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如何內(nèi)部溝通
溝通在我們?nèi)粘Ｉ钪惺欠浅Ｖ匾�。我們的相處離不開(kāi)溝通。那么如何內(nèi)部溝通呢？ 下面小編整理了如何內(nèi)部溝通的方法步驟，供大家參考，希望對(duì)大家有用！
工具/原料
日事清軟件
方法/步驟
企業(yè)在經(jīng)營(yíng)管理和日常事務(wù)中，由于人與人之間、部門(mén)與部門(mén)之間缺乏溝通和交流，常常會(huì)遇到一些磨擦、矛盾、沖突和誤解，這將影響到公司的氣氛和士氣、組織的效率，使企業(yè)難以形成凝聚力，人為內(nèi)耗成本增大，甚至導(dǎo)致企業(yè)“死亡”。因此，加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部的有效溝通，發(fā)揮團(tuán)隊(duì)和管理的最佳效能，才是企業(yè)未來(lái)更好的爭(zhēng)取市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力的關(guān)鍵。
企業(yè)內(nèi)部的溝通障礙往往來(lái)自于協(xié)同工作中的工作責(zé)任不明確，溝通時(shí)效性不強(qiáng)。針對(duì)這種情況，我們都可以采取優(yōu)化制度和優(yōu)化執(zhí)行的方式來(lái)最大限度的解決。
以日事清為例，我們現(xiàn)在采取的就是日事清的一套線上虛擬辦公空間提高團(tuán)隊(duì)協(xié)作中的溝通解決方案。
日事清提供的看板模塊，將我們平時(shí)的團(tuán)隊(duì)任務(wù)公開(kāi)展示，不需要每個(gè)人單獨(dú)的下載和記錄，隨時(shí)的查看公共任務(wù)。
并且，每個(gè)任務(wù)都有單獨(dú)的子菜單，方便任務(wù)成員能夠及時(shí)的記錄任務(wù)執(zhí)行的詳細(xì)情況，也方便其他成員了解整個(gè)任務(wù)進(jìn)程。
虛擬辦公空間當(dāng)然最主要的還是要解決項(xiàng)目中的溝通問(wèn)題。日事清為每一個(gè)任務(wù)同樣提供了即時(shí)通訊的功能，所有有關(guān)當(dāng)前任務(wù)的情況都可以在本區(qū)域進(jìn)行討論，快速的解決問(wèn)題。非常方便。
內(nèi)部審計(jì)溝通技巧一，了解溝通對(duì)象
一是找出導(dǎo)入性溝通內(nèi)容。溝通內(nèi)容既要不讓對(duì)方感到唐突尷尬，又要不讓其感到膚淺隨意。如果太快進(jìn)入敏感或尖銳的主題，對(duì)方難以適應(yīng)就可能回避、否認(rèn)，甚至阻抗、厭惡。為此，內(nèi)審人員不可操之過(guò)急，應(yīng)循序漸進(jìn)。一方面，初次接觸審計(jì)溝通，面對(duì)詢問(wèn)、會(huì)談、調(diào)查、征求意見(jiàn)時(shí)，特別是被審計(jì)單位在管理中確實(shí)存在薄弱環(huán)節(jié)甚至違紀(jì)問(wèn)題時(shí)，多數(shù)溝通對(duì)象心里總是不踏實(shí)的，故內(nèi)審人員可以先邊緣、再深入，使之適應(yīng);另一方面，內(nèi)審人員的主觀判斷并不一定總是正確的，通過(guò)先談個(gè)人感受來(lái)獲得對(duì)方反饋或解釋?zhuān)M(jìn)而可以調(diào)整判斷。溝通中直奔主題，如果錯(cuò)了，會(huì)使審計(jì)專(zhuān)業(yè)形象受損;即使對(duì)了，也可能使對(duì)方感到突然。再者，溝通對(duì)象由于級(jí)別、崗位的限制，對(duì)深層次問(wèn)題并不一定真正清楚，內(nèi)審人員太快將問(wèn)題實(shí)質(zhì)點(diǎn)出來(lái)，溝通效果會(huì)大受影響。
二是探索心理問(wèn)題的根源。從心理學(xué)的研究上看，人的思維、情感、行為三者互相聯(lián)系，引起心理問(wèn)題的原因是生理、心理、社會(huì)等因素交互作用的結(jié)果，不僅橫向交叉，還有縱向聯(lián)系，并且兩者互相交疊。有些表面上看起來(lái)不相干的人和事，卻是問(wèn)題的關(guān)鍵;有些好象是問(wèn)題的主要原因，細(xì)細(xì)探究，卻只是一種表現(xiàn)。這就要求內(nèi)審人員要善于觀察思考和分析判斷，并透過(guò)現(xiàn)象看本質(zhì)，辨別真假，找到核心，搞清事情發(fā)展的來(lái)龍去脈，抓住主要矛盾和根本原因，尋找合適的突破口，綱舉才能目張。
內(nèi)部審計(jì)溝通技巧二，確立溝通目標(biāo)
一是溝通目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的必要條件：自我知覺(jué)敏感性，自我知覺(jué)要客觀、準(zhǔn)確，不歪曲、不夸大或縮小事件的優(yōu)劣程度，并能意識(shí)到心理及行為是緣何而起;敏銳的觀察力，要能準(zhǔn)確地從言語(yǔ)、行為中觀察對(duì)方的思想和感受，了解其對(duì)話題的看法和態(tài)度;投身于工作和生活的熱情，熱情之外，還要具備解決困難的能力，有效適應(yīng)并滿足環(huán)境的需求;具備協(xié)調(diào)性，在溝通的動(dòng)機(jī)和結(jié)果之間要保持動(dòng)態(tài)平衡，并能控制溝通的言語(yǔ)和行動(dòng)使之適合目標(biāo)需要。
二是溝通目標(biāo)的確定。溝通目標(biāo)的意義是：明確目標(biāo)可以提供方向，引導(dǎo)過(guò)程;對(duì)進(jìn)展效果進(jìn)行監(jiān)控評(píng)估;督促雙方積極投入。目標(biāo)概念分析：一般目標(biāo)和個(gè)別目標(biāo)，一般目標(biāo)是指適用于所有溝通對(duì)象的目標(biāo)，審計(jì)溝通過(guò)程中需要根據(jù)內(nèi)容的特點(diǎn)，在一般目標(biāo)指導(dǎo)下，確定只適用于特定對(duì)象的個(gè)別目標(biāo)。終極目標(biāo)和過(guò)程目標(biāo)，內(nèi)審人員期望通過(guò)溝通所達(dá)到的目標(biāo)，譬如了解單位內(nèi)控制度的建立和執(zhí)行情況、固定資產(chǎn)保值增值情況、債權(quán)債務(wù)情況、前任遺留問(wèn)題說(shuō)明情況等。這種目標(biāo)就是心理學(xué)研究上所指的終極目標(biāo)。但就多數(shù)審計(jì)溝通的實(shí)際效果看，終極目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)無(wú)法一步到位，需要設(shè)立一些階段性的過(guò)程目標(biāo)。矯正目標(biāo)和發(fā)展目標(biāo)，矯正目標(biāo)主要著眼于消除現(xiàn)有不規(guī)范的行為;發(fā)展目標(biāo)則重在學(xué)習(xí)經(jīng)驗(yàn)、提升管理。內(nèi)部審計(jì)要認(rèn)真履行監(jiān)督職責(zé)，增強(qiáng)主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，內(nèi)審人員在溝通中可根據(jù)變化隨時(shí)調(diào)整，將“一審二幫三促進(jìn)”落到實(shí)處。
三是溝通目標(biāo)如何確定。首先決定由誰(shuí)來(lái)確定目標(biāo)，在溝通進(jìn)行前，有些內(nèi)審人員根本不與對(duì)方討論目標(biāo)，而是直接進(jìn)入談話內(nèi)容。心理動(dòng)力學(xué)派的研究認(rèn)為此舉會(huì)淡化具體目標(biāo)。由于事前明確目標(biāo)可以縮短時(shí)間、激發(fā)對(duì)方積極性，所以，審計(jì)溝通目標(biāo)的確定應(yīng)由雙方共同參與討論，內(nèi)審人員起主導(dǎo)作用。其次是讓溝通對(duì)象做好心理準(zhǔn)備。在溝通前，被審計(jì)單位相關(guān)人員心理上會(huì)有一定的準(zhǔn)備：可能會(huì)猜測(cè)談話的內(nèi)容，也會(huì)設(shè)想如何應(yīng)對(duì)處理。對(duì)于溝通對(duì)象的心理防備，內(nèi)審人員需要主動(dòng)從情感入手，而后漸及具體目標(biāo)。如從同行之間的工作心得切入，與對(duì)方產(chǎn)生共鳴后再進(jìn)正題，這樣就會(huì)自然順暢，使溝通助力大于阻力。再次是留有回旋余地。審計(jì)溝通目標(biāo)要盡量具體，但具體不等于沒(méi)有余地。有經(jīng)驗(yàn)的審計(jì)工作者會(huì)留有彈性，使之有回旋余地。心理學(xué)研究認(rèn)為這是必要而明智的作法。最后是目標(biāo)焦慮問(wèn)題。矛盾的情緒反應(yīng)指出：過(guò)高的目標(biāo)有可能誘發(fā)溝通對(duì)象的焦慮。內(nèi)審人員為防止焦慮產(chǎn)生，應(yīng)與對(duì)方就過(guò)程目標(biāo)詳細(xì)討論，并連續(xù)導(dǎo)向終極目標(biāo)。讓對(duì)方提供的詢問(wèn)答案、匯總數(shù)據(jù)或書(shū)面材料能“跳一跳，夠得著”，而不是短期內(nèi)無(wú)法實(shí)現(xiàn)。此外，還要讓雙方對(duì)目標(biāo)負(fù)起責(zé)任。心理學(xué)家觀察到：“溝通雙方越是負(fù)責(zé)，溝通的效果越好。但負(fù)責(zé)有時(shí)候意味著長(zhǎng)時(shí)間痛苦的努力，而這種痛苦是不受歡迎的。”讓溝通對(duì)象和自己同樣承擔(dān)責(zé)任并非易事，對(duì)方有時(shí)行為上能接受詢問(wèn)談話或提供書(shū)面材料，但心理上并不認(rèn)可，會(huì)下意識(shí)的塘塞或敷衍。
內(nèi)部審計(jì)溝通技巧三，把握溝通各個(gè)階段
一是診斷階段。此階段主要是了解情況并做出初步判斷。由于審計(jì)專(zhuān)業(yè)的特殊性，內(nèi)審人員要特別注意的是：對(duì)方不一定配合，溝通可能失敗，雙方也有可能由于建立溝通關(guān)系而產(chǎn)生嚴(yán)重的分歧和對(duì)立。所以，內(nèi)審人員不要企圖從一個(gè)溝通對(duì)象中得到所有問(wèn)題的答案，事實(shí)上根本不可能，因?yàn)閷徲?jì)工作的性質(zhì)決定了審計(jì)溝通關(guān)系的脆弱。
二是實(shí)施階段。該階段是溝通中費(fèi)時(shí)較多和充分運(yùn)用技巧的核心階段，溝通的效益常由此產(chǎn)生�！秲�(nèi)部審計(jì)具體準(zhǔn)則第11 號(hào)—結(jié)果溝通》第十三條規(guī)定：“內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)與被審計(jì)單位進(jìn)行結(jié)果溝通時(shí)，應(yīng)注意溝通技巧，進(jìn)行平等、誠(chéng)懇、恰當(dāng)、充分的交流。”具體說(shuō)來(lái)，內(nèi)審人員可根據(jù)自己的傾向和對(duì)方的特征來(lái)選擇適當(dāng)?shù)臏贤〞r(shí)間、地點(diǎn)和方式，有效運(yùn)用表達(dá)技巧和傾聽(tīng)技巧。不應(yīng)存偏見(jiàn)、倚經(jīng)驗(yàn)，而應(yīng)多傾聽(tīng)、多交流，在沒(méi)有搞清事實(shí)時(shí)，不輕易作判斷、下結(jié)論，并盡量避免和化解人際沖突，來(lái)促進(jìn)溝通目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。
三是鞏固階段。此階段是總結(jié)提高的階段�！皩徲�(jì)溝通結(jié)束”可以是單次結(jié)束，也可以是整個(gè)結(jié)束。對(duì)前者，要做好此次小結(jié)和下次準(zhǔn)備，包括布置任務(wù)。例如，向?qū)徲?jì)組提供詢問(wèn)內(nèi)容的書(shū)面解答或匯總說(shuō)明的提交時(shí)間或下次溝通的主題等。對(duì)后者，要做好回顧總結(jié)，并進(jìn)行必要的追蹤思考，把經(jīng)驗(yàn)運(yùn)用于以后的工作中，這既是對(duì)審計(jì)人員和審計(jì)對(duì)象的負(fù)責(zé)，也是為了更好地提高溝通技巧和水平。
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