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如何開(kāi)好績(jī)效溝通會(huì)

時(shí)間:2021-06-29 18:30:25 職場(chǎng)資訊 我要投稿

如何開(kāi)好績(jī)效溝通會(huì)

  績(jī)效溝通是績(jī)效管理的核心,是指考核者與被考核者就績(jī)效考評(píng)反映出的問(wèn)題以及考核機(jī)制本身存在的問(wèn)題展開(kāi)實(shí)質(zhì)性的溝通,并著力于尋求應(yīng)對(duì)之策,服務(wù)于后一階段企業(yè)與員工績(jī)效改善和提高的一種管理方法。如何開(kāi)好績(jī)效溝通會(huì)呢?以下是小編為大家整理的相關(guān)內(nèi)容,一起來(lái)看看吧,希望對(duì)你有所幫助!

  績(jī)效溝通是績(jī)效管理的靈魂與核心,是績(jī)效管理過(guò)程中耗時(shí)最長(zhǎng)、最關(guān)鍵、最能促進(jìn)工作開(kāi)展、產(chǎn)生效果的環(huán)節(jié)。良好的績(jī)效溝通能夠及時(shí)排除障礙,最大限度的提高績(jī)效。筆者在此根據(jù)自己近年來(lái)所了解和掌握的有關(guān)知識(shí)簡(jiǎn)要談?wù)効?jī)效溝通在企業(yè)績(jī)效管理中的作用、績(jī)效溝通的方式方法,并結(jié)合工作實(shí)際著重談?wù)勅绾巫龊每?jī)效溝通。

  一、正確認(rèn)識(shí)績(jī)效溝通在績(jī)效管理中的作用

  績(jī)效溝通貫穿于績(jī)效管理的全過(guò)程。企業(yè)的績(jī)效管理說(shuō)到底就是上下級(jí)間就績(jī)效目標(biāo)的設(shè)定及實(shí)現(xiàn)而進(jìn)行的持續(xù)不斷雙向溝通的一個(gè)過(guò)程,在這一過(guò)程中,管理者與被管理者從績(jī)效目標(biāo)的設(shè)定開(kāi)始,一直到最后的績(jī)效考評(píng),都必須保持持續(xù)不斷的溝通,任何的單方面決定都將影響績(jī)效管理的有效開(kāi)展,降低績(jī)效管理體系效用的發(fā)揮。因此,不懂溝通的管理者不可能擁有一個(gè)高績(jī)效的團(tuán)隊(duì),再完美的考核制度都無(wú)法彌補(bǔ)管理者和員工缺乏溝通帶來(lái)的消極影響。

  持續(xù)的績(jī)效溝通對(duì)于上司和下屬都有著非常重要的意義。

  對(duì)于上司來(lái)說(shuō),通過(guò)溝通可以幫助下屬提升能力;有助于考核者全面了解被考核員工的工作情況,掌握工作進(jìn)展信息,并有針對(duì)性地提供相應(yīng)的輔導(dǎo)、資源;使考核者能夠掌握評(píng)價(jià)的依據(jù),有助于上司客觀公正地評(píng)價(jià)下屬的工作績(jī)效;有助于提高考核工作的有效性,提高員工對(duì)績(jī)效考核、對(duì)與績(jī)效考核密切相關(guān)的激勵(lì)機(jī)制的滿意度。

  對(duì)于下屬來(lái)說(shuō),通過(guò)溝通可以在工作過(guò)程中不斷得到關(guān)于自己工作績(jī)效的反饋信息,如客戶抱怨、工作不足之處或產(chǎn)品質(zhì)量等信息,以便不斷改進(jìn)績(jī)效、提高技能;幫助員工及時(shí)了解組織的目標(biāo)調(diào)整、工作內(nèi)容和工作的重要性發(fā)生的變化,便于適時(shí)變更個(gè)人目標(biāo)和工作任務(wù)等;能夠使員工及時(shí)得到上司相應(yīng)的資源和幫助,以便更好地達(dá)成目標(biāo),當(dāng)環(huán)境或任務(wù),以及面臨的困難發(fā)生變化時(shí),不至于處于孤立無(wú)援的境地。

  二、掌握和運(yùn)用好績(jī)效溝通的方法、方式

  績(jī)效溝通的方法可分為正式方法與非正式方法兩類:

  1、正式溝通方法。是事先計(jì)劃和安排好的,如定期的書(shū)面報(bào)告、面談、有經(jīng)理參加的定期的小組或團(tuán)隊(duì)會(huì)等。

  (1)定期的書(shū)面報(bào)告。員工可以通過(guò)文字的形式向上司報(bào)告工作進(jìn)展、反映發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題,主要有:周報(bào)、月報(bào)、季報(bào)、年報(bào)。當(dāng)員工與上司不在同一地點(diǎn)辦公或經(jīng)常在外地工作的人員可通過(guò)電子郵件進(jìn)行傳送。書(shū)面報(bào)告可培養(yǎng)員工理性、系統(tǒng)地考慮問(wèn)題,提高邏輯思維和書(shū)面表達(dá)能力。但應(yīng)注意采用簡(jiǎn)化書(shū)面報(bào)告的文字,只保留必要的報(bào)告內(nèi)容,避免繁瑣。

 。2)一對(duì)一正式面談。正式面談對(duì)于及早發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,找到和推行解決問(wèn)題的方法是非常有效的;可以使管理者和員工進(jìn)行比較深入的探討,可以討論不易公開(kāi)的觀點(diǎn);使員工有一種被尊重的感覺(jué),有利于建立管理者和員工之間的融洽關(guān)系。但面談的重點(diǎn)應(yīng)放在具體的工作任務(wù)和標(biāo)準(zhǔn)上,鼓勵(lì)員工多談自己的想法,以一種開(kāi)放、坦誠(chéng)的方式進(jìn)行談話和交流。

 。3)定期的會(huì)議溝通。會(huì)議溝通可以滿足團(tuán)隊(duì)交流的需要;定期參加會(huì)議的人員相互之間能掌握工作進(jìn)展情況;通過(guò)會(huì)議溝通,員工往往能從上司口中獲取公司戰(zhàn)略或價(jià)值導(dǎo)向的信息。但應(yīng)注意明確會(huì)議重點(diǎn);注意會(huì)議的頻率,避免召開(kāi)不必要的會(huì)議。

  2、非正式溝通方法。非正式溝通是未經(jīng)計(jì)劃的,其溝通途徑是通過(guò)組織內(nèi)的各種社會(huì)關(guān)系。其形式如非正式的會(huì)議、閑聊、走動(dòng)式交談、吃飯時(shí)進(jìn)行的交談等。

  非正式溝通的好處是形式多樣、靈活,不需要刻意準(zhǔn)備;溝通及時(shí),問(wèn)題發(fā)生后,馬上就可以進(jìn)行簡(jiǎn)短的交談,從而使問(wèn)題很快得到解決;容易拉近主管與員工之間的距離。

  三、把握績(jī)效溝通的關(guān)鍵點(diǎn),提高溝通的質(zhì)量

  1、事先應(yīng)計(jì)劃好應(yīng)溝通的內(nèi)容。

  總的來(lái)說(shuō),績(jī)效溝通的內(nèi)容包括六個(gè)方面:

  (1)階段工作目標(biāo)、任務(wù)完成情況。應(yīng)對(duì)照績(jī)效考核表、崗位說(shuō)明書(shū)和工作計(jì)劃,就每項(xiàng)工作完成情況進(jìn)行溝通,上級(jí)主管可以就崗位職責(zé)、各項(xiàng)指標(biāo)的完成情況進(jìn)行逐項(xiàng)討論、確定。這主要是對(duì)員工過(guò)去一個(gè)階段績(jī)效考評(píng)結(jié)果交換看法,以尋求達(dá)成共識(shí)。

 。2)完成工作過(guò)程中的優(yōu)良表現(xiàn)。主要是挖掘下屬工作中的閃光點(diǎn),最好列出具體事例加以證明。這項(xiàng)溝通要求主管注意觀察和發(fā)現(xiàn)員工在日常工作中表現(xiàn)出的優(yōu)秀方面,及時(shí)給予表?yè)P(yáng)和獎(jiǎng)勵(lì),以擴(kuò)大正面行為帶來(lái)的積極影響。要做到這一點(diǎn),主管首先要切實(shí)發(fā)現(xiàn)員工身上的閃光點(diǎn),如一些不是員工職責(zé)范圍內(nèi)的事情(哪怕再小的事情)員工主動(dòng)去完成,對(duì)待工作完成結(jié)果超出標(biāo)準(zhǔn)或預(yù)期很多等。但要注意不要表?yè)P(yáng)一些不值得表?yè)P(yáng)的行為,如員工應(yīng)該做到的事情。其次要注意表?yè)P(yáng)一定要具體,表?yè)P(yáng)的內(nèi)容要以事實(shí)為依據(jù),態(tài)度要明確。

 。3)指出需要改進(jìn)的地方。應(yīng)針對(duì)具體問(wèn)題,明確指出員工工作過(guò)程中哪些地方做得不到位,哪些地方還可以提高。請(qǐng)員工本人分析存在問(wèn)題的原因,描述下一步該如何克服和改進(jìn),同時(shí)提出自己的建議。

 。4)描述公司領(lǐng)導(dǎo)或他人對(duì)下屬工作的看法和意見(jiàn)。對(duì)正面的反饋,一定要及時(shí)告知員工具體表?yè)P(yáng)人和內(nèi)容,并向員工為部門征得的榮譽(yù)表示感謝。對(duì)于負(fù)面的反饋,可以轉(zhuǎn)述反饋的內(nèi)容,根據(jù)不同情況(事實(shí)嚴(yán)重程度、員工個(gè)性特點(diǎn)等)確定是否需要說(shuō)明反饋部門或人員。詢問(wèn)員工對(duì)反饋意見(jiàn)的看法,幫助制訂改進(jìn)措施,或和員工一起向有關(guān)部門解釋原因,通報(bào)解決方案等。

  (5)協(xié)助下屬制定改進(jìn)工作的計(jì)劃。幫助下屬對(duì)需要改進(jìn)的地方制訂改進(jìn)措施和行動(dòng)計(jì)劃,對(duì)實(shí)施過(guò)程中遇到的問(wèn)題或需要的支持提供指導(dǎo)和幫助。

  (6)下一階段績(jī)效工作目標(biāo)、計(jì)劃的制訂和確認(rèn)。要點(diǎn)在于和員工一起討論、確定工作目標(biāo)、完成進(jìn)度表和檢查考核計(jì)劃,讓員工對(duì)完成的目標(biāo)、階段性目標(biāo)、何時(shí)反饋等有明確的認(rèn)識(shí)。

  2、把握不同績(jī)效管理階段溝通的目的和側(cè)重點(diǎn)。

  在績(jī)效計(jì)劃階段:溝通的目的和側(cè)重點(diǎn)是管理者就績(jī)效目標(biāo)和工作標(biāo)準(zhǔn)經(jīng)與員工討論后達(dá)成一致。在此期間管理者要當(dāng)好輔導(dǎo)員和教練員的角度,指導(dǎo)和幫助下屬制訂好計(jì)劃。如我們公司實(shí)行的“三級(jí)負(fù)責(zé)制”就是如此。

  在績(jī)效輔導(dǎo)階段:溝通的目的主要有兩個(gè),一個(gè)是員工匯報(bào)工作進(jìn)展或就工作中遇到的障礙向主管求助,尋求幫助和解決辦法;另一個(gè)是主管人員對(duì)員工的工作與目標(biāo)計(jì)劃之間出現(xiàn)的偏差進(jìn)行及時(shí)糾正。員工在完成計(jì)劃的過(guò)程中可能會(huì)遇到外部障礙、能力缺陷或其他意想不到的情況,這些情況都會(huì)影響計(jì)劃的順利完成。員工在遇到這些情況的時(shí)候應(yīng)當(dāng)及時(shí)與主管進(jìn)行溝通,主管則要與員工共同分析問(wèn)題產(chǎn)生的原因。如果屬于外部障礙,在可能的情況下主管要盡量幫助下屬排除外部障礙。如果是屬于員工本身技能缺陷等問(wèn)題,主管則應(yīng)該提供技能上的幫助或輔導(dǎo),輔導(dǎo)員工達(dá)成績(jī)效目標(biāo)。

  在績(jī)效評(píng)價(jià)和反饋階段:?jiǎn)T工與主管進(jìn)行溝通主要是為了對(duì)員工在考核期內(nèi)的工作進(jìn)行合理公正和全面的評(píng)價(jià);同時(shí),主管還應(yīng)當(dāng)就員工出現(xiàn)問(wèn)題的原因與員工進(jìn)行溝通分析,并共同確定下一階段改進(jìn)的重點(diǎn)。

  在考核后的績(jī)效改進(jìn)與在職輔導(dǎo)階段,溝通的目的主要是跟蹤了解整改措施的落實(shí)情況,并提供相關(guān)支持。具體地說(shuō),一是要經(jīng)常性地關(guān)注員工的績(jī)效發(fā)展,對(duì)績(jī)效進(jìn)行前后對(duì)比,發(fā)現(xiàn)偏差,及時(shí)糾正。二是要對(duì)整改的落實(shí)情況,納入到下一輪績(jī)效考核的依據(jù)收集中,做到閉環(huán)管理。

  總之,只有把握不同績(jī)效管理階段溝通的目的和側(cè)重點(diǎn),溝通時(shí)才能做到有的放矢。

  3、掌握好兩大溝通技術(shù)——傾聽(tīng)技術(shù)和績(jī)效反饋技術(shù)

  (1)傾聽(tīng)技術(shù)

  在進(jìn)行績(jī)效溝通時(shí),作為主管,首先要培養(yǎng)自己的傾聽(tīng)素質(zhì),傾聽(tīng)是一種雙向式溝通,傾聽(tīng)的目的是為了做出最貼切的反應(yīng),通過(guò)傾聽(tīng)去了解別人的觀點(diǎn)、感受:

  ●呈現(xiàn)恰當(dāng)而肯定的面部表情。作為一個(gè)有效的傾聽(tīng)者,主管應(yīng)通過(guò)自己的身體語(yǔ)言表明對(duì)下屬談話內(nèi)容的興趣。肯定性點(diǎn)頭、適宜的表情并輔之以恰當(dāng)?shù)哪抗饨佑|,無(wú)疑顯示:您正在用心傾聽(tīng)。

  ●避免出現(xiàn)隱含消極情緒的動(dòng)作?词直、翻報(bào)紙、玩弄鋼筆等動(dòng)作則表明:你很厭倦,對(duì)交談不感興趣,不予關(guān)注。

  ●呈現(xiàn)出自然開(kāi)放的姿態(tài)?梢酝ㄟ^(guò)面部表情和身體姿勢(shì)表現(xiàn)出開(kāi)放的交流姿態(tài),不宜交叉胳膊和腿,必要時(shí)上身前傾,面對(duì)對(duì)方,去掉雙方之間的什物,如桌子、書(shū)本等。

  ●不要隨意打斷下屬。在下屬尚未說(shuō)完之前,盡量不要做出反應(yīng),讓下屬把話講完;不要輕易打斷下屬,一定要鼓勵(lì)他講出問(wèn)題所在;在傾聽(tīng)中保持積極回應(yīng),千萬(wàn)不要急于反駁;先不急于下定論,務(wù)必聽(tīng)清楚并準(zhǔn)確理解員工反饋過(guò)來(lái)的所有信息;再一次與下屬核實(shí)你已掌握的信息,理清所有問(wèn)題,使之條理化、系統(tǒng)化,然后迅速做出判斷,并表達(dá)自己的想法。

  (2)績(jī)效反饋技術(shù)

  管理者要從如下角度礪煉自己的反饋技術(shù):

  ●多問(wèn)少講。發(fā)號(hào)施令的管理者很難實(shí)現(xiàn)從上司到“幫助者”、“伙伴”的角色轉(zhuǎn)換。建議管理者在與員工進(jìn)行績(jī)效溝通時(shí)遵循80/20法則:80%的時(shí)間留給員工,20%的時(shí)間留給自己,而自己在這20%的時(shí)間內(nèi),又80%的時(shí)間在發(fā)問(wèn),20%的時(shí)間才用來(lái)“指導(dǎo)”、“建議”、“發(fā)號(hào)施令”,因?yàn)閱T工往往比經(jīng)理更清楚本職工作中存在的問(wèn)題。換言之,要多提問(wèn)題,引導(dǎo)員工自己思考和解決問(wèn)題,自己評(píng)價(jià)工作進(jìn)展,而不是發(fā)號(hào)施令,居高臨下地告訴員工應(yīng)該如何如何。

  ●溝通的重心放在“我們”。在績(jī)效溝通中,多使用“我們”,少用“你”;“我們?nèi)绾谓鉀Q這個(gè)問(wèn)題?”“我們的.這個(gè)任務(wù)進(jìn)展到什么程度了?”或者說(shuō),“我如何才能幫助您?”

  ●反饋應(yīng)具體。管理者應(yīng)針對(duì)員工的具體行為或事實(shí)進(jìn)行反饋,避免空泛陳述。如:“你的工作態(tài)度很不好”或是“你的出色工作給大家留下了深刻印象!蹦@鈨煽傻姆答伈粌H起不到激勵(lì)或抑制的效果,反而易使員工產(chǎn)生不確定感。

  ●對(duì)事不對(duì)人,盡量描述事實(shí)而不是妄加評(píng)價(jià)。當(dāng)員工做出某種錯(cuò)誤或不恰當(dāng)?shù)氖虑闀r(shí),應(yīng)避免用評(píng)價(jià)性語(yǔ)言,如“沒(méi)能力”、“失信”等,而應(yīng)當(dāng)客觀陳述發(fā)生的事實(shí)及自己對(duì)該事實(shí)的感受。

  ●應(yīng)側(cè)重思想、經(jīng)驗(yàn)的分享,而不是指手劃腳地訓(xùn)導(dǎo)。當(dāng)下屬績(jī)效不佳時(shí),應(yīng)避免說(shuō)“你應(yīng)該……,而不應(yīng)該……”這樣會(huì)讓下屬體驗(yàn)到某種不平等,可以換成:“我當(dāng)時(shí)是這樣做的……”

  ●把握良機(jī),適時(shí)反饋。當(dāng)員工犯了錯(cuò)誤后,最好等其冷靜后再做反饋,避免“趁火打劫”或“潑冷水”;如果員工做了一件好事則應(yīng)及時(shí)表?yè)P(yáng)和激勵(lì)。

  ●反饋談話的內(nèi)容要與書(shū)面考評(píng)意見(jiàn)保持一致,不能避重就輕,否則會(huì)帶來(lái)不好的效果?己苏咴谕聦龠M(jìn)行面談的時(shí)候,常會(huì)出現(xiàn)這樣的情況:對(duì)下屬的缺點(diǎn)不敢談或不好談,總覺(jué)得談缺點(diǎn)時(shí)放不下面子,所以,談出來(lái)的主要是優(yōu)點(diǎn),對(duì)于缺點(diǎn)則一帶而過(guò)。這樣的面談,看起來(lái)氣氛不錯(cuò),雙方都覺(jué)得愉快,但是,這樣的結(jié)果常常不好。這種面談的主要問(wèn)題有:①下屬得到誤導(dǎo),以為自己表現(xiàn)還可以,今后還這樣表現(xiàn)下去;②當(dāng)時(shí)雙方都愉快,但是,當(dāng)反映下屬真實(shí)情況的書(shū)面報(bào)告出來(lái)時(shí),問(wèn)題就出來(lái)了,這時(shí)下屬有委屈和被戲弄的感覺(jué);③這樣的談話,不能幫助下屬解決問(wèn)題,改善績(jī)效。正確的做法應(yīng)該是:對(duì)下屬在工作中表現(xiàn)出來(lái)的問(wèn)題,不能回避,上司要抓住問(wèn)題的要害,談清楚產(chǎn)生問(wèn)題的原因,指出改進(jìn)的方法。

  在此應(yīng)特別注意,當(dāng)下屬對(duì)所提出的績(jī)效評(píng)估意見(jiàn)表示不滿意時(shí),應(yīng)允許他們提出反對(duì)意見(jiàn),而不能強(qiáng)迫他們接受其所不愿接受的評(píng)估結(jié)論?(jī)效面談其實(shí)也是管理者對(duì)有關(guān)問(wèn)題進(jìn)行深入了解的機(jī)會(huì),如果下屬的解釋是合理可信的,管理者應(yīng)靈活地對(duì)有關(guān)評(píng)價(jià)做出修正。如果下屬的解釋是不能令人信服的,則應(yīng)進(jìn)一步向下屬做出必要的說(shuō)明,通過(guò)良好的溝通達(dá)成共識(shí)。

  4、創(chuàng)造有利于績(jī)效溝通的環(huán)境

  ●確定最恰當(dāng)?shù)臅r(shí)間。最恰當(dāng)?shù)臅r(shí)間就是雙方都能騰出來(lái)的時(shí)間。這樣大家才能靜下心來(lái),充分地進(jìn)行交流,而不會(huì)受到其他事情的干擾。應(yīng)當(dāng)避免以下時(shí)間:剛下班、快上班或明顯時(shí)間不夠的時(shí)間段內(nèi);星期五、節(jié)假日的前一天等。

  ●選擇最佳的場(chǎng)所。單獨(dú)的一間辦公室,是最理想的地方,辦公室的門要能關(guān)上,不宜讓別人看到里面進(jìn)行的面談過(guò)程。

  ●布置好面談的場(chǎng)所。最起碼的要求,應(yīng)當(dāng)保持室內(nèi)的干凈、整齊。此外,桌椅的擺放也是不容忽視的一點(diǎn),要使被考核者感到自在。

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