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秘書參加會(huì)議注意服務(wù)事項(xiàng)
當(dāng)今社會(huì)的秘書，在本質(zhì)上是領(lǐng)導(dǎo)人工作的助手，既不能缺位無所作為，也不能越權(quán)胡作非為。下面是小編為大家?guī)淼拿貢鴧⒓訒?huì)議注意服務(wù)事項(xiàng)，歡迎閱讀。
一、報(bào)到服務(wù)：
會(huì)議報(bào)到
迎接與會(huì)人員、現(xiàn)場(chǎng)運(yùn)作、安排工作人員和良好的交通安排是會(huì)議報(bào)到和現(xiàn)場(chǎng)管理順利進(jìn)行的組成部分。第一印象很重要。現(xiàn)場(chǎng)報(bào)到是大家露面的時(shí)候，前來露面的與會(huì)人員、展覽者、演講人和主辦者都有他們自己的日程。每個(gè)人都是有備而來，每個(gè)人都應(yīng)該得到最熱情周到的服務(wù)。
歡迎與會(huì)者并幫助他們進(jìn)行報(bào)到是會(huì)議殷勤待客的重要表現(xiàn)。
現(xiàn)場(chǎng)的后勤工作：
1.報(bào)到小組：被選派的現(xiàn)場(chǎng)報(bào)到工作的人員應(yīng)該是經(jīng)過培訓(xùn)并熟悉后勤和報(bào)到工作的方方面面。每位工作人員都應(yīng)有該建筑內(nèi)所有與會(huì)議有關(guān)的場(chǎng)所的方位圖。關(guān)鍵人員在整個(gè)會(huì)議期間還應(yīng)配有通訊工具以便及時(shí)溝通情況和隨時(shí)到位。書面的工作指示和行為規(guī)范也是不可少的。必須讓現(xiàn)場(chǎng)工作人員清楚以下幾件事：
會(huì)議活動(dòng)的日程表；
各種活動(dòng)次數(shù)；
工作人員的分配；
一些必需場(chǎng)所的位置（商務(wù)中心、洗衣房、大堂洗手間等）
2．報(bào)到人員的分配：
分配的報(bào)到人員要充足，如有需要，可指定后備人員；
選擇合適性格的人員作為接待員。外向、愉快和樂于助人是必需的性格；
一定要選派一名調(diào)停人。擅于做出圓通決定的人最能使生氣的一方平靜下來并對(duì)調(diào)停感到滿意；
對(duì)于大型會(huì)議的大批工作人員，要提供一個(gè)專門的會(huì)務(wù)人員休息室；報(bào)到地點(diǎn)一定備有充足的會(huì)議介紹、地圖和相關(guān)資料用來發(fā)放；
發(fā)給每個(gè)工作人員一張急救電話號(hào)碼表。應(yīng)包含主要航空公司、出租車公司和會(huì)議有關(guān)方的電話號(hào)碼；報(bào)到處要始終有一位工作人員，負(fù)責(zé)傳信聯(lián)絡(luò)。
3．指示牌：與會(huì)者在酒店迷了路是最令人沮喪和懊惱的事情。所以必須準(zhǔn)備足夠的指示牌，把他們擺放在需要的地方，以保證與會(huì)者能毫不費(fèi)力地找到想去的地方
二、住宿服務(wù)：
1、我社與昆明及云南省各級(jí)星級(jí)酒店合作，優(yōu)價(jià)代定昆明及云南省內(nèi)各級(jí)賓館酒店會(huì)務(wù)住宿，以下列舉部分各級(jí)酒店供參考：（更多）
三、餐飲服務(wù)：
1、會(huì)議期間，早餐均在入住酒店安排，請(qǐng)與會(huì)代表憑早餐券在入住酒店餐廳自行用餐；
2、集體用餐時(shí)請(qǐng)聽從工作人員的統(tǒng)一引導(dǎo)。
四、訂票服務(wù)：
我公司利用與鐵路、航空、航運(yùn)等部門長(zhǎng)期建立的良好合作信譽(yù)關(guān)系，架構(gòu)了鐵路、航空、航運(yùn)、高速巴士等品種齊全、服務(wù)完善便捷的票務(wù)延伸網(wǎng)絡(luò)。目前已擁有全國(guó)聯(lián)網(wǎng)火車售票，并與國(guó)內(nèi)、國(guó)際民航聯(lián)網(wǎng)協(xié)作的銷售國(guó)內(nèi)、國(guó)際特價(jià)機(jī)票。公司曾多次成功地承接了各類大型會(huì)議的現(xiàn)場(chǎng)出票服務(wù)，而且可根據(jù)每一個(gè)會(huì)議的不同組織形式與規(guī)模，為客戶提供最快捷高效的票務(wù)服務(wù)。
操作方法
1、告訴我們您的姓名、手機(jī)號(hào)碼、票型、始發(fā)城市、目的地、單價(jià)、數(shù)量、出發(fā)時(shí)間等信息；
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3、您選擇完畢并預(yù)付款，我們將為您預(yù)訂；
4、您來取票或我們送票上門。
五、醫(yī)療服務(wù)：
在會(huì)議期間您或您周邊的與會(huì)代表需要醫(yī)療服務(wù)時(shí)請(qǐng)及時(shí)向本會(huì)醫(yī)療組聯(lián)系。
作為一名秘書，應(yīng)該如何整理會(huì)議紀(jì)要：
會(huì)議，從功能上來看，具有制定決策、貫徹政策、統(tǒng)一思想、提高認(rèn)識(shí)、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、分析問題、研究工作、通報(bào)情況、統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、糾正失誤、制定對(duì)策、解決問題、提出要求等功能；從種類來看，有決策性會(huì)議、總結(jié)性會(huì)議、部署性會(huì)議、座談聯(lián)席性會(huì)議、宣講性會(huì)議、表彰通報(bào)或批評(píng)性會(huì)議、預(yù)備性會(huì)議等類型；從性質(zhì)上來看，有專題性會(huì)議、有綜合性會(huì)議、有法定性會(huì)議（如黨委系統(tǒng)的常委會(huì)、政府系統(tǒng)的常務(wù)會(huì)、辦公會(huì)等）、有臨時(shí)性會(huì)議等等。大凡舉辦會(huì)議，都必須做好會(huì)議記錄和會(huì)議紀(jì)要，以資備查和對(duì)照貫徹落實(shí)。但實(shí)踐過程中，有的同志對(duì)會(huì)議紀(jì)要的整理工作并不甚了然，不是把會(huì)議紀(jì)要寫成“會(huì)議記錄”，就是把會(huì)議紀(jì)要寫成簡(jiǎn)單的“會(huì)議要目”，很難處理好“記錄”與“紀(jì)要”的關(guān)系，所整理的紀(jì)要要么是“水分”太大，內(nèi)容太雜，“眉毛胡子一把抓”；要么是照搬照套會(huì)議紀(jì)錄，缺乏重點(diǎn)，無法體現(xiàn)會(huì)議內(nèi)涵；要么是簡(jiǎn)單行事，點(diǎn)到為止，內(nèi)容干巴膚淺，達(dá)不到會(huì)議紀(jì)要條理性、約束性、指導(dǎo)性和可操作性等特點(diǎn)要求。根據(jù)筆者多年的工作實(shí)踐，要把會(huì)議紀(jì)要整理得相對(duì)得體，合乎規(guī)范，就必須在記錄整理時(shí)注意把握好以下幾個(gè)問題。
一、做好事前準(zhǔn)備
通常情況下，舉辦或召開一次會(huì)議，都涉及到會(huì)議的組織籌備事宜，包括會(huì)議主題的確定、議題的收集、議程的安排及相關(guān)背景材料的準(zhǔn)備等等。有時(shí)候這些工作負(fù)責(zé)會(huì)議記錄或整理紀(jì)要者自身會(huì)全程或部分參與，有時(shí)候則有專門人員分工。但無論是何種情況，主筆者都要盡可能地在事前多了解掌握相關(guān)情況，根據(jù)會(huì)議確定的議題，備齊有關(guān)背景資料，掌握會(huì)議將要研究的主要問題，以便記錄整理時(shí)心中有數(shù)、查找方便。
二、忠于會(huì)議原意
記錄是紀(jì)要之基，是起草紀(jì)要的藍(lán)本和依據(jù)，因此完整、準(zhǔn)確、清晰是其基本要求。不管是會(huì)議記錄還是會(huì)議紀(jì)要，首先都必須忠實(shí)地記下會(huì)議的整個(gè)原貌，包括時(shí)間、地點(diǎn)、參加對(duì)象、會(huì)議議題和議程、與會(huì)者的講話內(nèi)容要點(diǎn)、會(huì)議總結(jié)或議定的事項(xiàng)等等；尤其是要認(rèn)真領(lǐng)會(huì)并忠實(shí)記錄好主要領(lǐng)導(dǎo)的講話原意，不可隨意偏廢。對(duì)于每一個(gè)參加會(huì)議人員的姓名職務(wù)，都要認(rèn)真落實(shí)清楚，原本標(biāo)記。有時(shí)候參加會(huì)議的對(duì)象較多、內(nèi)容較廣、議程也較分散，記錄時(shí)就要注意分門別類地按所定議題予以記錄清楚。對(duì)一些不明事項(xiàng)，則應(yīng)在會(huì)后即行予以核實(shí)，以免產(chǎn)生貽誤或遺漏。
三、把握會(huì)議要點(diǎn)
會(huì)議紀(jì)要的精髓在于“要”，準(zhǔn)確把握會(huì)議的要點(diǎn)是整理會(huì)議紀(jì)要的關(guān)鍵。要掌握會(huì)議的要點(diǎn)，又關(guān)鍵在于能抓住與會(huì)人員達(dá)成的共識(shí)和議定的事項(xiàng)，也就是要特別注意圍繞主題，從與會(huì)者的發(fā)言中提煉出會(huì)議的觀點(diǎn)、主張和結(jié)論。具體要做到“四善于”：一是善于區(qū)分出討論性意見和表態(tài)性、結(jié)論性意見的差別；二是善于抓住主管領(lǐng)導(dǎo)、重點(diǎn)部門或某些權(quán)威人士發(fā)言的實(shí)質(zhì)；三是善于領(lǐng)會(huì)把握和會(huì)議主持人的總結(jié)性發(fā)言；四是善于統(tǒng)合大多數(shù)與會(huì)者形成共識(shí)的意見�？梢哉f，把握了以上四點(diǎn)，就等于把握了會(huì)議紀(jì)要的基本框架。
四、確定紀(jì)要形式
整理會(huì)議紀(jì)要絕不是把會(huì)議記錄簡(jiǎn)單地再抄一遍，而是對(duì)會(huì)議記錄進(jìn)行綜合歸納的再加工、細(xì)化和提煉的過程，必須集中精力，趁熱打鐵，精雕細(xì)刻；既不能把會(huì)議涉及的全部情況都事無巨細(xì)地全寫上，又不能斷章取義或以偏概全，只寫某個(gè)人的意見，而必須圍繞會(huì)議宗旨及主要成果來整理、加工、概括。根據(jù)會(huì)議紀(jì)要的特點(diǎn)，其正文的寫法通常有四種，即綜述式、分類式、條款式和摘編式。
具體視會(huì)議內(nèi)容而定。如果會(huì)議只有一項(xiàng)議題，可采用綜述式，即把會(huì)議研究討論的主要問題、與會(huì)人員的統(tǒng)一認(rèn)識(shí)和看法、會(huì)議決定的事項(xiàng)等綜合在一起，用概述式的方法進(jìn)行闡述和說明。如果會(huì)議規(guī)模較大或議題在兩個(gè)以上，通常用分類式或條款式。分類式即把會(huì)議的主要內(nèi)容依其內(nèi)在聯(lián)系歸納成幾個(gè)方面，然后逐層逐段地將會(huì)議涉及的問題分別予以闡述明白，可以分條撰寫或加用小標(biāo)題。如果涉及的事項(xiàng)比較多且相對(duì)具體，則小標(biāo)題下還可以把決定的事項(xiàng)分列成若干條，并逐條說明。涉及重大或重要的會(huì)議如座談會(huì)、學(xué)術(shù)研討會(huì)等，也會(huì)使用摘編式，即將與會(huì)者在會(huì)上的重要性發(fā)言，以摘編摘錄的形式在會(huì)議紀(jì)要上體現(xiàn)出來。
五、加工處理文字
一般可采取以下文字加工處理辦法。一是理順。理順，包括兩個(gè)方面的工作，一個(gè)是根據(jù)講話內(nèi)容劃分不同的部分，讓讀者看后能夠明確會(huì)議紀(jì)要的主旨和內(nèi)容。一般而言，參加會(huì)議者的講話基本是一種“即席性”的，有的可能有個(gè)講幾部分的書面提綱，有的雖沒有提綱，但事先也會(huì)有個(gè)“大概講幾塊”的考慮。像這兩種情況，整理時(shí)分幾個(gè)部分都比較明確。有的則事先沒有提綱，也沒有“講幾塊”的考慮，而是全賴即席發(fā)揮，邊想邊講。像這類“即興發(fā)揮”、內(nèi)容較散亂和冗長(zhǎng)的，就應(yīng)予以統(tǒng)攬全篇、劃分內(nèi)容、合理取舍。再一個(gè)工作，就是無論哪一種“即席發(fā)揮”，整理時(shí)都要將前后交叉、“枝節(jié)”重復(fù)的內(nèi)容進(jìn)行分類合并，讓其各歸其主（即劃歸到各小標(biāo)題下）、各表其意，使紀(jì)要提綱契領(lǐng)、簡(jiǎn)明扼要。
二是修改�？陬^語(yǔ)言與書面語(yǔ)言的最大差別在于前者表達(dá)靈活隨意而直白，后者必須嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范、縝密準(zhǔn)確、邏輯分明。因此整理時(shí)必須在對(duì)記錄稿的大幅度“修改”上下功夫。比如，對(duì)“估價(jià)”、“探討”之類的話，就要注意“過”；對(duì)一般性、常規(guī)性的話，就要注意“漏”；對(duì)討論性、建議永生的話，就要注意“撿”；對(duì)總結(jié)類、歸納類的話，則要注意“敲”，使其更為嚴(yán)謹(jǐn)。在語(yǔ)言的修改方面，應(yīng)盡量去除“口語(yǔ)”，代之以規(guī)范性的書面語(yǔ)言；在內(nèi)容的取舍上，要注意用分析、剝離的方法，去掉“虛”的部分，保留“實(shí)”的部分，增強(qiáng)可操作性；在秩序安排上，則要注意“要次分明，以主為先”，也就是重要的內(nèi)容一定要安排在前面，以示突出重點(diǎn)。
三是補(bǔ)刪。會(huì)議紀(jì)要的補(bǔ)刪工作既很重要，也很經(jīng)常，同時(shí)必須堅(jiān)持原則。從“補(bǔ)”這方面來講，一是補(bǔ)缺，二是延伸。補(bǔ)缺，就是對(duì)應(yīng)講未講、有必要補(bǔ)充的問題，整理時(shí)要予以補(bǔ)上去，也可以說是一種“補(bǔ)充回憶”；延伸，就是對(duì)講得不夠透徹、容易使人產(chǎn)生誤解的問題，整理時(shí)要順著講話者的原意作適當(dāng)補(bǔ)充和深化，使之更為合理、充實(shí)和完善。從“刪”的方面來講，除了注意刪除前后重復(fù)的內(nèi)容和與議定主題關(guān)系不大的內(nèi)容外，更重要的是要注意刪除那些政治敏感性比較高、不宜大范圍知曉的內(nèi)容，也可以說是刪去那些多余的話和不可操作性的內(nèi)容。
六、用好規(guī)范語(yǔ)言
會(huì)議紀(jì)要十分講究表述層次，先寫什么，后寫什么要非常明確，語(yǔ)言要十分規(guī)范，要少用修飾詞，不講含糊不清、模棱兩可的話。要站在會(huì)議的高度，綜合全局的意見，而不能突出個(gè)人的意志。通常這種層次是用一些約定俗成的專用語(yǔ)言來表達(dá)的，如常用的規(guī)范語(yǔ)言有“會(huì)議聽取了”“會(huì)議認(rèn)為”“會(huì)議指出”“會(huì)議要求”“會(huì)議強(qiáng)調(diào)”“會(huì)議議定”“會(huì)議原則同意”等。此外，由于會(huì)議紀(jì)要屬于法定公文范疇，所以整理成文后還涉及到會(huì)審、簽發(fā)、分送等等問題。它與其它法定公文的顯著區(qū)別在于一是文末不落款，二是不署日期，三是不繕印。同時(shí)使用統(tǒng)一規(guī)定的版式，不能以“紅頭文件”代替。這些，都是需要在實(shí)際工作中加以注意的。
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