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文秘常用辦公設(shè)備有哪些
導(dǎo)語：文秘必須熟練使用各種辦公設(shè)備，下面是文秘常用辦公設(shè)備的介紹，歡迎參考！
1．電話機(jī)
電話機(jī)是利用電流和電波傳播聲音的通信設(shè)備，已成為人們不可缺少的通信工具。
1)程控電話機(jī)
程控電話機(jī)是在電子計算機(jī)程序的控制下進(jìn)行自動轉(zhuǎn)接的自動電話機(jī)，具有自動撥號、多次重?fù)�、自動計時、儲存電話號碼、免提通話等多種功能，在我國已被廣泛使用。
2)電視電話
電視電話是電話通信技術(shù)同電視技術(shù)、大規(guī)模集成電路和數(shù)字處理技術(shù)相結(jié)合的產(chǎn)物。這種新式通信設(shè)備不僅可以傳送聲音，還可以傳遞通話雙方的現(xiàn)場畫面以及文件、圖表、實物等圖像信息。電視電話主要由電話機(jī)、電視攝像機(jī)和電視接收機(jī)3部分組成。在通話時，利用攝像機(jī)將現(xiàn)場畫面?zhèn)鬟f給對方，同時利用接收機(jī)將對方的現(xiàn)場畫面顯示在屏幕上。電視電話是電話事業(yè)發(fā)展的一個趨勢。
3)移動電話
移動通信是指移動點與固定點或兩個移動點之間的通信，這是一種有線通信和無線通信相結(jié)合的通信方式。移動電話在我國已廣泛使用，它將具有廣闊的發(fā)展前景。
2．傳真機(jī)
傳真是利用有線電路或無線電路對各種圖文原稿進(jìn)行遠(yuǎn)距離真跡傳送的通信技術(shù)。
1)傳真機(jī)的操作使用方法
發(fā)送時，首先將欲發(fā)送原稿放入傳真機(jī)內(nèi)，并根據(jù)原稿情況選擇發(fā)送參數(shù)(掃描線密度、對比度)，然后撥通對方電話，聽到回答信號后，表明對方已經(jīng)開機(jī)準(zhǔn)備接收，這時便可按啟動鍵(START)開始發(fā)送，放下話筒。待發(fā)送結(jié)束后，傳真機(jī)自動恢復(fù)到待機(jī)狀態(tài)。
接收方接到發(fā)送方的電話，通話后便可放下話筒，按啟動鍵(START)，開始接收，直到接收完畢。
2)更換記錄紙
以理光RIFAX580為例說明換紙步驟。
(1)打開傳真機(jī)的上蓋。
(2)把記錄紙側(cè)板調(diào)到適合記錄紙幅寬的位置，取出側(cè)板。
(3)放入記錄紙，此時要特別注意卷紙方向。將紙拉出至超出綠色帶約5cm。裝上側(cè)板，蓋好上蓋。
3)使用傳真機(jī)的注意事項
在操作時應(yīng)注意原稿的質(zhì)量，防止發(fā)生堵塞、損壞等事故。紙張?zhí)窕蛱〉奈募�，有皺折、卷曲、潮濕、切邊不齊的文件不宜發(fā)送；應(yīng)將文件上的緊固件如曲別針、訂書釘、膠帶等在發(fā)送前全部去掉，以免造成機(jī)械故障；機(jī)器發(fā)出堵紙信號時，應(yīng)及時將卡住的原稿取出。
3．靜電復(fù)印機(jī)
靜電復(fù)印機(jī)屬精密設(shè)備，其品種型號很多，結(jié)構(gòu)性能也各有差異。在使用時，操作者應(yīng)根據(jù)所用復(fù)印機(jī)的具體情況，嚴(yán)格遵守操作規(guī)范，以確保復(fù)印機(jī)的正常運行。
1)靜電復(fù)印機(jī)的操作步驟
(1)開機(jī)預(yù)熱。接通電源開關(guān)后，定影器開始預(yù)熱升溫，此時，面板上顯示出預(yù)熱等待信號，待信號消失后即可復(fù)印。
(2)放置原稿。將原稿放在稿臺玻璃板相應(yīng)的標(biāo)志線之內(nèi)，復(fù)印紙的大小(如B5、A4等)和輸紙方向(豎向或橫向)應(yīng)與原稿的大小和放置方向一致，然后用蓋板壓緊原稿。
(3)復(fù)印紙的選擇與安裝。選定復(fù)印紙尺寸后，將復(fù)印紙抖松，以便清除靜電，防止粘連，并將斷裂、破損、有毛邊的復(fù)印紙?zhí)舫�，以免影響機(jī)器的正常運行，然后將紙對齊裝入紙盒內(nèi)，并將紙盒插到機(jī)器上。
(4)復(fù)印倍率的選擇。對有縮放功能的復(fù)印機(jī)，復(fù)印前需預(yù)置縮放倍率，以便據(jù)此來確定復(fù)印紙的尺寸。
(5)確定復(fù)印份數(shù)。復(fù)印前，利用復(fù)印份數(shù)鍵或旋鈕將所設(shè)定的復(fù)印份數(shù)表示出來，若預(yù)置有誤，還可通過清除鍵清除后重新設(shè)定。
(6)調(diào)節(jié)曝光量。根據(jù)原稿的深淺和反差，利用濃度調(diào)節(jié)桿(或旋鈕)改變光縫的寬度或改變曝光燈亮度來調(diào)節(jié)曝光量。
(7)開始復(fù)印。待熱指示燈熄滅，復(fù)印指示燈亮?xí)r，即可按復(fù)印按鈕，開機(jī)復(fù)印。
(8)復(fù)印完畢。一次復(fù)印結(jié)束后，從接紙盤上取出復(fù)印品，進(jìn)行整理、裝訂，并將原稿
從稿臺上取下整理好，放回原處。對于使用次數(shù)頻繁的復(fù)印機(jī)，在每次復(fù)印完畢后可不必切斷電源，使其保持待印狀態(tài)，這樣可縮短以后的預(yù)熱等待時間。
2)復(fù)印品質(zhì)量缺陷
在復(fù)印過程中，由于設(shè)備、操作和技術(shù)等原因，會使復(fù)印品產(chǎn)生各種缺陷。常見的復(fù)印品缺陷主要有底灰大、顏色淺、圖像模糊、復(fù)印品濃淡不均勻；出現(xiàn)白點或白條、復(fù)印品出現(xiàn)黑點或黑條；復(fù)印品全白、復(fù)印品全黑。仔細(xì)分析產(chǎn)生缺陷的原因，找出排除故障的方法是提高復(fù)印品質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)。
3)靜電復(fù)印機(jī)的保養(yǎng)和維護(hù)
(1)經(jīng)常性保養(yǎng)。
在靜電復(fù)印機(jī)的復(fù)印份數(shù)達(dá)到一定數(shù)量時，應(yīng)對復(fù)印機(jī)中易污染的部件進(jìn)行清潔保養(yǎng)。主要包括清除感光板、電極絲、屏蔽罩、鏡頭、反射鏡、搓紙輪、輸紙輥、稿臺玻璃板等易污染部位的污垢和灰塵，對其進(jìn)行吹拂或擦拭。
(2)定期檢查和維護(hù)。
在靜電復(fù)印機(jī)經(jīng)過長期使用后，應(yīng)對其機(jī)件進(jìn)行全面檢查和維護(hù)，主要是做好機(jī)件的全面清潔、潤滑、調(diào)整以及更換易損件和失效的零部件等工作。
(3)消耗材料和易損件的更換與補(bǔ)充。
在靜電復(fù)印機(jī)的日常使用中，需要對各種消耗材料和易損件進(jìn)行定期的更換和補(bǔ)充。主要包括感光鼓的更換、墨粉的補(bǔ)充、復(fù)印紙的補(bǔ)充等。
4．掃描儀
1)掃描技巧
在做好掃描儀的維護(hù)工作的同時，如果希望得到比較好的掃描圖像質(zhì)量，最好能掌握一定的掃描技巧。因為使用同樣一臺掃描儀，掃描同樣一幅圖像，有的人掃描出來的圖像質(zhì)量很好，而有的人掃描出來的圖像既缺乏層次，又偏色，與掃描得好的圖像相比可能有天壤之別，下面就介紹一些掃描的技巧。
(1)確定合適的掃描方式。
使用掃描儀可以掃描圖像、文字以及照片等，不同的掃描對象有其不同的掃描方式。打開掃描儀的驅(qū)動界面，發(fā)現(xiàn)程序提供了3種掃描選項，其中，“黑白”方式適用于白紙黑字的原稿。“灰度”方式則適用于既有圖片又有文字的圖文混排稿樣，掃描該類型兼顧文字和具有多個灰度等級的圖片。“照片”方式適用于掃描彩色照片，它要對紅綠藍(lán)3個通道進(jìn)行多等級的采樣和存儲。在掃描之前，一定要先根據(jù)被掃描的對象選擇一種合適的掃描方式，才有可能獲得較好的掃描效果。
(2)設(shè)置好文件的大小。
無論被掃描的對象是文字、圖像還是照片，通過掃描儀輸出后都是圖像，而圖像尺寸的大小直接關(guān)系到文件容量的大小，因此，在掃描時應(yīng)該設(shè)置好文件尺寸的大小。通常，掃描儀能夠在預(yù)覽原始稿樣時自動計算出文件大小，但了解文件大小的計算方法更有助于在管理掃描文件和確定掃描分辨率時做出適當(dāng)?shù)倪x擇。二值圖像文件的計算公式是：水平尺寸×垂直尺寸×(掃描分辨率)2/8。彩色圖像文件的計算公式是：水平尺寸×垂直尺寸×(掃描分辨率)2×3。
(3)在玻璃平板上找到最佳掃描區(qū)域。
為了能獲得最佳的圖像掃描質(zhì)量，人們可以找到掃描儀的最佳侍掃描區(qū)域，然后把需要掃描的對象放在這里，以獲得最佳、最保真的圖像效果。具體尋找的步驟如下：首先將掃描儀的所有控制設(shè)成自動或默認(rèn)狀態(tài)，選中所有區(qū)域，接著再以低分辨率掃描一張空白、白色或不透明塊的樣稿；然后再用專業(yè)的圖像處理軟件Photoshop來打開該樣稿，使用該軟件中的均值化命令(Equalize菜單項)對樣稿進(jìn)行處理，處理后就可以看見，在掃描儀上哪兒有裂紋、條紋、黑點。人們可以打印這個文件，剪出最好的區(qū)域(也就是最穩(wěn)定的區(qū)域)，以幫助人們放置圖像。
2)掃描儀使用常見問題
(1)打開掃描儀開關(guān)時，掃描儀發(fā)出異常響聲。這是因為有些型號的掃描儀有鎖，其目的是為了鎖緊鏡組，防止運輸中震動，因此，在打開掃描儀電源開關(guān)前應(yīng)先將鎖打開。
(2)掃描儀接電后沒有任何反應(yīng)。有些型號的掃描儀是節(jié)能型的，只有在進(jìn)入掃描界面后燈管才會亮，一旦退出后會自動熄滅。
(3)掃描時顯示“沒有找到掃描儀”。此現(xiàn)象有可能是由于先開主機(jī)，后開掃描儀所導(dǎo)致，可重新啟動計算機(jī)或在設(shè)備管理中刷新即可。
(4)掃描儀在掃描時出現(xiàn)“硬盤空間不夠或內(nèi)存不足”的提示。首先，確認(rèn)硬盤及內(nèi)存是否夠，若空間很大，應(yīng)檢查設(shè)定的掃描分辨率是否太大造成文件數(shù)據(jù)量過大。
(5)掃描時間過長。檢查硬盤剩余容量，將硬盤空間最佳化，先刪除無用的TMP文檔，做Scandisk，再做Defrag或SpeedDisk。注意：如果最終實際掃描分辨率的設(shè)定高于掃描儀的光學(xué)分辨率，則掃描速度會變慢，這是正�，F(xiàn)象。
3)掃描儀在使用中的維護(hù)方法
(1)保護(hù)好光學(xué)部件。
掃描儀的光電轉(zhuǎn)換設(shè)置非常精致，光學(xué)鏡頭或者反射鏡頭的位置對掃描的質(zhì)量有很大的影響。因此人們在工作的過程中，不要隨便地改動這些光學(xué)裝置的位置，同時要盡量避免對掃描儀的震動或者傾斜。
(2)做好定期的保潔工作。
掃描儀中的玻璃平板以及反光鏡片、鏡頭如果落上灰塵或者其他一些雜質(zhì)，會使掃描儀的反射光線變?nèi)�，從而影響圖片的掃描質(zhì)量。為此，人們一定要在無塵或者灰塵盡量少的環(huán)境下使用掃描儀，用完后，一定要用防塵罩把掃描儀蓋起來，以防止更多的灰塵來侵襲。
5．照相機(jī)
數(shù)碼相機(jī)是高精密的記錄設(shè)備，與傳統(tǒng)照相一樣，數(shù)碼照相機(jī)也存在防水、防塵、防震等問題，因此，對數(shù)碼相機(jī)的日常保養(yǎng)知識也應(yīng)給予足夠的重視。
1)嚴(yán)格按照說明書操作
數(shù)碼照相機(jī)是精密的儀器，操作復(fù)雜。因此，必須嚴(yán)格按照說明書的操作步驟進(jìn)行操作，否則極易出現(xiàn)故障和死機(jī)等現(xiàn)象。
2)保護(hù)存儲卡
數(shù)碼相機(jī)的存儲卡都很小，而且很薄，極易折斷，基上的金屬接口片極易被污染和劃傷，所以最安全的方法就是將存儲卡放入專用包裝盒內(nèi)和照相機(jī)內(nèi)。平時一定要將存儲卡保存在干燥環(huán)境中，已存有圖像文件的存儲卡還要盡量避磁、避高溫存放。
3)保護(hù)液晶屏
一般數(shù)碼照相機(jī)都有液晶顯示屏，在使用過程中應(yīng)注意保護(hù)，以免屏幕被刮傷而影響圖像觀察。
4)連接計算機(jī)時要斷電
在將數(shù)碼照相機(jī)中的圖像下載到計算機(jī)上時，需要用導(dǎo)線將數(shù)碼照相機(jī)與計算機(jī)連接起來。在連接之前，一定要關(guān)閉計算機(jī)和數(shù)碼照相機(jī)，以免帶電操作而損壞數(shù)碼照相機(jī)。
5)保持相機(jī)干凈
鏡頭上的污漬會嚴(yán)重降低圖像質(zhì)量、出現(xiàn)斑點或減弱圖像對比度。
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