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商務(wù)禮儀之洽談禮儀
你知道商務(wù)禮儀中洽談禮儀是怎樣的嗎?你對洽談禮儀了解嗎?下面是yjbys小編為大家?guī)淼那⒄劧Y儀，歡迎閱讀。
一、會議禮儀
1. 會前準(zhǔn)備
充分做好會前準(zhǔn)備是有效參加會議的前提。開會之前應(yīng)該對會議主題和議程有充分的了解，準(zhǔn)備好參會的必備物品，并查詢相關(guān)資料以備自己發(fā)言之需。
會議著裝應(yīng)該整潔、得體，符合職業(yè)規(guī)范。參加會議是在眾人面前展示自己，任何服裝和舉止的優(yōu)缺點(diǎn)都會被放大，應(yīng)該格外注意。
如果你將在會議上發(fā)言，應(yīng)該提前檢查所需的視聽設(shè)備和演示文件。
準(zhǔn)備好自己的名片，方便提前與會上新的商務(wù)伙伴進(jìn)行交流。
2. 會議簽到
參加會議時最好在會議開始前5~10分鐘到達(dá)，太早或太晚都有損于你的職業(yè)形象。
到達(dá)會場后，如果主辦方預(yù)備了會議簽到簿，應(yīng)該首先去填寫自己的信息，了解會議是否有臨時改變的事項。
進(jìn)入會場后找到自己的位置就座，公文包等物品應(yīng)該放在自己身后或者腳邊的地上，外套不要搭在椅背上，可以自然折疊好放在身后。此時，可以將會議需要的物品放在桌子上，或者翻閱主辦方為自己準(zhǔn)備的會議資料。對其他與會者，應(yīng)以友善、自然的態(tài)度進(jìn)行接觸。必要時可以進(jìn)行自我介紹，并進(jìn)行簡單的交談。
將手機(jī)調(diào)整到震動或者關(guān)閉狀態(tài)，在會議禮儀中是非常重要的。
3. 會議進(jìn)程中
參加會議應(yīng)該做筆錄，認(rèn)真記下會議內(nèi)容，對自己工作至關(guān)重要的內(nèi)容應(yīng)該詳細(xì)記錄，如果需要用錄音筆，應(yīng)事先征得主辦方的同意。
會議中應(yīng)該認(rèn)真參與，在適當(dāng)時機(jī)發(fā)表評論。在他人發(fā)言的過程中如果有沒有聽清楚的地方，可以在對方發(fā)言結(jié)束時大膽提出，及時提問不但能表示你的認(rèn)真和敬業(yè)，還能避免因似懂非懂而給以后的工作埋下伏筆，出現(xiàn)失誤。敢于提問而不加掩飾也是一種勇氣和智慧。
自己發(fā)言時一定要鎮(zhèn)定、大方，思路清晰，語言流暢。如果與會人員中有人提出與自己截然相反的觀點(diǎn)，應(yīng)該允許他人發(fā)表自己的意見，即便有爭論，“對事不對人”是最好的把握原則。在發(fā)言中，若自己代表的是一個團(tuán)隊，在措辭上應(yīng)突出“我們”而不是“我 ”，你對團(tuán)隊的重視和榮譽(yù)感會使對方更加尊重你，贏來更多的欣賞和潛在機(jī)會。發(fā)言時，手勢及體態(tài)語應(yīng)該盡量少，過多的體態(tài)語會破壞自己穩(wěn)重、干練的職業(yè)形象。
會議中，不要胡亂涂鴉、做小動作，也應(yīng)避免任何小聲的交頭接耳。與旁邊的人竊竊私語是對發(fā)言人和主辦方嚴(yán)重的不尊重，更絲毫沒有職業(yè)形象可言。
如果主辦方準(zhǔn)備的飲品是瓶裝礦泉水，并且在旁邊準(zhǔn)備了水杯，應(yīng)該把水倒入杯中飲用，直接飲用瓶裝水是對主辦方的不信任，有失尊重。
4. 會議結(jié)束
會議結(jié)束后應(yīng)該按順序離場，不要急于離開，在商務(wù)場合不應(yīng)有任何匆忙的舉動。會議資料應(yīng)全部帶走，不要因為個別資料似乎沒有用就留在現(xiàn)場。與主辦方人員道別時應(yīng)該表示感謝。
二、商務(wù)溝通
進(jìn)入角色的技巧：SOFTEN原則
SOFTEN是由六種最重要的參與技巧的英文縮略組成的：
S：Smile，微笑
很多人在聽他人講話時會忘記這一點(diǎn)。他們在認(rèn)真地聽他人和自己講話，容易忽略了自己的表情。微笑能夠表達(dá)自己的友好，并無言地告訴對方你從心底喜歡這樣的交流。
O：Open Posture，注意聆聽的姿態(tài)
隨時處于聆聽的姿態(tài)能夠給對方極好的暗示。暗示他人你已經(jīng)準(zhǔn)備好了聽他講話，并且關(guān)注他的每一個觀點(diǎn)和看法。聆聽的姿態(tài)往往表現(xiàn)為面對講話人站直或者端坐。站直身體時全身要穩(wěn)，站立時不要顯得懶散，也不要交叉雙臂抱在身前。
F：Forward Lean，身體前傾
隨時處于聆聽的姿態(tài)能夠給對方極好的暗示。暗示他人你已經(jīng)準(zhǔn)備好了聽他講話，并且關(guān)注他的每一個觀點(diǎn)和看法。聆聽的姿態(tài)往往表現(xiàn)為面對講話人站直或者端坐。站直身體時全身要穩(wěn)，站立時不要顯得懶散，也不要交叉雙臂抱在身前。
在交談中不時地將身體前傾，以此表示你專心在聽。
T：Tone，音調(diào)
在交談中不時地將身體前傾，以此表示你專心在聽。
傳遞時聲音、音調(diào)給對方造成的影響其實高于內(nèi)容本身。聲音的高低、語速、音量、聲調(diào)都會對談話的效果產(chǎn)生重要影響。
E：Eye Communication，目光交流
傳遞時聲音、音調(diào)給對方造成的影響其實高于內(nèi)容本身。聲音的高低、語速、音量、聲調(diào)都會對談話的效果產(chǎn)生重要影響。
對商務(wù)人士來講，目光的交流會影響他人對你的信任評價。
N：Nod，點(diǎn)頭
對商務(wù)人士來講，目光的交流會影響他人對你的信任評價。
偶爾向?qū)Ψ近c(diǎn)頭，不只表示你的贊同，同時說明你認(rèn)真地聽了他的講話。
2. 溝通中的清晰表達(dá)
商務(wù)溝通中的表達(dá)應(yīng)該清晰而準(zhǔn)確。
【邏輯清晰】
表達(dá)的邏輯思路很重要，應(yīng)該把握住表達(dá)的主線。如果你的每句話都很清晰，但是連貫起來，對方卻弄不清楚你的觀點(diǎn)，就是你的邏輯出現(xiàn)了問題。
【信息完整】
溝通就是為了對某件事進(jìn)行充分、透徹的說明，沒有經(jīng)對方的確認(rèn)就省略一些問題，勢必給雙方造成一些誤解。這樣的溝通效果會使人更加迷惑。
【語言簡潔】
每個商務(wù)人士的時間都是非常寶貴的，沒有人喜歡繁瑣的、不必要的羅嗦。因此，在邏輯清晰和信息完整的基礎(chǔ)上，應(yīng)追求語言的簡潔。
【增加溝通色彩】
商務(wù)溝通未必就是毫無色彩的。穿插生動的比喻和幽默的描述能夠更清楚地表達(dá)自己的觀點(diǎn)和愿望。
3. 商務(wù)溝通中應(yīng)避免的話題和語言
商務(wù)溝通不是只談工作上的事情，有時為了切入話題或者雙方寒暄的需要，會有一些閑聊的話題。但是有些話題和語言是絕對禁止在商務(wù)場合中提及的。
【商務(wù)溝通中應(yīng)該避免提及的話題】
自己或他人的健康狀況;收入情況;個人不幸的事情;小道消息;低級笑話;宗教問題;有爭議的政治問題等。
【商務(wù)場合可以談?wù)摰陌踩掝}】
天氣情況;交通情況;沒有爭議的新聞;旅游話題;共同的經(jīng)歷;文學(xué)、藝術(shù)類話題;新出版的圖書;對某個問題的贊美之詞。
【溝通中應(yīng)避免使用的語言】
俚語：這樣的話顯得非常隨便。
穢語：這類詞語即便使用縮寫，也會顯得講話人素質(zhì)不高。
賣弄的語言：會立刻引起對方的反感。
歧視他人的話：會給他人深刻的印象，并從中了解了你個人的價值取向。
三、談判禮儀
1. 禮敬對方、善于傾聽
在談判過程中，無論各方有多大的分歧，無論中間發(fā)生什么狀況，都應(yīng)該排除一切干擾，始終如一地對談判對手表現(xiàn)禮貌，時時處處表現(xiàn)出對談判的真誠。
禮敬對方是談判的基礎(chǔ)。有資料顯示，在談判中態(tài)度友好、面帶微笑、談吐文明、舉止有禮的人能夠在一定程度上消除對方的反感和抵觸心理，更容易提高談判成功的可能性。
在談判學(xué)中有句名言：“最廉價的讓步就是讓對手清楚，你在全神貫注地傾聽他的發(fā)言。”耐心的傾聽既能體現(xiàn)對他人的尊重，還有助于了解對方的需求，洞察對方的思想，從而準(zhǔn)確把握事實真相，隨時調(diào)整談判策略。在傾聽的同時可以觀察對方的表情、神態(tài)、舉止等細(xì)節(jié)，通過身體語言來透視對方。全面的觀察和整體的思考有助于談判朝著有利于自己的方向進(jìn)行，提高成功的可能性。
在傾聽中可以運(yùn)用語言技巧鼓勵對方充分發(fā)表自己的意見。使雙方保持在互動交流的氛圍中，有助于控制談判的局面。
2. 適時提問、控制節(jié)奏
在談判中，適時地向?qū)Ψ教岢鰡栴}，可以調(diào)動對方的積極性和注意力。適時、巧妙地提問要注意以下幾點(diǎn)：
【提問的時機(jī)和方式】
提問時不能打斷對方的發(fā)言，在對方發(fā)言的間歇或是自己發(fā)言的前后可以提出自己的問題;也可在規(guī)定的辯論時間內(nèi)進(jìn)行提問。
提問的方式可以根據(jù)不同的情況和目的靈活掌握。希望得到對方明確的回答時可以采用澄清式的提問;婉轉(zhuǎn)地讓對方表明自己的態(tài)度和意圖時可以采用借助式提問;希望對方貼近自己的觀點(diǎn)時可以采用暗示性較強(qiáng)的引導(dǎo)式提問;要求對方在一定范圍內(nèi)做出回答，可以采用選擇式提問。需要說明的是，選擇式提問會有咄咄逼人之感，對局面有充分的判斷和把握時才能使用。
【提問的內(nèi)容】
提問的內(nèi)容應(yīng)緊緊圍繞談判的中心和主旨。與談判無關(guān)、涉及對方隱私、對對方含有敵意以及暴露自己弱點(diǎn)的內(nèi)容都應(yīng)該避免。提問時應(yīng)該考慮到對方可能的回答，如果對方的反問會使自己難以“接招”，那么自己的提問就是非常失敗的。
提問前應(yīng)進(jìn)行精心準(zhǔn)備，問題之間要有一定的內(nèi)在聯(lián)系，不能跳躍過大，問題的引入也應(yīng)該是循序漸進(jìn)的。
3. 清晰闡述、策略為先
在闡述自己的思想、觀點(diǎn)、立場和方案時，要講究語言藝術(shù)和講話策略。
【清晰闡述】
闡述清晰有力，語言盡量平和，避免生硬的詞匯。一般來講，陳述句感情色彩較淡，反問句、祈使句、排比句則顯得咄咄逼人。總之，要考慮到對方的接受程度，闡述時給對方留有余地是必要的。
【善于把握角度和節(jié)奏】
闡述不只可以闡明自己的觀點(diǎn)和意志，還可以誘導(dǎo)對方步入自相矛盾的境地，打亂對方事先準(zhǔn)備的步驟和策略，消耗對方的精力和耐力，從而挫傷對方的銳氣。從容不迫、速度適中
從容不迫是一種禮儀風(fēng)范，也是一種心理戰(zhàn)術(shù)，能夠給對方以心理壓力。談判的過程在相當(dāng)意義上是心理的較量過程。因此，闡述時控制速度也是談判成功的重要砝碼。
4. 有禮有節(jié)、冷靜辯論
辯論是談判中必不可少的環(huán)節(jié)，理智、冷靜、敏捷、適度是最佳的辯論狀態(tài)。
【態(tài)度平和，理智為上】
鎮(zhèn)定自若、平和有禮能夠使人在心理上高人一籌，有經(jīng)驗的商務(wù)人士都會避免唇槍舌戰(zhàn)的辯論情況發(fā)生。
【以客觀事實為論據(jù)，提高說服力】
有力的論據(jù)是說服對方的內(nèi)在力量，以客觀事實進(jìn)行論證更容易使對方信服。
【注重邏輯性】
語言的邏輯性能夠表現(xiàn)出難以想象的強(qiáng)大力量，深淺適度、步步為營，有助于你在辯論中取得最終的勝利。
四、座次禮儀
1. 身份不同、位置不同
參與不同的會議或洽談，我們的身份不盡相同。當(dāng)我們是主人時，應(yīng)以客人為尊，把客人安排在最優(yōu)越、最舒適的位置就座，而主人應(yīng)該處于能夠把握全局、有利于會議正常進(jìn)行的位置。
在團(tuán)隊中，我們對個人的位置應(yīng)該有清楚地判斷。商務(wù)活動中，上下級關(guān)系永遠(yuǎn)排在第一位;其次是年齡，在相同的級別中以年長的同事為先;再次是性別，在級別相同、年齡相仿的參會人員中，以女士優(yōu)先。
2. 判斷座次尊卑的基本原則
【尊左與尊右】
按照國際慣例，“以右為尊”是普遍適用的次序原則。
在座次安排上，首先要看會議的性質(zhì)。政務(wù)會議、國企內(nèi)部的大型會議，一般仍然遵守“左為上”的原則;其他商務(wù)、社交、涉外活動一般遵循“以右為尊”的國際慣例。
【中間與兩邊】
中間的位置為上，兩邊為下。相比兩邊的位置，位于中間的人講話更能使兩邊的人都清楚地聽到，更便于與兩邊的人進(jìn)行交流。
【前排與后排】
前排為上，后排為下�！扒啊笨偸桥c“領(lǐng)先”相關(guān)。在會議中前排適宜安排更重要的人士。
【面門為上】
面門為上，背對門為下。面門的位置比背對門的位置更加優(yōu)越。
除了以上四項原則，針對不同的會場情況，還應(yīng)該以使會議合理、高效進(jìn)行為原則來判斷座位次序。
3. 不同會議現(xiàn)場的座次分析
【長方形會議桌】
這種會議桌適用于內(nèi)部會議或者雙邊談判的現(xiàn)場。進(jìn)行內(nèi)部會議時，職務(wù)最高的人應(yīng)該位于短矩形邊的一側(cè)，并且應(yīng)該面門而坐。進(jìn)行雙邊談判時，雙方可分別坐于桌子長邊的兩側(cè)。各方職位最高者應(yīng)在居中的位置，職位排在第二位的人坐在他的右邊，第三位者坐左邊，依次排列。
【橢圓形會議桌】
適用于內(nèi)部會議，職務(wù)最高的人應(yīng)該位于橢圓形會議桌的一頭。
【U字形會議桌】
適用于內(nèi)部會議。
【圓形會議桌】
適用于回避座次概念的內(nèi)部會議或者多邊談判。圓桌會議刻意體現(xiàn)與會人員平等互利的原則，淡化了尊卑概念。
【設(shè)有主席臺的會議桌】
內(nèi)部大型會議或者對外新聞發(fā)布會一般采用這樣的會議形式。主席臺座次排列為前排高于后排、中間高于兩邊、右邊高于左邊。主持人的位置可以在前排中間也可以在最右端，發(fā)言席在主席臺正前方或右前方。臺下與會人員與主席臺面對面，遵循同樣的座次原則。
【特殊情況】
會見：官方或正式會見時，可以安排賓主并排而坐，客人坐在右側(cè)。主客隨行人員分別在兩側(cè)就坐，與賓主雙方呈U字形。
茶話會：茶話會一般不針對具體的商務(wù)事宜，主要以聯(lián)誼和溝通為目的，是商務(wù)色彩非常淡薄的一種會議形式。因此，茶話會可以不講究座次禮儀，以便于大家交流為主。在室內(nèi)，可以將椅子圍成一圈，或者直接采用圓形會議桌，大家隨意就座。在室外，座位可以隨意調(diào)整，營造舒適、自由的交流空間。
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