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office辦公軟件有哪些使用技巧
office是目前最具普遍性的辦公應(yīng)用軟件。下面YJBYS小編為大家搜索整理了關(guān)于office辦公軟件的使用技巧，歡迎參考閱讀，希望對大家有所幫助!想了解更多相關(guān)信息請持續(xù)關(guān)注我們應(yīng)屆畢業(yè)生培訓網(wǎng)!
1.在Excel中快速輸入大寫數(shù)字
在“智能ABC輸入法”狀態(tài)下，按住Shift鍵，再按下“i”鍵(不含引號)，松開Shift鍵，然后輸入任一數(shù)字鍵，就得到相對應(yīng)的大寫數(shù)字了。另外，財會人員常用的單位詞，如“個、拾、佰、仟、萬”等，同樣可以借助于i鍵加上單位詞相對應(yīng)的漢語拼音第一個字母方便地得到(具體可查看“智能ABC輸入法”的“幫助”菜單)。
2.在Word文檔中插入MP3文件
在Word文檔插入聲音文件，一般采用“插入”菜單下“圖片”選項中的“剪貼畫”，從“剪貼庫”中選取插入。但是，這種方法插入的聲音文件只限于WAV和MIDI文件。要插入MP3格式的聲音文件，可打開Word文檔，把光標移到你要插入聲音文件的位置，選擇“插入”菜單下的“對象”選項，在打開的“對象”對話框中，選擇“由文件創(chuàng)建”活頁卡片，點擊“瀏覽”按鈕，從打開的“瀏覽”對話框中找到準備插入的MP3文件，并確定。當“瀏覽”對話框自動關(guān)閉后，點擊“由文件創(chuàng)建”活頁卡片中的“確定”按鈕，稍等一會兒，插入點就會出現(xiàn)MP3文件的圖標，雙擊它即可播放。但必須說明，在此操作之前必須在Windows 中使MP3文件與你的MP3播放器建立關(guān)聯(lián)。
3.讓Excel啟動時自動打開工作簿
用戶可自定義默認工作簿，以便每次啟動Excel時，均可自動打開此工作簿。方法是：自定義一個新工作簿，然后將它保存在XLStart文件夾下。在C:\Documents and Settings\用戶名\Application Data\Microsoft\Excel或C:\ProgramFiles\Microsoft Office\Office10下就可以找到XLStart文件夾。具體路徑還要視你的系統(tǒng)安裝盤符而定。
4.在英文狀態(tài)下快速輸入中文標點符號
在輸入中文過程中，經(jīng)常會遇到一些英文單詞或句子，此時許多人會將中文輸入法切換為英文輸入法來輸入英文。這樣一來，標點符號也成英文的了，輸入標點符號時，還要再將輸入法轉(zhuǎn)為中文，十分麻煩。有沒有簡便的方法呢?當然有。Office2000為用戶提供了12組輸入中文標點符號的快捷鍵(詳見附表)，不管在任何輸入法狀態(tài)下(當然包括英文)，只需按下快捷鍵，即可輸入中文標點符號，省去了來回切換的麻煩。需要請大家注意的是：“,:;?!”等標點符號的中英文方式看似一樣，其實是有區(qū)別的。
5.為Word添加小助手
我們在使用Word2000進行文檔處理時，經(jīng)常使用工具欄中的“字數(shù)統(tǒng)計”功能來了解當前文檔的字數(shù)、字符數(shù)、行數(shù)等信息，非常方便�？墒呛芏鄷r候我們需要了解文檔的更加詳細的信息，這時可以通過在工具欄上添加“屬性”的方法，來快速查看文檔的詳細信息。
1)單擊“工具”菜單，從其下拉菜單中選擇“自定義”命令，打開自定義設(shè)置窗口。
2)在自定義設(shè)置窗口中，選擇“命令”項。在其下面的“類別”中選擇“控件工具箱”，然后在右邊的“命令”中選擇“屬性”項。
3)雙擊“屬性”項并將它拖動到工具欄上。這樣在Word的工具欄上，就出現(xiàn)了“屬性”項。
當我們在Word中需要查看某個文檔的詳細信息時，只要單擊工具欄上的“屬性”項，那么文檔的創(chuàng)建時間、修改時間、文檔大小、創(chuàng)建人等詳細信息就會出現(xiàn)了，也可以根據(jù)自己的需要，添加、修改文檔的主題、作者、備注等信息。
6.找回Word中的菜單欄
首先，在工具欄右擊，在彈出的菜單中單擊“自定義(C)”命令。再單擊“命令(C)”選項，然后在“類別(G)”列表框中拖動滾動條，找到“內(nèi)置菜單”單擊。這時我們就可以在右邊“命令(D)”列表框中看到我們熟悉的“文件(F)”“編輯(E)”等菜單了。既然找到了，就動手一個個地把它們拖回去吧!當然，這些菜單既然能被拖到菜單欄中去，當然也能把它拖回對話框。
7.彩色Excel表格顯示打印兩不誤
如果將Excel工作表中的數(shù)據(jù)設(shè)置為彩色格式，而打印機為黑白打印機，那么工作表中的彩色區(qū)域打印出來的效果可能會不理想。在不更改工作表顏色設(shè)置的情況下，可以進行如下設(shè)置：
1)在“文件”菜單中，單擊“頁面設(shè)置”命令。
2)單擊“工作表”選項，然后選擇“打印”框下的“單色打印”項。如果使用的是彩色打印機，選擇該選項可減少打印所需時間。
3)單擊“確定”按鈕。
現(xiàn)在，你的Excel工作表在屏幕上看起來仍是賞心悅目，打印出的黑白稿也能稱心如意，感覺不錯吧!
8.在演示文稿中使用繪圖筆
利用Powerpoint進行文稿演示時，當演示者需要對某部分內(nèi)容進行講解標注時，可單擊鼠標右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“指針選項”中的“繪圖筆”，鼠標將變成小筆形狀，拖動鼠標即可在演示文稿中書寫或繪畫。通過“指針選項”中的“繪圖筆顏色”改變筆的顏色。利用“繪圖筆”書寫的內(nèi)容會在再次演示時自動擦除。
9.Word也能“自動求和”
編輯Excel工作表時，相信大家對常用工具欄中的“自動求和”按鈕情有獨鐘。其實，在Word2000/XP的表格中，也可以使用“自動求和”按鈕呢!當然，這需要你事先把該按鈕請出來，其方法是：
1)在“工具”菜單中，單擊“自定義”命令。
2)選擇“命令”選項，在“類別”框中，單擊“表格”;在“命令”框中，找到并單擊“自動求和”，然后用左鍵將它拖放到常用工具欄中的適當位置。
3)關(guān)閉“自定義”對話框。
現(xiàn)在，把插入點置于存放和數(shù)的單元格之中，單擊常用工具欄中的“自動求和”按鈕，則Word將計算并顯示插入點所在的上方單元格中或左方單元格中數(shù)值的總和。當上方和左方都有數(shù)據(jù)時，上方求和優(yōu)先。
10.WPS Office 2002配置工具有妙用
安裝完WPS Office 2002后，在開始菜單中的“WPS Office 2002”項中，有一個“配置工具”的快捷方式，可能大家并沒有太注意它，其實它還挺有用的。點擊它后彈出配置工具的對話框，里面有三個按鈕：第一個是“設(shè)置文件關(guān)聯(lián)”，它用于設(shè)置是否默認使用WPS Office來打開Word、Excel、Powerpoint文件，是否設(shè)置金山郵件為默認郵件系統(tǒng);第二個是“恢復系統(tǒng)默認設(shè)置”，它用于取消WPS Office打開Microsoft Office文件的關(guān)聯(lián)，恢復成原來的關(guān)聯(lián);第三個是“修復WPS Office”，用于修復軟件或其他一些不正常的情況。
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