辦公的技巧:Excel定時提醒不誤事

　　如果您從事設(shè)備管理工作，有近千臺機械設(shè)備需要定期進(jìn)行精度檢測，那么，就得每天翻閱“設(shè)備鑒定臺賬”來尋找“到期”的設(shè)備——實在是太麻煩了！用Excel建立一本“設(shè)備鑒定臺賬”是不是方便得多？方法是：用Excel的IF函數(shù)嵌套TODAY函數(shù)來實現(xiàn)設(shè)備“到期”自動提醒。

　　首先，運行Excel，將“工作簿”的名稱命名為“設(shè)備鑒定臺賬”，輸入各設(shè)備的詳細(xì)信息、上次鑒定日期及到期日期（日期的輸入格式應(yīng)為“年-月-日”，如：2003-10-21，如圖1）。

　　然后，選中圖1所示“提示欄”下的F2單元格，點擊插入菜單下的函數(shù)命令，在“插入函數(shù)”對話框中選擇“邏輯”函數(shù)類中的IF函數(shù)，點擊[確定]按鈕，就會彈出“函數(shù)參數(shù)”對話框，分別在Logical_test行中輸入E2=TODAY()、value_if_true行中輸入“到期”、 Value_if_false行中輸入“" "”(如圖2)，并點擊[確定]按鈕。這里需要說明的是：輸入的 "" 是英文輸入狀態(tài)下的雙引號，是Excel定義顯示值為字符串時的標(biāo)識符號，即IF函數(shù)在執(zhí)行完真假判斷后顯示此雙引號中的內(nèi)容。為了醒目，可在“單元格屬性”中將F2單元格的字體顏色設(shè)置為紅色。

　　最后，拖動“填充柄”，填充F列以下單元格即可。

　　我們知道Excel的IF函數(shù)是一個“條件函數(shù)”，它的語法是 “IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)”，具體地說就是：如果第一個參數(shù) logical_test返回的結(jié)果為真，則執(zhí)行第二個參數(shù)Value_if_true的結(jié)果，否則執(zhí)行第三個參數(shù)Value_if_false的結(jié)果；Excel的TODAY函數(shù)〔語法是TODAY()〕是返回當(dāng)前系統(tǒng)日期的函數(shù)。

　　實際上，本文所應(yīng)用的IF函數(shù)語句為IF(E2=TODAY(),"到期","")，解釋為：如果E2單元格中的日期正好是TODAY函數(shù)返回的日期，則在F2單元格中顯示“到期”，否則就不顯示，TODAY函數(shù)返回的日期則正好是系統(tǒng)當(dāng)天的日期。

　　Excel的到期提醒功能就是這樣實現(xiàn)的。

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