文秘如何做好出差日程安排

　　做為秘書，安排總經(jīng)理出差是經(jīng)常的一項(xiàng)工作，同時(shí)也是需要更加細(xì)致的一項(xiàng)工作。那么文秘應(yīng)該如何做好出差日程安排呢，一起來看看!

　　(一)國內(nèi)出差

　　出差前：

　　確定出差目的和日期;

　　確認(rèn)總經(jīng)理出差陪同人

　　與出差地相關(guān)人員溝通，確定周到的日程安排(明確如早午晚餐安排、所到地地址、需要的路程時(shí)間、接待人員等信息。)

　　確定行程，預(yù)定機(jī)票(注意選擇好航空公司、機(jī)型及班次)、酒店(選擇總經(jīng)理習(xí)慣的酒店、熟悉酒店的電話、傳真等)、接/送機(jī)人員(明確接送機(jī)人的聯(lián)系方式);

　　完善細(xì)致周到的日程表(時(shí)間、地點(diǎn)、對(duì)方參會(huì)人、議程等)(見范例)。

　　根據(jù)總經(jīng)理的習(xí)慣，準(zhǔn)備出差用物品(見物品攜帶表)。

　　擬寫授權(quán)書并于總經(jīng)理出差前一天向各相關(guān)部門及相關(guān)人員發(fā)出郵件和復(fù)印件(財(cái)務(wù)部等)。(見范例)

　　出差中

　　在第一時(shí)間掌握總經(jīng)理到達(dá)后的聯(lián)系方式，必要時(shí)通知授權(quán)人及其它相關(guān)人員。

　　根據(jù)總經(jīng)理日程安排，隨時(shí)通報(bào)公司及GM關(guān)心的業(yè)務(wù)進(jìn)展情況;

　　配合總經(jīng)理授權(quán)人的工作，及時(shí)掌握公司及業(yè)務(wù)相關(guān)信息。

　　根據(jù)情況及時(shí)與相關(guān)人員及總經(jīng)理溝通，及時(shí)調(diào)整日程安排;

　　出差后

　　及時(shí)向總經(jīng)理匯報(bào)出差期間公司內(nèi)部事務(wù)及業(yè)務(wù)進(jìn)展;

　　出差資料整理(包括資料、名片、會(huì)談備忘)，根據(jù)需要轉(zhuǎn)發(fā)相關(guān)人員或存檔;

　　向總經(jīng)理認(rèn)為有必要的合作方致感謝函。

　　各種差旅費(fèi)用報(bào)銷;

　　跟進(jìn)業(yè)務(wù)后續(xù)事宜;

　　(二) 國外出差

　　出差國外與國內(nèi)出差安排順序及內(nèi)容大致相同，但在此要特別提醒您注意以下幾點(diǎn)：

　　根據(jù)公司最新業(yè)務(wù)情況準(zhǔn)備PRESETATION (中/英文)，與對(duì)方確認(rèn)演示設(shè)備，必要時(shí)準(zhǔn)備彩色打印膠片和打印稿。

　　機(jī)票購買時(shí)注意避免經(jīng)停中轉(zhuǎn)，選擇好的航空公司和服務(wù)，長途飛行選擇好的機(jī)型;

　　注意準(zhǔn)備好各種證件及邀請函，并提醒總經(jīng)理攜帶;

　　根據(jù)客人的級(jí)別和國家風(fēng)俗習(xí)慣準(zhǔn)備禮物;

　　準(zhǔn)備當(dāng)?shù)氐牡貓D及國家風(fēng)情資料;

　　確認(rèn)對(duì)方還是我方提供翻譯服務(wù);

　　回國后向邀請方致謝。

　　(三) 陪同出差

　　陪同總經(jīng)理出差無疑對(duì)秘書的工作提出了更高的要求，在出差前除了前面介紹的注意事項(xiàng)外，在出差過程中，要求秘書注意以下事項(xiàng)：

　　登機(jī)前，為總經(jīng)理辦理機(jī)場建設(shè)費(fèi)購買、機(jī)票換票及各種登機(jī)手續(xù);并再次確認(rèn)接車人;

　　到達(dá)后，辦理賓館入住手續(xù)，了解總經(jīng)理房間號(hào)碼及電話，并將秘書房號(hào)電話及時(shí)告知總經(jīng)理;

　　每日及時(shí)核對(duì)本日及第二天的日程安排;

　　提前設(shè)置清晨叫醒，并安排早餐;

　　根據(jù)當(dāng)天的日程安排落實(shí)車輛;

　　及時(shí)提醒并事先落實(shí)各項(xiàng)安排;

　　攜帶總經(jīng)理名片、必要的會(huì)議資料(報(bào)告稿件、會(huì)面?zhèn)渫�、采訪提綱);

　　注意建立各種客戶關(guān)系(包括政府領(lǐng)導(dǎo)、合作伙伴、媒體記者)

　　著裝要求：大方職業(yè)裝、著淡裝;注意言談舉止;

　　出差返回后將總經(jīng)理與客戶溝通的事項(xiàng)逐條落實(shí)、跟蹤，并及時(shí)辦理費(fèi)用報(bào)銷、資料整理。

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