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如何提高辦公室文秘的工作質(zhì)量和水平
辦公室是企業(yè)的處理中心，辦公室的工作效率和質(zhì)量很大程度上決定了企業(yè)的辦事效率和綜合收益。下面YJBYS小編為大家搜索整理了關(guān)于提高辦公室文秘工作質(zhì)量和水平的有效策略，歡迎參考閱讀，希望對大家有所幫助!想了解更多相關(guān)信息請持續(xù)關(guān)注我們應(yīng)屆畢業(yè)生培訓(xùn)網(wǎng)!
辦公室文秘負(fù)責(zé)各種文案的起草、資料的收集與打印，同時(shí)負(fù)責(zé)各類信息的匯總，是辦公室業(yè)務(wù)開展的基礎(chǔ)與前提。在新的時(shí)代背景下，辦公室文秘工作的重要性得到進(jìn)一步體現(xiàn)，促使現(xiàn)代企業(yè)或組織不斷提高辦公室文秘的工作質(zhì)量和水平。
一、加強(qiáng)培訓(xùn)，健全考核制度
從根本上說，辦公室文秘工作質(zhì)量和水平的高低取決于其自身的素質(zhì)和能力。隨著辦公室文秘自身素質(zhì)和能力的不斷提高，其就會(huì)掌握更有效率的工作方法，就能夠運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)開展工作，在工作中取得更高的質(zhì)量和水平。
因此，要有效提高辦公室文秘的工作質(zhì)量和水平，首先需要做的就是加強(qiáng)對辦公室文秘的培訓(xùn)。這就需要企業(yè)或組織定期組織辦公室文秘進(jìn)行在職培訓(xùn)，要針對辦公室文秘基本的業(yè)務(wù)素質(zhì)、專業(yè)技能以及現(xiàn)代化設(shè)備技術(shù)的使用方法進(jìn)行培訓(xùn)。
在此基礎(chǔ)上，企業(yè)或組織應(yīng)該重視對辦公室文秘的培訓(xùn)效果，也就是要通過科學(xué)有效的方式對辦公室文秘的學(xué)習(xí)效果進(jìn)行監(jiān)督和管理。這就需要建立健全行之有效的考核機(jī)制，要將辦公室文秘的培訓(xùn)結(jié)果進(jìn)行量化，并根據(jù)量化的結(jié)果開展更有針對性的培訓(xùn)或獎(jiǎng)懲。
二、提高創(chuàng)新思維在辦公室文秘工作中的應(yīng)用
能夠?qū)?chuàng)新思維運(yùn)用在辦公室實(shí)際工作中的關(guān)鍵是辦公室文秘人員必須要增強(qiáng)自己的創(chuàng)新意識和創(chuàng)新能力。辦公室文秘人員如果觀念陳舊，缺乏創(chuàng)新意識和創(chuàng)新能力，不能超越傳統(tǒng)的思維方式和既定的利益格局、習(xí)慣做法，就不可能迎接知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代的挑戰(zhàn)，必然會(huì)被時(shí)代所淘汰。作為辦公室文秘工作者，不僅要掌握常規(guī)的工作規(guī)律和經(jīng)驗(yàn)，而且還必須要有敢于探索、嘗試的精神，以便更好的開創(chuàng)工作新局面，適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求。
增強(qiáng)思想政治素質(zhì)。思想政治素質(zhì)決定著辦公室文秘人員自身的發(fā)展方向，決定著自身有沒有創(chuàng)新意識和開拓精神。思想政治素質(zhì)的好壞，直接反映出辦公室文秘人員的創(chuàng)新意識。因此，思想政治素質(zhì)是辦公室文秘人員的最基本、最首要的素質(zhì)要求。
增強(qiáng)業(yè)務(wù)素質(zhì)。只有強(qiáng)化業(yè)務(wù)素質(zhì)，強(qiáng)化服務(wù)意識，才能以高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求做出優(yōu)異的成績，讓領(lǐng)導(dǎo)、群眾滿意。具體地講：一是要全方位做好各項(xiàng)服務(wù)工作，增強(qiáng)服務(wù)的主動(dòng)性，主動(dòng)適應(yīng)當(dāng)今工作中的各種變化，不斷拓寬服務(wù)領(lǐng)域，提高服務(wù)水平。二是要正確處理好“三個(gè)服務(wù)”的關(guān)系，提高服務(wù)質(zhì)量和效果。即為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為基層服務(wù)、為群眾服務(wù)，三者相互聯(lián)系，不可偏廢。辦公室工作的綜合性、復(fù)雜性決定了辦公室文秘人員要有專業(yè)知識，要成為行業(yè)內(nèi)的“高手”，只有這樣，才能在實(shí)際工作中不斷地增強(qiáng)創(chuàng)新意識和創(chuàng)新思維能力，開創(chuàng)工作的新局面。
增強(qiáng)能力素質(zhì)。著重強(qiáng)調(diào)增強(qiáng)獨(dú)立處理問題的能力，辦公室文秘人員面臨大量實(shí)際問題需要處理，現(xiàn)代企業(yè)在機(jī)構(gòu)改革后，形成了機(jī)構(gòu)精簡、人員減少、事多人少的工作局面，這就需要辦公室文秘人員能夠獨(dú)立處理問題，在工作中能夠獨(dú)擋一面，以保證行政工作正常高效地運(yùn)轉(zhuǎn)。
增強(qiáng)心理素質(zhì)。辦公室文秘人員在面對錯(cuò)綜復(fù)雜的人和事時(shí)，必須要具備良好的心理素質(zhì)，既要正確對待領(lǐng)導(dǎo)的期望和批評，又要正確對待他人的意見和建議;既要緊張而有序地開展日常工作，又能夠合理處理突發(fā)事件，臨“危”而不亂。
三、行之有效的激勵(lì)制度
從現(xiàn)代管理學(xué)的角度來看，要提高辦公室文秘的工作質(zhì)量和水平就必須對其實(shí)施行之有效的激勵(lì)制度。換而言之，現(xiàn)代企業(yè)或組織應(yīng)該建立健全激勵(lì)制度，對辦公室文秘進(jìn)行有效的激勵(lì)，提高其工作的主動(dòng)性和積極性，使其能夠帶著足夠的熱情和激情參加工作，達(dá)到提高工作質(zhì)量和水平的目的。
首先，企業(yè)或組織應(yīng)該切實(shí)掌握辦公室文秘的需求，立足于馬斯洛需求理論，針對辦公室文秘不同的需求制定不同的激勵(lì)標(biāo)準(zhǔn)。例如，企業(yè)或組織可以給予工作業(yè)績突出的辦公室文秘一定的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，也可以給予其晉升的機(jī)會(huì)。針對辦公室文秘不同層次的需求對其進(jìn)行有效的激勵(lì)，使其能夠更有激情的面對工作，消除其工作中的消極懈怠情緒，提高工作質(zhì)量。
其次，企業(yè)或組織應(yīng)該為辦公室文秘制定明確的職業(yè)生涯規(guī)劃。從實(shí)踐調(diào)查顯示，正因?yàn)椴糠制髽I(yè)沒有為辦公室文秘制定明確的職業(yè)生涯規(guī)劃，導(dǎo)致其缺乏奮斗的目標(biāo)，在工作中沒有前進(jìn)的動(dòng)力和斗志。因此，辦公室文秘只能在工作中消極應(yīng)對，抱著“當(dāng)一天和尚撞一天鐘”的想法進(jìn)行工作。在明確的職業(yè)生涯規(guī)劃的激勵(lì)下，辦公室文秘才有明確的奮斗動(dòng)力，才會(huì)進(jìn)行高效率的工作。
四、實(shí)現(xiàn)人性化工作
最后，從辦公室文秘工作效率不高的主要原因來看。部分企業(yè)或組織按照硬性的規(guī)定開展工作，導(dǎo)致辦公室文秘不得不按照一定的規(guī)章制度進(jìn)行工作，這就極大的降低了辦公室文秘的工作質(zhì)量。
因此，企業(yè)或組織應(yīng)該實(shí)現(xiàn)人性化工作，既要用健全的制度支撐企業(yè)的運(yùn)作，也要讓辦公室文秘能夠擁有一定自主決策權(quán)，使其能夠面對不同情況進(jìn)行不同的處理，提高其工作水平。
總的來說，辦公室文秘的工作質(zhì)量直接關(guān)系到企業(yè)整體的工作效率。企業(yè)或組織應(yīng)該針對辦公室文秘的工作質(zhì)量開展探索研究，立足于實(shí)踐提出更有針對性的策略。
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