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秘書如何做好接待工作?
作為文秘或者總經(jīng)理助理，我們必須要做到想老總之所想，急老總之所急；作為文秘，我們是老總的喉舌，要說他之想說，避開他之不想說的話題。秘書如何做好接待工作?
1、更新觀念、傳播文化
在新形勢下，企業(yè)秘書應(yīng)及時(shí)更新觀念，充分認(rèn)識到接待工作是企業(yè)看似被動、實(shí)則主動的一種廣義的公關(guān)行為，是企業(yè)聯(lián)系內(nèi)外的紐帶和橋梁。通過接待工作，企業(yè)可以展示實(shí)力，樹立形象，可以積累豐富的關(guān)系資源，可以吸引投資、擴(kuò)大合作，從而推動經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展。因此，必須反接待工作看作企業(yè)經(jīng)濟(jì)工作的一個重要組成部分，而不能僅僅停留在迎來送往、安排食宿的低層次上。
做好接待工作不僅是企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展的需要，也是從更高層次上展示企業(yè)形象的需要。秘書人員對于每一項(xiàng)接待工作都要高度重視并樹立強(qiáng)烈的機(jī)遇意識、責(zé)任意識，作為一項(xiàng)政治任務(wù)來完成;要樹立“每一個人都代表企業(yè)形象，每一個人的一言一行都是企業(yè)文化的折射”的思想意識，保證高質(zhì)量地完成每一次接待任務(wù)。有些客人可能一生只到某企業(yè)造訪一次，如果這一次的接生工作熱情周到、精心細(xì)膩，企業(yè)良好的精神風(fēng)貌、濃厚的文化氛圍和高水平的服務(wù)將會給客人留下終生的印象。
2、精心策劃，突出特色
要做好每一項(xiàng)接待工作，首先必須進(jìn)行方案的策劃與制定。只有精心策劃、充分準(zhǔn)備，接待活動才有可能成為成功的公關(guān)活動，否則就可能淪為低層次的迎來送往的應(yīng)酬活動，甚至可能損害企業(yè)的形象。每一項(xiàng)接待活動，都要以實(shí)現(xiàn)來賓的目的和企業(yè)的公關(guān)期望為原則，制訂出符合來賓身份的完善的接待工作方案和實(shí)施細(xì)則，詳細(xì)安排日程、接站、用車、就餐、住宿、參觀等各項(xiàng)活動，充分考慮到各方面的細(xì)節(jié)，并體現(xiàn)一定的創(chuàng)意與創(chuàng)新。
每個企業(yè)都有自己的企業(yè)文化，作為展示企業(yè)形象的“窗口”，接接工作同樣需要有自己的特色和風(fēng)格。因此，要通過公關(guān)接待活動的每一個環(huán)節(jié)著力體現(xiàn)企業(yè)的特色。不論是宏觀的整體方案的策劃還是微觀的接站牌的設(shè)計(jì)、匯報(bào)材料的寫作甚至接待車輛的停放，都要努力凸顯企業(yè)與眾不同之處，讓來賓從接待工作的點(diǎn)點(diǎn)滴滴中感受到企業(yè)的個性，感受到企業(yè)文化的特色。
3、優(yōu)化流程、規(guī)范運(yùn)作
接待方案制定以后，就要嚴(yán)格按照方案進(jìn)行程序化運(yùn)作，使接待工作中的各個環(huán)節(jié)有序銜接、首尾相連，必要時(shí)可以制作接待工作清單，對接待工作中的各要素進(jìn)行全面清點(diǎn)，以確保工作進(jìn)程的有序性、穩(wěn)定性和連續(xù)性。同時(shí)，對接待工作中的每一道程序都要事先進(jìn)行規(guī)范，這樣才能確保整個接待工作有序進(jìn)行。比如，在作接待工作總結(jié)時(shí)，接待記錄的填寫、總結(jié)會的召開、書面總結(jié)材料的撰寫、資料的歸檔都必須按規(guī)范操作。此外，秘書人員要注意收集和掌握接待工作的相關(guān)知識，不斷提高自身素養(yǎng)并注意實(shí)現(xiàn)資源共享。
4、關(guān)注細(xì)節(jié)、注重實(shí)效
細(xì)節(jié)決定成敗。接待工作來不得半點(diǎn)馬虎，必須處處留心，周密考慮，謹(jǐn)慎行事。在重大的接待工作中，接待工作負(fù)責(zé)人在對全局進(jìn)行總體把握的前提下要隨時(shí)根據(jù)接待工作的需要對接待方案予以調(diào)整;具體接待人員則要主動進(jìn)行全程模擬思考，從準(zhǔn)備會議室到用車，從參觀到進(jìn)餐，對每一個細(xì)節(jié)都要細(xì)致地思索一遍，以便及時(shí)彌補(bǔ)可能存在的疏漏。接待工作人員要“眼觀六路、耳聽八方”，對來賓的一個眼審、一個動作、不經(jīng)意的一句話，都要留意和體會，以便及時(shí)采取應(yīng)變措施。這就要求秘書人員加強(qiáng)靈活應(yīng)變能力、臨場發(fā)揮能力的訓(xùn)練，提高處理突發(fā)事件、意外發(fā)揮能力的訓(xùn)練，提高處理突發(fā)事件、意外情況我水平。
秘書接待的基本禮儀
秘書接待來客時(shí)要面帶微笑，溫和親切，熱情有禮，落落大方，不卑不亢。
秘書的打扮要得體，精神要飽滿，辦公室和辦公桌要整理的整整齊齊。
秘書不能隨便離開崗位，特別是知道客人要來，應(yīng)耐心等待
秘書說話時(shí)聲音應(yīng)舒緩，咬字吐音要清楚，表達(dá)要簡潔流暢
當(dāng)客人來到時(shí)，秘書應(yīng)馬上停下手上工作，抬起頭，禮貌而熱情的招呼來客。打招呼的用語要正式規(guī)范
來客落座時(shí)，秘書要端上茶水，上水時(shí)要注意禮儀
對經(jīng)過詢問，甄別有沒有必要由領(lǐng)導(dǎo)人會見，或經(jīng)請示后領(lǐng)導(dǎo)人無意見會見來客，秘書可以婉言拒絕。
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