有關(guān)總經(jīng)辦秘書崗位職責(zé)
篇一：總經(jīng)辦秘書崗位職責(zé)
1、總經(jīng)辦接待工作：接聽電話；引導(dǎo)客人進(jìn)入會(huì)議室，倒茶，通知相關(guān)人員會(huì)見；簽收信件快遞等；
2、各類行政公文（通知、請(qǐng)示、呈報(bào)、發(fā)函、會(huì)議紀(jì)要、總結(jié)等）的起草、呈送、復(fù)印、分發(fā)、催辦、登記、清退、歸檔；
3、填報(bào)開發(fā)公司月報(bào)表，于次月12日上交報(bào)表；
4、編制房地產(chǎn)市場(chǎng)月報(bào)表；
5、填報(bào)統(tǒng)計(jì)（番禺統(tǒng)計(jì)）局房地產(chǎn)統(tǒng)計(jì)報(bào)表，每月月底前上交；統(tǒng)計(jì)年報(bào)于次年1月前上報(bào)；
6、公司各類檔案管理工作（歸檔、分發(fā)合同、借閱等）；
7、公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照年審，填報(bào)年檢報(bào)告書，準(zhǔn)備年檢材料；
8、聯(lián)系保險(xiǎn)公司，購(gòu)買公司車輛強(qiáng)制險(xiǎn)及商業(yè)險(xiǎn)；
9、公司網(wǎng)絡(luò)、辦公設(shè)備（電腦、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、指紋機(jī)等）維護(hù)、管理與報(bào)修；
10、跟進(jìn)各部門合同審批單審批流程，合同款付款申請(qǐng)；
11、負(fù)責(zé)打掃會(huì)議室、總經(jīng)辦衛(wèi)生，以及會(huì)議室與總經(jīng)辦花草的護(hù)理；
12、核算工地后勤費(fèi)用、每月辦公室物業(yè)水電費(fèi)；
13、制定月度物資使用計(jì)劃，做好物資的采購(gòu)、驗(yàn)收、入庫(kù)、發(fā)放和管理工作；
14、公司固定資產(chǎn)的管理，定期進(jìn)行盤點(diǎn)；
15、每周預(yù)定團(tuán)隊(duì)活動(dòng)場(chǎng)地，準(zhǔn)備相關(guān)物資（球、水等）；
16、總經(jīng)理（番禺總經(jīng)理）、副總經(jīng)理、各部門經(jīng)理交辦的其他工作。
篇二：總經(jīng)辦行政秘書崗位職責(zé)、工作流程及要求
一、工作概述
負(fù)責(zé)總經(jīng)理辦公室的整理維護(hù)、文件檔案管理、來(lái)訪人員接待及協(xié)助總經(jīng)理對(duì)日常行政辦公事務(wù)的處理（如：行程安排、會(huì)議通知、文件上傳下達(dá)等）。
二、崗位職責(zé)
1、職責(zé)一：辦公室內(nèi)務(wù)
1）辦公環(huán)境：明亮整潔、一塵不染、家具擺放整齊、辦公桌無(wú)文件累積、文件整齊規(guī)范、圖書排放整齊。
2）每天準(zhǔn)時(shí)上班、開窗通風(fēng)。
3）清潔辦公室：每天將辦公桌、椅、文件柜、窗臺(tái)擦拭一次。
4）清理花木：鮮花每天換水一次，其他花木沒有枯葉、雜草。
5）為總經(jīng)理備好茶水（總經(jīng)理到辦公室的同時(shí)）。
6）每天下班前清理辦公桌一次，關(guān)閉好門窗、電源等。
7）及時(shí)清理辦公、生活垃圾，不讓垃圾在室內(nèi)過(guò)夜、每?jī)芍芪鼔m一次。
2、職責(zé)二：文件管理（流程齊全、分類合理、處理及時(shí)、管理規(guī)范）
1）對(duì)所有文件先進(jìn)行識(shí)別，并分類登記，再分別辦理。
2）外來(lái)公函、通知及文字資料：及時(shí)送交總經(jīng)理閱示，根據(jù)總經(jīng)理批示正確辦理（不急的文件資料放置在待處理文件夾內(nèi)）。
3）公司內(nèi)部文件：及時(shí)送交總經(jīng)理閱示，根據(jù)總經(jīng)理批示正確辦理（不急的文件資料放置在待處理文件夾內(nèi)）。
4）公司各部門（單位）送交總經(jīng)理簽字的，根據(jù)送交人的意見給予及時(shí)傳遞辦理。
5）重要的和緊急的文件，須提醒總經(jīng)理。
6）每天將送交總經(jīng)理批示、看閱的文件清理一次，并核對(duì)登記記錄。
7）根據(jù)文件積累的情況及時(shí)進(jìn)行存檔，并作好相應(yīng)記錄，便于查閱。
3、職責(zé)三：來(lái)賓接待（彬彬有禮、熱情接待）
1）笑臉相迎，茶水相待。
2）詢問(wèn)來(lái)賓情況：來(lái)訪目的，有無(wú)預(yù)約及身份情況等。
3）必要時(shí)需索要名片并對(duì)來(lái)賓身份進(jìn)行識(shí)別。
4）及時(shí)向總經(jīng)理請(qǐng)示。
5）按總經(jīng)理意見引見，接待（按情況給予續(xù)茶水）。
6）根據(jù)客人來(lái)訪時(shí)間、事宜重要性及職務(wù)等級(jí)，征詢領(lǐng)導(dǎo)意見后確定是否客餐、宴請(qǐng)。
4、職責(zé)四：日常事務(wù)
1）公司內(nèi)外文件的呈送、取件、復(fù)印、打印、分發(fā)、歸檔、整理及保管。
2）會(huì)議通知、會(huì)場(chǎng)布置，參加例會(huì)，為會(huì)議進(jìn)行記錄以及會(huì)議紀(jì)要的起草工作。
3）督促檢查工作計(jì)劃、會(huì)議決議、總經(jīng)理交辦事項(xiàng)的落實(shí)情況，并將了解的情況及時(shí)反饋。
4）協(xié)調(diào)總經(jīng)理的日常工作時(shí)間安排（如：出差、來(lái)訪、會(huì)議、洽談、面試、宴請(qǐng)等），并做好到點(diǎn)提醒。
5）配合總經(jīng)理日常行政事務(wù)性工作，和出差前后的工作處理（如：日程安排、酒店預(yù)定、禮品準(zhǔn)備、費(fèi)用報(bào)銷等）。
6）總經(jīng)理辦公室辦公設(shè)備、家具、各類辦公用品的領(lǐng)取、登記、管理、分發(fā)和維護(hù)工作。
7）處理總經(jīng)理臨時(shí)交辦的其他工作，做好各項(xiàng)信息統(tǒng)計(jì)匯總、呈報(bào)和管理。
8）嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，不在私人交往、通信和通話中泄漏公司各類文件秘密，不通過(guò)其他任何方式傳遞文件秘密。
三、工作流程
四、任職條件
1、學(xué)歷背景：
以文科類為主，大專以上學(xué)歷。
2、培訓(xùn)及資歷：
接受過(guò)行政管理、禮儀、文書寫作、管理學(xué)、公共關(guān)系等方面的培訓(xùn)。
3、工作經(jīng)驗(yàn)：
1）有2～3年以上相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)。
2）有一定的獨(dú)立工作能力。
4、基本技能和素質(zhì)：
1）知識(shí)素養(yǎng)較高，知識(shí)面較廣，知識(shí)結(jié)構(gòu)合理。
2）熟悉公司文檔管理，能獨(dú)立完成文書及檔案管理工作。
3）良好的組織、協(xié)調(diào)、溝通能力，具備較強(qiáng)的交往能力。
4）具備一定的時(shí)間管理能力、工作效率較高。
5）具備一定的洞察力及分析、解決問(wèn)題的能力。
6）熟悉公文寫作、思路清晰，熟練使用辦公軟件、設(shè)備。
7）品格高尚，道德素養(yǎng)好。
5、個(gè)性特征：
1）外向型性格、富有親和力、主動(dòng)積極、豁達(dá)樂(lè)觀、有耐心。
2）忠誠(chéng)守信、工作嚴(yán)謹(jǐn)、敬業(yè)、責(zé)任心強(qiáng)。
3）做事果斷、條理性強(qiáng)、保密意識(shí)強(qiáng)、具有團(tuán)隊(duì)合作精神。
五、如何做好總經(jīng)辦行政秘書工作
沒做到位的表現(xiàn)是：上司認(rèn)為你應(yīng)該知道，問(wèn)你時(shí)你卻不知道，這就說(shuō)明你這秘書做得還不到位，還沒做好。那么要怎么做到位呢，具體如下：
1）必須有更多的付出精神，不能太計(jì)較工作和個(gè)人報(bào)酬、時(shí)間。
2）常用電話號(hào)碼、重要客戶和合作者的聯(lián)系電話盡可能熟記。
3）要學(xué)會(huì)擺弄文件，學(xué)會(huì)檔案管理，重要文件能隨時(shí)拿出來(lái)，所保存的文件能在2分鐘之內(nèi)找到，近期（半月內(nèi)）過(guò)手的文件要迅速知道其去處。
4）學(xué)會(huì)記住認(rèn)人，凡是見過(guò)一次面或找過(guò)你上司一次的人，一定要記住其容貌和姓名，最好能在下次見到時(shí)，能立即知道這人姓什么，做什么的。
5）應(yīng)酬活動(dòng)，場(chǎng)合允許要站在總經(jīng)理身邊，輕聲提醒上司對(duì)面過(guò)來(lái)準(zhǔn)備與你上司打招呼的人姓什么、做什么的。
6）學(xué)會(huì)記錄，只要在場(chǎng)能記錄的一般都要記錄詳細(xì)，說(shuō)不定什么時(shí)候有用。
7）開會(huì)一般你只是列席，要記住盡量少發(fā)言，如非上司問(wèn)及，一般不發(fā)言，但是一定要將會(huì)議記錄記全面，尤其是重要發(fā)言和會(huì)議決議。
8）對(duì)內(nèi)部各部門和人員有調(diào)查研究和了解情況的權(quán)力，但沒有指令權(quán)，若轉(zhuǎn)達(dá)上司的指令一定要在下達(dá)之前說(shuō)明。
9）為了寫東西，多做標(biāo)準(zhǔn)文本，以備不時(shí)之需。
10）對(duì)其它同事不可有驕嬌之氣。
11）無(wú)論對(duì)上、對(duì)下，多用“請(qǐng)”和“謝謝”。
12）不做與工作無(wú)關(guān)的事。
13）手機(jī)永遠(yuǎn)是振動(dòng)，網(wǎng)上QQ也不要有唧唧的叫聲。
14）要細(xì)心，學(xué)會(huì)在小事情上為上司補(bǔ)缺，必要時(shí)候需要為上司圓場(chǎng)。
篇三：公司總經(jīng)理助理及秘書崗位職責(zé)及工作范圍
一、 崗位工作標(biāo)識(shí)：
崗位名稱：總經(jīng)理助理
直接上級(jí); 總經(jīng)理
二、 崗位工作概述：
根據(jù)總經(jīng)理的經(jīng)營(yíng)方略，輔助總經(jīng)理實(shí)施對(duì)公司行政及銷售事務(wù)方面工作的管理。
三、 崗位職責(zé)描述：
1、輔助總經(jīng)理做好對(duì)公司銷售部門及其它部門的全面管理。
2、輔助總經(jīng)理協(xié)調(diào)各部門關(guān)系。
3、將總經(jīng)理的經(jīng)營(yíng)思想及方略傳達(dá)到各個(gè)部門。
4、協(xié)助總經(jīng)理及商務(wù)部門做好合同的存檔工作。
5、將各部門的意見及建議及時(shí)的反饋到總經(jīng)理處。
6、協(xié)助總經(jīng)理開發(fā)新的客戶關(guān)系。
7、協(xié)助總經(jīng)理監(jiān)督銷售部門的工作情況。
公司總經(jīng)理秘書崗位職責(zé)
一、 崗位工作標(biāo)識(shí)：
崗位名稱：總經(jīng)理秘書
直接上級(jí); 總經(jīng)理
二、崗位職責(zé)描述
1) 協(xié)助總經(jīng)理對(duì)公司重要通知、決定、決策的發(fā)送；
2) 協(xié)助總經(jīng)理整理員工的周工作月工作報(bào)告的歸檔及整理。
3) 安排總經(jīng)理的出差事宜（時(shí)間、機(jī)票、酒店安排）。
4) 協(xié)助總經(jīng)理整理信息負(fù)責(zé)信息的上傳和下達(dá)、資料的管理；、會(huì)議聯(lián)系、會(huì)議安排。
5) 負(fù)責(zé)安排總經(jīng)理會(huì)議、會(huì)談以及對(duì)外工作的日常安排及相關(guān)事務(wù)的聯(lián)系與落實(shí)；
6) 協(xié)助總經(jīng)理進(jìn)行公司各部門的日常工作關(guān)系和事務(wù)處理
7) 公司相關(guān)文件的起草及歸檔工作；員工活動(dòng)及會(huì)議的組織及協(xié)調(diào)；
8) 協(xié)助總經(jīng)理為員工辦理離職手續(xù)；
篇四：總經(jīng)理秘書工作職責(zé)
1、 協(xié)助總經(jīng)理起草酒店綜合性的業(yè)務(wù)報(bào)告、工作計(jì)劃、備忘錄、規(guī)章制度等；
2、 參加由總經(jīng)理組織召開的行政例會(huì)（有的酒店也稱之為早會(huì)或例會(huì)）、財(cái)務(wù)會(huì)議以及其它會(huì)議，做好會(huì)議記錄，了解各項(xiàng)決定的執(zhí)行情況并及時(shí)反饋信息；
3、 協(xié)助總經(jīng)理做好日常來(lái)訪接待、來(lái)函等情況處理；
4、 負(fù)責(zé)總經(jīng)理的日常電話轉(zhuǎn)接，盡可能地減少外界對(duì)總經(jīng)理工作不必要的打擾；
5、 負(fù)責(zé)各種會(huì)議記要、備忘錄及其它文件的整理、打印、分發(fā)、歸檔、保管等工作；負(fù)責(zé)酒店內(nèi)其它部門或者外界報(bào)送總經(jīng)理的各種會(huì)議記要、備忘錄及其它文件和信函的呈送、處理、歸檔等工作；
6、 負(fù)責(zé)酒店介紹信、印章的保管和監(jiān)督使用，負(fù)責(zé)與外單位聯(lián)系，辦理各類許可證和歸檔保管工作；
7、 負(fù)責(zé)搞好總經(jīng)理的日常工作安排，如會(huì)議、工作約會(huì)、宴請(qǐng)等；
8、 負(fù)責(zé)總經(jīng)理辦公室設(shè)備保管、維護(hù)正常運(yùn)行等；
9、 負(fù)責(zé)總經(jīng)理出差前以及出差后的工作處理（借款、日程安排、酒店預(yù)定、車輛接送、禮品準(zhǔn)備、電話聯(lián)系、車旅費(fèi)報(bào)銷等）；
10、 完成總經(jīng)理臨時(shí)交給的其它工作。
總經(jīng)理秘書要?jiǎng)偃纹涔ぷ髀氊?zé)，需要具備知識(shí)、技能和素質(zhì)：
1、 應(yīng)具備較高的文化程度，因?yàn)榱己玫慕逃尘笆谷嗽诳创龁?wèn)題，處理問(wèn)題時(shí)會(huì)更加理性和全面，同時(shí)具有較強(qiáng)的學(xué)習(xí)新知識(shí)的能力；
2、 熟悉酒店各部門及其運(yùn)作程序，掌握酒店的各項(xiàng)規(guī)章制度，對(duì)酒店的經(jīng)營(yíng)（如客房數(shù)量、房?jī)r(jià)、餐廳營(yíng)業(yè)時(shí)間和電腦信息系統(tǒng)等）以及軟件（酒店的`目標(biāo)、經(jīng)營(yíng)思想、服務(wù)理念等）情況要了如指掌，以便更好地協(xié)助總經(jīng)理完成各部門的協(xié)調(diào)管理以及對(duì)外聯(lián)絡(luò)溝通的工作，使工作更有效率；
3、 熟練掌握中、英文文字處理技能，熟練操作各種辦公室自動(dòng)化設(shè)備，如計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)等；
4、 具備較強(qiáng)的對(duì)內(nèi)、對(duì)外的溝通能力，使總經(jīng)理的各項(xiàng)指示、計(jì)劃、意愿得以貫徹和執(zhí)行；
5、 能嚴(yán)守機(jī)密、克盡職守、吃苦耐勞，具有團(tuán)隊(duì)精神，忠實(shí)于自己所服務(wù)的組織，與各部門的管理人員以及酒店相關(guān)的企業(yè)、團(tuán)體和政府職能部門保持良好的合作關(guān)系。
總經(jīng)理秘書的工作任務(wù)非常繁多而且要求細(xì)節(jié)化，因此稍有疏忽哪怕是工作效率稍低一些，就不僅會(huì)影響自己的秘書工作，而且會(huì)影響總經(jīng)理的工作，甚至影響酒店企業(yè)的形象與運(yùn)營(yíng)等等。那么如何做好總經(jīng)理秘書的工作并搞其效率呢？專家指出有五種方法，值得借鑒：
1、 工作標(biāo)準(zhǔn)化，即把工作慣例化或日�；�。也就是說(shuō)，如果沒有特殊情況，盡量在每個(gè)工作日的同一時(shí)間段內(nèi)，做同樣或同樣性質(zhì)的工作。如果秘書能把自己更多的工作任務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化，就能在有限的時(shí)間內(nèi)完成更多的工作，或者有更多的剩余時(shí)間完成其它臨時(shí)性工作。
2、 在同一時(shí)間段內(nèi)做類似的工作。如在同一時(shí)間段內(nèi)往撥打電話，把需要復(fù)印的文件積攢在一起，然后去復(fù)印等，這樣，既可以節(jié)約時(shí)間，也可以提高工作效率或質(zhì)量。
3、 重新分配工作。如緊急各重要的工作，先辦理緊急的事情；重要和不緊急的工作，先做重要的工作；不重要和不緊急的工作，可以另找時(shí)間做，或者找他人做；自己不擅長(zhǎng)的工作，而且該工作也不保密，可以與別人交換工作來(lái)做等。
4、 預(yù)測(cè)�？偨�(jīng)理秘書可用預(yù)測(cè)的辦法來(lái)減輕工作壓力、舒緩工作節(jié)奏，把工作做到前面，如明天14點(diǎn)總經(jīng)理要召開財(cái)務(wù)會(huì)議，作為秘書，可在明天10點(diǎn)左右把上次會(huì)議的記錄
以及其它財(cái)務(wù)報(bào)表等從檔案柜內(nèi)找出來(lái)，放在總經(jīng)理的辦公桌上。如果任職者能更好地預(yù)測(cè)明天會(huì)做哪些工作，他就能更好地完成本職工作。當(dāng)然，也不能把第二天的工作日程根據(jù)預(yù)測(cè)，安排得滿滿的，因?yàn)椴还苣愕念A(yù)測(cè)能力如何強(qiáng)，第二天總是會(huì)有些突發(fā)事情需要處理，因此要留出一定的空余時(shí)間來(lái)處理這些突發(fā)事件。
5、 平衡精力，分清工作主次。一個(gè)人的工作時(shí)間及精力畢竟是有限的，如何有有限的時(shí)間內(nèi)完成更多的工作是對(duì)每個(gè)工作者提出的挑戰(zhàn)。因此，總經(jīng)理秘書在做任何一項(xiàng)工作時(shí)，都要具備權(quán)衡輕重緩急的意識(shí)。如上文所說(shuō)，為使工作更有效率，盡量要把相同的工作放在一起來(lái)做，但是，如果酒店集團(tuán)的總部人員正在與總經(jīng)理商討工作，而此時(shí)，總經(jīng)理需要秘書去復(fù)印一份文件，那么你還會(huì)等到與其它的文件放在一起復(fù)印嗎？答案是：當(dāng)然不會(huì)，而且你需要放下手頭的工作，立即去復(fù)印。
有些總經(jīng)理秘書不具備職業(yè)態(tài)度或者對(duì)該職位認(rèn)識(shí)不清，容易在工作中犯一些錯(cuò)誤。常見的錯(cuò)誤有：
1、 對(duì)于酒店其它部門或者外界報(bào)送給總經(jīng)理的備忘錄、報(bào)告、申請(qǐng)以衣其它信息文件等，不及時(shí)呈送或報(bào)告給總經(jīng)理，影響了酒店對(duì)內(nèi)、外的溝通，甚至嚴(yán)重影響了酒店的經(jīng)營(yíng)和管理工作。
2、 由于工作的性質(zhì)等原因，總經(jīng)理秘書幾乎在第一時(shí)間就知道了總經(jīng)理對(duì)組織人事的任免、管理的決策等，有些任職者不能嚴(yán)守機(jī)密，為了自己的利益或者其它目的，私自把這些機(jī)密泄露給有關(guān)人員，使組織蒙受一定的不必要的損失。
3、 在總經(jīng)理的日常工作安排中，事前不征得總經(jīng)理的同意，代替總經(jīng)理作出某些工作約會(huì)的決定等，這些都嚴(yán)重影響了總經(jīng)理的工作，給總經(jīng)理造成了一些不必要的麻煩，忘記了自己的協(xié)助而不是代替總經(jīng)理工作。
作為酒店總經(jīng)理秘書，要時(shí)刻注意避免以上的工作誤區(qū)，以職業(yè)的態(tài)度對(duì)待自己工作，只有這樣才能完成自己的工作職責(zé)，扮演自己的組織中應(yīng)扮演的角色，發(fā)揮自己在企業(yè)中應(yīng)發(fā)揮的力量。
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