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“短急重”文字材料如何按時保質(zhì)完成

時間:2024-09-29 22:15:23 辦公文秘 我要投稿
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“短急重”文字材料如何按時保質(zhì)完成

  何謂“短急重”材料?顧名思義,就是指篇幅短、任務(wù)急、很重要的材料。對于從事文稿起草工作的同志來說,“短急重”材料可以說是家常便飯。那么,如何寫好這類材料呢?

  一、要領(lǐng)會意圖

  干活不依東,累死白搭功。與起草其他文稿一樣,起草“短急重”材料時,首先要準(zhǔn)確領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖。領(lǐng)導(dǎo)的意圖包括總體性意圖和具體性意圖、明示性意圖和暗示性意圖、確定性意圖和非確定性意圖。只有充分領(lǐng)會這些意圖,才能更好地抓住行文的主旨。一些同志畏懼“短急重”材料,寫不好材料,主要是沒有把領(lǐng)導(dǎo)的想法吃透、意圖摸準(zhǔn)。特別是剛從事文稿起草工作的同志,對單位領(lǐng)導(dǎo)不了解,可能會有一點怕,往往接到寫作任務(wù)后,不管領(lǐng)導(dǎo)是怎么想的,不論上級是怎么要求的,喜歡冥思苦想,閉門造車,結(jié)果是無的放矢,做無用功。材料起草者要領(lǐng)會什么?一般來說,應(yīng)該了解領(lǐng)導(dǎo)交辦材料的目的是什么,材料要闡述的基本觀點是什么,要解決的主要問題是什么,受文對象和發(fā)送范圍是什么,等等。那么,如何準(zhǔn)確領(lǐng)會意圖呢?

  一要敢于問。有的領(lǐng)導(dǎo)在安排任務(wù)時,會主動找寫材料的同志說明意圖,這是再好不過的。但多數(shù)情況下,領(lǐng)導(dǎo)只是寥寥數(shù)語簡單地交代下任務(wù)。面對這種情況,材料起草者就要大膽地問,問清材料起草的目的、要求、時限等,切忌不懂裝懂、一知半解。

  二要勤于思。領(lǐng)導(dǎo)交代工作意圖,往往局限于原則性的指導(dǎo),粗線條的輪廓。因此,起草者在接受材料任務(wù)之后,還要進一步精心思考,拓展思維,以便準(zhǔn)確領(lǐng)會、理解和把握領(lǐng)導(dǎo)意圖的精神實質(zhì)。

  三要敏于行。領(lǐng)導(dǎo)交代任務(wù)時,要迅速動筆,將其主要觀點和主張等記錄下來,防止相關(guān)要求出現(xiàn)遺漏。有時候領(lǐng)導(dǎo)要求起草“短急重”材料,也是根據(jù)上級緊急文件、電話等要求而下達的,可通過查閱相關(guān)文件、電話記錄以及詢問知情人等方式,深入了解意圖。

  二、要注意積累

  只有肚里有貨,才能筆下有文。充分的準(zhǔn)備,足夠的素材,是寫好“短急重”材料的基礎(chǔ)。有的同志材料寫不好,根本原因是不重視素材準(zhǔn)備,未掌握第一手資料,領(lǐng)受任務(wù)后,不認真思考,不認真準(zhǔn)備,隨手寫來,腳踏西瓜皮,寫到哪里算哪里,遇到了困難,寫不下去了,再去找素材,適得其反。因此,認真積累素材,充分占有素材,是寫好“短急重”材料的保證。從事文稿起草工作的同志,必須高度重視平時積累,把積累作為一項基礎(chǔ)性、經(jīng)常性工作,不斷積累素材、積累知識、積累思想、積累經(jīng)驗。對素材積累工作,我總結(jié)了三句話。第一句話是,閑時備,急時用。第二句話是,廣積糧,深挖洞。第三句話是,既要儲,更要用。照此而行,對寫好“短急重”材料很有幫助。所謂“閑時備,急時用”,就是說要把功夫下在平時,堅持早動手、早準(zhǔn)備,在工作中做個有心人,眼觀六路,耳聽八方,養(yǎng)成積累各種材料的好習(xí)慣,平時開會、交談、讀書、上網(wǎng)時,努力做到善于觀察、記錄、剪報、追記,設(shè)法留住材料,以備不時之需,防止臨陣磨槍。所謂“廣積糧,深挖洞”,就是說既要注意素材積累的廣度,廣泛收集生產(chǎn)經(jīng)營、發(fā)展建設(shè)、改革調(diào)整、黨的建設(shè)、維護穩(wěn)定等方方面面的情況,又要注意素材積累的深度,對相關(guān)工作進行深入關(guān)注、研究分析,知其然且知其所以然。所謂“既要儲,更要用”,就是說我們在積累、存儲各類基礎(chǔ)資料時,還要重視材料的使用,一旦起草“短急重”材料,就要善于利用現(xiàn)有資料,把掌握的情況應(yīng)用于材料中。相反,如果光會儲存信息資料,而不善于使用,這種積累無益于材料起草。

  三、要理清思路

  俗話說,“磨刀不誤砍柴工!苯拥健岸碳敝亍辈牧先蝿(wù)后,切忌不假思索、草率行事,必須定下神來,先把思路理清,再開始工作。理清思路主要包括兩個方面的內(nèi)容:

  一方面,要理清材料的寫作思路。換句話說,就是要搭好架子,把材料的提綱定好,最好是不僅有大框,還要有小框,每一小框?qū)憥讓右馑,哪層里邊講到什么樣的高度、深度、新意等,都要列出來,防止跑題,下筆千言,離題萬里,寫出來的材料不符合領(lǐng)導(dǎo)要求。我有個同事,在這方面是把好手。每當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)給他安排“短急重”材料任務(wù)時,他都顯得不緊不慢,先拿出一支筆、一張紙,靜坐一旁,思索一會,簡單寫個提綱或者幾個關(guān)鍵詞后,再開始起草材料,而且?guī)缀趺看味际且粴夂浅伞査麨槭裁匆@么做,他說思路通則文章通,如果寫作思路沒搞清楚,沒有明確要寫哪些內(nèi)容,先寫什么后寫什么,盲目動筆,就只會徒勞無功,反復(fù)折騰。

  另一方面,要理清材料的寫作方式。接到材料任務(wù)后,是一人單獨寫,還是多人合作寫?是辦公室文秘單獨寫,還是與相關(guān)部門的同志一塊寫?這是寫作方式的問題,也是工作方法的問題,是在材料起草前必須想清楚、確定好的。有一次,我們接到領(lǐng)導(dǎo)安排的一個“短急重”材料任務(wù),向省領(lǐng)導(dǎo)報送匯報材料,內(nèi)容包括簡介、近年來生產(chǎn)經(jīng)營情況、“十二五”發(fā)展思路、下階段工作打算、請求協(xié)調(diào)解決的問題等。由于時間緊、任務(wù)重,單靠一個部門、一個人的力量,難以優(yōu)質(zhì)高效完成任務(wù),于是,我們明確由辦公室一名同志牽頭,經(jīng)營、發(fā)展、財務(wù)、工程等部門各安排一名同志參與,共同起草,結(jié)果不到3個小時,就完成了材料任務(wù),得到了領(lǐng)導(dǎo)的充分肯定。

  四、要借力把關(guān)

  “短急重”材料雖然篇幅不長,但往往因為材料要得急、領(lǐng)導(dǎo)催得緊、時間不充裕,容易出現(xiàn)差錯,而不能像正常情況下,在寫初稿之前,可以全面收集資料信息,帶著要解決的問題找一些人座談,廣泛聽取各方面的意見,初稿形成后,打印出討論稿,征求意見,然后進行修改,以保證材料的質(zhì)量。特別是一個人起草“短急重”材料時,即使想得再周到、再細致、再全面,也難免存有局限性。因此,起草者要善于借助外力,請本部門的同事或相關(guān)專業(yè)部門的同志對材料進行把關(guān),確保材料質(zhì)量。從把關(guān)的內(nèi)容來看,主要包括政策關(guān)、文字關(guān)、數(shù)據(jù)關(guān)、程序關(guān)等。政策關(guān),就是說材料內(nèi)容要符合黨和國家的方針政策、法律法規(guī),符合上級單位的制度要求;文字關(guān),是指材料要做到觀點明確,語言精煉,結(jié)構(gòu)嚴謹,條理清楚,層次分明,直述不曲,無錯別字等低級錯誤;數(shù)據(jù)關(guān),是指材料中引用的相關(guān)數(shù)據(jù)要真實可靠,不得弄虛作假,并應(yīng)當(dāng)使用國家法定的計量單位;程序關(guān),是指材料發(fā)出前,必須經(jīng)過相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)逐級審閱同意,特別是對公文還要按照行文要求完成核稿、簽發(fā)、用印等程序。我原來一個同事,就有過這方面的教訓(xùn)。有一次,領(lǐng)導(dǎo)因參加省里組織召開的座談會,要他緊急起草一份1500字左右的發(fā)言材料。他就沒有用好“借力把關(guān)”這一招,獨自一旁匆匆把材料寫完送給領(lǐng)導(dǎo),卻受到了領(lǐng)導(dǎo)的批評。原來,在他的材料里,不光有錯別字,還有幾個財務(wù)數(shù)據(jù)未及時更新,有幾個專業(yè)術(shù)語搞混淆了。如果他在起草材料時,善于借力,請同事幫助校對一下文稿,請專業(yè)部門把關(guān)一下數(shù)據(jù)以及專業(yè)術(shù)語,就完全可以避免這些問題。


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