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大型活動(dòng)接待流程是如何的
接待工作是舉辦大型活動(dòng)過(guò)程中的一項(xiàng)重要工作。接待流程是怎樣的？下面是小編為你整理的大型活動(dòng)接待流程，希望對(duì)你有幫助。
大型活動(dòng)接待流程
一、會(huì)場(chǎng)布置流程
(一) 外場(chǎng)橫幅落實(shí)標(biāo)語(yǔ)或橫幅內(nèi)容及尺寸、數(shù)量、類別;
制作條幅;
懸掛橫幅。
氣球落實(shí)氣球的數(shù)量，明確大小，購(gòu)買氣球;
懸掛氣球。
花籃落實(shí)數(shù)量，購(gòu)買花籃;
擬定標(biāo)語(yǔ);
擺放花籃及懸掛標(biāo)語(yǔ)。
地毯落實(shí)地毯尺寸，購(gòu)買地毯;
擺放到位;
維護(hù)。
(二)內(nèi)場(chǎng)會(huì)標(biāo)擬定文字，落實(shí)標(biāo)語(yǔ)內(nèi)容及會(huì)標(biāo)尺寸;
制作會(huì)標(biāo);
懸掛會(huì)標(biāo)。
鮮花落實(shí)鮮花數(shù)量、類別;
聯(lián)系租借;
擺放到位。
音響燈光調(diào)試話筒、燈光;
準(zhǔn)備備用音響設(shè)備。
座位/桌牌落實(shí)參會(huì)人員數(shù)量;
桌椅、桌牌擺放整齊;
制作座位圖。
二、領(lǐng)導(dǎo)接待流程
(一) 成立機(jī)構(gòu)明確責(zé)任建立領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)、明確職責(zé);
建立工作機(jī)構(gòu)、分配工作。
(二) 邀請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)確定會(huì)議/活動(dòng)名稱、議程、時(shí)間、地點(diǎn)、參加人、要求等事宜;
確定邀請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)名單;
印制請(qǐng)柬、車證;
繪制路線圖;
擬定領(lǐng)導(dǎo)講話/發(fā)言稿;
裝袋(請(qǐng)柬、議程、車證、路線圖、擬請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)名單、領(lǐng)導(dǎo)講話代擬稿);
發(fā)放邀請(qǐng)函，保留聯(lián)系單位、聯(lián)系人，以備查詢;
確定參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)名單、調(diào)整領(lǐng)導(dǎo)桌牌;
分類、分頁(yè)打印到會(huì)領(lǐng)導(dǎo)名單。
(三) 聘請(qǐng)禮儀服務(wù)人員明確對(duì)禮儀生的'要求、數(shù)量;
實(shí)地聯(lián)系，確定人員;
會(huì)議/活動(dòng)前實(shí)地演習(xí)，明確崗位分工(門崗、廊崗、貴賓室服務(wù)、貴賓室簽到、主席臺(tái)服務(wù)、發(fā)獎(jiǎng)引導(dǎo)、迎送服務(wù))。
(四) 實(shí)地勘察會(huì)議/活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)確定賓客行走路線;
安排接待崗位及人員;
落實(shí)貴賓室飲水用具;
落實(shí)簽到用具;
貴賓室內(nèi)碼放會(huì)議材料。
(五) 座簽確定參會(huì)人員數(shù)量，購(gòu)置座簽;
打印人名;
按順序碼放;
收存留用。
(六)選送贈(zèng)品確定數(shù)量;
將贈(zèng)品碼放適宜位置;
發(fā)送贈(zèng)品(直接在簽到處分發(fā)、在貴賓室分發(fā))。
(七) 引領(lǐng)入場(chǎng)確定會(huì)議開始——聽主辦方主要負(fù)責(zé)人安排;
引領(lǐng)人員進(jìn)入會(huì)場(chǎng)坐席;
確定人員發(fā)放獎(jiǎng)?wù)?獎(jiǎng)杯/獎(jiǎng)狀/獎(jiǎng)牌/證書;
引領(lǐng)人員與演員/工作人員合影。
(八) 送別安排車輛提前到崗;
交待行使路線;
活動(dòng)后與與會(huì)人員聯(lián)系交辦、指示及其他需落實(shí)事宜。
三、材料準(zhǔn)備流程
(一) 確定會(huì)議文件材料內(nèi)容擬定會(huì)議議程;
確定發(fā)放的文件。
(二)撰寫會(huì)議文件材料明確寫作人員;
召開專題會(huì)議，明確寫作指導(dǎo)思想、思路，確定框架;
寫作;
修改稿件;
定稿。
(三) 印制會(huì)議文件材料整理確定會(huì)議文件材料;
確定人員制定參會(huì)證;
檢查對(duì)版，印刷、裝訂會(huì)議文件材料;
材料裝袋;
運(yùn)送文件材料到會(huì)議/活動(dòng)指定地點(diǎn)。
(四) 分放文件材料擺放主席臺(tái)，二次檢查對(duì)版;
發(fā)放參會(huì)人員;
收集、運(yùn)送剩余文件材料;
收存剩余文件材料。
四、新聞宣傳流程
(一) 新聞宣傳策劃：拿出宣傳意向，請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)定范圍、定主題、定方向;
形成新聞稿：提供相關(guān)材料、形成新聞稿件;
邀請(qǐng)媒體：聯(lián)系、落實(shí)人員;
落實(shí)宣傳效果。
(二) 信息報(bào)送撰寫信息：結(jié)合領(lǐng)導(dǎo)講話、會(huì)議內(nèi)容編寫信息;
信息報(bào)送：向主管部門報(bào)送。
(三) 攝影照相留資料攝影
邀請(qǐng)專人或通知新聞中心;
落實(shí)設(shè)備;
落實(shí)攝影機(jī)位;
編輯整理歸檔。
照相
聯(lián)系專人或通知新聞中心;
備好設(shè)備、相機(jī)、電池;
整理歸檔。
錄音落實(shí)專人負(fù)責(zé);
準(zhǔn)備錄音筆等設(shè)備;
整理文字、歸檔;
五、后勤保障流程
(一) 落實(shí)場(chǎng)地聯(lián)系、落實(shí)會(huì)議場(chǎng)地;
明確會(huì)議始、終時(shí)間;
明確參會(huì)人數(shù)，合理擺放桌椅;
明確貴賓級(jí)別、人數(shù)、確定貴賓室;
確保各場(chǎng)地衛(wèi)生。
(二) 用餐食堂用餐或自助餐統(tǒng)計(jì)用餐人數(shù);
印制餐票;
確定發(fā)放形式;
指派發(fā)放人;
發(fā)放餐票。
飯店用餐確定餐標(biāo);
根據(jù)會(huì)議規(guī)模級(jí)別指定菜譜;
請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)調(diào)整菜譜;
根據(jù)最終結(jié)果落實(shí);
安排用餐座次;
安排領(lǐng)導(dǎo)餐桌;
安排少數(shù)民族(回族)餐桌。
(三) 住宿確定人數(shù)，分配房間;
安排車輛;
確定并公布工作人員房間;
發(fā)放鑰匙;
回收鑰匙。
(四) 娛樂(lè)活動(dòng)確定活動(dòng)形式、活動(dòng)內(nèi)容、內(nèi)容時(shí)間;
指派具體負(fù)責(zé)人;
明確各項(xiàng)活動(dòng)參加人數(shù);
落實(shí)活動(dòng)場(chǎng)所、地點(diǎn);
發(fā)放活動(dòng)門票。
(五) 落實(shí)會(huì)議用車落實(shí)用車數(shù)量;
明確發(fā)車時(shí)間;
明確發(fā)車地點(diǎn)及路線;
指派每輛車負(fù)責(zé)人;
安排人員乘車。
六、安全保衛(wèi)流程
(一) 安全警衛(wèi)設(shè)置路障和警戒帶;
準(zhǔn)備對(duì)講機(jī)、喊話筒等;
進(jìn)行安全檢查、消除隱患。
(二) 治安秩序引導(dǎo)觀眾入場(chǎng);
維護(hù)活動(dòng)或會(huì)議秩序;
活動(dòng)開始后，在各門備勤。
(三) 環(huán)境秩序檢查照明、音響等設(shè)施設(shè)備;
保證出入口通暢，緊急情況下組織人員疏散。
(四)交通管制對(duì)活動(dòng)場(chǎng)所周邊交通管制，預(yù)留車位;
根據(jù)不同人員類別，引導(dǎo)車輛停放 。
大型活動(dòng)接待個(gè)人禮儀
1、修飾
男職工胡須應(yīng)修剪整潔，頭發(fā)長(zhǎng)不覆額、側(cè)不掩耳、后不觸領(lǐng)。女職工淡妝上崗，修飾文雅，且與年齡、身份相符。工作時(shí)間不能當(dāng)眾化裝。注意講究公共衛(wèi)生，上班前不應(yīng)吃帶有刺激性氣味的食物，避免口腔異味。
2、著裝
所有員工統(tǒng)一外著公司西服套裝工作服，男士?jī)?nèi)穿藍(lán)色襯衣工作服，女士?jī)?nèi)穿白色襯衣工作服，服裝應(yīng)完好、無(wú)污漬，扣子齊全，不漏扣、錯(cuò)扣。打好領(lǐng)帶，配穿皮鞋，上衣袋不裝東西，褲袋少裝東西，并做到不挽袖口和褲腳。 上崗期間員工必須佩帶工作證牌，公司領(lǐng)導(dǎo)使用佩帶在左胸的.證牌，公司其他員工使用掛在胸前的證牌;
3、舉止規(guī)范
接待時(shí)注意力集中，展現(xiàn)良好的精神狀態(tài)，無(wú)疲勞狀、憂郁狀和不滿狀。立姿端正，抬頭、挺胸、收腹、雙手自然下垂。行走步伐有力，步幅適當(dāng)，節(jié)奏適宜避免在客戶面前打哈欠、伸懶腰、打噴嚏、挖耳朵等，實(shí)在難以控制時(shí)應(yīng)側(cè)面回避。與領(lǐng)導(dǎo)、客人交談時(shí)，要神態(tài)專注表情自然，表達(dá)得體，不得背手、袖手、抱手或抄手，不要左右晃動(dòng)和抓耳撓腮。
大型活動(dòng)接待方案
接待方針
接待方針是接待工作的總原則和指導(dǎo)思想。接待方針應(yīng)當(dāng)根據(jù)活動(dòng)實(shí)際情況和領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)對(duì)接待工作的要求以及來(lái)賓的具體情況確定。
接待規(guī)格
接待規(guī)格實(shí)際上是來(lái)賓所受到的待遇，往往體現(xiàn)了主辦者對(duì)來(lái)賓的重視和歡迎的程度。接待規(guī)格主要表現(xiàn)在以下方面。
(1)迎接、宴請(qǐng)、看望、陪同、送別來(lái)賓時(shí)，主辦方出面人員的身份。具體可以分為三種情況：第一種是高規(guī)格，即主辦方出面人員的身份高于來(lái)賓，以體現(xiàn)對(duì)對(duì)方的重視和尊重;第二種是對(duì)等規(guī)格，即主辦方出面人員的身份與來(lái)賓大體相等;第二種是低規(guī)格，即主辦方出面的人員的身份比來(lái)賓低。顯然，到場(chǎng)的我方人士身份越高，尤其是到場(chǎng)的我方主要人士的身份越高，越說(shuō)明我方尊重并重視對(duì)方，雙方關(guān)系較為密切。
(2)活動(dòng)過(guò)程中安排宴請(qǐng)、參觀、訪問(wèn)、游覽、娛樂(lè)活動(dòng)的次數(shù)、規(guī)模和隆重程度。
(3)來(lái)賓的食宿標(biāo)準(zhǔn)。接待規(guī)格要依據(jù)活動(dòng)的目標(biāo)、性質(zhì)、接待方針并綜合考慮來(lái)賓的身份、地位、影響等實(shí)際因素來(lái)確定。確定接待規(guī)格要適當(dāng)。涉外接待的規(guī)格應(yīng)嚴(yán)格按有關(guān)外事接待的規(guī)定執(zhí)行。
接待內(nèi)容
接待的內(nèi)容包括接站、食宿安排、宴請(qǐng)、看望、翻譯服務(wù)、觀看文藝演出、參觀游覽、聯(lián)歡娛樂(lè)、返離送別等。接待內(nèi)容的安排應(yīng)當(dāng)服從于整個(gè)來(lái)賓的大局，并有利于來(lái)賓的休息、調(diào)整，同時(shí)也能夠?yàn)榛顒?dòng)創(chuàng)造輕松、和諧的`氣氛。
接待活動(dòng)的時(shí)間安排
接待活動(dòng)的時(shí)間安排應(yīng)當(dāng)同活動(dòng)日程安排通盤考慮，并在活動(dòng)日程表中反映出來(lái)，以便于來(lái)賓了解和家握。
接待責(zé)任
接待責(zé)任是指各項(xiàng)接待工作的責(zé)任部門及人員的具體職責(zé)。接待責(zé)任必須細(xì)分并且落實(shí)到個(gè)人，必要時(shí)建立專門的工作小組。如大型會(huì)議活動(dòng)可設(shè)置票務(wù)組，負(fù)責(zé)來(lái)賓返離時(shí)的票務(wù)聯(lián)系。
接待經(jīng)費(fèi)
接待經(jīng)費(fèi)是整個(gè)活動(dòng)經(jīng)費(fèi)的構(gòu)成部分，主要是安排來(lái)賓食宿和交通的費(fèi)用，有時(shí)也包含安排參觀、游覽、觀看文藝演出等的支出，涉外活動(dòng)還包括少量的禮品貿(mào)�；顒�(dòng)接待方案應(yīng)當(dāng)對(duì)接待經(jīng)貿(mào)的來(lái)源和支出作出具體說(shuō)明。在任何情況下，接待來(lái)賓都是需要花錢的。來(lái)賓接待工作中的費(fèi)用支出應(yīng)該朗有一定標(biāo)準(zhǔn)，又要反映出接待方對(duì)對(duì)方的重視。
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