàng)建PDF。安裝它后，選擇打印文檔，然后選擇PDF打印即可，還可以創(chuàng)建基于PDF的表單元素，使用文本輸入?yún)^(qū)，按鈕和選擇框等。CenoPDF可供免費(fèi)試用，不過(guò)免費(fèi)版所創(chuàng)建的PDF會(huì)加上水印。購(gòu)買(mǎi)正式版的用度是29美元。

　　在Outlook里添加節(jié)假日：不想每年都在Outlook日歷里手動(dòng)添加紀(jì)念日和圣誕節(jié)?你可以一次性把一年12個(gè)月里所有的節(jié)假日都添加進(jìn)去，選擇“32具選項(xiàng)”，然后是“日歷選項(xiàng)”(在“選項(xiàng)”標(biāo)簽上)，在下一屏里，點(diǎn)“添加節(jié)假日”，選擇對(duì)應(yīng)的國(guó)家或者多個(gè)國(guó)家，然后點(diǎn)“OK”即可。

　　組織與治理Outlook數(shù)據(jù)：ClearContext 信息治理系統(tǒng)提供了有用的工具用于治理Outlook數(shù)據(jù)，啟動(dòng)一個(gè)治理面板，能看到所有任務(wù)和日歷項(xiàng)目。通過(guò)ClearContext，你可以給每封郵件分配一個(gè)主題(由你來(lái)定義)，然后所有的后續(xù)郵件都自動(dòng)歸類到一起。它還能根據(jù)你與聯(lián)系人的郵件往來(lái)頻繁度，自動(dòng)標(biāo)出最重要的聯(lián)系人，并根據(jù)發(fā)件人的重要程度自動(dòng)給郵件加上彩色標(biāo)簽。通過(guò)隱藏不重要的郵件，ClearContext能夠讓收件箱保持整潔有序，實(shí)在就是把郵件從收件箱里移出一段指定的時(shí)間。此程序可以免費(fèi)使用30天，試用期后需要花90美元購(gòu)買(mǎi)正式版。

　　變身超級(jí)會(huì)議用戶：MeetingSense 在Outlook的基本日歷功能之上，把它變成一個(gè)“發(fā)電站“。它有一個(gè)擴(kuò)展的會(huì)議治理面板，你可以在其中設(shè)定日程，通過(guò)郵件發(fā)出概要，并提供了一個(gè)集中化的會(huì)議空間，你可以與其它MeetingSense用戶共享文件，創(chuàng)建便箋與活動(dòng)條目。對(duì)于分處不同地方，又需要經(jīng)常見(jiàn)面的團(tuán)隊(duì)來(lái)說(shuō)它非常不錯(cuò)。在14 天的試用期后，購(gòu)買(mǎi)它需要花費(fèi)199美元。

　　在Outlook與Lotus Notes中互相導(dǎo)入聯(lián)系人：使用Personal NAB地址簿的導(dǎo)入/導(dǎo)出工具，把Lotus Notes里的聯(lián)系人導(dǎo)入Outlook中，或者反之都是一件很簡(jiǎn)單的事情。你可以在Lotus網(wǎng)站免費(fèi)下載這個(gè)工具。啟動(dòng)它你就能看到你希望進(jìn)行轉(zhuǎn)換的文件，選擇合適的操縱，點(diǎn)一下“開(kāi)始”按鈕。舉個(gè)例子來(lái)說(shuō)，假如你想遷移到其它平臺(tái)，這非常簡(jiǎn)單。

　　概覽聯(lián)系人信息：inbox (收件箱)反過(guò)來(lái)說(shuō)就是“xobni”，這聽(tīng)上去或許有些令人迷惑。不過(guò)Xobni Insight的優(yōu)雅界面絕對(duì)不會(huì)讓人看不明白，通過(guò)它，你在閱讀郵件時(shí)，可以同時(shí)看到聯(lián)系人的郵件往來(lái)等相關(guān)信息。目前你只能登錄郵件等候個(gè)人測(cè)試版的邀請(qǐng)郵件。Xobni駐扎在Outlook窗口的右側(cè)，通過(guò)它可以看到郵件收發(fā)頻率，聯(lián)系人信息，早期的郵件會(huì)話等。另外值得一試的是Xobni分析功能，可以追蹤你天天收到、發(fā)出了多少封郵件。

　　優(yōu)化Outlook的十八招：MAPILab工具箱里有18款Outlook插件。有些工具非常簡(jiǎn)單而易于使用，比如在搜索聯(lián)系人時(shí)隱藏傳真號(hào)碼功能。其它的工具也非常棒，比如說(shuō)有一款工具可以掃描所有發(fā)出的郵件，檢查是否含有“請(qǐng)見(jiàn)附件”這樣的詞匯，假如有，則彈出一個(gè)窗口來(lái)提示你，以防附件沒(méi)有添加進(jìn)去。MAPILab工具箱可以免費(fèi)使用30天，試用期過(guò)后需要支付24美元購(gòu)買(mǎi)正式版本。

　　在Word里修訂文本：假如某些文件被以為包含敏感話題(或者尷尬內(nèi)容)，而分歧適被公眾獲悉，你知道聯(lián)邦政府會(huì)怎么清除這些文件的特定內(nèi)容嗎?你也可以做到，只要你下載了微軟提供的適合于Office 2003的Word Redaction插件。你自己可以查看修訂區(qū)域，但當(dāng)你以修訂模式導(dǎo)出文檔時(shí)，別人是看不到(或者無(wú)法編輯，這取決于你的設(shè)置)被標(biāo)記了的區(qū)域的。

　　無(wú)需群體協(xié)作軟件，照樣共享Excel文件：你可以與其它人共享同一個(gè)Excel文件，而不需要任何基于網(wǎng)絡(luò)的協(xié)作系統(tǒng)。只要給Excel安裝一個(gè)eXpresso插件——它還是2007年的創(chuàng)新獎(jiǎng)獲得者——在使用Excel時(shí)你可以即時(shí)保存文件，當(dāng)其它人在使用同一文件時(shí)可以對(duì)文件進(jìn)行鎖定，然后重新開(kāi)放讓其它人可以編輯。當(dāng)文件被解鎖時(shí)，它還會(huì)自動(dòng)發(fā)送郵件通知。你甚至可以精確地鎖定電子表格里的諸如“specific"這樣的內(nèi)容區(qū)域，office辦公軟件以防止其它人篡改。

　　用統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)充實(shí)電子表格：一張Excel電子表格實(shí)際上就是一堆數(shù)據(jù)。不過(guò)手動(dòng)添加信息是一件很勞神的事情。CDXStreamer可以幫助你完成這些事情。安裝這個(gè)Excel插件，然后配置它自動(dòng)尋找某個(gè)你感愛(ài)好的地區(qū)或者股票的信息。它會(huì)自動(dòng)從網(wǎng)絡(luò)上抓取這些消息。CDXStreamer可免費(fèi)試用14天

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