如何當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的秘書
秘書工作的最基本特點(diǎn)是輔助性。在沒有領(lǐng)導(dǎo)授意的情況下，無權(quán)處理問題，但要時(shí)刻做好協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)正確處理問題的準(zhǔn)備。如何當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的秘書？下面是小編分享的資料，一起來看一下吧。
一、秘書要發(fā)揮好三個(gè)作用
一是參謀作用。作為秘書，要細(xì)心領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖，顧大體、識(shí)大局，體側(cè)其難處，盡可能協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)抓取重要資訊，分析認(rèn)識(shí)新形勢、新需要、新問題，圍繞決策的形成和落實(shí)，盡可能多的為領(lǐng)導(dǎo)提供重要?jiǎng)討B(tài)信息、經(jīng)過篩選和綜合提煉的各種資料、全局性問題決策的意見或方案，使其充分了解決策的必要性、可行性、有利條件和不利因素，隨時(shí)回應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)方面的咨詢。
二是助手作用。作為領(lǐng)導(dǎo)助手，要做好輔助工作，比如決策的事先準(zhǔn)備和事后的督促檢查，文件的起草、審核、修改、傳遞，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)安排會(huì)見和接待來訪，承擔(dān)聯(lián)絡(luò)、協(xié)調(diào)、會(huì)務(wù)和后勤保障的服務(wù)工作，接受領(lǐng)導(dǎo)交待的其他臨時(shí)性工作，特別是領(lǐng)導(dǎo)工作中的一些繁雜事務(wù)，凡是秘書可以承辦的，都應(yīng)積極主動(dòng)地承攬過來，使領(lǐng)導(dǎo)能夠騰出更多時(shí)間，抓大事、抓要?jiǎng)?wù)，為他們創(chuàng)造良好的工作環(huán)境和條件，發(fā)揮好助手作用。
三是協(xié)調(diào)作用。既承上啟下、聯(lián)系左右、協(xié)調(diào)四方的職能。秘書要扮演好自己的角色，在協(xié)調(diào)工作中，擺正位置，做到盡職不越位，辦事不越權(quán)，幫忙不添亂。要有比較敏銳的洞察力和較高的分析認(rèn)識(shí)問題的能力，善于觀察分析事物，通過各種信息動(dòng)態(tài)，透視各方面隱而不現(xiàn)的問題、處于萌芽狀態(tài)的新生事物和各方面的訴求，及時(shí)做好溝通、提醒、規(guī)勸、調(diào)解工作，對于一些固有的成見和新產(chǎn)生的誤會(huì)做好淡化、彌合和消除工作，發(fā)揮好協(xié)調(diào)作用。
二、秘書要做好四方面工作
一要做好信息的采集、加工和運(yùn)用，高質(zhì)高效輔助領(lǐng)導(dǎo)決策。一是廣采信息，利用信息網(wǎng)絡(luò)、圖書、報(bào)刊音像制品等多種途徑，開辟信息渠道，及時(shí)、準(zhǔn)確、全面地獲取信息。確保信息種類齊全，不但有動(dòng)態(tài)信息，還要有綜合類信息，既要有為眼前服務(wù)的短平快信息，也要有為長遠(yuǎn)服務(wù)的知識(shí)性、戰(zhàn)略性信息。二是篩選信息，在紛繁復(fù)雜的信息當(dāng)中，進(jìn)行選擇、分類，丟掉信息垃圾、排除信息干擾，去粗取精、去偽存真，準(zhǔn)確無誤地識(shí)別、理解信息含義，正確地判斷信息的價(jià)值與意義，全面把握其對領(lǐng)導(dǎo)決策的影響。三是處理信息，即信息的加工、開發(fā)、傳輸、存貯、調(diào)閱和吸收能力，做好對信息的綜合分析、整理排序、歸類處理、開發(fā)利用，使之產(chǎn)生效益，這是信息工作的落腳點(diǎn)。做好信息處理工作，要沙里淘金，在大量初級信息中篩選有用的信息，挖掘出有價(jià)值的部分;要集零為整，將分散在各條信息中有價(jià)值的內(nèi)容聚集起來，綜合成為完整有用的信息;要變?nèi)睘槿�，對�?nèi)容不具體、不完整的信息，通過調(diào)查研究進(jìn)行補(bǔ)充拓展;要化淺為深，從大量信息中找出帶有規(guī)律性、普遍性、傾向性的問題，抓住事物的本質(zhì)。
二要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好決策執(zhí)行情況的督促檢查。首先要吃透決策精神，領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖，從大局出發(fā)，重推動(dòng)，重引導(dǎo)，重協(xié)調(diào)。多做宣傳教育工作，使督促檢查的過程成為引導(dǎo)決策執(zhí)行單位理解決策精神、幫助他們出謀劃策、協(xié)助他們抓落實(shí)的過程。其次要及時(shí)掌握決策實(shí)施過程中的動(dòng)態(tài)情況，跟蹤決策落實(shí)的進(jìn)展?fàn)顩r，針對問題提出建議，并及時(shí)、準(zhǔn)確、全面地反饋決策落實(shí)情況，以協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)有針對性地對決策進(jìn)行指導(dǎo)。第三要善于發(fā)現(xiàn)決策落實(shí)過程中典型經(jīng)驗(yàn)和好的做法，及時(shí)總結(jié)，積極倡導(dǎo)，大力推廣。對于那些有助于豐富和完善決策的合理化建議和不同意見，要高度重視，調(diào)查研究，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反映并盡可能吸收其合理的意見和建議。
三要認(rèn)真處理公文，高水平撰寫材料，發(fā)揮好領(lǐng)導(dǎo)助手作用。一是文件的收發(fā)、登記、篩選、呈送閱批，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)人的閱批意見，將文件及時(shí)處理、送辦，了解和督促批件的辦理情況，按規(guī)定進(jìn)行文件清退或立卷歸檔。做好此項(xiàng)工作，要有認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度和一絲不茍的精神，不放過任何細(xì)枝末節(jié)，努力向“萬無一失”的目標(biāo)邁進(jìn)。二是起草文稿，即根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)人授意，做草擬文稿的組織協(xié)調(diào)、情況資料準(zhǔn)備，或者直接參與起草及印制等各項(xiàng)服務(wù)工作。在文稿撰寫過程中，在內(nèi)容上要把好事實(shí)觀和觀點(diǎn)觀，確保所運(yùn)用材料的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。在結(jié)構(gòu)上要做到布局合理、層次清楚、條理分明，在內(nèi)容上主旨鮮明、思路清晰、首尾照應(yīng)，在文字上要做到準(zhǔn)確、明確、得當(dāng)、得體、通俗、規(guī)范。對于文稿中運(yùn)用的材料，凡是有疑問的，都要找相關(guān)的單位認(rèn)真核對，尤其是文稿中個(gè)人和單位的點(diǎn)名例證，要慎之又慎，反復(fù)核實(shí)研討，把握不準(zhǔn)或無法核實(shí)的斷然刪除，以免造成不良后果。同時(shí)確保文稿中的主旨和思想觀點(diǎn)和本單位的發(fā)展路線、方針、政策一致。
四要細(xì)心處理綜合事務(wù)，主動(dòng)做好后勤保障。一是根據(jù)機(jī)關(guān)統(tǒng)一安排和領(lǐng)導(dǎo)本人意愿，協(xié)調(diào)安排好領(lǐng)導(dǎo)的各項(xiàng)活動(dòng)。作為秘書，要在自己的職權(quán)范圍內(nèi)，自覺地協(xié)調(diào)各類組織、各項(xiàng)工作、各個(gè)人員之間的關(guān)系，促進(jìn)各項(xiàng)活動(dòng)趨向同步化和和諧化。二是做好會(huì)議服務(wù)工作，會(huì)前準(zhǔn)備好會(huì)議材料，安排好領(lǐng)導(dǎo)行程。會(huì)中做好會(huì)議記錄，協(xié)調(diào)安排好領(lǐng)導(dǎo)的衣食住行和內(nèi)外聯(lián)絡(luò)。會(huì)后整理保存會(huì)議文件，做好會(huì)議總結(jié)，找出經(jīng)驗(yàn)、規(guī)律性認(rèn)識(shí)和不足之處，不斷提升會(huì)議服務(wù)的水平和質(zhì)量。三是后勤保障，這是服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)工作中必不可少的重要組成部分，要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的需求和外部環(huán)境的變化，及時(shí)補(bǔ)充和更新辦公設(shè)施和用品，關(guān)注好領(lǐng)導(dǎo)的飲食起居和身體健康狀況，做好相關(guān)的服務(wù)。四是為領(lǐng)導(dǎo)安排好來訪接待和信件批閱，要在信訪內(nèi)容、影響力和處理的時(shí)機(jī)上為領(lǐng)導(dǎo)精心安排，使信訪工作和單位的中心任務(wù)、重點(diǎn)工作相結(jié)合，使之成為既能解決信訪問題，又能推動(dòng)工作的有力措施。
三、秘書要培育四種修養(yǎng)
一是注重自身修養(yǎng)，不斷提升自身心理素質(zhì)。無論任何人，想成就事業(yè)，都離不開修養(yǎng)。歷史上凡是成大事、建大業(yè)、立大功的人，無一不是經(jīng)過刻苦的學(xué)習(xí)和艱辛的磨練。對于秘書而言，秘書工作是一項(xiàng)十分繁重的勞動(dòng)，秘書工作的緊張性、快節(jié)奏和高壓力，對秘書的自身修養(yǎng)和心理素質(zhì)都提出了很高的要求。因此，秘書要十分重視自身修養(yǎng)，在復(fù)雜多變的環(huán)境下，保持健康的心理品質(zhì)，做到忠誠、穩(wěn)重、堅(jiān)毅、隨和、機(jī)敏和靈活，在繁重瑣碎的工作下，具備良好的心理素質(zhì)，善于控制自己的情緒和行為，經(jīng)得住失意和挫折，在成功與失敗、榮譽(yù)與屈辱面前，保持良好的心理狀態(tài)。
二是要有奉獻(xiàn)精神和責(zé)任意識(shí)，增強(qiáng)工作的主動(dòng)性。秘書工作是服務(wù)性崗位，奉獻(xiàn)精神是服務(wù)工作的靈魂和本質(zhì)特征，秘書作為從屬的角色，要有甘當(dāng)配角、當(dāng)好配角的思想準(zhǔn)備和任勞任怨的修養(yǎng)，要以領(lǐng)導(dǎo)的需求為出發(fā)點(diǎn)，根據(jù)需求變化及時(shí)調(diào)整自己的注意力、工作內(nèi)容和工作重點(diǎn)。同時(shí)，秘書工作經(jīng)常處于緊張的'“備戰(zhàn)”狀態(tài)，工作內(nèi)容千頭萬緒、繁雜瑣碎，這就要求秘書要具有高度的責(zé)任感和積極進(jìn)取的主人翁精神，保持飽滿、熱情的工作態(tài)度，立足本職崗位，從服務(wù)中把握主動(dòng)，在被動(dòng)中爭取主動(dòng)，遇到困難不推脫，積極主動(dòng)地面對、分析和解決問題，擔(dān)當(dāng)好自己應(yīng)負(fù)的工作責(zé)任。
三是要勤于學(xué)習(xí)，不斷增進(jìn)知識(shí)，更新知識(shí)。秘書接觸的人和事既廣泛又復(fù)雜，處理的問題既具體又緊迫，應(yīng)當(dāng)是見多識(shí)廣，具有多方面知識(shí)的“雜家”。秘書作為領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手，負(fù)有輔助領(lǐng)導(dǎo)決策的職能，起草、審核文稿的責(zé)任，需要有較高的理論水平、文化素養(yǎng)和文字能力。秘書需要聯(lián)系上下，協(xié)調(diào)左右，應(yīng)具有對事物敏銳的洞察力、綜合分析能力和協(xié)調(diào)應(yīng)變能力。秘書人員只有勤于學(xué)習(xí)，不斷補(bǔ)充和更新知識(shí)，不斷增強(qiáng)自身綜合能力，才能適應(yīng)新形勢的需要，才能跟上領(lǐng)導(dǎo)思路，才能在領(lǐng)導(dǎo)面臨問題或提出要求時(shí)，及時(shí)跟進(jìn)和落實(shí)，為領(lǐng)導(dǎo)提供更好的決策和咨詢服務(wù)，發(fā)揮好領(lǐng)導(dǎo)外腦的作用。
四是要強(qiáng)化大局意識(shí)，做到顧大體，識(shí)大局。強(qiáng)化大局意識(shí)，養(yǎng)成時(shí)刻關(guān)心大局的習(xí)慣，從大局出發(fā)，站在改革發(fā)展的角度認(rèn)識(shí)和處理事情。培養(yǎng)大局意識(shí)，首先要關(guān)心政治，政治就是大局，政治上的堅(jiān)定性、敏銳性、辨別力是人的基本素質(zhì)、認(rèn)識(shí)水平和工作能力的反映。其次要關(guān)心國內(nèi)外經(jīng)濟(jì)發(fā)展態(tài)勢。第三要密切關(guān)注思想理論的發(fā)展變化，理論的發(fā)展變化，是經(jīng)濟(jì)社會(huì)生活發(fā)展變化的本質(zhì)反映，對理論問題研討的關(guān)注，對新的理論觀點(diǎn)的及時(shí)發(fā)現(xiàn)和認(rèn)真思索，不僅是提高理論水平的有效方法，也是從全局、從本質(zhì)上認(rèn)識(shí)和分析事物的重要途徑。
四、秘書要努力實(shí)現(xiàn)“四個(gè)轉(zhuǎn)變”
隨著時(shí)代的變化，過去那種“承上啟下、收收發(fā)發(fā)、寫寫報(bào)報(bào)、接傳電話”等事務(wù)性輔助內(nèi)容，已不能滿足現(xiàn)代秘書工作的需要。作為新時(shí)期的秘書，不僅是某一方面，如管理、科研、教育、工程等專業(yè)的熟悉者，還要具備較強(qiáng)的組織、溝通、應(yīng)變、團(tuán)隊(duì)合作和獲取新知識(shí)的能力，要努力實(shí)現(xiàn)四個(gè)轉(zhuǎn)變：一是從單純地辦文辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榧绒k文辦事又出謀劃策，二是從單純地傳遞信息轉(zhuǎn)變?yōu)榫C合處理信息，三是從被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)，四是從憑老經(jīng)驗(yàn)辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榭茖W(xué)化管理。
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